Microsoft gir seg. Sidestiller NYE-, og CLASSIC Outlook

Microsoft har etter min mening promotert NYE Outlook vel aggressivt lenge, og har fått mye motstand fra brukere i virksomheter. Det skyldes både manglende funksjonalitet, og treghet på en del områder. Støtte for integrasjoner med andre programmer er begrenset, slik at de som bruker Outlook sammen med sakssystemer, arkiv mm. Ikke kan bruke nye Outlook i dag.

Merk at dette gjelder Outlook appen for Windows. For Outlook på Mac, i nettleser og mobilappene er det bare en versjon.

Det haster ikke med å velge

Microsoft har sagt de skal støtte den Outlook versjonen for Windows vi kjenner frem mot 2030, og nå sidestiller de versjonene. Du trenger ikke lenger velge enten eller, nå kan du få både og.

Det betyr at du kan bruke den versjonen du synes fungerer best for deg. For meg som bruker muligheten til å flagge oppgaver i OneNote slik at de vises i Outlook, og i To do viktig. Da må jeg bruke classic versjonen. Men når jeg vil utforske nye muligheter med Copilot i Outlook, ligger den nye versjonen foran og jeg kan bruke denne.

Les flere detaljer om forskjellene i muligheter i de to versjonene. Jeg får forslag om å bytte til Nye Outlook. Skal jeg gjøre det? — Smart endring AS

Slik kan du bruke begge versjonene

Trykk på Start-knappen i Windows og start med å skrive Outlook. Nå vil du se begge versjonene  og kan starte den du vil. Fest gjerne begge til oppgavelinjen så kan du bruke dem om hverandre. Alle endringer blir synkronisert via Microsoft 365 i skyen.

Outlook blir ikke borte

Selv om vi helst bruker Teams mest mulig til kommunikasjon internt, vil epost fremdeles være den beste skriftlige kommunikasjonsformen med eksterne. I tillegg er Outlook mer enn epost. Med kombinasjonen epost, kalender og oppgaver har den potensial til å være ditt personlige prioriterings og planleggingssystem. Ja, og oppgaver fra Teams og Planner er inkludert.

Trenger dere en oppfriskning i smart bruk av Outlook og planleggingssystemet? Vurder gjerne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Det spiller ingen rolle om dere har Outlook classic, nye Outlook, eller om noen bruker Mac. Workshopen dekket alle versjoner.

Kortslutt intern epost! Del eposten i en Teams-kanal

Dere har et internprosjekt for å bygge en kaffebar i tilknytning til fellesområdet. Vi er enige om at all kommunikasjon gjøres i en Teams-kanal, og at prosjektdokumenter lagres i den samme kanalen. Da har vi alt på ett sted.

Vi er godt i gang, men etter et par uker ser vi at vi trenger å forsterke prosjektgruppen med Tina, som skal ta seg av tilbud fra leverandører. Siden vi har vært flinke og holdt oss til Teams-kanalen får Tina oversikt over alt vi har gjort til nå, både diskusjoner, informasjon og dokumenter.

Epost i personlige postbokser er ikke tilgengelig for nye prosjektmedlemmer

Men, Tina får et tilbud fra en leverandør på epost. Hvordan deler hun den med de andre i gruppen? Hun kan videresende den til de andre, men da har vi intern epost gående igjen, og hva om vi får et nytt prosjektmedlem neste uke? Da vil jo ikke hun ha tilgang til eposten.

Løsningen kan være å sende eposten til kanalen. Da vil den være tilgjengelig både for nåværende og fremtidige deltaker ei prosjektet.

Del eposten i en Teams-kanal

Du kan gjøre dette på to måter. Behandler du eposten i Outlook, kan du dele den til en Teams-kanal derfra. Vil du også ha mulighet til å videresende epost fra mobilen, vil løsningen være å hente epostadressen til kanalen i Teams, og så legge til den i adresseboken. Da kan du videresende epost til kanalen både fra PC og mobil.

Del til Teams fra Outlook

Velg epost og Del i Teams i båndet. Nå kan du søke opp kanalen du vil sende den til og dele.

Nå vil alle som oppsøker kunne se innlegget med eposten. Vedlegg kan åpnes og leses. Og vi kan diskutere innholdet oss imellom ved å velge Svar på innlegget.

Skulle du trenge å bruke innholdet i vedleggene videre kan du laste dem ned og redigere Word, PowerPoint og Excel-dokumenter.

Send en epost til en kanal

En alternativ måte å dele på som gir samme resultat er å sende eposten til kanalens epostadresse. Da henter du den først i Teams, kopierer den til utklippstavlen og videresender eposten til kanalen. Har du ofte bruk for å sende til denne kanalen kan du lagre adressen i Outlooks adressebok. Da kan du også videresende epost til kanalen fra Outlook på mobilen.

Bruker dere mer chat enn kanaler?

Som du vil se når du deler en epost til Teams kan du også dele den i en chat med en kollega, eller gruppechat. Likevel vil vanligvis kanaler ha store fordeler når det gjelder kontinuerlig samarbeid, og i prosjekter. Les mer om hvorfor: Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Trenger dere en omstart med restrukturering og ny giv i Teams?

I august 2024 når vi var godt ute av nedstenging og midlertidig hjemmekontor skrev jeg Trenger dere en Teams omstart i høst? Det viser seg at mange fremdeles kan ha behov for å gjøre en slik vurdering. Gjelder det dere? Se også det nylige innlegget Er dere på startlinjen, teamspillere, eller innovatører? som omhandler samme tema.

Er dere på startlinjen, teamspillere, eller innovatører?

Jeg regner med at mange av dere allerede har brukt M365 og Teams i deres daglige arbeid lenge. Men har du noen gang tenkt på hvor langt dere faktisk har kommet når det gjelder utnyttelsen av disse verktøyene? La oss ta en titt på de fem modenhetsnivåene i bruk av M365 og Teams for samarbeid. 

Nivå 1: Startlinjen 

På dette nivået har man tatt i bruk Teams-møter, og flyttet filer fra Filserver til SharePoint, OneDrive og Teams. Filstrukturen er ofte arvet fra Filserveren, og intern kommunikasjon foregår fortsatt mest på epost. Dette er en start, men man vedlikeholder samtidig gamle strukturer og arbeidsformer. Virksomheten er ikke teknisk forberedt for nye samarbeidsformer internt, eller med kunder og samarbeidspartnere. 

Nivå 2: Utforskere 

Det er nå etablert en Teams struktur med kanaler og dokumenter lagres under Filer i Teams-kanalene. Kommunikasjonen foregår fortsatt mest på epost, men i tillegg også i Teams Chat. Dokumenter i Team og kanaler gir mer differensiert tilgang og mulighet for deling eksternt. Likevel er det en utfordring at kommunikasjon på epost og filer fortsatt ikke har noen sammenheng, og dermed driver ikke nye samarbeidsformer. 

Nivå 3: Lagspillere 

Nå har man tatt i bruk Teams og kanaler systematisk, og bruker Innlegg i kanaler fremfor intern epost. Flere Teamsmoduler som Planner for oppgavefordeling og prosjekter, samt OneNote for møtenotater, er tatt i bruk. Dette gir et solid fundament for samarbeid internt og eksternt med forankring i arbeidsprosesser. Likevel kan hver enkelt ansatt ha vanskeligheter med å prioritere og planlegge når kommunikasjonen skjer i flere kanaler. 

Nivå 4: Integratorer 

På dette nivået har man en helhetlig tankegang for integrasjon av Outlook, Teams og To Do for eksternt og internt samarbeid, planlegging og prioritering. Dette gir bedre resultater med mindre stress, og man har ivaretatt både samarbeid, struktur for møter, effektive arbeidsprosesser, prosjekter og individuell oversikt og kontroll. Likevel er det fortsatt begrenset arbeidskapasitet, og mye av tiden er låst i rutineoppgaver. 

Nivå 5: Innovatører 

Ved å ta i bruk M365 Copilot har man mulighet til å få bedre oversikt over aktivitet i flere kanaler, kreativitet og produktivitet. Automatisering av arbeidsprosesser i M365 og Teams frigjør kapasitet og kreativitet hos ansatte til mer strategiske og viktige arbeidsoppgaver, så lenge de får opplæring og trener på bruken av Copilot. 

Klar for neste trinn?

Som dere ser, er det mange muligheter for å utvikle bruken av M365 og Teams. Hver fase representerer et skritt mot en mer effektiv og integrert arbeidsflyt. Hvor langt har din virksomhet kommet, og hva er neste skritt? 

Trenger dere hjelp til sparring, en uformell prat, eller hjelp til struktur og opplæring håper jeg dere tar kontakt med meg på bjorn@smartendring.no 

Du kan også se en oversikt over opplæring som kan hjelpe dere som gruppe å klatre oppover modenhetstrappen, selv om ikke hele virksomheten skulle følge med. Mest populære Smart endring workshops. Det er en av fordelene med fleksibiliteten i M365 og Teams. Alle trenger ikke å gjøre det samme. Noen kan gå foran. Er det dere? 

Jeg får forslag om å bytte til Nye Outlook. Skal jeg gjøre det?

Her kom posten før :-)

Microsoft har i lang tid oppfordret oss til å ta i bruk nye Outlook. Noen har byttet, og mange som har forsøkt har byttet tilbake til den kjente klassisk Outlook som det nå heter. Jeg er en av dem som har forsøkt, og byttet tilbake flere ganger.

Du kan lese mer om dette i På tide å si farvel til Outlook Classic, og velkommen til Nye Outlook ?

Må jeg bytte nå?

Det har vært mitt valg å bytte, men nå tar Microsoft neste skritt til å få alle til å bytte til nye Outlook så fort som mulig. Du vil snart få en oppfordring hver gang du starter Outlook til å bytte til nye Outlook. Om du velger å gjøre det er det ikke sikkert du finner bryteren der du kan bytte tilbake.

Tips! Om du ikke ser bryteren for å gå tilbake til klassisk Outlook, Søk opp, og start den fra Windows-menyen.

Microsoft lover å støtte klassisk Outlook til 2030, så jeg synes ikke det har hastet. Jeg er mer kjent, og komfortabel med Outlook slik jeg har opplevd det gjennom mange år. Som ivrig bruker av oppgaver/tasks der jeg kan skrive inn oppgaver, flagge epost og oppgaver fra OneNote gjør det vondt å bytte.

Les mer om dette og andre ting jeg savner i Nye Outlook i Ja, jeg skal ta i bruk Nye Outlook. Men ikke ennå …. 

Mitt nye oppgavesystem i Outlook og OneNote

Med Microsoft To do som mitt nye oppgavesystem kan jeg både flagge epost for oppfølging og jeg kan skrive inn egne oppgaver uten å forlate Outlook. Og jeg kan se både kalender og oppgaveliste samtidig, selv om det ikke er så visuelt oversiktlig som i klassisk Outlook.

Legg til en Loop oppgaveliste i OneNote

Men hva gjør jeg med oppgaver som oppstår i møter og når jeg ellers har behov for oppgavelister i OneNote? Da setter jeg inn en oppgaveliste i form av en Loop-komponent. Der kan jeg skrive inn oppgaver jeg tildeler meg selv. Den vises i To do i Outlook, og når jeg vil følge opp oppgaver på farten, i To do appen på mobil.

Bedre støtte for Copilot kompenserer litt

Har du lisens for M365 Copilot har du kanskje oppsummert epost, og fått hjelp til å skrive utkast til epost? Det kan du gjøre i både klassisk og ny Outlook. Men i nye Outlook har du flere muligheter ved å åpne Copilot sidepanelet. Du kan for eksempel spørre Copilot "Har jeg noen gjøremål i de uleste epostene mine i dag?"
Eller, "Hjelp meg med å forberede meg til prosjektmøtet med Tina og Petter"

Dersom du vil bli litt bedre på å håndter henvendelser på  epost, i Teams, kalender og oppgaver med klassisk eller ny Outlook kan du få med deg noen kolleger og gjøre dette gjennom workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do

Oppfølging av epost og Teams-meldinger på mobil

Jeg skrev første gang om epost på mobilen i 2014, og har stadig kommet tilbake til dette. Hvorfor? Fordi vi alle er blitt mer mobile, og ofte leser vi en epost, eller en Teams-melding på mobilen først. I 2015 skrev jeg Leser du e-post på telefonen? Det straffer seg å være for nysgjerrig. Problemet jeg tok opp var at selv om du leste eposten kunne du i liten grad gjøre noe med den, og måtte lese, og behandle den på nytt på PC.

Fra en til to innbokser på mobilen

Siden det har vi fått to innbokser på mobilen. En for epost, og en for Teams-meldinger. Fint når jeg kan gi et kjapt svar og være ferdig med saken, men ikke så enkelt om det er noe jeg ikke kan behandle der og da. Nå er eposten eller Teams-meldingen lest og kommer ikke opp som ulest når jeg går inn på PC'n.

Hvordan skal jeg huske å følge opp allerede leste eposter og Teams-meldinger?

Du kan spare tid, få bedre kontroll og redusere stressnivået med å bruke noen sekunder på å lage en oppfølgingsoppgave på mobilen. Prioriter når denne skal følges opp basert på hvor mye den haster, og hvor viktig det er. Da kommer den opp i din oppgaveliste på det tidspunktet du har bestemt.

Slik lager du en oppfølgings-oppgave basert på en epost

Leser du en epost og du ikke kan gjøre noe med den med en gang, oppretter du en oppfølgingsoppgave. Dette forutsetter at du bruker Outlook på mobilen, og at du har installert appen Microsoft To do.

Slik lager du en oppfølgings-oppgave basert på en Teams-melding

Nå kommer mye av det som tidligere kom inn på epost inn som en Teams-chat, eller du blir nevnt i et innlegg av noen som vil du skal gjøre noe. Det er like raskt å lage en oppfølgingsoppgave i Teams som for en epostoppgave.

Følg opp alt med god oversikt i Outlook og To do på PC og Mac

For at det skal være nyttig å lage oppfølgingsoppgaver forutsetter det selvfølgelig at du bruker en oppgaveliste. Det er ikke alle som har en felles oppgaveliste der du kan samle egne oppgaver og oppfølging av henvendelser fra andre. Men, med stadig flere kanaler å følge opp kan det være vanskelig å holde oversikten, og prioritere og planlegge på en god måte. Les gjerne tips om hvordan du kan skaffe deg denne oversikten i Skaff deg oversikt og kontroll over kalender og oppgaver

Skulle du ønske en strukturert gjennomgang og bli god på å prioritere og planlegge din arbeidshverdag kan du og dine kolleger vurdere å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Skaff deg oversikt og kontroll over kalender og oppgaver

Mange av oss kan ikke gjennomføre oppgaver fra dag til dag, men må planlegge oppgaver fremover i tid basert på frister og prioritering. Hva skal jeg gjøre i dag, neste uke, og hva må jeg huske utover denne planleggingshorisonten.

Det er vanskelig å forestille seg at vi kan ha en slik plan i hodet. Til det er informasjonsmengden og kompleksiteten i dagens digitale hverdag for stor. Da er det godt å vite at jeg allerede har gode planleggingsverktøy som kan støtte meg i prioritering og planlegging.

Hvor mye tid har jeg til mine oppgaver og henvendelser fra andre?

Hvordan vet du hvor mye tid du har ledig til oppgaver i morgen, eller neste uke? Mest sannsynlig åpner du kalenderen for å sjekke. Om du velger å se kalenderen i Outlook for neste uke vil hjernen din umiddelbart få et signal om hvordan den uken blir for deg.

Dersom det er mange avtaler og møter vil du umiddelbart få oppfatningen av at det blir en travel uke. Er det få møter og avtaler vil signalet være at det det blir en rolig uke. Dette er selvfølgelig et helt feil bilde fordi den ikke sier noe om hvor mange oppgaver du må utføre.

De fleste vil vel være enige i at det «virkelige arbeidet» skjer mellom møtene. Det er først når vi legger til disse arbeidsoppgavene at du vil kunne danne deg et inntrykk av den reelle arbeidsbelastningen.

Se avtaler og oppgaver i sammenheng

Når vi viser oppgavene fordelt på dager i kalenderen bryter vi opp en lang oppgaveliste som er vanskelig å forholde seg til korte lister pr. dag som er enklere å få oversikt over og gjennomføre. Og når vi seg oppgaver og avtaler i samme skjermbilde er det enklere å planlegge realistisk. Du forstår med en gang at du ikke kan ha 10 oppgaver på en dag fylt med møter.

For at dette skal virke må du tidfeste oppgavene dine. Les mer om dette her: Hva er forskjellen på huskelister og oppgavelister? — Smart endring AS

Få god oversikt over alle oppgaver frem i tid

Av og til kan det være en fordel å lage, og gjennomgå en plan for litt tid fremover for å sikre at du kan prioritere viktige prosjekter og samtidig ivareta daglige arbeidsoppgaver. Du kan gjøre dette med Planner i Teams og med To do som finnes integrert i Outlook og som app på PC, Mac og mobil.

Under ser du oversiktsvisningen for dine oppgaver uansett om de er oppgaver du har skrevet inn i oppgavelisten selv, flagget epost, og oppgaver fra Teams og Planner. Tavlevisningen av egne oppgaver i Planner er helt ny. Sjekk om du har den. Om ikke får du det sikkert ganske snart.

Vil dere ha litt starthjelp til å få bedre kontroll og oversikt og på den måten prioritere bedre og oppnå gode resultater med mindre stress? Sjekk ut workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Hvorfor du bør ta i bruk NY kalender i Teams

Dirk Weber og Bjørn O. Hopland

Kalenderen i Teams har tidligere vært begrenset sammenlignet med Outlook, men nå får stadig flere tilgang til en ny og forbedret kalender i Teams. Denne kalenderen ligner mye på den i Outlook, men den tilbyr også unike funksjoner som bare er tilgjengelige i Teams.

Hvorfor har jeg brukt Outlook til å invitere til Teams-møter?

Det som har irritert meg mest i Teams-kalenderen er at den ikke husker epostadressene jeg har brukt før. Jeg kunne søke opp adresser i organisasjonen, men for eksterne måtte jeg skrive inn hele epostadressen hver gang. Derfor har jeg mest brukt kalenderen i Outlook. Men, når får jeg tidligere brukte adresser opp som forslag. En liten detalj kanskje, men veldig tidsbesparende.

Selv om jeg oppretter møteinvitasjonen fra Teams kan jeg også bestemme at møtet skal være fysisk.

Kjenner du planleggingsassistenten?

En mulighet jeg ofte har brukt i Outlook er å finne en møtetid som passer for alle uten å måtte åpne alle kalenderne. Jeg bruker Planleggingsassistenten, som nå også er tilgjengelig i Teams-kalenderen og er blitt enda bedre. Med hurtigvalg kan du raskt finne en tid rundt den foreslåtte tiden som passer for alle.

Unngå å spamme alle når du legger til en ny deltaker i et møte

Har det hendt at du trenger å legge til en møtedeltaker etter at du har sendt invitasjonen? Om du hadde lagt til møtedeltakeren og sendt en oppdatering i Teams ville alle fått møteinvitasjonen på nytt, selv om de allerede hadde akseptert møtet. Men om du gjorde det samme fra Outlook ville du fått spørsmål om du bare skulle sende på nytt til den du ville legge til ekstra. Nå kan du trygt gjøre dette også i Teams-kalenderen.

Koble kalenderavtalen med møtenotater og oppfølgingsoppgaver

Og sist, men ikke minst kan du skrive inn agenda i en Loop-komponent, og du kan sende møtet til dine møtenotater i OneNote. Du kan gjøre dette i Outlook også, men det virker mye mer naturlig, og muligheten er mer synlig i Teams. Er dette gresk for deg? Da kan du lese mer om dette i Har du oversikt over alle dine, og gruppens møtenotater?

Er de noe jeg ikke kan gjøre i Teams-kalenderen?

Ja, det er en mulighet jeg bruker i Outlook ganske ofte, spesielt med eksterne. VI har kanskje hatt en del utveksling frem og tilbake om et tema på epost med flere deltakere, og blitt enige om at vi bør måtes. I Outlook bruker jeg da muligheten Svar med møte. Da oppretter du et møte med alle deltakere i epostutvekslingen, og epostene blir liggende i møteinvitasjonen.

Likevel tror jeg nok jeg vil bruke Teamskalenderen mer til møteinvitasjoner enn jeg gjorde før. Det er jo greit å ha valg, så hva du bruker er opp til deg.

Trenger dere en ny giv for mer effektive møter, enten de er på Teams eller i et møterom? Sjekk den nylig oppdaterte workshopen Smarte møtenotater med Teams, OneNote og Loop

Har du oversikt over alle dine, og gruppens møtenotater?

Sender dere møteagenda, referater og oppfølging av oppgaver på epost eller i Teams-chatt? Hender det at det blir borte, begravd i et arkiv, eller at det finnes flere versjoner?

Hvordan ville det føles å slippe å sammenstille innspill til agenda fra flere kanaler, alltid har oppdaterte møtenotater tilgjengelig, kunne finne dem igjen på sekunder og ha full kontroll på dine oppfølgingsoppgaver?

Med en kombinasjon av Teams, OneNote, og Microsofts nye delingsteknologi Loop kan dere nå opprette felles møtebok for team- og prosjektmøter med agenda, møtenotater, møtereferat og oppfølgingspunkter. Du får dine oppfølgingsoppgaver automatisk inn i Microsoft To do.

Kjenner du til Loop

Loop er små listekomponeneter som kan deles med andre i Teams, i en epost, og på en OneNote-side. Oppdateres innholdet ett sted blir den automatisk oppdatert andre steder og flere kan oppdatere samtidig. Her er en oversikt over en del av komponentene.

Dette er en fleksibel teknologi med mange bruksområder, men for å være nyttige og tilgjengelige over tid trenger de et hjem i en struktur for samarbeid. Og til det formålet har vi allerede Teams og OneNote

The Swiss army knife

Mange spør hvorfor man skal bruke OneNote når vi allerede har Word for notater. Vel, da har du kanskje ikke prøvd OneNote. Dette er mitt favorittverktøy i Office, og jeg har brukt det siden det ble lansert i 2003. Jeg bruker det til alle mine notater, til å samle informasjon fra nettet, til bilder fra mobilen og mye mer. OneNote er et universalverktøy som kan brukes til veldig mye. Men når notatene mine skal ende opp i en rapport, bytter jeg til Word. Og når tabellene i OneNote blir litt kompliserte, bytter jeg til Excel. Jeg skjærer ikke opp søndagssteken med lommekniven; da kommer kokkekniven frem.

OneNote for å forberede, gjennomføre og følge opp møter

Jeg utviklet et system for å forberede, gjennomføre og følge opp møter, som har vært brukt av tusenvis i Microsoft og andre virksomheter siden 2010. Dette var før Teams, men vi brukte en felles OneNote på SharePoint. Nå er denne løsningen integrert i Teams, hvor alle Teams har en innebygd OneNote-notatblokk som kan brukes til dette formålet. Nylig har jeg oppdatert systemet med bruk av Loop, som gjør det mulig å fordele oppfølgingsoppgaver som automatisk legges til i din oppgaveliste i To Do.

Mine møtenotater

For meg er det ikke nok å ha en felles møtebok. De fleste møtene jeg deltar i er ikke regelmessige møter, men møte om et bestemt tema. Det kan være prosjektmøter, kundemøter mm. Da samler jeg materialet til møtet, og skriver opp det jeg skal ta opp, eller spørre om i møtet. I møtet noterer jeg, og dert er vanligvis noe jeg må følge opp etter møtet. Alt dette gjør jeg i min personlige møtebok Bjørn@Smartendring. Du har også en tilsvarende notatblokk på din OneDrive som bare du har tilgang til.

Jeg starter møteforberedelsene med å hente avtalen fra kalenderen inn i møteboken. Da får jeg med møtetema, invitasjon og deltakere.

Finn alt på sekunder

Jeg husker en gang i et ledermøte da en deltaker ønsket å diskutere et bestemt tema. Har vi ikke snakket om dette før, tenkte jeg. Jeg gjorde et kjapt søk i OneNote, og joda kunne jeg fortelle i møtet. Dette snakket vi jo om i mai i fjor, og da ble vi enige om …

Når du søker i OneNote, finner den både ting i min møtebok, og i de felles møtebøkene vi har. Du kan også bruke Teams søkefunksjon.

Har du lyst til å få bedre oversikt over dine og gruppens møtenotater, og innføre en arbeidsbesparende måte å forberede, gjennomføre og følge opp gruppens møter?

Sjekk ut workshopen Smarte møtenotater med Teams, OneNote og Loop

Nå kan du behandle innboksen i Teams som du gjør det i Outlook

Microsoft 365 er i stadig utvikling og det kan av og til være vanskelig å henge med på hva som er nytt. Noe er tydelig, og noe blir sneket inn uten at du merker eller oppdager det. I sin søken etter å gjøre Teams enklere og bedre å bruke gir Microsoft oss stadig flere valgmuligheter for oppsett og ulike visninger. I løpet av 2024 er det gjort både små og store endringer, og jeg skal beskrive noen av dem her.

Vis meldinger fra alle kanaler der jeg er nevnt

VI er vant til å forholde oss til innboksen i Outlook, behandle epost der vi er på til-linjen og det er forventet at vi skal gjøre noe, og lese resten for å holde oss informert.

Det samme behovet her vi når vi samarbeider i Teams-kanaler. Forskjellen er at det ikke er noen til-linje i innlegg, men vi kan bli nevnt dersom noen forventer at vi skal gjøre noe, og holde oss informert om vi ikke er nevnt.

Med en nylig endring kan faktisk "innboksen" i Teams vises veldig likt som i Outlook. Ved å bruke filteret @Omtaler vil meldinger der vi er nevnt vises i en liste uansett hvilken kanal de er i, og vi kan flytte oss mellom meldinger og vise innholdet i leseruten slik de fleste har satt opp i Outlook. Der kan vi besvare meldinger, og lage oppfølgingsoppgaver for de meldingene vi ikke kan behandle ferdig her og nå. Det er som å flagge epost i Outlook.

Les mer om hvordan du kan følge opp oppgaver fra Outlook og Teams her: Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Hva med der jeg ikke er nevnt?

Om jeg ikke er nevnt tilsvarer det å stå på kopi-linjen i Outlook. Det er til informasjon.

Ved å bruke filteret ulest i Teams-visning vil du bare se kanalene med uleste meldinger. Da er det raskt å gjennomgå disse og holde seg oppdatert informasjon det kan være lurt å få med seg.

Både det å vise meldinger du er nevnt i, og uleste meldinger, har du også på mobil. Nå kan du holde deg oppdatert og svare på viktige meldinger også når du ikke er foran PC'en.

Velg hvilke Team og kanaler du vil se

Etter hvert som antall Team og kanaler øker med tiden blir det et større behov for å gjøre et utvalg av hva som er relevant for deg. Ny oversikt over Team og kanaler der du velger hvilke Team og kanaler du vil se, og hvilke du vil skjule. For en stund siden ble denne muligheten pusset opp litt som vist her.

Ved å velge alle Team lenken får du en fin oversikt over alle Team, og kan filtrere slik at du for eksempel bare ser Team du eier. Tilsvarende se alle kanaler vil vise deg en oversikt over kanalene i et Team, og du kan velge hvilke du vil skjule og hvilke du vil vise.

Velg om du vil skjule ubrukte kanaler automatisk

Mange har opplevd at kanaler blir borte uten at du har gjort noe valg på det. Meningen er god. Det er å skjule kanaler du ikke har brukt på lenge, og dermed gjøre det mer oversiktlig. Men jeg vil helst ha kontroll på dette selv. Ønsker du det samme, kan du endre dette i innstillinger.

Slå sammen Teams-kanaler og Chat i en visning

Tilbud om ny visning av Teams-kanaler og Chat. Slå sammen Teams og Chat i en Chat-visning. Du velger selv oppsett som passer for deg. Dette har jeg beskrevet tidligere her: Har du fått tilbud om ny Teams-visning? Er du forvirret? — Smart endring AS

Trenger dere en ny start på samarbeid i Teams? Kanskje rydde opp og strømlinjeforme struktur og bruk av Team og kanaler. Sjekk ut workshopen Smart samarbeid med Teams — Smart endring AS

Bruker du din jobb PC også til private oppgaver?

De fleste jeg kjenner bruker sin jobb-PC også privat. Det er praktisk fordi du kan ha både jobb-epost og privat epost i Outlook, og du har tilgang til Office. Jobber du med private-, FAU-, eller foreningsdokumenter kan det være en fordel å skille disse fra jobbdokumentene med en privat Microsoft eller Google konto.

Skulle du bytte jobb, er det fordel å ha en privat epostadresse, og du trenger ikke bekymre deg for å flytte med deg dokumentene dine.

Nylig er det kommet til enda en grunn til å skille jobb og privat bruk på samme PC; Copilot for forbrukere og Copilot for virksomheter har skilt lag for å vektlegge det som er viktig for deg privat, og i jobbsituasjon.

Opprett en privat profil i Edge eller Chrome

Opprett en privat profil i Microsoft Edge og koble den til din Outlook.com- eller Google-konto for å bruke jobb-PC-en trygt for private formål. Dette lar deg skille mellom jobb og privat. Er du konsulent, eller en del av en frivillig organisasjon har du kanskje også en egen bruker du kan logge deg på med der. Da er det en fordel å kunne skille det fra den primære jobbprofilen din. Jeg vet en del bruker privat/inkognito-modus i nettleseren for å ikke blande sammen, men å bruke en egen profil er enklere og gir flere muligheter.

For å lese mer om å skille mellom ulik bruk av jobb-PC'en, samt Copilot for forbrukere og Copilot for virksomheter, les Copilot for forbrukere og virksomheter skiller lag. Hva betyr det for deg? — Smart endring AS

Legg til en ekstra konto i Teams

Studerer du ved siden av jobben har du sannsynligvis en studentkonto for bruk av Microsoft 365 og Teams. For nettbasert bruk kan du opprette en egen profil for denne i nettleseren. I Teams kan du også legge til flere brukere og veksle mellom dem. Da får du også varslinger når noen nevner deg i den andre kontoen.

Ja, jeg skal ta i bruk Nye Outlook. Men ikke ennå ….

Som tidligere skrevet vil vi før eller senere måtte bytte til nye Outlook. Etter å ha brukt Nye Outlook daglig en uke blir det nok senere for meg, og jeg skal forklare hvorfor. Selv om jeg vil vente betyr ikke det at du ikke kan synes det er OK å bytte. Sjekk hva jeg savner. Det er ikke sikkert de mulighetene betyr noe for deg.

Har du ikke lest forrige ukes blogg er den her: På tide å si farvel til Outlook Classic, og velkommen til Nye Outlook ?

OneNote integrasjon

Jeg bruker OneNote daglig til notater og til å samle informasjon jeg vil bruke senere. Mye av informasjonen kommer inn som epost i Outlook, møtenotater er knyttet til kalenderen i Outlook, og når jeg noterer oppfølgingsoppgaver oppretter jeg en oppgave som jeg kan følge opp i oppgavelisten i Outlook og To do.

Jeg kan heldigvis hente inn møtedetaljer for mine møter knyttet til min kalender, fordi det er uavhengig av Outlook-versjon. Derimot kan jeg ikke sende eposter til OneNote, og det jeg vil savne mest er å kunne opprette oppfølgingsoppgaver i notatene slik at de kommer inn i min oppgaveliste i To do. Flagger jeg oppgaver i OneNote må de via Outlooks nåværende oppgavesystem og deretter vil de synkroniseres til To do.

Oversikt daglig arbeidsbelastning

Jeg innrømmer at jeg kommer til å savne det nåværende oppgavesystemet i Outlook med planleggingsvisningen som viser kalender og oppgaver i ett bilde. Det gir en suveren oversikt over min arbeidsbelastning pr. dag.

Men, jeg kan leve med nye Outlook her ved å bruke To do panelet som gir noe lignende for de nærmeste dagene. Det jeg ikke har tålmodighet til er å vente 10-15 sekunder for To do til å oppdatere når jeg bytter visning. Det blir forhåpentligvis forbedret etter hvert.

En liten detalj jeg også savner i Nye Outlook er å kunne se hvilke dager jeg har avtaler i datovelgeren. Det gir meg en kjapp oversikt når noen lurer på om jeg er ledig på en bestemt dato uten å gå inn i detaljene.

Irriterende for møtearrangører

Da jeg var leder i Microsoft inviterte jeg ofte til møter med både 10 og 20 deltakere. Dersom du også inviterer til møter har du kanskje irritert deg over at du får en haug med svar på møteinvitasjonen i Innboksen blandet med den eposten du trenger å behandle.

Om du gjør det har du ikke oppdaget det lille trikset du kan stille inn under møtealternativer. Der kan du velge å slette svar på møteinvitasjoner som ikke inneholder tekst etter at kalenderinformasjonen er oppdatert. Det kan du forsøke nå i Classic Outlook, men dessverre ikke i Nye Outlook.

Dersom noen skriver noe i svaret, som for eksempel "Jeg kommer litt sent til møtet", eller avslår møtet og skriver en kommentar, blir svarene liggende i Innboksen så du kan lese det.

Når må jeg bytte til Nye Outlook?

I følge Microsoft vil Classic Outlook bli støttet til 2029, og du blir ikke tvunget over i Nye Outlook.  Microsoft har publisert følgende plan:

1. Du kan selv velge å prøve Nye Outlook slik det er nå. Du kan også velge å gå tilbake når du vil.

2. Nye Outlook blir førstevalget, men du kan velge å bytte til Classic Outlook

3. Du må bruke Nye Outlook

Når skiftene skjer er ikke publisert og er nok avhengig av aksept fra brukerne og tilgjengelighet av kritiske funksjoner for store virksomheter. For eksempel er det mange leverandører av saks-systemer og andre tillegg til Outlook som ikke støtter Nye Outlook ennå.

Jeg kommer til å følge med dette fremover, og tilpasser kurs og workshops for begge disse versjonene, og i tillegg også Outlook for Mac. Trenger dere å utnytte mulighetene i Outlook og andre løsninger for samarbeid og oppgavebehandling tilpasser jeg gjerne workshops etter deres valg.

Sjekk gjerne Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

På tide å si farvel til Outlook Classic, og velkommen til Nye Outlook ?

Det er mange år siden nå, men jeg husker hvor vanskelig det var å kvitte seg med min Time manager planlegger jeg brukte gjennom 15 år. Men fordi fordelene med å ha et digitalt system ble større gjorde jeg det i 2003. Kan hende er jeg i samme situasjon nå? Jeg må gi avkall på de fordelene Outlook Classic gir meg fordi jeg totalt sett har mer å vinne ved å bruke helheten i Microsoft 365 oppgavesystemet der oppgaver fra Nye Outlook, OneNote og Planner kommer sammen i To do.

Daglig prioritering og planlegging

Det jeg brenner for er å oppnå gode resultater med reduseret stress. Da er det viktig å balansere oppgaver fra andre, som ofte er forespørsler i epost og Teams, med egne aktiviteter for å nå ønskede mål. Er du ikke spesielt opptatt av struktur og planlegging, men ønsker å ha god kontroll på forespørsler og egne aktiviteter er kombinasjonen Outlook og Teams det som gir deg dette. De har en felles oppgavemodul som gjør at du kan "flagge" forespørsler du ikke kan behandle her og nå i en felles oppgaveliste. 

Samme prinsipp, ulike verktøy

Oppgaver i To do kan prioriters og tidfestes i kalenderen

Det jeg vil savne fra Outlook classic er å kunne ha et overblikk over oppgaver fra Outlook og Teams sammen med mine avtaler i kalenderen. Det har gitt meg en mulighet til å sette opp korte oppgavelister for hver dag. Da kan jeg planlegge færre oppgaver på dager med mye avtaler og få en mer realistisk plan.

Se hvordan dette ser ut og les mer i Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen

Men jeg ser jeg kan få til dette på en litt annen måte i To do. Spesielt på PC der jeg kan se kalenderen med oppgavene i et sidepanel. Det gir meg god oversikt. En gevinst er også at jeg kan se oppgaver tildelt meg i Planner. Med To do på mobil har jeg også med meg oppgavene i lomma med.

Min historie om prioritering og planlegging

For 10 år siden skrev jeg blogginnlegget: Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?. Den gangen foregikk all digital kommunikasjon og samhandling gjennom Outlook. Det var også mitt verktøy for prioritering og planlegging gjennom bruk av oppgaver/tasks, og kalender.

Med smart bruk av Outlook kunne jeg ta kontroll over innboksen, flagge epost for oppfølging i morgen, eller neste uke og legge inn mine egne oppgaver. Det ble mitt daglige prioriterings og planleggingsverktøy.

Likevel savnet jeg et mer overordnet, strategisk planleggingsverktøy. I mange år brukte jeg min Time manager planlegger som gav meg dette perspektivet i tillegg til kalender og oppgavelister. Men da jeg startet i Microsoft i 1995 gikk jeg helt over til digital kalender, og da OneNote kom i 2003 laget jeg struktur tilsvarende Time Manager der og ble heldigital.

Her er historien om hvordan jeg gjorde dette: Var du en time manager ™ disippel?

Hva er nytt?

Nå, 10 år etter er ikke lenger Outlook det eneste kommunikasjons og samhandlingsverktøyet lenger. Vi bruker mer og mer Teams for daglig samhandling, Planner for felles oppgaver, og har fremdeles Outlook for epost og kalender. Og nå er oppgavedelen i Outlook jeg har brukt i alle år i ferd med å bli erstattet av Microsoft To do.

Mitt oppgaveunivers – med To do som oppgavesentral

Har du valgt å gå over til nye Outlook vil du se at oppgave/task-modulen er erstattet av To do. Med det mister jeg muligheter jeg har likt, men får fordelen av et oppgavesystem som fungerer på tvers av alle relevante programmer i Microsoft 365. Da er det også på tide for meg å oppgradere mitt system for å utnytte disse mulighetene.

Heldigvis kan jeg beholde mye av tankegangen og arbeidsform jeg vet fungerer og tilpasse dette til den nye verktøykassen.

Ønsker dere å bli bedre på prioritering og planlegging i hverdagen og få dere oversikt og mindre stress? Vurder gjerne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do

For målrettet strategisk planlegging der dere omsetter mål til handling og gode resultater kan Smart endring tilby workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid

Er dere en gruppe ledere som vil gjøre dette på teamnivå kan dere gjerne ta kontakt for å diskutere muligheten for en workshop i Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag

Legg ved dokumenter til Teams-møtet fra Outlook og Teams

Jeg vet mange har en praksis utviklet gjennom år med at møtedokumenter blir lagt ved Outlook kalenderinvitasjonen til et møte. Men, inntil nylig har ikke disse dokumentene vært synlig i Teams-møtet. Det er de nå.

Dersom du bare ønsker å dele dokumenter som møtegrunnlag gjør dette at du både kan delta i møtet fra, og laste ned og åpne dokumenter fra Teams-appen. Men, som før åpner alle bare en kopi av dokumentet. Du kan ikke samarbeide om, og endre et møtevedlegg. Det kan være greit om det bare er en referanse, men hva om dere ønsker å gjøre endringer? Du inviterer kanskje til et møte om 2 uker og legger ved møtedokumenter. Men så trenger du å oppdatere dokumentet før møtet. Hva gjør du da?

Møtedokument lagt ved i Outlook vises i Teams-kalenderen

Last opp dokumentet til OneDrive eller Teams for å dele et møtedokument

Dersom du legger inn et dokument som vedlegg i en Outlook møteinvitasjon, kan du enkelt gjøre originalen tilgjengelig for møtedeltakerne ved å laste opp dokumentet der og da til din OneDrive. Da vil du kunne oppdatere dokumentet helt frem til møtetidspunktet. I tillegg vil møtedeltakere i organisasjonen kunne åpne og legge inn tilleggsinformasjon, og dere vil kunne samskrive i dokumentet under møtet.

Etter møtet vil du sannsynligvis flytte møtedokumentet til et annet sted. Hvor finner jeg det da? Jo, det ligger i mappen Vedlegg på din OneDrive, eller på øverste nivå i Teamets dokumentbibliotek.

Burde ikke møtedokumenter ligge i et Team?

Last opp et møtedokument til OneDrive eller Teams fra OUtlook

Beskrivelsen over viser hvordan man kan videreføre en eksisterende praksis hos mange. Men i dag vil det ofte være mer naturlig at møtedokumenter allerede ligger i en Teams-kanal. Da virker det unaturlig å legge dem inn som vedlegg i en Outlook møte, for så å laste dem opp på nytt. Da er det bedre å dele en lenke til der dokumentene allerede ligger.

Det kan du gjøre ved å hente en delingslenke til dokumentet fra Teams og lime den inn i Outlook møteinvitasjonen, eller du kan hente inn lenker til møtedokumentene direkte i en Teams møteinvitasjon.

Legg til møtedokumenter i Teams-møtet

Legg ved dokumenter fra OneDrive eller Teams til møtet

Send møteinvitasjonen fra Outlook eller Teams. Åpne Teamsmøtet fra kalenderen i Teams og velg Delt fra menyen. Der kan du velge Last opp og legg ved Skyfiler. Der velger du dokumenter fra din OneDrive og/eller fra en Teams-kanal. Nå kan du oppdatere innhold når som helt før, og under møtet. Dokumentene vil også være synlig for deltakerne i møtechatten.

Vil dere ha full oversikt over dokumentbehandling og kontroll i Teams kan dere vurdere workshopen Smart dokumentbehandling i Teams — Smart endring AS

Få Copilothjelp til tekster direkte på LinkedIn og Facebook

I det siste har jeg stadig fått nye oppdateringer til Edge, og hver gang hopper jeg over introduksjonen til hva som er nytt. Det tipper jeg det er flere som gjør. Men så tok jeg meg tid til å lese det som faktisk sto der og fikk en overraskelse.

Nå kan Copilot i Edge forbedre tekster og skrive nye kreative forslag på det du behandler i nettleseren. For eksempel blogg, LinkedIn og Facebook-innlegg. Eller om du skal legge ut et innlegg på deres Viva Engage eller Workplace.

Slik gjør du det

Skriv en tekst, eventuelt noen stikkord til innhold og be om forslag. Du trenger ikke å være ekspert på å «prompte». Velg tone, type tekst og lengde. Prøv ut forskjellige muligheter før du bestemmer deg.

Les også Derfor bør du vurdere å bytte fra Chrome til Edge nå — Smart endring AS

Ønsker du skrivehjelp i Office, Teams eller Outlook?

Selv om du skriver epost og dokumenter i nettleser vil du ikke kunne bruke metoden over til å generere og forbedre tekst. Da bruker du sidepanelet i Edge og Skriv-funksjonen der. Det fungerer på samme måte som over, men du må gå omveien med Sidepanelet, og det fungerer best i nettversjonene av programmene.

Her er hva du gjør for skrivehjelp i nettprogrammene

Men du kan selvfølgelig klippe ut resultatet og lime det inn i skrivebordsprogrammene. Ønsker du en mer integrert opplevelse trenger du Copilot for Microsoft 365. Da har du Copilot innebygget i alle Microsoft-programmene, og i tillegg enda flere muligheter.

Nyhet - Copilot workshops for grupper

Kom i gang med å bygge KI-ferdigheter som gruppe gjennom en Smart endring workshop! Integrering av Copilot i gruppeaktiviteter kan forsterke fellesskapsfølelsen og bidra til bedre samarbeid. Dere må ikke ha Copilot for Microsoft 365, men har dere det er det enda større grunn til å sikre gevinsten av denne investeringen.

• For dere som ikke har Copilot for M365, sjekk workshopen Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365

• For dere som har Copilot for M365, velger dere Smart bruk av Copilot for Microsoft 365

Den beste lille nyheten i Teams på lenge

Du har vært ute hele dagen og kommer inn på kontoret til et møte kl. 14. Før møtet ønsker du å sjekke om det er noen som har forsøkt å få tak i deg for å få hjelp til noe, eller andre forespørsler noen forventer at du responderer på. Tidligere kunne du bare sjekke eposten, men nå blir du nevnt i en Teams-kanal, eller i en Chat.

Les mer om dette i Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Finn "Innboksen" i Teams

Hvordan skal jeg raskt sjekke om noen vil ha tak i meg uten å bla igjennom mengder med kanaler? Da må du finne det som tilsvarer Innboksen i Outlook, i Teams. Velg Aktivitet i Teams-appen. Det er din nye Innboks. Her kommer alle varsler inn. Også der du blir nevnt i et Teams-innlegg.

Velg å se bare Innlegg der du er nevnt

Men det er bare ett av mange varsler. Du får varsler når noen gir deg en tommel opp, når noen nevner en kanal og mye annet. Da kan det være vanskelig å oppdage de viktigste varslene som er når du blir satt på "Til-linjen" i et Innlegg. Med den nye bryteren @Omtaler er det enkelt å isolere meldinger der du er nevnt.

Hva gjør du med forespørsler du ikke kan behandle her og nå?

La oss si at jeg kommer inn kvart på to og har litt tid før møtet klokken to. Jeg sjekker Innboksen i Teams og der er det noen meldinger jeg nok har lest på mobilen før på dagen, men ikke gjort noe med. Og så er det en ny (tekst i fete typer) som jeg ikke har sett før nå.

De første meldingene fra Tina fikser jeg fort, men den nye er en større sak. Den får jeg ikke gjort noe med før neste uke. Jeg svarer dette til Tina, men hvordan skal jeg huske å følge opp dette neste uke? Jeg trenger et oppfølgingssystem. Heldigvis har vi det. Jeg oppretter en oppgave med frist neste tirsdag og går i møtet mitt. Da er jeg trygg på at jeg ikke glemmer det.

Se illustrasjon for hvordan du gjør dette. Ser du ikke Opprett oppgave, velg Flere handlinger. Da får du opp oppgave der. Og hvor finner jeg igjen oppgavene? De finner jeg i Microsoft To do i Outlook eller på mobil, og i den personlige Planner appen i Teams.

For mer informasjon om Microsofts oppgavesystem, les gjerne Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver — Smart endring AS

Synes du det er vanskelig å få oversikt, og følge opp henvendelser i flere kanaler, og egne oppgaver? Du er ikke alene. Få med deg kollegene på workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Har du oppdaget NYE Planner i Teams?

 Dere som har tatt i bruk Planner som felles oppgave- og prosjektløsning i Teams har vært vant til å legge til planer med "Tasks levert av Planner og To do". Teams-appen der du kan jobbe med både felles- og egne oppgaver. Der kunne du skrive inn egne oppgaver, og se dine oppfølgingsoppgaver fra Outlook og Teams-meldinger. Og der ville oppgaver tildelt deg fra ulike planer samles.

Nå har denne Teams-appen fått en ansiktsløfting og heter ganske enkelt, Planner. Har du ikke oppdaget denne før? Søk etter Planner og fest den til kolonnemenyen i Teams.

Hva er Planner Premium egentlig?

Ved introduksjonen av nye Planner samler Microsoft individuell oppgavestyring (To do), planlegging og oppfølging av oppgaver for alle i et prosjekt (Planner), og Planlegging og målstyring for prosjektledere (Planner Premium) på en oversiktsside i Teams.

Planner Premium er ikke et nytt verktøy, men det som tidligere het Project on the Web, med lisensplan Project plan 1, som koster 100kr/mnd for hver bruker. Den Plannerutgaven vi kjenner fra før er en del av Microsoft 365 og er inkludert i dette abonnementet.

Du kan opprette og se begge typer oppgaver i Planner-appen i Teams, men det er separate verktøy med ulike muligheter. Det som er bra at tildelte oppgaver både fra Planner og Planner Premium vises i samme liste for deg og du kan få en oversikt over alle dine oppgaver, uansett hvilket verktøy de er opprettet i.

Denne bloggposten forklarer forskjellene mellom Planner og Project: Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project — Smart endring AS

Hvem kommer til å bruke Planner Premium

Slik jeg ser det vil Planer Premium typisk brukes av en prosjektleder i et logistikkorientert prosjekt der det er viktig å synliggjøre avhengigheter og ha kontroll på kritisk tidslinje som kan visualiseres i et Gannt diagram. Deltakerne i prosjektet trenger ikke å ha Premium lisens, men er da begrenset til å kunne oppdatere status på tildelt oppgave.

Her finner du mer informasjon om nye Planner: New Microsoft Planner – Microsoft Adoption

Håper dette er klargjørende. For de fleste vil nok Planner inkludert i M365 og Teams være det beste valget. Ønsker dere å utnytte alle mulighetene i denne kan dere vurdere worshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams — Smart endring AS.

Når bruker jeg Microsoft To do?

Appen To do som finnes for mobil og PC/Mac, gir den mest fleksible og oversiktlige måten å behandle egne oppgaver på. To do er også innebygget i Outlook som vi fortsatt vil bruke til kalender- og epostbehandling. I tillegg til å være mer oversiktlig enn Planner-appen i Teams kan du også legge til egne lister for private oppgaver og annet.

Les gjerne blogginnlegget: Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver — Smart endring AS

For god oversikt og kontroll over prioritering og planlegging av egne oppgaver kan dere vurdere workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

På tide å teste Copilot for Microsoft 365 nå?

Når Microsoft gjorde det mulig å abonnere på Copilot for M365 for en, eller få brukere satte mange virksomheter i gang pilotprosjekter med utprøving. Jeg har selv fulgt ett av disse tett, og jeg mener det er en god måte å vurdere om dette skaper verdi tilstrekkelig for å mer enn doble abonnements-kostnadene for Microsoft 365.

En av utfordringene med å prøve ut Copilot til nå har vært at du måtte bytte Office-språk til engelsk, skrive instruksjoner på engelsk, og har hatt begrensede muligheter til å behandle norsk-språklige dokumenter. Men nå støtter Copilot norsk, og det gjør det mye mer tilgjengelig og nyttig.

Du må ikke (og bør ikke) bytte til NYE Outlook for å få nytte av Copilot

Microsoft har tidligere brukt som argument for at du skal velge Nye Outlook som er til utprøving nå at du da får tilgang til Copilot. Men fordi mange foretrekker dagens Outlook av mange gode årsaker, er et nå blitt full støtte for Copilot også i det som nå kalles Outlook Classic. I tillegg er det full støtte for Outlook på Mac og på mobil.

Bruk av Copilot i Outlook kan gi umiddelbar nytteverdi til og med uten opplæring.

Å få gode resultater fra Copilot på dine data i M365 er mer krevende

Min erfaring, og det jeg har sett i pilotprosjekter, er at vi har store forventninger til å kunne bruke Copilot på egne jobbdata. Det er kanskje også der det største potensialet ligger over tid, men som også krever mer opplæring og trening for å oppnå det vi ønsker.

Vi kan bruke Copilot i Teams-chat eller i nettleser til å søke etter, og sammenstille data fra alt du har tilgjengelig i epost, kalender, Teams og SharePoint-områder. Du kan for eksempel be Copilot om et sammendrag av epost og Teams-meldinger, og trekke ut mulige oppgaver du må gjøre basert på disse. Det er bare en av mange muligheter. Men bare det å vite hva du kan spørre om er en utfordring. Hva er problemet vi skal løse? Hvor kan vi bli mer effektive og kreative?

Les mer om dette i Hvordan får du maksimal nytteverdi av KI-verktøy som Copilot? 

Ikke undervurder KI-mulighetene du allerede har inkludert i M365

Har du ikke tilgang til Copilot for M365? Fortvil ikke, det er masse du kan gjøre med Copilot i Edge, og som er inkludert i alle Microsoft 365 abonnement. Der har du har tilgang til GPT4 Turbo modellen som gir deg mulighet til å blant annet:

• Generere sammendrag av nettinnhold og jobbdokumenter

• Generer gode tekstforslag med tilpasset form og tone uten å måtte kunne “prompting”.

• Tolke bilder tatt med mobil eller på PC og behandle tekst i bilde

• Generer bilder med Microsoft designer du kan publisere på nettet.

Ønsker dere en systematisk introduksjon til Copilot for Edge og/eller Copilot for Microsoft 365, og med gruppearbeider? Ta gjerne kontakt med bjorn@smartendring.no, eller ring meg på 90173524. Du finner en beskrivelse av hva en slik workshop kan inneholde her: Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den kan tilpasses deres behov, også med bruk av Copilot for M365 om dere har det.

Står du fast når du skal sende Teams-dokumenter på epost?

De aller fleste jeg møter når vi gjennomfører workshops om å samarbeide i Teams er positive og synes det er en bedre måte å samarbeide på enn å bruke epost. Likevel dukker det ofte opp hindre som kan stoppe flyten i arbeidet. Jeg vet hvordan jeg gjør dette på "gamlemåten", men ikke hvordan jeg gjør det i Teams. Da er det lett å falle tilbake i gamle arbeidsformer.

Hvordan sender jeg et Teams-dokument på epost?

Dette er ett av hindrene mange opplever.  Jeg er veldig for at vi samarbeider om dokumentene i Teams, men jeg har ofte behov for å dele dem med eksterne. Og da trenger jeg å kunne sende dokumentet på epost. Har stopper det opp. Hva gjør jeg nå?

Her får du oppskriften på to måter å gjøre dette på.

Skriv en epost og legg til Teams-dokumentet som vedlegg

Du starter på en epost, og når du har skrevet den vil du legge til et vedlegg fra Teams. Ofte et Office, eller PDF-dokument. Da velger du bindersen. Har du redigert dokumentet nylig vil du sannsynligvis få opp dette i listen over foreslåtte dokumenter. Om ikke, kan du bla igjennom Teams og finne dokumentet der.

Når du velger dokumentet kan du velge å dele det som en lenke, eller som et vedlegg. Lenke er bra dersom du ønsker å kunne oppdatere dokumentet etter at du har sendt det, eller ønsker at mottakeren også skal kunne redigere dokumentet sammen med deg. Likevel ser jeg at det de fleste ønsker å er å sende en kopi av dokumentet som vedlegg, og da kan du gjøre det.

Illustrasjonen vise hvordan du gjør dette fra Outlook i Windows. Du kan også gjøre det f Outlook i nettleser.

Redigere dokumentet i Teams og opprett eposten fra dokumentet

Sett at du nå jobber med et dokument i Teams. Du er ferdig, og nå vil du dele det på epost med noen utenfor organisasjonen. Da kan du opprette en epost med en delingslenke, eller en kopi av dokumentet som vedlegg.

Er det et Office-dokument kan du til og med konvertere det til en PDF helt automatisk. Forutsetningen er at du åpner Office-dokumentet i skrivebordsprogrammet. Der velger du Del, og velger å dele lenke, originalt Office dokument eller PDF.

Denne metoden fungere fra Office-programmene på Windows og Mac, men ikke i nettleser.

Hvordan lagrer jeg et vedlegg i en epost i en Teams-kanal?

Så er det andre veien. Du mottar en epost med et dokumentvedlegg. Det vil du nå lagre i Filer i en Teams-kanal. Dette er enda enklere, i alle fall i Windows, men krever at du bruker muligheten til å ha flere programmer i ulike vinduer på skjermen. Dra vedlegget rett over i Filer i en Teams-kanal.

På Mac må du først dra vedlegget ut på skrivebordet, og deretter inn i Teams. Fra Outlook i nettleser velger du last ned, og deretter kan du laste det opp i Teams-kanalen.

Vil dere bli eksperter på avansert dokumentbehandling i Teams kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling i Teams. Vil du lese deg opp selv kan du velge eboken her: E-bøker — Smart endring AS

Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365

Mange kaster seg i disse dager over muligheten til å bruke kunstig intelligens i Office-programmene og i Teams.  Men det er ikke sikkert det haster, men mindre du primært vil ligge i forkant og teste mulighetene. For bruk i daglig arbeid vil mange være best tjent med å vente, særlig fordi norsk språk ennå ikke støttes i det som heter Copilot for Microsoft 365. Du kan med fordel gjøre deg kjent med, og trene på å bruke kunstig intelligens i nettleser med Copilot for nettet. Den erfaringen vil gi et veldig godt grunnlag for å utnytte flere muligheter senere.

Det er flere Copiloter. Forvirrende, ikke sant?

Copilot er en felles betegnelse på en familie av  kunstig intelligenstjenester fra Microsoft. Det finnes Copilot for programutviklere, for å automatisere arbeidsflyt, for CRM, for å skrive tekst, lage bilder, PowerPoint-presentasjoner og for å analyser Excel-data. Det er lett å miste oversikten. Her en oversikt over de mest aktuelle for deg som ønsker å bruke Copilot i ditt daglige arbeid.

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot for nettet er tilgjengelig gjennom nettleserne Edge og Chrome på Windows og Mac, og kan brukes både med en personlig Microsoft konto, og med en Microsoft 365 jobbkonto. I begge tilfelle benyttes GPT4 modellen og du får svar basert på data tilgjengelig på internett her og nå. Svarene inneholder referanser til kildene som er brukt slik at du kan sjekke disse. I tillegg til å generere tekst kan du generere bilder med Microsofts bildegenerator basert på modellen DALL-E3.

Bruker du Edge, vil du også kunne stille spørsmål, og bearbeide data som vises i nettleseren. For eksempel lage et sammendrag av et Word, eller PDF-dokument. Du kan også benytte "Skriv" muligheten til å velge preferanser fremfor å måtte skrive dem inn som tekst.

Når du logger på med din jobbkonto er data du legger inn som en del av en forespørsel beskyttet. Den blir ikke lagret av Microsoft og blir ikke benyttet til å trene modellen.  Copilot for nettet har ikke tilgang til dine og virksomhetens data. Copilot for nettet er inkludert i alle bedriftsabonnement.

 Copilot for Microsoft 365

Copilot for M365 har alt beskrevet over. I tillegg har du mulighet til å gjøre forespørsler som bruker dine og virksomhetens data, slik som dokumenter, epost og innhold i Teams du har tilgang til. Copilot er også integrert i Teams og i Office appene slik at du kan generere tekst, lysbilder og analysere Excel-data. Foreløpig er ikke norsk språk støttet, men virker i noen tilfeller. Den beste opplevelsen får du pr. i dag ved å bruke Office appene i engelsk versjon og gjøre forespørsler på engelsk. All funksjonalitet du kan se i demovideoer fra Microsoft fungerer heller ikke i praksis. Så for mange kan det være like greit å vente med å ta i bruk Copilot for M365 i alle fall til norsk støtte er på plass. Prisen er ca. Kr. 300 pr. måned for hver bruker og virksomheten du er ansatt i må kjøpe tilgang for minst ett år.

Les mer om Copilot hos Microsoft her: Microsoft Copilot help & learning

 Copilot Pro

Copilot Pro er et tilbud til deg som ikke er en del av en virksomhet der du har M365, men har et privat abonnement på Microsoft 365 for deg selv, eller familien. Gjennom denne kan du gjøre mye av det som Copilot for M365 gjør, og du får tilgang til Copilot i Office-appene. Her kan du ikke gjøre generelle forespørsler om egne data, men du kan spesifisere et dokument, eller et regneark du vil gjøre noe med der og da. Støtte for norsk har de samme begrensningene som i Copilot for M365. Copilot pro koster ca. Kr. 200 pr. måned.

Vil dere komme i gang med kunstig intelligens på en strukturert måte?  Da kan dere vurdere Smart endring workshopen Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den får dere i "light" versjon på 40 minutter, eller mer grundig på 2 timer.

Endelig kan vi finne en møtetid som passer for alle på tvers av virksomheter

Har du forsøkt å finne en møtetid som passer for alle? Også for deltakere utenfor organisasjonen? Det fører ofte til en lang rekke med eposter frem og tilbake før vi finner en tid der alle kan. Internt er det enklere. Da bruker vi planleggingsassistenten i Outlook eller Teams. Les om hvordan i blogginnlegget Åpner du alles kalendere for å finne en tid dere kan møtes ?

Men du har ikke tilgang til å se mulige ledige tider for de som jobber i andre organisasjoner, så hvordan løser du det? Opp til nylig har det vært et tredjepartstillegg i Outlook, Finn tid, du har kunnet bruke. Det har jeg ikke fått til å fungere i praksis for meg. Men nå har Outlook innebygget en ny mulighet for å foreslå tider og la deltakerne selv velge hvilke tider som passer og ikke passer for dem. Basert på de svarene kan du bestemme møtetiden og opprette et møte.

Slik gjør du det

Opprett en avtale og velg hvem du vil invitere til møtet. Nå velger du Ny planleggingsavsteming. Alternativt om dere har en epostutveksling der dere blir enige om å møtes kan du velge å svare på eposten og velge Svar med planleggingsavstemning.

Velg alternative tider som passer for deg. For interne deltakere vil du se deres tilgjengelighetsinformasjon, men det gjør du ikke for eksterne deltakere. Følg instruksjonene du får og send undersøkelsen. Tidene du foreslår vil bli nå lagt inn som foreløpige avtaler i din kalender  så du ikke planlegger andre aktiviteter der.

Nå kan hver enkelt invitert svare på undersøkelsen med både når de kan delta og hvilken tid de vil foretrekke. Basert på dette kan du nå sende ut møteinvitasjonen til en tid du bestemmer. De tidene du hadde reservert i kalenderen blir nå frigjort.

Hvor mange forslag til møtetider bør du inkludere?

Er det bra å tilby mange mulige møtetider, eller før du tilby få? Det er et interessant spørsmål. Svaret på det finner du i blogginnlegget Vær snill med hjernen - Gjør det enklere å ta en beslutning

Vil dere ha stålkontroll på kalenderen og ikke bli overstyrt av møteinnkallinger fra alle kanter? Vurder et frokost/lunsj-og-lær arrangement på 40 minutter der dere får gode tips til å styre egen kalender, Ta kontakt med bjorn@smartendring.no på epost, eller ring meg på 90173524.