Du tar på deg for mye for andre! Lær hvordan du kan styre din arbeidsbelastning

Hvis noen spør deg om å gjøre noe for dem, la oss si neste uke. Hva svarer du vanligvis da? "Ja .... det kan jeg nok". Grunnen til at du svarer ja er at du ikke har peiling på hvor mye du har å gjøre neste uke :-) Og hva er en av de vanligste måtene å spørre noen om å gjøre en oppgave? De sender deg en E-post! Ikke sant? Når denne E-posten kommer inn i din Innboks må du bestemme deg for hva du skal gjøre med den og når. Dette er en oppgave, og du bør behandle den som dette.

Heldigvis har Outlook gode muligheter til å hjelpe deg til å holde orden på dette. Mange tenker på Outlook som E-post og kalender, mens Outlook egentlig er ditt personlige planleggings- og prioriteringsverktøy!

Ved å bruke Oppgavebehandling i Outlook kan du enkelt planlegge og prioritere både innkomne og egendefinerte oppgaver. Dersom du ikke kan gjøre oppgaven du blir spurt om med det samme, bør du bestemme deg for når du skal gjøre den med en gang. Da kan du sjekke om dette er realistisk ved å se hva du allerede har av avtaler og oppgaver i tiden fremover.

Når du har bestemt dette kan dugjøre den om til en Oppgave i Outlook. Høyreklikk på flaggfeltet i E-posten og velg når du har planlagt å behandle innholdet i E-posten. Ved å gjøre dette blir den behandlet som en Outlook oppgave. Da kan du ved å velge dag lage flere små lister som gir deg en god oversikt over din totale arbeidsbelastning. Dette er viktig fordi lange lister ikke virker. De bare flimrer foran øynene på oss og så lager vi nye korte lister på papir :-)Mest effektiv prioritering og best oversikt på dette får du om du bruker oppgavelisten under kalenderen. For oppsett av dette se Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke Outlook gjøremål?

Hva gjør du om du finner ut at du ikke har tid til å gjøre oppgaven neste uke? Det er ikke så enkelt å for de fleste å bare si nei! Vel, du kan si "Jeg ser at summen av avtaler og oppgaver jeg har tatt på meg neste uke allerede er veldig høy. Kan jeg gjøre det uken etter?". Eller "er det andre som kan gjøre dette?" PS. Du kan få hjelp til å arbeide mer effektivt med e-post og dine prioriterte oppgaver. Sjekk Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen arbeidshverdag.