Todo lists are evil, schedule everything

Dette sier professor Cal Newport ved Georgetown University. Problemet med oppgavelister er at de som oftest ikke relaterer seg til tid og ikke inneholder noen prioritering. Viktige oppgaver og småting ligger der om hverandre. Om du har en liste med 15 oppgaver, når skal du gjøre dem? Du kan sannsynligvis ikke gjøre alle i dag. Så hvilken tar du først, og hva kommer til slutt? Når du kommer på en oppgave du må gjøre kan du like godt bestemme deg med det samme når du skal gjøre den. Hvor viktig er den og hvor mye haster det å gjøre den? Basert på dette bestemmer du om du må gjøre den i dag, i morgen, neste uke, eller på et annet tidspunkt.

Hvor har du oppgavelisten din? På papir, i møteboka, eller kanskje på en app?

Sannsynligheten er høy for at du bruker Outlook til epost og kalender, og kanskje også til oppgaver? Problemet med kalenderplanlegging er som Cal Newport sier "We do not schedule work, we schedule interuptions". Altså vi har møter i kalenderen, men de fleste jeg snakker med sier at de faktisk gjør mesteparten av sitt arbeid mellom møtene.

Vet du at Outlook kan være en fantastisk oppgavesentral der du kan samle alle typer oppgaver, enten du skriver dem inn selv, de kommer på epost, eller fra din digitale notatblokk i OneNote. Det fine med Outlook er at den gir den veldig god støtte til prioritering og planlegging av oppgavene dine.

Problemet for mange er at oppgavelisten stadig vokser og at det blir en umulig oppgave å tømme den. Om du bruker den tradisjonelle oppgavevisningen i Outlook får du fort en lang liste med røde oppgaver. Når det skjer vet jeg at de fleste slutter å forholde seg til den og isteden skriver ned de viktigste oppgavene på papir :-)

Trikset er å bryte oppgavelisten ned i håndterlige biter. Du har sikkert hørt fremgangsmåten på hvordan man kan spise en elefant? Riktig! En bit av gangen. Det kan du gjøre om du velger å vise oppgavene i samme bilde som kalenderen. Da kan du se både hvilke avtaler du har og hvilke oppgaver du har i dag når du kommer på jobben.

Så når Cal Newport sier "schedule everything" betyr ikke det at alle oppgaver skal inn i kalenderen som et møte, men at den bør være tidsbestemt. De fleste oppgavene er det bedre å ha i oppgavelisten for den dagen man planlegger å gjøre dem. Se her hvordan du setter opp dette: Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

I dagens stadig mer mobile hverdag vil det også være en fordel å kunne legge inn oppgaver når man er på farten, det vil si på telefonen. Istedenfor å bruke en av de mange frittstående appene for oppgavelister, bruk en som er koblet til Outlook. Se mer om dette her: Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?