Får du plagsomt mye Teams-varsler på mobilen?

I noen virksomheter jeg samarbeider med om Teams får jeg veldig mange varsler både på PC, og ikke minst på mobil. Og for meg som har smartklokke prikker varslene meg på håndleddet stadig vekk, og så må jeg sjekke hva dette er. Ja, jeg vet jeg ikke trenger gjøre det, men jeg synes klokka har mange fordeler, og vil heller se hvordan jeg kan endre varselinnstillingene så jeg bare får viktige varsler, og ikke på alt mulig der noen vil at jeg skal lese deres melding.

For hvordan du bestemmer varsler på PC, les gjerne Ta kontroll over egne varsler i Teams. Unngå forstyrrelser og pinlige hendelser. Hvis du bruker Teams på mobil, er det ikke nok å bare endre innstillingene på PC. Du må også gå til varslingsinnstillingene på mobilen din for å få full kontroll over varslene dine.

Ikke overdriv @team og @kanal

Det er spesielt Team og kanalvarsler som kan være irriterende. Disse er ofte brukt bare for være sikker på at alle oppdager at du har sendt en melding, og ikke fordi den krever noen handling fra din side. Overdrives bruken av dette kan du fort bli oppfattet som en spammer. For å unngå å bli det, les gjerne Beste praksis for Teams-varslinger - Ikke irriter dine kolleger.

Slik tar du kontroll over varslene på mobil (og klokke)

Det er vanskelig å få andre til å gjøre det rette, men du kan ta kontroll over hvordan du behandler det du mottar. I tillegg til å gå igjennom varslene på PC, gå igjennom dine mobilvarsler.

Her velger jeg å tilpasse varslene slik at jeg ikke får @team og @kanal-varsler. I tillegg slår jeg av Liker og reaksjoner så jeg slipper å få varsling hver gang noen gir meg en tommel opp.

Siden jeg bruker mobilen som vekkerklokke vil jeg heller ikke ha varsler fra Teams på alle døgnets tider. Det styrer jeg med å blokkere Teams-varsler Under stilletid. Legg også merke til varselinnstillingen Når aktiv på andre enheter. Når den er på får du ikke varsling på mobil når du er aktiv på PC.

Innstillinger og god oversikt i NYE Teams

Har dere tatt i bruk NYE Teams? Kanskje en god anledning til å gjennomgå en del sentrale områder for å lykkes med Teams på nytt? For eksempel med 40 minutters Frokost/lunsj og lær sesjonen Fjern hindringer og få god oversikt over Teams-struktur i Nye Teams. Der gjennomgår vi hvordan du får god oversikt og kontroll over Team og kanaler. Hvordan kommunisere tydelig, og gjøre det enkelt å agere på det som er viktig for meg.

PS! Varselinnstillingene på mobil gjelder for den organisasjonen du får varsler fra. Dersom du er gjest i andres organisasjoner må du gjøre endringer i mobilvarsler både når du er i egen organisasjon og så om igjen når du har bytte til andre organisasjoner på mobilen.

Det du trenger å kunne for å mestre Teams på mobil

Du skal snart delta i et møte. På vei dit sjekker du eposten på mobilen for å se om det er noe som brenner, eller noe du bør vite før du går inn i møtet. Men om mer og mer av interninformasjon og meldinger kommer i Teams, er det vel der du må sjekke nå?

Alle Teams-dokumenter med deg i lomma

Og hva om du sitter i et møte og så blir det spørsmål om et dokument du ikke tenkte du måtte ha med deg. Ville det ikke være fint å bare hente det opp på mobilen?

Det er faktisk veldig lite du ikke kan gjøre i Teams på mobilen.

Det du trenger å vite for å bruke Teams på mobilen

Her får du oppskriften på det du trenger å kunne for å mestre Teams uten å ta frem PC'en. Er du mye på farten kan det hende du etterhvert bruker Teams mer på mobil enn på PC.

Hvor og hvordan vi samarbeider i Teams

Det er to måter å samarbeide med andre i Teams. Det ene er Chat for personlige meldinger med raske avklaringer og om tema som ikke er viktige å lagre for fremtiden.

Den andre måten er samarbeid i Team og kanaler. Dette egner seg best for samarbeid over tid i et arbeidsområde, arbeidsprosess og prosjekter. Her blir alt lagret til glede også for fremtidige medlemmer i Teamet. Nå slipper nye deltakere i prosjekt å starte med blanke ark, som de ville gjort om kommunikasjon hadde foregått på epost, men kan bygge på det som allerede ligger i Teamet.

Start et Innlegg om et emne i en Teams-kanal fra mobilen

Innlegg i kanalen er ikke chat, men erstatter det du tidligere ville kommunisert i epost. Tenk deg at du åpnet innboksen i Outlook og så var det ikke en eneste overskrift på epostene? Da ville du være ganske lost, ikke sant? Det samme er tilfelle her, så skriv alltid hva innlegget gjelder der det står Legg til en tittel. Og vil du at noen skal gjøre noe for deg, nevn dem med @navn. Da får de et varsel som gjør at de forstår at de må behandle Innlegget ditt.

Å nevne noen erstatter Til-feltet i en epost. Alle som samarbeider i Teams-kanalen vil kunne lese Innlegget, men om de ikke er nevnt med navn er det bare til informasjon.

Sjekk Teams «Innboks» på mobil

Man kan ikke basere seg på om man tilfeldigvis får med seg en varsling, men trenger en pålitelig måte å sjekke om noen har satt deg på Til-linjen ved å nevne deg. Da går du inn på Aktivitet. Der vil du finne alle varsler. Vil du bare se meldinger der du er nevnt kan du filtrere og velge @Omtaler.

Åpne Teams-dokumenter i Filer

Når du kommer inn i en Teams-kanal vil du alltid se Innlegg først. For  å se tilhørende dokumenter i kanalen bytter du til Filer. Der finner du, og kan åpne Office-dokumenter, PDF og bilder. Når du klikker på et Office-dokument blir det først åpnet i lesevisning.

Dersom du vil redigere det må du installere M365 appen. Det får du spørsmål om du vil gjøre første gang du velger å redigere. I denne kan du også opprette dokumenter og lagre dem i Teams. Kanskje ikke så aktuelt for de fleste på mobil, men på en iPad vil det kunne være greit å kunne gjøre.

Søk etter samtaler, chat og dokumenter

Skal du ha nytte av å ha med deg all Teams-informasjon må du også kunne finne den, også det som ble produsert for mange måneder siden. Da er det søk som gjelder. Søkelinjen er tilgjengelig både fra Teams, og Chat.

Når du søker derfra søker du i alt, uansett hvor du står når du søker. For å gjøre det lettere å finne det du er ute etter kan du filtrere for å bare søke på en type resultat. Tips! Husk at du også søker i innhold av dokumenter. Dersom et dokument inneholder et prosjektnummer, et navn, eller annen informasjon som kan være unik, kan du søke på dette. Da får du mer nøyaktig treff i søket ditt.

Vil dere ha en systematisk gjennomgang og trene på bruk av Teams på mobil? Sjekk ut 40-minutters frokost/lunsj og lær sesjonen Teams i jobben på mobil og nettbrett.

Tre ting du kan gjøre i Teams-møtet som vil imponere dine kolleger

Så du tror du kan Teams-møter nå?

De fleste har ikke tid eller nysgjerrighet til å utforske alle muligheter i den digitale verktøykassen. De er naturlig nok mest interessert i å gjøre en god jobb innenfor sitt fagfelt eller ansvarsområde. Det er jo derfor de har akkurat den jobben.

Bare spesielt interesserte ser på instruksjonsvideoer

Så når noen arbeidsgivere tilbyr en rekke videoer de ansatte kan se for å lære seg for eksempel Teams, er det bar de spesielt interesserte som ser dem. Resten trenger å bli introdusert til nye muligheter for å bli oppmerksom på den og ta dem i bruk. Det kan være gjennom en instruktørledet workshop, men også fra en kollega.

Du kan bidra til andre

Du som leser denne bloggen er sannsynligvis blant de spesielt interesserte :-)  Er du det, og kan du hjelpe dine kolleger med smarte tips av og til blir du anerkjent og dere oppnår mere sammen.

Her får du tre tips til noe du kan dele og som kan skape bedre engasjement i møter der en eller flere deltar på Teams.

1 - Presenter PowerPoint som er proff

Det jeg ser ofte når noen skal presentere PowerPoint i et Teams-møte er at de først åpner presentasjonen på sin PC. Så deler de skjerm og starter lysbildefremvisning. Om du gjør dette dekker presentasjonen hele skjermen, du mister øyekontakten med møtedeltakerne, og ser ikke presentasjonsnotater. Og hva er nå neste lysbilde?

Neste gang du skal presentere, bruk PowerPoint live. Da lastes presentasjonen opp til møtet, og når du presenterer ser du deltakerne på skjermen, dine møtenotater og de neste lysbildene. Det gir en helt annen opplevelse og engasjement. Visste du dette allerede? Kanskje, men vet kollegene dine om dette? Jeg holdt nettopp en workshop for en gruppe som har hatt Teams-møter i 5 år, og ingen av dem visste om dette.

Les hvordan du gjør dette i Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

2 - Engasjer med deltakerne med Microsoft Whiteboard

Når du trykker på dele-knappen i Teams får du mange velg. De fleste ser bare etter dele skjerm-muligheten. Men rett under denne kan du starte Microsoft Whiteboard. Denne erstatter møterommets Whiteboard og flippovere. For de kan du jo ikke bruke når noen er med på Teams! Her finner du alle muligheter du ville brukt i et møterom. Skriv på tavlen med en tusj, eller sett opp gule lapper med ideer. Dersom alle har med seg PC i møterommet har både de, og de som deltar fra annet sted like muligheter til å bidra.

Les hvordan i Tavlen i Teams har blitt voksen og erstatter whiteboard i møterommet

3 - Flytt møtet fra mobil til PC - og til mobil igjen

Har det hendt at bussen har vært forsinket, eller at du står fast i bilkø? Og du hadde planlagt å være med i Teams-møte på kontoret? Ta opp mobilen, og bli med derfra (stopp, eller handsfree om du er i bilen). Etter 20 minutter er du på kontoret. Der overfører du møtet sømløst til PC.

Eller du har et møte på slutten av dagen, og du skal hente barn på skolen. Møtet dra ut, og du må gå. Overfør møtet sømløst til mobilen og ta møtet med deg. De andre i møtet merker ingenting.

Les hvordan i 3 situasjoner der Teams på mobilen redder meg

Vil dere ha litt drahjelp til å komme i gang med nye arbeidsformer? Sjekk ut alle Smart endring workshops

Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

Jeg har vært ivrig bruker av OneNote siden det ble inkludert i Office i 2003. Det var før vi lagret i skyen. Personlige notater ble lagret lokalt på PC, og vi kunne dele Notater på Fellesområder og SharePoint. I dag er OneNote en del av Microsoft 365 og nå lagrer vi personlige notater på OneDrive og delte notater på SharePoint online, eller i Teams.

I utgangspunktet var OneNote et Windows-program i likhet med de andre Office-programmene. Nå er OneNote tilgjengelig på PC, Mac, i Teams, nettleser, og på alle mobile enheter.

Det er fremdeles mange som ikke har oppdaget OneNote, og holder seg til Word, Excel og PowerPoint. Noen har oppdaget det fordi barna bruker det på skolen, og noen blir introdusert til OneNote av en kollega. Nesten alle som bruker OneNote misjonerer gjerne om programmets muligheter til andre. Når du først har tatt det i bruk vil du helst ikke måtte klare deg uten.

Jeg kaller OneNote "The Swiss army knife" Nyttig til det meste, men skal du skjære opp steken er det bedre med en kokkekniv. Lommekniven har du alltid tilgjengelig, men Word, Excel og PowerPoint er knivsettet du bruker til spesialoppgaver.

Les mer om mulighetene i OneNote her:

• Hva kan OneNote gjøre for meg? — Smart endring AS

• Skriver du fremdeles notater i din Moleskinbok? — Smart endring AS

Skriv ut møtenotatene dine fra lydopptak

Selv om OneNote er tilgjengelig på alle enheter, ligger Windowsversjonen vanligvis hakket foran i nye muligheter. Senest er det muligheten til transkribere lydopptak i et møte. Den skiller til og med de ulike møtedeltakerne fra hverandre. Ja, dette har du også i Teamsmøtene, men dette vil fungere også i et vanlig møteromsmøte.

00:00:01 Taler 1 Hvis jeg nå åpner møtet, og så sier jeg et eller annet, så hva sier du da?
00:00:08 Taler 2 Da sier jeg takk også. Og så spør hva vi skal snakke om.
00:00:16 Taler 1 Ja så da kan jeg overta igjen, så kan vi se om det blir resultat av dette.

Hva skjer med OneNote for Windows?

En ting som er bra med OneNote for Mac og mobile enheter er at det finnes bare en versjon. Når jeg holder kurs og workshops for deltakere med PC, oppdager jeg hver gang at noen bruker Office versjonen av OneNote, og noen bruker gratisversjonen av OneNote som ble introdusert sammen med Windows 10. Det kan være forvirrende. Heldigvis er denne borte for de som har en ny PC med Windows 11. Da er det versjonen som følger med Microsoft 365 de har, og det er den som utvikles videre. Bruker du Windows 10-versjonen kan du åpne alle notatblokker i M365-versjonen som bare heter OneNote. Når du har gjort det kan du bare slutte å bruke Windows 10 versjonen.

Bruk OneNote til egne- og felles møtenotater

Noe jeg har brukt OneNote til i mange år er som felles møtebok. Det sparer mye tid, og masse unødvendig epost og Teams-kommunikasjon for å forberede, gjennomføre og følge opp møter. Du kan bruke den innebygde OneNote notatblokken i Teams, og synkronisere denne med PC og Mac for lokal behandling. Det gir flere muligheter og du kan bruke den også når du ikke er på nett.

For å legge til OneNote i Teams, les De to mest verdifulle Teams-tilleggene mange tar i bruk — Smart endring AS

Vil du komme i gang med OneNote, eller er du OneNote bruker og vil lære å bruke mulighetene bedre kan jeg foreslå workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams sammen med kollegene dine, eller ta nettkurset på egenhånd i eget tempo.

Hva er forskjellen på huskelister og oppgavelister?

Når jeg skal handle i butikken og pakke til ferien lager jeg en huskeliste. Da krysser jeg av etter hvert som jeg har fått med meg det jeg skal. Da er jeg ferdig med listen. Huskelisten er ikke tidsbestemt. Jeg bruker den der og da.

Når jeg skal gjennomføre oppgaver, enten det er forespørsler fra andre, eller egne oppgaver, er disse tidsbestemte. En oppgave tar tid å gjennomføre, og jeg kan ikke gjennomføre flere oppgaver på en gang. Jeg må gjøre dem en etter en. Det vil si at jeg må prioritere hva jeg skal gjøre først, hva jeg gjør etter den, og etter denne igjen. Mens jeg utfører mine oppgaver kommer det inn nye oppgaver som kan ha høyere, eller lavere prioritet enn min neste planlagte oppgave. Dette gjør at oppgavelisten hele tiden forandrer seg, og jeg blir aldri ferdig med den.

To måter å behandle forespørsler på

Huskelistemetoden

Noen starter med å sette oppgaven på en huskeliste, for senere og flytte den til dagens oppgaveliste. Eller de plukker ut en oppgave som der ut til å være viktigst her og nå fra huskelisten.

Et eksempel på dette er behandling av forespørsler på epost. Er du en av dem som trykker på flagget til en epost dersom du ikke kan gjøre noe med forespørselen her og nå? Da har du kanskje 10 flaggede eposter etter en stund. Hvilken av disse skal du behandle først? Velger du den som ser ut til å haste mest, eller prioriterer du dem senere i form av en oppgaveliste?

Les også: Todo lists are evil, schedule everything

Oppgavelistemetoden

En annen måte å behandle forespørslene på er å bestemme der og da hvor viktig eposten er og hvor mye det haster å følge den opp. Basert på dette kan du høyreklikke på flagget og velge når du skal følge den opp. Er det i dag, i morgen, neste uke, eller en dato du velger? Det tar noen sekunder lenger tid å gjøre dette, men du slipper å gjøre en prioriteringsprosess senere. Bruker du Outlook på mobilen velger du opprett en oppgave, fremfor flagg. Da får du anledning til å velge en dag du vil følge den opp på i Microsoft To do appen. Outlook på mobil har ikke noen oppgaveliste, og To do fungerer sammen med Outlook for oppgavehåndtering.

I Teams har du de samme valgmulighetene som i Outlook. Du kan velge å flagge en melding du vil følge opp med å bruke Lagre-flagget. Eller du kan velge å gjøre den til en oppgave der du kan prioritere oppfølgingstidspunkt. Det fungerer på både PC og mobil-appene.

Microsofts oppgavesystem

Det fine med å bruke oppgaver er at oppgaver fra alle Outlook, Teams, OneNote og Planner alle kan samles i en liste i Microsoft To do på PC, Mac og mobil. Der kan du få en oversikt over alle oppgaver uansett kilde. Du kan selvfølgelig også skrive inn egne oppgaver som  ikke kommer på epost, eller som Teams-meldinger.

Lær mer om dette

I tillegg til tipsene her kan Smart endring tilby flere måter du eller dere kan bli superprioriterere og få stålkontroll på alle innkommende forespørsler og egne oppgaver. Den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do (2-3 timer), Lunsj og lær-workshopen Få stålkontroll på forespørsler og egne oppgaver (40 min), og i nettkurs du tar på egenhånd og i eget tempo.

Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:?

Vi er vant til at alle dokumenter bor i Filutforskeren. Når vi dobbeltklikker på et dokument, en presentasjon, eller et regneark åpnes Office-programmet du har installert på PC og du kan redigere.  Dette er vi oppvokst med og jeg vet at når jeg lagrer på Mine dokumenter ligger det lokalt på min PC. Lagrer jeg det på H: ligger det på mitt hjemmeområde på en filserver, og legger vi til P:, X: og flere bokstaver er dette ulike fellesområder.

Hva gjør vi når H:, P: og X: forsvinner?

Mange opplever plutselig å få beskjed om at nå skal serveren bort. Ditt H: område er nå OneDrive, og fellesområdene byttes ut med Teams og SharePoint. Det kan gjøre litt vondt. Fra å lagre på en "boks" vi kan ta og føle på til lagring i "skyen", hvor nå det er.

Ikke bare det, men vårt kjære mappehierarki vi har vent oss til blir erstattet av dokumentbiblioteker i SharePoint og Filer i Teams-kanaler. Les mer om dette i Ikke gjør denne kjempetabben med dokumenter i Teams

Et paradigmeskifte krever nye tankemåter

Dette er mye mer enn at vi får nye steder å lagre dokumenter. Det er et skifte fra en tankegang der PC'en er senteret i universet til at skyen blir senteret og PC er bare en av enhetene vi kan benytte for å behandle dokumentene. Nå kan vi også behandle dem på mobil og nettbrett, på Jobb-PC'en og på hjemme-Mac'en.

Det kan være lurt å forstå mulighetene som ligger i å kunne jobbe med dokumenter direkte i Teams eller på mobil, men noe kan være mer effektivt å gjøre gjennom Filutforsker likevel. For å lette overgangen for oss Office-brukere har Microsoft laget broer mellom PC-sentrisk og sky-sentrisk dokumentbehandling ved å gi oss mulighet til å behandle dokumentene fra Filutforskeren på PC og Finder på Mac. Det gjør vi ved å synkronisere vårt personlige dokumentområde OneDrive med Filutforskeren, og tilsvarende, utvalgte dokumentområder i Teams og SharePoint.

For mange er koblingen mellom OneDrive og Filutforsker/Finder allerede gjort for oss. Er det ikke det kan vi aktivere denne selv. Se blogginnlegget 5 gode grunner til å alltid lagre dine dokumenter i skyen for hvordan.

Synkronisere eller lage snarvei?

Når det gjelder kobling mellom områder i Teams eller SharePoint er de to muligheter som gir mer eller mindre det samme resultatet.  Jeg foretrekker den ene, men andre velger kanskje den metoden Microsoft promoterer ved å peke på den for brukere med symboler og bilder når du går inn i Filer.

Alternativ 1: Synkroniser Filer-området i en kanal, eller velg en mappe i Filer du ønsker å synkronisere. Dokumenter i Filer vil synes under "Kontorbygningen"  i Filutforsker så det er tydelig at de er fellesdokumenter som ligger i Teams eller SharePoint. For å synkronisere bare en mappe, Gå inn i mappen du ønsker å synkronisere.

Alternativ 2: Velg Legg til snarvei til OneDrive enten for hele Filer-området, eller for en valgt mappe. For mappe, velg lenkesymbolet utenfor mappenavnet. Områdene du synkroniserer ser ut som en mappe i din OneDrive med et lite lenkesymbol på.

Det kan være greit å være klar over at du bare kan velge en av metodene for et bestemt Team, eller dokumentbibiliotek i SharePoint.

Advarsel!

Ved å synkronisere, eller legge til en snarvei i filutforskeren risikerer dere at noen redigerer et dokument uten å være på nett. Da synkroniseres det når nettet er tilgjengelig igjen. Dersom andre da har redigert dokumentet på nettet kan det oppstå problemer med å kombinere innholdet, og i verste fall kan det føre til tap av data. For å være sikker på at dette ikke skjer kan du sjekke ut dokumentet før du arbeider uten nett. Og så sjekke det inn igjen når du er ferdig. I mellomtiden kan ingen andre redigere dokumentet.

Vil dere lære mer om  organisering i sky-sentrisk dokumentbehandling ? Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams.

Kan jeg ta med bare iPad på reisen selv om jeg skal ha jobbmøter i Teams?

Jeg skal ha noen dager fri, men har et par Teams-møter jeg må være med i. Jeg må innrømme at jeg jeg ikke har vært komfortabel med å la PC'en være hjemme og bare ta med iPaden. Jeg synes ikke jeg har den samme oversikten og kontrollen da.

Jeg kjøpte en iPad pro i 2019 for å se om jeg kunne klare med denne i jobben. Jeg fant mange gode ting jeg kunne bruke den til, men synes den kom til kort for å jobbe i Teams-møter. Les mer om gode bruksområder og hva jeg ikke synes den var god nok til i Kan vi bruke en iPad til noe fornuftig på jobben?

 Et kinderegg for Teamsmøter

Men det skjer jo stadig utvikling, så jeg testet litt på dette før jeg skulle reise nå og ble positivt overrasket! Den oversikten jeg manglet i Teams-møtet før kan jeg få nå. Nå kan jeg

1. Presentere PowerPoint eller dele skjerm, og

2. Se deltakerne, og

3. Bidra i møtechatten

Alt samtidig på skjermen. Før måtte man velge om ville delta i chat, eller se møteinnholdet på skjermen.

Dersom du ikke har mulighet til å sette iPaden stødig på et bord, men holder den i hånden anbefaler jeg sterkt å bruke kunstig bakgrunn. Da unngår du andre blir “sjøsyke” når du veiver med i den. Les mer om dette her: Stirrer noen på deg i Teamsmøtet? Sannsynligvis er de med fra mobilen

Arbeid med to programmer på en skjerm

Du har kunnet jobbe med to programmer på skjermen lenge, men det har vært litt komplisert synes jeg. Nå er det enklere å gjøre og gjør at jeg godt kan ha budsjettet i Excel på skjermen samtidig som jeg deltar i budsjettmøtet i Teams. Jeg kan også bruke den digitale tavlen i møtet ved å installere MIcrosoft Whiteboard appen. Se hvordan du kan jobbe med to programmer side om side og prøv selv!

Er det lenge siden du har prøvd å bruke iPad til jobbformål er kanskje tiden inne til å prøve igjen? Da anbefaler jeg å teste og trene på dette før du har et viktig møte, eller før du lar PC'en være hjemme. Da er du tryggere på at det vil fungere for deg. For virksomheter som har grupper av ansatte som bare bruker mobil og iPad holder jeg gjerne tilpassede workshops som er basert på de workshopen du finner beskrevet her: Mest populære Smart endring kurs og workshops

Kan jeg slette Teams-chatter jeg ikke vil se?

Kan jeg bli kvitt møtechattene? De chattene som er viktig for meg drukner blant disse!

Når du går inn i Teams-chatten kan du se dine nylige chatter. Der finner du en blanding av 1:1 chatter, gruppechatter, og ikke minst møtechatter. Jeg får ofte spørsmål om man kan slette noen disse fordi mange synes det er forvirrende og at chattene du er interessert i drukner.

Du kan ikke slette chatter, men du kan skjule de chattene du ikke trenger å se. Men da må du gjøre det for hver chatt så det er ganske tidkrevende, og ikke verd bryet. Bruk heller muligheten til å filtrere chatthistorikken. Dersom du vil finne en chatt med en bestemt person, eller du ønsker å ikke vise møtechattene, velg filtrer!

Nå kan du søke direkte etter personer som er med i en chatt, eller du kan trykke på de tre prikkene og velge å se bare Chatter. Da slipper du å se alle møtechattene.

Teams-chatten er en fleksibel måte å samarbeide på som er flott å bruke for alt som ikke passer å gjøre i Team vi oppretter for ulike formål. Du spør for eksempel ikke en kollega om dere skal ta en kaffe sammen i en Teams-kanal. Der samtalen er mer personorientert enn saksorientert vil normalt chatten være et bedre valg.

Vil du lese mer om ulike måte å benytte Teams-chatten på? Her er noen eksempler.

Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Er det OK å ha en privat chat mens man deltar i et nettmøte?

Du kan bruke møtechat i Teams til mer enn du tror

Lykke til med chattingen, og husk mobilen! Bruk Teams-chatt til jobbformål, og Messenger, Whatsapp og andre kanaler til private formål.

Stadig flere får beskjed om at Teams er deres nye fellesområde og at de må flytte fra H: til OneDrive

Da jeg jobbet i Microsoft på Lysaker hadde jeg en kollega som kjørte motorsykkel fra Drammen hver morgen til jobb. En dag da hun kom frem manglet PC-bagen. Etter en del leting langs veien fant hun den igjen, med knust PC. Der var det ingenting som kunne reddes. Heldigvis hadde hun sine dokumenter på OneDrive. Hun fikk tak i en låne-PC og gikk rett i kundemøte der hun holdt presentasjonen hun hadde forberedt hjemme.

PC etter å ha blitt overkjørt av lastebil på Lysaker

Det finnes fremdeles mange som lagrer sine dokumenter på skrivebordet, på H: og andre bokstaver, også etter at virksomheten har tatt i bruk Microsoft 365.

Å ta i bruk lagring i skyen har fordeler både for hver enkelt av oss og for virksomheten. For meg er den viktigste grunnen til å ta i bruk min OneDrive på jobben at alle endringer lagres automatisk, jeg mister ingenting om PCen skulle kræsje og jeg har alltid med meg alle mine dokumenter i lomma på mobilen. Når alle har tatt i bruk OneDrive kan virksomheten avvikle gamle filservere som er dyre i drift.

Jeg har hørt at Teams-dokumenter blir lagret i SharePoint. Men hva er forskjellen på denne SharePointen og den vi kaller SharePoint?

Det er riktig av alle Teams-dokumenter lagres i SharePoint. Det ligger dine OneDrive dokumenter også. SharePoint er en lagringsteknologi, men brukes også av mange for å referere felles dokumentområder.

Når du lagrer i OneDrive er det navnet på ditt personlige SharePoint-område, og hvert Team har sitt eget SharePoint lagringsområde. Forskjellene ligge i hvem som styrer rettighetene. Du styrer rettigheter til din OneDrive, Teameier styrer rettigheter for et Team ved å invitere og fjerne medlemmer i Teamet, og IT-avdelingen styrer vanligvis tilgang til SharePoint fellesområder. Fremdeles forvirret? Kanskje figuren under kan hjelpe på forståelsen av hva vi lagrer hvor.

Fordelen med at alle dokumentene er lagret på samme type teknologi er at vi kan behandle, flytte, og kopiere dem mellom områdene på samme måte.

Vil du forbedre din forståelse for og oppdage nye muligheter på tvers av alle dokumentområder kan du sjekke ut den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling med Teams, SharePoint og OneDrive

Hvorfor du må - og bør - begrense størrelsen på samtaler i Teams

I det siste har jeg fått to forespørsler om hvor stor en Teams kanalmelding eller chat kan være.  Jeg må innrømme at jeg ble litt forbauset, for i de siste 4 år har jeg ikke fått dette spørsmålet noen gang. Nå har noen åpenbart truffet denne grensen, og da får man meldingen.

Jeg må innrømme at min første tanke var, vil du virkelig skrive lange meldinger i Teams? Gjør du det på epost? Hvor mange orker å lese en lang melding?

Hvor mye er 28 kilobyte?

I følge Microsoft er maksimal størrelse på en melding i en kanal, svar på en melding, og chatt 28 kilobyte. Hvor mye er det egentlig? Jeg testet. Det er ca. 1200 ord i en formattert melding med tekst, kulepunkter, og tabeller. Det utgjør ca. 3 A4-sider, eller 4-6 "sider" når du leser meldingen i Teams. Eller 9 "sider" på mobilen! Det er ganske mye i dette formatet.

Men du kan også møte grensen mye fortere om du kopierer ut en tekst med bilder inne i teksten fra Word. Da teller størrelsen på bilder med og 28kb rekker ikke langt da. Jeg kan god være enig med de som mener dette er en kunstig begrensning, men uansett vi må tenke på hvordan vi skal løse dette.

Jo lengre tekst, jo færre leser alt

I 2018 skrev jeg et blogginnlegg om Hvordan skrive epost med militær presisjon og vinne Innboks-slaget

Kort sagt handler det om at vi tror alle leser eposter vi sender dem. Det gjør de ikke! Men du øker sannsynligheten for at de gjør det om du holder det kort og med en handlingsorientert overskrift. Dette må vi tenke på også når vi skriver meldinger i Teams.

Når du går inn i en Teams-kanal for å oppdatere deg ser du flere meldinger på siden du kommer inn på. Er du heldig har de som starter samtaler der lagt inn en overskrift om hva saken gjelder. Deretter ser du de første 3-4 linjene i meldingen. Basert på dette velger jeg om jeg trykker på Se mer for å lese videre. Dersom det ikke blir tydelig for meg i løpet av de få linjene at dette er tiden verd for meg går jeg til neste melding og leser aldri resten.

Hva gjør du om du har mye du vil formidle i Teams

Siden vi nesten alltid er på nett kan vi godt inkludere lenker og referanser til mer materiale i en Teams-melding. Så kanskje skrive en tydelig handlingsorientert interessevekker i Teams-meldingen og legge ved lenker til mer detaljert informasjon i meldingen? Fremfor å trykke på Se mer kan det være bedre klikke seg inn på et velskrevet og oversiktlig dokument for detaljer slik det fremgår i illustrasjonen.

Vil du eller dere bli gode på å erstatte eposten med Teams-samtaler kan dere trene sammen i den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams. Er det bare deg kan du gjennomgå samme innhold i et Smart endring nettkurs.

Bruk To Do til jobb- og private oppgaver - og til delte oppgavelister

Jeg vet om flere som bruker oppgaver i Outlook til jobbformål, men har en mobilapp for private oppgaver. Det er forståelig at man ikke ønsker å blande dette. Likevel kan det være tungvint å administrere to forskjellige oppgavesystemer.

Andre er opptatt av  å kunne ha en felles oppgaveliste for en gruppe som samarbeider på jobben. Her er Microsoft Planner en mulighet, men egentlig unødvendig komplisert for enkel oppgavedeling. I begge disse situasjonene kan det hende Microsoft To do er et bra valg.  For en kort intro til Microsofts oppgavesystem og To Do, les gjerne  Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Skill jobb- og private oppgaver fra hverandre

Dersom du ikke har installert To Do appen kan du installere den gratis for PC og Mac fra todo.microsoft.com. Mobilappen laster du ned fra Appstore eller Google play. Logg på med din jobbkonto. Da kan du bruke den til både jobb- og private oppgaver. Oppgaver du har opprettet i Outlook, Teams og Planner, samt flagget epost vil nå dukke opp her.

For å opprette en liste for private oppgaver, velg Ny liste. Her legger du til dine private oppgaver.

Dersom det er en større oppgave kan du også lage deloppgaver som du kan krysse av etter hvert. Sett gjerne en frist for gjennomføring. Da vil den også komme med å listen over planlagte oppgaver. Der vil både jobb- og private oppgaver vises så du får en god total oversikt over dagens oppgaver.

Dersom du allerede bruker oppgaver i Outlook vil du se at den nye listen med private oppgaver også dukker opp og kan behandles der.

Del oppgaveliste med kolleger i To Do

Dersom du skal gjennomføre arbeid i en gruppe, eller fordele oppgaver i et ukemøte kan du opprette en ny liste for dette som du deler med dine kolleger. Dette er mye enklere å bruke enn Planner, som egner seg bedre til prosjekter der mange oppgaver skal fordeles og følges og gjennomføres over en tidsperiode. Legg til en liste og velg Del. Da får du en delingslenke du kan sende i en chat, eller på epost.

Tilordne en oppgave til andre

Oppgaver som legges til i To Do kan tilordnes andre med @navn når oppgaven opprettes, eller ved å velge Tilordne i oppgavedetaljene. Når en oppgave opprettes, fullføres eller slettes  i en delt oppgaveliste blir alle som har tilgang til listen varslet.

Alle oppgaver alltid med deg i lomma

Og selvfølgelig kan du gjøre alt som er beskrevet over også på mobil og nettbrett. To Do er en del av Microsofts omfattende oppgavesystem der alt henger sammen. Dette gir deg bedre oversikt enn om du har ulike lister for ulike formål. Dersom du og dine kolleger ønsker å arbeide og samarbeide bedre og ha stålkontroll på alle oppgaver kan dere gjerne vurdere workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do. Er det bare deg kan du gjennomføre et Smart endring nettkurs på egenhånd og i eget tempo.

Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Den mest brukte måten å be noen om å gjøre noe for deg har i mange år vært å sende en epost. Du skriver den på et tidspunkt som passer for deg, jeg som mottar den kan behandle din forespørsel når det passer meg. Dersom det er noe jeg ikke kan gjøre noe med, eller svare på med en gang lager jeg en oppgave av den ved å høyreklikke på flagget og velger når jeg skal følge den opp. Det kan være i morgen, neste uke, eller på en bestemt dato.

Jeg prioriterer den utfra hvor mye det haster og hvor viktig oppgaven er. Jeg har god oversikt over min arbeidsbelastning fordi jeg ser både møter og planlagte oppgaver i Outlook kalendervisningen.

Les hvordan du ser avtaler og oppgaver pr. dag i Outlook for Windows planleggingsvisning: Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg

Den viktigste Teams-nyheten i 2021 finner du bare om du vet om den

Men hva om forespørslene fra andre ikke lenger kommer som en epost, men som en chat- eller kanalmelding i Teams? Ja, mange har som ambisjon å kutte all intern epost og bare kommunisere i Teams.

Nytt i juni 2021 - Opprett oppgave fra Teams-melding

Får du en forespørsel i chat eller i en kanal kan du legge den til i Teams oppgaveliste med et bestemt oppfølgingstidspunkt slik du kan gjøre med Outlook epost. Det fine er at den da vil vises automatisk i Outlook sammen med flagget epost og egne oppgaver du skrevet inn i listen. Vi kommer fortsatt til å forespørsler i epost fra eksterne og nå kan du planlegge og prioritere både Outlook- og Teams-forespørsler på ett sted.

Slik gjør du det

Trykk på de tre prikkene i Teams-meldingen, velg Flere handlinger og Opprett oppgave. Sett en forfallsdato på den dagen du ønsker å behandle den. Nå kan du se den i planleggingsvisningen i Outlook. Når du starter arbeidet den dagen går du til kalenderen der du vil se både dagens avtaler og dagens oppgaver. Dobbeltklikk på oppgaven og åpne meldingen i Teams der du kan behandle den ferdig. Etterpå klikker du på flagget i oppgavelisten for å markere oppgaven som fullført.

Følg opp og behandle oppgaver når du er i farta

Alle sitter ikke foran PC'en hele dagen så når du vil sjekke dagens oppgaveliste, eller når du vil notere en oppgave er det praktisk å kunne gjøre det på mobilen. Installer Microsoft To do. Da har du alltid med deg oppgavelisten i lomma. Der samles alle oppgaver fra Outlook, Teams og prosjektverktøyet Planner.

Dersom du og dine kolleger vil ha bedre dager med en mer realistisk prioritering av hva du kan rekke å gjøre kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do, eller nettkurset med samme innhold. Det kan du gjennomføre i når du vil i eget tempo.

Stirrer noen på deg i Teamsmøtet? Sannsynligvis er de med fra mobilen

Det er ikke alltid vi har anledning til å delta i Teams-møtet fra PC, og da er mobilen et veldig godt alternativ. Det er ikke få Teams-møter jeg har deltatt i der en av deltakerne starter møtet fra telefonen på vei til kontoret, og så fortsetter på PC. Og har du opplevd at du er i et møte som drar ut og du må faktisk gå for å rekke noe. Da er det flott å kunne overføre møtet til mobilen, klappe igjen PC'en og fortsatt være med i møtet med du er på farten, og uten at de andre merker det…

Ser de andre møtedeltakerne bare på nesen din?

Vel, det blir jo synlig om du har på video. Har du opplevd å se nesen på folk stikke ut av skjermen? Eller øyne som stirrer rett på deg tett på? Det kan fort bli slik om man bruker mobilkamera.

Her et er tips for å unngå dette. Hold mobilen horisontalt, og ikke vertikalt. Da får andre et litt mindre påtrengende ansikt på skjermen fra din mobil.

Dette kan være noe å tenke på om du deltar i møtet fra laptop også. Dersom du tåler å ha litt lange armer når du er i møtet, skyv gjerne laptopen litt fra deg så de andre møtedeltakerne ikke bare ser hodet ditt, men skulderpartiet også.

Slik overfører du Teams-møtet til mobil

Unngå sjøsyke hos de andre møtedeltakerne

Det kan også være en fordel å bruke en kunstig bakgrunn på mobilen. Særlig om du beveger deg og bakgrunnen beveger seg bak deg. Noen blir litt sjøsyke av å de på det, så en bakgrunn som står stille vil være bedre å se på.

Opplæringstilbud

Vil du eller dere lære mer om, og få mange tips om å gjennomføre gode nettmøter, har Smart endring følgende tilbud:

• Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter.
  Gode nettmøteopplevelser og smart gjennomføring av effektive møteprosesser med Teams. Med Teams får du helt nye og smartere mulighet til å planlegge, gjennomføre og følge opp møtene enten de er i møterom eller på nett.

• Smartere nettmøter med Teams
  Forbedre din egen møteopplevelse, bli trygg når du presenterer, og ta kontroll over møtet.

• Smarte nettmøter og konferanser med Teams
  Bli trygg når du arrangerer kurs, workshops og konferanser på nett.

• Smarte nettmøter og workshops med Teams nettkurs du gjennomfører eget tempo
  Gode møteopplevelser, kreative workshops med grupperom og tavle, effektive presentasjoner og smart møte-organisering.

Teams er ikke bare for skrivebordarbeidere

I de fleste sammenhenger vi hører- og leser om Teams gjelder det skrivebordarbeidere som bruker mesteparten av sin arbeidstid foran en PC-skjerm. Men det finnes mange store grupper som nesten aldri sitter foran en PC, men likevel har behov for å arbeide, samarbeide og kommunisere digitalt.

Transportarbeidere, helsearbeidere, butikkarbeidere og mange flere. Men de har alle en enhet som kan brukes, sin mobiltelefon. Mange er mye mer venn med denne enn med en PC.

Neste bølge Teams-brukere

Teams på mobil kan brukes av grupper for kvalitetsarbeid og problemløsning

Min erfaring er at de fleste Teams-brukere i dag arbeider primært med PC og har mobilen som en tilleggsenhet for å være tilgjengelig også når man ikke er på kontoret. I tillegg er det en del som har funnet ut at en iPad er fin å delta i Teams-møter med.

Mange som arbeider i butikk og i tjenesteytende yrker har ikke vært i målgruppen for digital fornyelse. Dette skyldes delvis kostnader, men nå finnes det rimeligere abonnement for slike grupper som ikke trenger Office på PC i sitt arbeid. Det gjør at flere virksomheter nå vurderer dette. Selv peker Microsoft på IKEA som et godt eksempel på varehus som har tatt i bruk Teams på mobil for nye brukergrupper.

Teams for samarbeid i grupper

Man trenger ikke å utvikle dyre spesialløsninger. Allerede med Teams-appen på mobilen kan kolleger samarbeide i Team og kanaler relevante for dem, delta i avdelingsmøter og allmøter på nett, sjekke intranettet og delta i fag-grupper mm.

For rask kommunikasjon mellom kolleger på jobb kan en chat fungere bra og du kan til og med få walkie talkie funksjon i Teams som erstatter den gamle "intercommen".

Alle trenger ikke nødvendigvis bruke sin private telefon, eller en egen mobil gjennom arbeidsgiver. For butikkarbeidere kan det like gjerne være felles mobil som brukes av de som er på jobb.

Få alles ideer og skap engasjement

informer og Engasjer med alle med et levende intranett der alle kan bidra til deling av kunnskap og ideer

Se videoen fra IKEA. Den viser at Teams gir langt flere ansatte muligheter til å engasjere seg i arbeidet og komme med gode ideer til ledelsen. Dette kan være både lønnsomt og inspirerende. Alle vil gjerne bli hørt og verdsatt. Med mobilen kan ansatte stille spørsmål til ledelsen i allmøter og gi tilbakemeldinger direkte til de det gjelder. Alle kan komme med forslag som blir vurdert etter hvor gode de er, ikke hvem som kommer med dem.  Det er også enkelt og hyggelig å kunne gi ros til dyktige kolleger.

God planlegging og enkel administrasjon med Skift i Teams

God planlegging og enkel administrasjon med Skift i Teams

Ved å legge til spesifikke tillegg til Teams som Skift  kan en leder sette opp en plan og oppgaver som tilhører et skift og de ansatte kan i stor grad administrere sin egen plan og for eksempel bytte skift med en kollega.

Er tiden kommet til å ta i bruk Teams for alle roller i virksomheten?

Hele Microsoft 365 er lagt opp til at man skal kunne arbeide på hvilken som helst enhet Det gjelder alt fra å redigere et dokument i Word, holde rede på oppgaver i To Do og samarbeid med Teams og inkluderte verktøy. Likevel har nok de fleste virksomheter startet med kontorarbeidere som bruker PC som sitt viktigste arbeidsredskap. Nå er tiden komme til å inkludere de som møter kundene, transporterer varene og andre som ikke tilbringer dagen bak et skrivebord. Hva gjør deres virksomhet?

Er dere interessert i å utforske mulighetene over? Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat. bjorn@smartendring.no eller mobil 90173524. Microsoft har også en bestillingsrapport fra Harvard Business Review som kan være verd å lese for å få noen ideer til egen virksomhet.

Hva kan OneNote gjøre for meg?

Fang opp dine gode ideer og samle informasjon.

Hva gjør du når du er midt opp i noe og så får du plutselig en god idé, en refleksjon, eller du kommer over noe nyttig informasjon. Men ingen av delene gjelder det du jobber med nå? Sannsynligheten er stor for at du forsøker å huske det til du trenger dette en annen gang. Senere tenker du "det var noe jeg skulle huske, men hva var det?".

Vi er ikke gode på å ha mange tanker i hodet på en gang, så vi trenger å parkere noe et annet sted til vi trenger det. Bruker du Microsoft OneNote som din "hjerneutvidelse" Kan du raskt skrive ned en idé, noen tanker, lagre en web-side, ta et bilde og til og med spille inn lyd og video. Da har du det der til du trenger det senere. Det er raskt gjort, og så kan du fullføre det du egentlig jobbet med uten å være redd for å glemme noe.

Samle alt du trenger på et sted du finner det igjen

Du trenger ikke være spesielt organisert for å bruke OneNote. Det er ingen ulempe å ha en viss struktur på notatene, men du finner igjen alt på søk. Du kan søke etter møtenotater, nedskrevne ideer, i håndskrevne notater (om du har PC med penn) og til og med innhold i skannede dokumenter og bilder du har tatt med telefonen.

Har du noen gang hatt en workshop der dere har mange flipoversider hengt opp på veggene?

Hva gjør du når dere er ferdige? Tar opp telefonen og fotograferer dem. De blir gjerne liggende på kamerarullen og hvordan finner du igjen disse etter en tid? Nei, skann dem inn direkte til OneNote sammen med møtenotater og annet materiale fra workshopen. På seminar og tar bilde av lysbilder vist på lerretet? Samme sak. Du finner igjen lysbildet i notatene ved å søke på ord i lysbildet. Nyttig, ikke sant?

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Alle dine notater, alltid med deg i lomma

Med OneNote på PC, telefon og på iPaden har du alltid muligheter til å notere der du er og alle dine notater har du med deg i lomma. Har du en følelse av at noen tar opp en sak dere har snakket om før? Du gjør et kjapt søk og sier "men dette snakket vi vi jo om 23. september i fjor. Må vi ta opp det igjen nå?" Du kommer garantert til å imponere de andre møtedeltakerne med din elefanthukommelse.

Forbered, gjennomfør og følg opp møter i felles OneNote.

Du kan dele en møtebok med andre, og har dere Teams bruker dere den innebygde delte notatblokken som er innebygget der. Du setter opp en delt møtebok der på sekunder. Du kan arrangere mye bedre møter, helt uten epost. Dere sparer tid, unngår misforståelser og får et felles grunnlag der dere følger opp møtet.

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Vil du lære mer?

Har du Office har du OneNote. Du kan bruke OneNote som selvstendig program, eller integrert i Teams. Få med deg kollegene og inviter meg til å holde en workshop hos dere. Du kan velge mellom Smart arbeid og samarbeid med OneNote og Smart samarbeid med OneNote i Teams. Da lærer dere-, og tester ut alt som er beskrevet over.

Tror du Teams-møter bare erstatter Skype-møter? Tro om igjen!

Mange har fått med seg at Microsoft vil slutte å støtte Skype for Business i nær fremtid. Med det overveldende antall kunder som har tatt i bruk Teams regner Microsoft med at de fleste kunder vil være fornøyd med å gå over til å bruke Teams Chat- og møter. Det er også mitt inntrykk av de som har testet ut Teams-møter opplever bedre kvalitet og stabilitet i møtene. Når de så kan dele skjerm i møtet som de er vant til er de såre fornøyd.

Teams-møter er mye mer enn Skype for Business møter

Men det er liten grunn til å stoppe der. Hele poenget med å legge inn nettmøte og videosamtaler i Teams er at det er en naturlig del av det samarbeidet vi her i virksomheten, og at de fungerer som en forlengelse av samarbeidet vi gjøre i gruppesamtaler og samarbeid om dokumenter, notater og planer.

Dersom du inviterer 8 personer til et møte om 14 dager. Hva er sannsynligheten for at alle kan delta i møterommet når tiden for møtet er der?

Dagene våre blir stadig mindre forutsigbare. Mye grunnet den fleksibiliteten mange har i dag til å arbeide på ulike steder og til ulike tider. Dette driver frem nye arbeidsmønstre og er nok også mye av forklaringen på at Teams har fått så bred oppslutning på kort tid.

Før var det epost som sto for mye av kommunikasjonen. Den gjør det mulig for meg å sende en epost når det passer meg, og du kan lese den når det passer deg. Men i dagens mer komplekse arbeidsmiljø der mange gjerne skal informeres, involveres og engasjeres holder ikke dette lenger. Allerede i 2013 viste en undersøkelse fra Corporate Executive Board at 63% av de spurte hele tiden må koordinere sitt arbeid med andre som sitter på et annet sted, og det tallet er sannsynligvis enda høyere i dag. Epost har vist seg å ha for mange begrensninger og er ikke lenger effektiv å bruke, men må vike for verktøy som Teams.

Møter er nødvendige, men vi må ikke alltid møtes

Da jeg jobbet som leder i Microsoft arbeidet jeg med mange i ulike land og vi hadde behov for å koordinere, diskutere og beslutte en masse hele tiden. Da har det vist seg at møter ofte er den raskeste måten å komme til enighet og få tatt beslutninger. I starten hadde vi telefonkonferanser. Disse ble så erstattet av NetMeeting, som ble til Lync og til sist til Skype for Business. Selv om mulighetene for gode nettmøter ble stadig bedre var det hele tiden en separat sak som primært var der fordi vi ikke kunne møtes fysisk i samme møterom.

Har dere nettmøter eller videomøter på jobben? Hva er forskjellen og hvorfor er dette viktig?

Et Teams-møte er ikke det samme som et nettmøte, men alle Teams-møter kan være nettmøter

Teams skiller seg fra Skype for Business fordi det ikke bare er teknologi for nettmøter, men kan organisere alt rundt møter enten de er på nett eller i et møterom. Med Teams kan vi forberede, gjennomføre, og følge opp møter med møtenotater, saksdokumenter, oppfølgingsoppgaver uavhengig om det er et møte i et møterom, eller om en eller flere deltar i møtet fra et annet sted. Her er et eksempel på aktuell møtetyper og hva vi trenger for å kunne gjennomføre gode møter:

Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Smarte møter med Teams

Jeg har arbeidet med mange virksomheter i innføring og opplæring i Teams de siste to årene og vi har da naturlig nok hatt fokus på de grunnleggende mulighetene i Teams og hvordan vi kan erstatte epost og foreldet måte å arbeide med dokumenter på. Mange er kommet langt med dette nå. Dersom dere føler at dere har godt grep grunnleggende samarbeide i Teams er kanskje tiden komme til å ta neste skritt? Å forbedre forberedelse, gjennomføring og oppfølging av møter i Teams, enten de er i møterommet eller på nett.

Trenger dere hjelp til dette? Sjekk ut 2-timers workshopen Smarte møter med Teams. Kanskje det kan gi dere en flying start og bedre møter?

5 gode grunner til å alltid lagre dine dokumenter i skyen

Bruker du ikke din OneDrive for lagring av egne dokumenter på jobben?

Jeg holder mye opplæring i virksomheter som har Office 365 og har tatt i bruk Teams og andre deler av denne verktøykassen. Jeg støter stadig på mange som likevel ikke har tatt skrittet helt ut og fått alle til å kutte ut H: og andre bokstaver som representerer et personlig lagringsområde på serveren. I tillegg er det mange som lagrer en masse bare lokalt på PC'en for å kunne arbeide med dokumenter og notater når man ikke er på nett.

Her er 5 gode grunner til at du alltid bør lagre personlige dokumenter og notater på din OneDrive

1 - Du mister aldri dokumenter, notater og bilder

Jeg har en bekjent som kjører motorsykkel til jobben, med PC-bagen bakpå. En dag hun kom på jobben var PC-bagen borte. Etter en del leting fant hun den, overkjørt av en bil, i grøfta. Dessverre lot ikke data på PC'n seg redde og mange dager med arbeid var tapt.

Ved å lagre alt på OneDrive og synkronisere denne til PC'n mister du aldri et dokument om noe skulle skje og dokumentene kan redigeres også når du ikke er på nett. Når du er på nett igjen synkroniseres alt automatisk til skyen uten at du trenger å tenke på det.

Dette gjør du for å komme i gang: Sjekk om du allerede synkroniserer OneDrive til din PC. Dette gjøres av og til ved standard oppsett av PC. Se etter en blå sky i Fil-utforsker med OneDrive@Organisasjonsnavn. Det er ditt personlige arbeidsområde som bare du ser, tilsvarende ditt filområde på server. Finn ditt hjemmeområde på server og dra alle mapper/dokumenter over til denne. Disse blir nå automatisk kopiert og synkronisert til skyen. Gjør det samme med det du har liggende lokalt på PC. Nå er alle dokumentene dine trygge.

Dersom du ikke ser OneDrive i filutforskeren, åpne nettleseren din og skriv office.com i adressefeltet. Logg på med din vanlige bruker og finn OneDrive-symbolet på skjermen. Velg Synkroniser fra menyen og følg instruksjonene. Når dette er gjort kan du følge instruksjonene over.

2 - Du kan bruke hvilken som helst PC i et krisetilfelle med tilgang til alle dine notater og dokumenter

Når min bekjent kom på jobben kunne hun be om å få bruke en låne-PC. Heldigvis hadde hun lagret kundepresentasjonen på OneDrive så hun kunne gå rett i møte og presentere sitt forslag til kunden. Dette kunne hun gjøre uten å installere noe som helst, bare logge seg på i nettleser.

Dette gjør du for å forsøke dette: Åpne nettleseren din og skriv inn office.com i adressefeltet. Logg på med din vanlige bruker dersom du blir bedt om dette. Åpne OneDrive, finn dokumentet ditt og åpne det. Da vil du kunne arbeide med Office-dokumenter rett i nettleseren uten å ha noe installert.

3 - Alt blir alltid lagret og du kan gå tilbake til tidligere versjoner.

Har du gjort det mange gjør og lagret flere versjoner av et dokument i tilfelle du trenger å gå tilbake til en tidligere versjon? Gjerne med navn som -versjon 1, -versjon 2, -endelig, -endelig endelig :-)

Det trenger du ikke gjøre lenger når dokumentene ligger på OneDrive og SharePoint. Hver gang du gjør en endring i dokumentet lagres en ny versjon automatisk og du kan finne tilbake til den i versjonsloggen.

Prøv dette: Åpne Office-dokumentet fra OneDrive (eller SharePoint/Teams). Klikk på dokumentnavnet og velg Versjonslogg. Her kan du se og åpne alle tidligere versjoner av dokumentet. Hver kan du gjør endringer i dokumentet lagres en ny versjon automatisk.

4 - Du har alltid med deg alle dine dokumenter i lomma

Har du opplevd å møte noen uten at du har med PC og du trenger å sjekke en avtale eller et annet dokument? Ved å lagre alt i skyen kan du bare ta opp telefonen og finne dokumentet du trenger.

Installer OneDrive på telefonen fra Appstore eller Play for å alltid ha med deg dine dokumenter i lomma. Du kan redigere dokumentene ved å laste ned Word, Excel og PowerPoint gratis også.

5 - Du kan dele med kolleger og samarbeidspartnere

Deler du fortsatt dokumenter ved å sende en kopi på epost? Kanskje du sender til flere for gjennomsyn. Så får du det igjen med mange tilføyelser og bruker en halv dag for å få alt inn i ett dokument igjen. Nå kan du heller sende en lenke så kan andre oppdatere direkte i ditt dokument. Veldig arbeidsbesparende og færre misforståelser.

Dette gjør du:

Trenger dere hjelp til å ta i bruk og få nytte av alle deler av Office 365. Sjekk Smart endrings korte bedriftsinterne workshops her, eller meld deg på gratis nettkurs i Office 365 - en oppdagelsesreise.

Eposten lever selv om vi tar i bruk Teams, og vi må behandle oppgaver i flere kanaler

Gjennom de siste to årene har Microsoft Teams fått stor utbredelse i norske virksomheter. Det gjelder både offentlige og private, store og små. Tidligere skepsis til "skyen" ser ut til å være blåst bort. Til og med bank og finans tar nå i bruk Office 365 og Teams i bruk i stor skala.

5 digitale samarbeidsutfordringer som motiverer virksomheter til å ta i bruk Teams

En motivasjon for mange er å  samarbeide bedre, raskere og med bedre oversikt gjennom å flytte det som nå går på epost over i Teams. Men ikke all epost kan flyttes over i Teams. Vi vil fremdeles kommunisere med de fleste som er utenfor vår virksomhet med epost. I tillegg vil vi kommunisere på tvers av organisasjonen fordi vi ikke har et felles Team alle er med i. Noe vil vi også sende til et utvalg av personer og ikke til alle medlemmer i et Team. Jeg er en stor tilhenger av å flytte alt vi kan over i Teams, men vi vil garantert måtte forholde oss til Outlook i mange år ennå :-)

Hvordan behandler vi oppgaver som kommer i flere kanaler?

Det mange ikke har tenkt å når vi flytter kommunikasjon fra epost til Teams er at eposten er den mest populære måten å spørre noen om å gjøre noe, be om informasjon og du som mottaker må behandle dette som en oppgave du må prioritere, og planlegge å gjøre. Du kommer nok fortsatt til å få oppgaver i epost, men nå kommer du også til å få oppgaver på chat og i Teams-kanaler. I tillegg har du kanskje kundeoppfølging i CRM, oppfølging av oppgaver du tar på deg i møter og oppgaver i prosjekter.

Det vi glemmer når vi flytter epost over til Teams

Samle alt, eller ha flere oppgavelister?

Mange som arbeider med metoder for oppgavestyring er sterke tilhengere at alle oppgaver skal inn på en liste. Fordelen er at vi får et totale overblikk over alle våre oppgaver. Ulempen at det kan være arbeidskrevende og vi kan bruke mye tid bare på å vedlikeholde oppgavesystemet vårt. Det kan bli for komplekst. Det beste kan bli det godes fiende. Det kan hende det enkleste er å følge opp epostoppgavene i Outlook, Teamsoppgavene i Teams og prosjektoppgavene i Planner. Men hva er den beste måten å gjøre det på?

I Outlook

I alle år har jeg brukt muligheten til å flagge epost for å gjøre dem til oppgaver, og jeg har skrevet opp alle andre oppgaver som Outlook-oppgaver også. På den måten har jeg hatt en liste og har kunnet bruke Outlooks planleggingsvisning for å se min ukeplan med avtaler og oppgaver i ett bilde, samt enkelt kunne sa hva dagens oppgaver er. Vil du se hvordan? Se Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver?

I Teams

Du får gjerne oppgaver i Teams ved at noen nevner deg med navn i et innlegg ved å skrive @Bjørn. DU kan også få en direktemelding i chat bare til deg, tilsvarende at noen sender deg en epost. For å lage en oppgaveliste i Teams av innlegg/chat du vil følge opp kan du flagge meldinger her også. Da lagrer du en melding. Se illustrasjon under for hvordan du lagrer en melding og hvordan du ser listene de meldingene du har lagret for oppfølging.

I Planner

Bruker du Planner med Teams vil alle oppgaver du blir tildelt varsles i Teams. Du ser også dine oppgaver i Teams. For å få en oversikt over dine oppgaver i alle planer, se illustrasjon under.

For mer om Teams og Planner, se Det beste planleggingsverktøyet for dere som bruker Microsoft Teams

Hva om jeg vil se alle oppgavene i en oppgaveliste?

Microsoft har arbeidet lenge med å finne muligheter til å samle alle oppgaver i en liste, og appen To-Do hjelper deg langt på vei med dette. Den samler oppgaver fra eposten, Planner og de oppgavene du skriver inn selv på ett sted. Skal du også ha med dine Teams-oppgaver kan du kopier en lenke til meldingen i Teams og lime den inn som oppgave i Outlook eller To-Do. Litt mer arbeid, men kan være verd det om du gjerne vil ha alt inn i en liste. Dette gjør du for å følge opp en Teamsoppgave i Outlook:

Du kan selvfølgelig lime inn lenken i hvilket som helst oppgaveverktøy du velger å bruke.

Les mer om dette i Er du en planlegger eller en dagsprioriterer? Outlook og To-Do passer for begge

Nyhet!

Det populære kurset Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag er nå oppdatert. På bare 2 timer får du unik opplæring i Outlook som raskt gir deg en bedre arbeidssituasjon der du oppnår bedre resultater med mindre stress. Du lærer smart oppgaveprioritering enten oppgaven kommer gjennom epost eller i Teams.

Er du en planlegger eller en dagsprioriterer? Outlook og To-Do passer for begge

Hvor mange oppgavelister har du? Tell etter!

Kanskje du bruker oppgaver i Outlook, en app på telefonen, dagens oppgaver på et papir og oppgaver som kommer fort på notert på en gul lapp. Hva med oppgaver i møtenotatene og de som sender deg en epost med "Kan du hjelpe meg med dette?". Om vi legger på oppgave tildelt gjennom prosjektverktøy, eller i CRM, begynner du kanskje å bli litt svett nå?

Hva kan du gjøre for å prioritere de oppgavene som gir resultater, ha kontroll og redusere stressnivået forbundet med organisering av arbeidet? Min erfaring er at det ikke finnes en standard oppskrift på dette. Mye handler om preferanser og hva du finner ut fungerer best for deg. Når jeg tenker på alle de jeg har møtt og arbeidet med deler jeg dem i to hovedtyper:

1. Legger plan for de neste 1-2 ukene

I Outlook (windows-utgaven) kan du se både avtaler og oppgaver i planleggingsvisning

Er du planleggertypen vil du kanskje foretrekke å legge en plan der du tidfester oppgavene og prioriterer dem etter hvor viktige de er og hvor mye du haster. Det er den metoden jeg har brukt, og lært bort i mange år og der Outlook gir en fantastisk oversikt over både avtaler og oppgaver i samme bilde.

Med dra-og-slipp kan du flytte oppgaver mellom dager og lage en plan for de neste ukene som gir deg god visuell oversikt over din arbeidsbelastning.

2. Prioriterer daglig

MEd To-Do kan du starte hver dag med å velge ut og prioritere det som er viktigst her og nå

Er du en dagsprioriterer som har en lang oppgaveliste, og kanskje starter dagen med å sette sammen de prioriterte oppgavene du må gjøre i dag? Da vil du kanskje like Microsoft To-Do. Den er tilgjengelig på alle enheter, men mange vil nok bruke den mest på telefon. Der kan du skrive opp de oppgavene du ønsker etterhvert som du kommer på dem.

I tillegg kommer oppgaver du skriver inn i Outlook inn her automatisk, og det gjør også epost-oppgaver. Det er de epostene du flagger for oppfølging. Som du forstår kan denne listen fort bli lang, men du kan se på disse som "kandidater" til oppgaver du vil gjøre og så kan du starte dagen med å overføre de oppgavene du prioriterer å gjøre i dag til Min dag-listen.

Hver dag starter med et blankt ark og du velger hva du flytter dit utfra hva som er viktigst her og nå.

3. Ja takk - begge deler

Den gode nyheten er at disse to måtene å arbeider på kan kombineres. Du kan starte med å lage en foreløpig plan i Outlook for deretter å gjøre endelig prioritering daglig i To-Do. På den måten kan du planlegge så mye planlegging som er passe for deg og gjøre daglige prioriteringer utfra hva som det ut til å være viktigst her og nå.

Hva med andre oppgavetyper?

Du kan også få oppgaver inn i To-Do fra møtenotater i OneNote, fra Microsoft Planner, fra CRM-systemer og fra Teams, men det er ikke sikkert det er noe stort poeng for alle. For noen kan det være like greit å ulike lister for ulike oppgavetyper. Er du interessert i hvordan du kan integrere flere oppgavetyper i To-Do og Outlook kan du gjerne legge inn en kommentar så kan jeg kanskje peke i riktig retning.

Trenger dere hjelp til å finne den beste måten for hver enkelt?

For mange er nok fremdeles epostoppgaver de som er vanskeligst å få oversikt over og prioritere.  Er dere en gruppe som vil jobbe smartere med prioritering og kontroll over oppgaver fra ulike kilder kan dere vurdere workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do.

Microsoft Teams for folk i farta

Med Teams på telefonen har du muligheter du ikke har på PC - og du bestemmer selv hvor tilgjengelig du vil være

Jeg holdt en bedriftsintern workshop i Smart samarbeid med Teams her om dagen. Som vanlig spør jeg deltakerne om de har noen erfaring med Teams allerede og det har mange, selv om de ikke helt har knekt koden ennå for bruken.

Da vi skulle gå videre ble en av deltakerne veldig overrasket da jeg ba dem om å gå inn i Teams på PC. "Å, må vi det? Jeg har bare brukt Teams på mobilen og er kjempefornøyd med det!"

Det er faktisk mange som bruker Teams så å si bare på mobile enheter. En ledergruppe jeg vet om samarbeider i Teams primært på iPad. I en annen organisasjon jeg kjenner og som har et stort nettverk med eksterne Teamsdeltakere bruker disse Teams så å si bare på mobilen.

Nå nye brukergrupper gjennom mobilen

 Med Teams på mobilen når vi både unge og gamle. Fordi alle aldersgrupper i dag er på mobil og på Facebook er alle fortrolig med dette, også de som synes PC og epost er komplisert.

Har dine kolleger ikke kommet i gang med Teams på mobilen ennå? Last ned appen selv først og logg på med din vanlige bruker. Alle dine Team og kanaler er der så du kan bare fortsette arbeidet når du ikke er ved PC’n.

Men jeg vil ikke ha mobilvarsler til alle døgnets tide fra Teams

Noen er redd for å få mye støy og varsler, men du bestemmer selv hva du vil ha av varsler. Har du iPhone kan du også velge å sette tidsbegrensninger for varsler, for eksempel om du vil bare ha varsler  mellom 8 og 16. Se her hvordan du tilpasser oppsettet i Teams-appen.

Du kan gjøre en masse fra mobilen du ikke kan gjøre enkelt fra PC'n

En av fordelene med Teams er at du har mulighet til å følge med på gruppediskusjoner, sende og motta meldinger når du ikke er foran PC'n. Du har også alltid med deg alle dokumentene i lomma.

I tillegg har du mulighet til å legge inn bilder fra et seminar, et jobbarrangement, skanne et dokument, eller få med deg innholdet fra tavler og flip-over inn i Teams rett fra mobilen.

Denne bloggen er et utvalg fra nettkurset Smart arbeid og samarbeid med Teams. Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no