Blir du ensom på jobben når alle får en KI-assistent?

Er det ikke fint å få en KI-assistent? Den kan hjelpe meg med kreative ideer, oppsummere lange rapporter og mye mer. Da trenger jeg jo ikke gå til kollegene for å få hjelp, eller diskutere mine ideer. Jeg spør bare ChatGPT eller Copilot.

Eller, er det det jeg vil?

Hva ville det gjøre med vårt sosiale fellesskap og kultur i organisasjonen? Jeg tror vi ville bli ganske ensporede om vi bare skulle snakke med en chatbot. Men, er KI-verktøy lagt opp for å støtte samarbeid? Vel, Microsoft Copilot har i alle fall noen muligheter jeg har tatt i bruk for samarbeid. Ved målbevisst bruk ser jeg muligheten til å integrere KI-verktøy i vårt daglige samarbeid i gruppen.

Kan Copilot bidra til innovasjon og styrket Team-følelse?

Her er tre forslag til områder å prøve ut samarbeid med Copilot. Og det krever ikke at alle har betalt ekstra for M365 Copilot, selv om det selvfølgelig gir flere muligheter, som at Copilot har tilgang til all intern informasjon.

Problemløsning

La oss si at jeg oppdager et problem jeg vil løse. Jeg bruker Copilot til å generere forslag til potensielle løsninger. Men jeg trenger innspill fra en erfaren kollega også. Da inviterer jeg henne til et delt område der mine Copilot spørsmål og svar lagres.

HVordan du kan dele spørsmål og svar fra Copilot med kolleger. Kan brukes av alle med M365

Når du har stilt et spørsmål til Copilot og får et svar ser du en knapp, Pages, i bunnen av svaret. Trykker du på denne kopieres svaret til et sidepanel. Du kan fortsette dialogen og stille spørsmål. De svarene kan du også kopiere til den samme siden.

Nå kopierer jeg en lenke til denne siden og deler den i en Teams-chat med min kollega. Vi kan begge redigere denne og sette inn mer informasjon.

Felles læring/research

Bruk Copilot som et verktøy for å utforske nye områder. Teammedlemmer kan stille spørsmål til Copilot, dele, og diskutere svarene sammen. Pages, som beskrevet over er fint for ad-hoc samarbeide, men om vi skal samarbeide over tid, og trenger å dokumentere det vi gjør for fremtiden, har ikke Pages noen struktur for det. Da kan vi bruke strukturen i Teams. Fremfor å lime inn lenker i en Chat, kan jeg lime det inn på en OneNote side i Teams der vi har en kanal for vårt prosjekt, eller samarbeid.

Lagre og dele Copilot svar med struktur og kontinuitet i Teams. For alle som har M365

Innovasjonsdager

Arranger regelmessige innovasjonsdager der teammedlemmer bruker Copilot. VI kan utforske og organisere Copilot-spørsmål nyttige for gruppen, eller utvikle nye ideer på andre områder. Med Whiteboard i Teams som alle har, kan vi samle alle våre gode ideer på tavlen. Dersom en i gruppen har tilgang til M365 Copilot kan den brukes til å generere ideer vi kanskje ikke har fra før. I tillegg kan Copilot organisere og oppsummere alt til slutt.

Les mer om Copilot i Whiteboard i Copilot nytteverdi i daglig arbeid. Hva får du gratis, og hva krever innsats av deg? — Smart endring AS

Ikke finn opp hjulet på nytt

Del til-, og finn igjen dine, og Teamets lagrede spørsmål i spørsmålsgalleriet. Alle med M365 har denne muligheten

Hvordan deler vi nyttige spørsmål vi finner under et slikt gruppearbeid? Eller om bare jeg har funnet et genialt spørsmål som sikkert andre også vil ha nytte av?

Da velger jeg å dele spørsmålet i et Team. Prosjektspørsmål i prosjekt-Teamet, og faglige spørsmål i avdelings-Teamet? Du finner Spørsmålsgalleriet i Copilot Chat, og som app i Teams

Er dere en gruppe som har Microsoft 365 Copilot, sjekk gjerne 2-timers workshopen Smart bruk av M365 Copilot med agenter.

Har dere ikke investert i M365 Copilot, sjekk ut workshopen Smart og sikker bruk av Copilot Chat.

Les gjerne også Har du ikke M365 Copilot? Ikke fortvil. Dette kan du gjøre med Copilot chat — Smart endring AS

Skaff deg oversikt og kontroll over kalender og oppgaver

Mange av oss kan ikke gjennomføre oppgaver fra dag til dag, men må planlegge oppgaver fremover i tid basert på frister og prioritering. Hva skal jeg gjøre i dag, neste uke, og hva må jeg huske utover denne planleggingshorisonten.

Det er vanskelig å forestille seg at vi kan ha en slik plan i hodet. Til det er informasjonsmengden og kompleksiteten i dagens digitale hverdag for stor. Da er det godt å vite at jeg allerede har gode planleggingsverktøy som kan støtte meg i prioritering og planlegging.

Hvor mye tid har jeg til mine oppgaver og henvendelser fra andre?

Hvordan vet du hvor mye tid du har ledig til oppgaver i morgen, eller neste uke? Mest sannsynlig åpner du kalenderen for å sjekke. Om du velger å se kalenderen i Outlook for neste uke vil hjernen din umiddelbart få et signal om hvordan den uken blir for deg.

Dersom det er mange avtaler og møter vil du umiddelbart få oppfatningen av at det blir en travel uke. Er det få møter og avtaler vil signalet være at det det blir en rolig uke. Dette er selvfølgelig et helt feil bilde fordi den ikke sier noe om hvor mange oppgaver du må utføre.

De fleste vil vel være enige i at det «virkelige arbeidet» skjer mellom møtene. Det er først når vi legger til disse arbeidsoppgavene at du vil kunne danne deg et inntrykk av den reelle arbeidsbelastningen.

Se avtaler og oppgaver i sammenheng

Når vi viser oppgavene fordelt på dager i kalenderen bryter vi opp en lang oppgaveliste som er vanskelig å forholde seg til korte lister pr. dag som er enklere å få oversikt over og gjennomføre. Og når vi seg oppgaver og avtaler i samme skjermbilde er det enklere å planlegge realistisk. Du forstår med en gang at du ikke kan ha 10 oppgaver på en dag fylt med møter.

For at dette skal virke må du tidfeste oppgavene dine. Les mer om dette her: Hva er forskjellen på huskelister og oppgavelister? — Smart endring AS

Få god oversikt over alle oppgaver frem i tid

Av og til kan det være en fordel å lage, og gjennomgå en plan for litt tid fremover for å sikre at du kan prioritere viktige prosjekter og samtidig ivareta daglige arbeidsoppgaver. Du kan gjøre dette med Planner i Teams og med To do som finnes integrert i Outlook og som app på PC, Mac og mobil.

Under ser du oversiktsvisningen for dine oppgaver uansett om de er oppgaver du har skrevet inn i oppgavelisten selv, flagget epost, og oppgaver fra Teams og Planner. Tavlevisningen av egne oppgaver i Planner er helt ny. Sjekk om du har den. Om ikke får du det sikkert ganske snart.

Vil dere ha litt starthjelp til å få bedre kontroll og oversikt og på den måten prioritere bedre og oppnå gode resultater med mindre stress? Sjekk ut workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Hvordan sikre godt samarbeide i et nytt Team eller ny kanal

Mange tenker mye på hvordan vi skal organisere Team og kanaler, så når Teamet er på plass informerer vi om dette og så er vi i gang? Feil! Det er nå det starter.

Avklar arbeidsform og delings-struktur

Gjennom alle mine år som leder i Microsoft satte jeg i gang mange prosjekter og organiserte arbeidsprosesser. I forbindelse med det gjennomførte vi alltid et oppstartsmøte der vi avtalte hvordan vi skulle samarbeide, hvilke leveranser som skulle komme ut av arbeidet, og ikke minst hvordan kommuniserer vi, oppdaterer andre, ber om hjelp når vi trenger det og hvor lagrer vi prosjektdokumenter og andre arbeidsdokumenter?

Hvordan skulle ellers alle få en delt forståelse av dette?

Opprett Teams-struktur for formålet

Når vi oppretter et Team eller en kanal er det jo normalt for et formål vi skal samarbeide om. Er du den som eier Teamet, har du sannsynligvis også ansvar for resultatet av det dere skal produsere der. Her er noen tips for organisering og vedlikehold av et Team:

Er du Team- eller kanaleier? Dette har du ansvar for

Hva gjør du når Teamstrukturen er opprettet?

Enten det er for bruk i et prosjekt, en ny arbeidsprosess, og ikke minst, endring av en eksisterende arbeidsprosess er det noe vi må snakke om og komme til enighet om. La oss si at vi er flere som samarbeider om tilbud og leveranser til kunder. Til nå har vi hatt en kundemappe på en filserver, eller på et SharePoint-område. Vi har kommunisert på epost, og kanskje på chat mellom oss.

Nå har jeg opprettet et kunde-Team med kanaler for tilbudsarbeid og for ulike leveranseprosjekter. For å lykkes med dette, vil de fleste være enige i at det er viktig å forstå hvorfor vi gjør det, samt hvordan vi nå kommuniserer og lagrer dokumenter. Dette vil hjelpe oss å komme godt i gang.

Vi må ha et oppstart-møte hver gang

Det er ikke nok at vi vet hvordan vi bruker Teams, vi må bli enige om hvordan vi bruker Teams i dette prosjektet, eller denne arbeidsprosessen. Jeg vet ikke om noen bedre måte å gjøre dette på enn å møtes rundt (det virtuelle) bordet og snakke om det. Gå igjennom eksempler på hvordan eksisterende arbeidsoppgaver nå kan gjøres på nye måter. Jobbe seg gjennom typiske arbeidsoppgaver. Notere det vi ikke finner svar på her og nå, løse dette og dele med alle involverte. Det er det jeg gjør i et oppstart-møte, og om det er et prosjekt, en prosjekt kick-off.

Får jeg det ikke til gjør jeg det på gamlemåten

Vi kan ikke forvente at alle automatisk vet hvordan de skal gjøre alt "riktig". Når vi skal sende tilbud til en kunde vet vi godt hvordan vi sender et dokument på epost når det er tilgjengelig i Filutforskeren, men hva om dokumentet ligger i en kanal? Akkurat det får du svar på her: Jeg sender daglig vedlegg i Outlook - men hvordan sender jeg et dokument fra Teams?

Det kan være andre snublesteiner også. Men ofte er det en som har funnet ut av det. Om vi hjelper hverandre og deler smarte triks blir vi bedre sammen. Be alle  om å notere slike snublesteiner og ta dem opp i ukemøtet, eller når dere er samlet på annen måte. Dere kan også finne mange praktiske tips ved å søke her i Praktiske tips i en digital hverdag

Trenger dere sparring på å komme frem til en god Teams-struktur og hvordan lykkes med å ta i bruk Teams i virksomheten, ring meg gjerne på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no Se også gjerne relevante workshops på Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS

Nå kan du behandle innboksen i Teams som du gjør det i Outlook

Microsoft 365 er i stadig utvikling og det kan av og til være vanskelig å henge med på hva som er nytt. Noe er tydelig, og noe blir sneket inn uten at du merker eller oppdager det. I sin søken etter å gjøre Teams enklere og bedre å bruke gir Microsoft oss stadig flere valgmuligheter for oppsett og ulike visninger. I løpet av 2024 er det gjort både små og store endringer, og jeg skal beskrive noen av dem her.

Vis meldinger fra alle kanaler der jeg er nevnt

VI er vant til å forholde oss til innboksen i Outlook, behandle epost der vi er på til-linjen og det er forventet at vi skal gjøre noe, og lese resten for å holde oss informert.

Det samme behovet her vi når vi samarbeider i Teams-kanaler. Forskjellen er at det ikke er noen til-linje i innlegg, men vi kan bli nevnt dersom noen forventer at vi skal gjøre noe, og holde oss informert om vi ikke er nevnt.

Med en nylig endring kan faktisk "innboksen" i Teams vises veldig likt som i Outlook. Ved å bruke filteret @Omtaler vil meldinger der vi er nevnt vises i en liste uansett hvilken kanal de er i, og vi kan flytte oss mellom meldinger og vise innholdet i leseruten slik de fleste har satt opp i Outlook. Der kan vi besvare meldinger, og lage oppfølgingsoppgaver for de meldingene vi ikke kan behandle ferdig her og nå. Det er som å flagge epost i Outlook.

Les mer om hvordan du kan følge opp oppgaver fra Outlook og Teams her: Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Hva med der jeg ikke er nevnt?

Om jeg ikke er nevnt tilsvarer det å stå på kopi-linjen i Outlook. Det er til informasjon.

Ved å bruke filteret ulest i Teams-visning vil du bare se kanalene med uleste meldinger. Da er det raskt å gjennomgå disse og holde seg oppdatert informasjon det kan være lurt å få med seg.

Både det å vise meldinger du er nevnt i, og uleste meldinger, har du også på mobil. Nå kan du holde deg oppdatert og svare på viktige meldinger også når du ikke er foran PC'en.

Velg hvilke Team og kanaler du vil se

Etter hvert som antall Team og kanaler øker med tiden blir det et større behov for å gjøre et utvalg av hva som er relevant for deg. Ny oversikt over Team og kanaler der du velger hvilke Team og kanaler du vil se, og hvilke du vil skjule. For en stund siden ble denne muligheten pusset opp litt som vist her.

Ved å velge alle Team lenken får du en fin oversikt over alle Team, og kan filtrere slik at du for eksempel bare ser Team du eier. Tilsvarende se alle kanaler vil vise deg en oversikt over kanalene i et Team, og du kan velge hvilke du vil skjule og hvilke du vil vise.

Velg om du vil skjule ubrukte kanaler automatisk

Mange har opplevd at kanaler blir borte uten at du har gjort noe valg på det. Meningen er god. Det er å skjule kanaler du ikke har brukt på lenge, og dermed gjøre det mer oversiktlig. Men jeg vil helst ha kontroll på dette selv. Ønsker du det samme, kan du endre dette i innstillinger.

Slå sammen Teams-kanaler og Chat i en visning

Tilbud om ny visning av Teams-kanaler og Chat. Slå sammen Teams og Chat i en Chat-visning. Du velger selv oppsett som passer for deg. Dette har jeg beskrevet tidligere her: Har du fått tilbud om ny Teams-visning? Er du forvirret? — Smart endring AS

Trenger dere en ny start på samarbeid i Teams? Kanskje rydde opp og strømlinjeforme struktur og bruk av Team og kanaler. Sjekk ut workshopen Smart samarbeid med Teams — Smart endring AS

Hvordan Julenissen holder styr på ønskelister og fordeler oppgaver til alvene

Du kan vel ikke tro at julenissen kunne ha holdt styr på alle ønskelistene og logistikken rundt produksjon og levering av gaver uten gode verktøy. Bare tenk på oppgavefordelingen og oppfølgingen av alvene.

Kanskje bruker de både Teams og Planner. Og tro om ikke Copilot har redusert stress med å få oversikt over alle ønskelistene og gitt nye kreative gaveideer.

I det siste året har jeg skrevet om mange emner, men det er tre områder som spesielt peker seg ut som de mest leste. Her finner du de mest leste blogginnleggene innen disse kategoriene:

Microsoft Copilot

• Du trenger ikke lære deg å prompte for å bruke Copilot — Smart endring AS

• Copilot gir deg dokumentinnsikt, og finner forskjeller i nesten like dokumenter — Smart endring AS

• Må vi rydde i gamle filer for å ha nytte av Copilot for M365? — Smart endring AS

Microsoft Teams

• Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler — Smart endring AS

• Slik finner du alt i Teams på under 10 sekunder — Smart endring AS

• Står du fast når du skal sende Teams-dokumenter på epost? — Smart endring AS

Microsoft Planner

• Har du oppdaget NYE Planner i Teams? — Smart endring AS

• Derfor bør du vurdere å bruke Planner Premium i Teams — Smart endring AS

Håper du kan finne noe som er nyttig for deg her, men først og fremst vil jeg ønske deg

God jul og et godt nytt år!

Er Loop og Teams møtenotater egnet til strukturert samarbeid?

I Oktober 2023 skrev jeg Hva er Teams møtenotater, og bør vi bruke den funksjonen? Nå har jeg sett på dette igjen. Teams møtenotater er basert på en Loop-komponent. Dette er en spennende teknologi for sanntids samarbeid på tvers av Teams, epost og Web, men er det egnet for strukturert samarbeid over tid?

Hvor er møtenotatene om 2-3 år?

Den største utfordringen med å bruke Teams møtenotater er at de havner på møtearrangørens  OneDrive og så blir tilgang gitt til møtedeltakeren. Selv om du oppretter et kanalmøte der møtechat og annet du deler i møtet blir lagret i kanalen, blir ikke møtenotatene lagret i kanalen. Så om 2-3 år når møtearrangøren slutter og OneDriven blir slettet, vil alle notatene bli borte for alltid.

Personlig har jeg hatt stor nytte med å finne tilbake til felles møtenotater i etterkant.

Les mer om dette: Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

OneNote i Teams sikrer kontinuitet

Jeg har i mange år hatt god erfaring med å opprette felles møtebok i OneNote, knyttet til et Team. Da vil alle notater lagres permanent og kontinuiteten sikret med at nye medlemmer i Teamet får tilgang til historiske møtenotater, og selv om noen slutter blir ikke møtenotatene deres borte.

Det som alltid har vært vanskelig er å etablere et oversiktlig system for oppfølging av møteoppgaver. Ved å synkronisere Teams notatblokken til OneNote skrivebordsprogrammet er det mulig å flagge egne oppgaver for oppfølging, og se disse i To do. Likevel, for noen blir dette for krevende, og du kan heller ikke tildele oppgaver til andre på denne måten.

Kombiner OneNote møtenotater med Loop for oppgavefordeling

Ved å legge til en Loop-komponent for oppgavetilordning på en notatside i OneNote, kan du både ha strukturerte møtenotater og oppfølgingssoppgaver koblet til To do. Da må du opprette en Loop oppgavekomponent i en relevant kanal, og dele den på møtesidene i OneNote.

Slik gjør du det

Opprett en innlegg i kanalen og legg til en Loop Oppgave-komponent. Velg å få en delingskobling. Opprett så struktur for deres felles møtenotater i Notes-fanen i kanalen.

Tips: Endre navn på fanen til for eksempel Ukemøter, Prosjektmøter, eller et annet beskrivende navn.

Lim inn Oppgave-komponenten. Nå har du en mal-side du kan gjenbruke for hvert møte. Velg å kopiere denne siden og lag flere like sider i samme Inndeling. For hvert møte kan du nå skrive en overskrift på møtet, bygge en agenda og skrive møtenotater. I loop komponenten kan dere nå skrive ned oppfølgingsoppgaver og tildele dem til den som skal utføre den. Denne oppgavelisten vil være den samme for alle møtesider. På den måten er det enkelt å får oversikt over alle utestående oppgaver uansett hvilket møte de er fra.

Finn dine oppgaver fra alle møter på ett sted.

Alle finner sine oppfølgingsoppgaver i egen To do, og i Teams Planner appen. Der ligger også oppgaver fra Planner, og egne oppgaver.

Ble dette litt komplisert? Dere kan få hjelp til å komme i gang ved å gjennomfør Smart endring workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Der vil dere også prøve ut mye annet dere kan bruke OneNote til, også til individuell bruk. Det som er bra er at når møteboken først er opprettet er det enkelt for alle å bruke den.

Derfor bør du vurdere å bruke Planner Premium i Teams

Microsoft Project har vært et anerkjent prosjektverktøy i årevis. Men egentlig nyttig bare for prosjektledere. Med Planner i Teams fikk vi et prosjekt- og oppgavefordelingsverktøy i Teams som var nyttig for alle. Det er tatt i bruk av nesten alle kunder jeg jobber med, og til mange ulike formål. Likevel skulle nok mange, og særlig prosjektledere, sett at de hadde flere muligheter som bare Microsoft Project har.

Det beste fra begge verdener

Inntil nylig måtte du velge om du skulle bruke det profesjonelle Project, eller den folkelige Planner som er innebygget i Teams. Nå kan du få begge deler som utvidelser av Teams. Nylig ble Planner i Teams utvidet med Planner Premium.

Les mer om Microsofts verktøykasse for oppgavestyring i Har du oppdaget NYE Planner i Teams?

Hvorfor bør du vurdere å betale 100 kr. i måneden for Planner Premium?

Faktisk er det ikke nødvendig for alle prosjektdeltakere å ha Planner Premium. Det er tilstrekkelig at prosjekteieren, eller den som skal etablere prosjektplanen har det. Andre deltakere kan både opprette, bli tildelt, og arbeide med Premium oppgaver så lenge de er Teams-brukere. Og jeg kan se alle mine oppgaver fra både Planner og Premium sammen med mine personlige oppgaver i min Teams oppgaveliste og i To do.

Hvilke nye muligheter får du med Planner Premium?

Dersom jeg er prosjekteier føler jeg selvfølgelig et stort ansvar for å ha oversikt og kontroll over prosjektets fremgang og resultatmål. I tillegg må jeg holde interessenter oppdatert og rapportere status. Det er der Planner Premium gir meg fordeler.

Knytt prosjektets leveranser opp til ønsket resultat

Definer prosjektmål og knytt leveranser til disse

Formålet med et prosjekt er å nå forretningsmål som er av verdi for oss. Derfor kan det være viktig å synliggjøre og se i hvilken grad vi ligger an til å nå disse målene. Ved å knytte aktiviteter og leveranser opp til et mål blir det enklere både for prosjektdeltakerne og interessentene å forstå hvorfor vi gjennomfører prosjektet. Bare deltakere med Premium kan definere og se målene, men prosjektlederen kan publisere dette i Teams der de vil være synlige for alle.

Synliggjør avhengigheter

Gannt diagram viser avhengigheter mellom aktiviteter og leveranser

Særlig i logistikkorienterte prosjekter vil det være avhengigheter som kan være viktig å synliggjøre, der forsinkelser i en leveranse vil kunne påvirke andre leveranser. Du kan ikke innrede og sette opp AV-utstyret før møterommet er ferdig. En vanlig måte å illustrere dette på er ved bruk av et Gannt diagram. Det egner seg også godt til statusrapporter og presentasjoner.

Etabler en grunnlinje for prosjektets status

Etabler en grunnlinje for å oppdage avvik under prosjektet

OK. Prosjektplanen er ferdig, kick-off gjennomført og vi er i gang. Og hva er det første som skjer? Jo uventede hendelser som fører til endringer i prioritering, ressurser og leveranser. Ved å etablere en grunnlinje (baseline) kan jeg som prosjektleder raskt oppdage avvik fra den opprinnelige planen underveis i prosjektet.

Hva om du har laget prosjektplanen og så må du utsette hele prosjektet en hel måned fordi du ikke har fått godkjent å starte opp? Da endrer du startdato for hele prosjektet, og alle leveransene flyttes en måned ut i tid. Det er smart.

I Endringsloggen kan du se alle endringer på et oppgave

Håndtere store og komplekse prosjekter

Alt over kan du gjøre dersom du har Planner Premium, men vil du ha enda flere muligheter kan du investere i Project plan 3. Det blir på en måte Premium Premium. Det koster 300 kr. pr. måned. For det får du mer avansert avhengighetsstyring, beregning av kritisk linje i et stort prosjekt med mange avhengigheter. Du får også tilgang til endringslogg for hver oppgave og muligheter for avansert ressursstyring.

Copilot for Planner er foreløpig inkludert i denne planen, men det kommer jeg tilbake til i et eget blogginnlegg.

Prøv ut Planner og Planner Premium trygt i en realistisk workshop

Selv med Planner Premium tilgjengelig vil det nok være den "vanlige" Planner som vil brukes av de fleste. Gjennom å beherske denne vil man også være godt kvalifisert til å delta i Premium prosjekter. Velger dere å gjennomføre Smart endring workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams vil dere kunne velge å dekke både Planner og Planner Premium .

Den beste lille nyheten i Teams på lenge

Du har vært ute hele dagen og kommer inn på kontoret til et møte kl. 14. Før møtet ønsker du å sjekke om det er noen som har forsøkt å få tak i deg for å få hjelp til noe, eller andre forespørsler noen forventer at du responderer på. Tidligere kunne du bare sjekke eposten, men nå blir du nevnt i en Teams-kanal, eller i en Chat.

Les mer om dette i Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Finn "Innboksen" i Teams

Hvordan skal jeg raskt sjekke om noen vil ha tak i meg uten å bla igjennom mengder med kanaler? Da må du finne det som tilsvarer Innboksen i Outlook, i Teams. Velg Aktivitet i Teams-appen. Det er din nye Innboks. Her kommer alle varsler inn. Også der du blir nevnt i et Teams-innlegg.

Velg å se bare Innlegg der du er nevnt

Men det er bare ett av mange varsler. Du får varsler når noen gir deg en tommel opp, når noen nevner en kanal og mye annet. Da kan det være vanskelig å oppdage de viktigste varslene som er når du blir satt på "Til-linjen" i et Innlegg. Med den nye bryteren @Omtaler er det enkelt å isolere meldinger der du er nevnt.

Hva gjør du med forespørsler du ikke kan behandle her og nå?

La oss si at jeg kommer inn kvart på to og har litt tid før møtet klokken to. Jeg sjekker Innboksen i Teams og der er det noen meldinger jeg nok har lest på mobilen før på dagen, men ikke gjort noe med. Og så er det en ny (tekst i fete typer) som jeg ikke har sett før nå.

De første meldingene fra Tina fikser jeg fort, men den nye er en større sak. Den får jeg ikke gjort noe med før neste uke. Jeg svarer dette til Tina, men hvordan skal jeg huske å følge opp dette neste uke? Jeg trenger et oppfølgingssystem. Heldigvis har vi det. Jeg oppretter en oppgave med frist neste tirsdag og går i møtet mitt. Da er jeg trygg på at jeg ikke glemmer det.

Se illustrasjon for hvordan du gjør dette. Ser du ikke Opprett oppgave, velg Flere handlinger. Da får du opp oppgave der. Og hvor finner jeg igjen oppgavene? De finner jeg i Microsoft To do i Outlook eller på mobil, og i den personlige Planner appen i Teams.

For mer informasjon om Microsofts oppgavesystem, les gjerne Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver — Smart endring AS

Synes du det er vanskelig å få oversikt, og følge opp henvendelser i flere kanaler, og egne oppgaver? Du er ikke alene. Få med deg kollegene på workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Alt kan ikke løses med KI. Sjekk automatisering i Teams

Ikke se deg blind på AI for å fremme produktivitet. Noen ganger er automatisering det som skal til. Microsoft 365 har et innebygget verktøy for automatisering av arbeidsprosesser, Power automate. Dette er et såkalt "Low code/no code" verktøy som ikke forutsetter at du trenger å skrive programmer, men at du kan plukke ut og sette sammen moduler for dine formål.

Teams Workflow automatiserer arbeidsprosesser

Dette er nylig blitt enklere tilgjengelig for flere. Funksjonaliteten i Power automate er nå tilgjengelig gjennom å velge appen Workflow i Teams. Den finner du ved å legge til apper på venstre side i Teams-skjermen. Du kan også velge en eksisterende, eller lage en ny arbeidsflyt ved å velge + menyen i en Teams-chat eller i en kanal. For å opprette nye arbeidsflyter kan du bruke en av de tilgjengelige malene, eller bygge den fra grunnen av.

Likevel, det kreves ganske god innsikt og teknisk mot for å våge seg på å lage slike automatiseringer. Heldigvis er det også noen ferdig utviklede apper som bruker Workflow-muligheter og som er lettere tilgjengelig. Jeg anbefaler å teste ut Godkjenninger og Oppdateringer som er slike ferdig lagde Workflow-moduler.

Godkjenninger

Tenk deg at dere jobber i et prosjekt og skal utarbeide dokumentasjon som skal leveres en kunde, eller utarbeider nye interne retningslinjer for sikkerhet. Da er det ofte nødvendig å ha en godkjenningsprosess for å sikre kvalitet og innhold. Arbeidsdokumentet ligger selvfølgelig i Teams, og en eller flere skal godkjenne dokumentet før det publiseres. Da kan du bruke Godkjenner-appen.

Her er en trinn for trinn oppskrift

Oppdateringer

Dere jobber kontinuerlig for å sikre og forbedre kvalitet i virksomhetens leveranser. Hver uke vil du som teamleder gjerne ha en liten oversikt over hva som er gjort, og hva som er planlagt fremover av hver enkelt. Oppdateringer-appen kan bidra til at dette gjøres effektivt og med minst mulig unødvendig kommunikasjon i Teams eller på epost.

Søk opp, og legg til Oppdateringer appen i Teams. Du kan velge å bruke en av malene som utgangspunkt, eller opprette en oppdatering fra grunnen av. Her har jeg redigert Ukeoppdateringsmalen, og publisert til vår felles kanal for kvalitetsarbeidet. Jeg har ikke tatt med alle detaljer i å opprette mitt tilpassede skjema, men her er i alle fall overordnet fremgangsmåte.

Er dere rimelig godt inne i Teams kan det hende dere er modne for å utnytte Workflow og andre moduler som kan bidra til effektivt arbeid og samarbeid, slik som Forms for spørreundersøkelser, Lists for oversikter mm. og To Do for personlig oppgaveoversikt og prioritering. Trenger dere en dytt for å komme i gang?

Sjekk gjerne Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS

Finner du ikke tilbud om workshops dere er ute etter? Ta kontakt så kan det hende vi kan sette sammen noe bare for dere. Og husk, alt kan ikke løses med kunstig intelligens.

Har du oppdaget NYE Planner i Teams?

 Dere som har tatt i bruk Planner som felles oppgave- og prosjektløsning i Teams har vært vant til å legge til planer med "Tasks levert av Planner og To do". Teams-appen der du kan jobbe med både felles- og egne oppgaver. Der kunne du skrive inn egne oppgaver, og se dine oppfølgingsoppgaver fra Outlook og Teams-meldinger. Og der ville oppgaver tildelt deg fra ulike planer samles.

Nå har denne Teams-appen fått en ansiktsløfting og heter ganske enkelt, Planner. Har du ikke oppdaget denne før? Søk etter Planner og fest den til kolonnemenyen i Teams.

Hva er Planner Premium egentlig?

Ved introduksjonen av nye Planner samler Microsoft individuell oppgavestyring (To do), planlegging og oppfølging av oppgaver for alle i et prosjekt (Planner), og Planlegging og målstyring for prosjektledere (Planner Premium) på en oversiktsside i Teams.

Planner Premium er ikke et nytt verktøy, men det som tidligere het Project on the Web, med lisensplan Project plan 1, som koster 100kr/mnd for hver bruker. Den Plannerutgaven vi kjenner fra før er en del av Microsoft 365 og er inkludert i dette abonnementet.

Du kan opprette og se begge typer oppgaver i Planner-appen i Teams, men det er separate verktøy med ulike muligheter. Det som er bra at tildelte oppgaver både fra Planner og Planner Premium vises i samme liste for deg og du kan få en oversikt over alle dine oppgaver, uansett hvilket verktøy de er opprettet i.

Denne bloggposten forklarer forskjellene mellom Planner og Project: Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project — Smart endring AS

Hvem kommer til å bruke Planner Premium

Slik jeg ser det vil Planer Premium typisk brukes av en prosjektleder i et logistikkorientert prosjekt der det er viktig å synliggjøre avhengigheter og ha kontroll på kritisk tidslinje som kan visualiseres i et Gannt diagram. Deltakerne i prosjektet trenger ikke å ha Premium lisens, men er da begrenset til å kunne oppdatere status på tildelt oppgave.

Her finner du mer informasjon om nye Planner: New Microsoft Planner – Microsoft Adoption

Håper dette er klargjørende. For de fleste vil nok Planner inkludert i M365 og Teams være det beste valget. Ønsker dere å utnytte alle mulighetene i denne kan dere vurdere worshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams — Smart endring AS.

Når bruker jeg Microsoft To do?

Appen To do som finnes for mobil og PC/Mac, gir den mest fleksible og oversiktlige måten å behandle egne oppgaver på. To do er også innebygget i Outlook som vi fortsatt vil bruke til kalender- og epostbehandling. I tillegg til å være mer oversiktlig enn Planner-appen i Teams kan du også legge til egne lister for private oppgaver og annet.

Les gjerne blogginnlegget: Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver — Smart endring AS

For god oversikt og kontroll over prioritering og planlegging av egne oppgaver kan dere vurdere workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Arkiver Team og kanaler når prosjektet er ferdig

Hva gjør vi med Teamet eller kanalen når formålet vi hadde ikke er der lenger? Du opprettet kanskje et prosjekt-team eller en prosjektkanal for å jobbe sammen med andre på prosjektoppgaver, og nå er prosjektet ferdig. Vi har kopiert ut de endelig prosjektdokumentene til et arkiv, eller et annet sted der vi har dem tilgjengelig for fremtiden.

Kan vi da bare slette Teamet eller kanalen? Dette er spørsmål jeg får veldig ofte i Teams-workshops.

Nei, du bør ikke slette Team og kanaler

Da spør jeg; før når dere hadde prosjektkommunikasjonen på epost, slettet du da all epost relatert til prosjektet når det var ferdig? Da blir de fleste ganske forskrekket. Nei, det kan jeg jo ikke. Den må jeg jo kunne søke opp igjen senere om det skulle bli spørsmål om noe i prosjektet. Så nå, da prosjektkommunikasjonen er flyttet over til en Teams-kanal kan vi ikke slette den heller.

Les mer om hvorfor kommunikasjon i kanaler er så viktig: Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Arkiver en prosjektkanal, eller hele Teamet

Dere har kanskje et avdelingsteam? Der er det opprettet en kanal for å planlegge budsjett for  2025. Når budsjettet er godkjent ønsker vi ønsker vi ikke at kanalen brukes lenger og heller ikke at budsjettdokumenter skal kunne endres. Men mye av det som ligger der kan være praktisk å søke opp og når vi skal budsjettere for 2026 kan det være greit å se hva vi gjorde i fjor.

Da kan du som eier Teamet arkivere denne kanalen.

Nå kan ingen starte nye Innlegg, og ingen av medlemmene kan redigere dokumentene i kanalen. Kanalen skjules automatisk. Men alle teammedlemmer kan søke opp og lese Innlegg og dokumenter. Eieren av Teamet kan åpne kanalen igjen om det skulle være behov for dette.

Dersom dere har et prosjekt-Team kan du også arkivere hele Teamet. Da vil det ikke synes i listen over Teams, men innhold vil bli inkludert i søkeresultater. Den som er eier vil ha oversikten over arkiverte Team og kan gjøre dem aktive igjen om nødvendig.

Ønsker du/dere å oppnå god kontroll på Teams organisering og administrasjon kan dere vurdere workshopen Smart administrasjon av Teams. Den er egnet for ledere og andre som ofte er Teams-eiere. Du trenger ikke ha spesiell IT-kompetanse for å ha nytte av denne.

Hvorfor skygger så mange unna møtestruktur i Teams?

Mange lager faktisk møtereferater og er flinke til å notere hvem som skal gjøre hva til neste møte. Problemet er at referatet blir skrevet i Word og arkivert et sted du ikke finner det når du trenger det, eller det blir sendt på epost og drukner i postboksen. Så kommer du på neste møte og ooops…. Det hadde jeg glemt jeg skulle gjøre.

Men Teams inneholder en mulighet mange ikke vet om, og som kan gjøre planlegging, gjennomføring og oppfølging av møter mye enklere og mer oversiktlig. Men mange vet ikke om det, eller velger ikke å bruke denne muligheten.

Slik bygger du enkel møtestruktur i Teams for ditt prosjekt, eller gruppens ukemøte.

Har du lagt merke til at når du oppretter en ny kanal i Teams får du fanen Notes i tillegg til Innlegg og Filer. Hva er Notes, og hva kan den brukes til?

Under fanen Notes ligger OneNote i Teams. Det er et fleksibelt notatprogram som på mange måter erstatter den analoge permen med skilleark vi hadde i hylla før og der vi kunne sette inn hullede A4 sider for å ta vare på løse ark i en struktur som gjorde at vi kunne finne igjen våre notater.

OneNote-programmet er slett ikke nytt. Det kom som en del av Office 2003 og har vært mitt favorittprogram i Office pakken siden. Nå er det innebygget i alle Team, men det er du som må velge å ta det i bruk.

Slik er OneNote knyttet til Team og kanal

Når vi oppretter en kanal vil det  bli laget en Inndeling med samme navn knyttet til kanalen

Overskriften på fanen vil være Notes, men kan endres til et mer beskrivende navn. Notater her vil være tilgjengelig for alle medlemmer i Teamet.

Opprett struktur for møtenotatene

I utgangspunktet er sidene i OneNote notatblokken blanke, men det vil nok være en fordel å lage litt struktur på møtenotatene. Det kan du gjøre med å lage en tabell som vist her. Denne tabellen kan repeteres slik at vi har en side for hvert møte.

Denne strukturen har jeg brukt i mange år og er særlig nyttig for møteserier der vi har et fast ukemøte, eller flere møter i et prosjekt. Da kan alle bidra til saker de ønsker å ta opp på møtet ved å skrive dem inn på møtenotatsiden før møtet. I møtet kan vi gjøre felles møtenotater og notere oppfølgingsoppgaver. Så når møtet er ferdig er møtereferatet ferdig. Ingen grunn til å sende det på epost, eller begrave det på et SharePoint-område. Alle vet jo hvor de finner møtenotatene. Se illustrasjon under for mer detaljert beskrivelse.

Du kan jobbe med møtenotatene i Teams, men også åpne dem og jobbe med dem i OneNote-programmet på PC og Mac. Da er de tilgjengelige også når du ikke er på nett, du har flere muligheter, og du kan ta i bruk OneNote for personlige notater.

Ta en titt på videoen for en kort oversikt over hva du kan bruke OneNote til.

Vil du lære mer om å bruke OneNote sammen med andre, eller for deg selv? Det kan du og dere lære i bedriftsintern workshop Smart samarbeid med OneNote i Teams, eller i nettkurset med samme navn.

Å automatisere rutineoppgaver kan være mer lønnsomt enn bruk av KI

Microsoft Teams er en verktøykasse som gir grunnleggende muligheter for samarbeid i en gruppe for daglige arbeidsoppgaver som kommunikasjon mellom medlemmene i Teamet, dokumentbehandling og møter. Vi samarbeider om arbeidsprosesser og prosjekter i Teams-kanaler. I tillegg til de mulighetene du ser der kan du legge til flere verktøy som kan være nyttige slik som OneNote for notater, og Planner for prosjekt, og oppgavesamarbeid.

Les gjerne: De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

I tillegg kan du lage dine egne utvidelser og automatisere arbeidsprosesser i kanalene med Workflows i Teams. Den bygger på verktøyet Power automate. Du kan lage dine arbeidsflyter fra grunnen av, men det finnes også ferdige løsninger du kan bruke og som gjør det enklere å komme i gang.

Automatisering av mye brukte arbeidsprosesser kan gjøre dere minst like produktive som bruk av KI

En av disse som er tilgjengelige i NYE Teams kan lage et Planner-oppgavekort fra en Teams-melding i en kanal. Det kan du selv sette opp ganske rett frem. Det er et godt eksempel på hva du kan automatisere. Det ligger sannsynligvis minst like mye gevinstmuligheter her som ved bruk av kunstig intelligens, og med interesse og trening kan du automatisere ganske avanserte rutineoppgaver.

Lag din egen automasjon på minutter

Du kan også starte med de eksemplene som allerede tilrettelagt i Teams, og lage dine mer spesialiserte automasjoner etter hvert.

Opprett et oppgavekort i Planner fra et Teams-innlegg i en kanal

Bruker du Planner i en Teams-kanal anbefaler jeg å forsøke muligheten med å opprette et oppgavekort fra et innlegg i en kanal. Følg mitt eksempel her der vi er en gruppe som jobber med å optimere arbeidet ved å fjerne flaskehalser i daglige arbeidsprosesser. Du trenger en Teams-kanal for den arbeidsprosessen du vil automatisere. I dette tilfellet må du også ha laget en Planner der oppgavekortet skal opprettes.

 Følg instruksjonene du får for å fullføre opprettelsen av workflow. Her angir du hvilket Team (også kalt gruppe) og kanal du vil skrive innlegget i, hvor Planner planen ligger, og navnet på denne. I mitt tilfelle:

• Team: Kvalitetsteam

• Kanal: LEAN for kvalitetsarbeid

• Plan: LEAN Aktiviteter

Nå er du klar til å å opprette en oppgave

Start et Innlegg i Teams-kanalen og skriv TODO i starten av teksten under emnefeltet. Deretter beskriver du kort det som blir teksten på oppgavekortet. I det du sender dette får du et svar på Innlegget som bekrefter av oppgavekortet er opprettet. Gå til planen. Der ser du kortet som foreløpig ikke er plassert i en samlig. Tildel oppgaven til deg selv eller andre og legg inn flere detaljer. Velg å flytte det til en sammling som passer.

Er dere ikke helt opp å kjøre på mulighetene i Planner til små og større prosjekter kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Kan vi fortsette å ha så mange møter?

For mange, og særlig for ledere, er ofte dagene fylt med møter. Det blir lite tid til å gjøre egne arbeidsoppgaver. Det ser vi på statistikkene Microsoft publiserer som sier at 42% av møtedeltakerne i en typisk uke sender epost eller starter Teams-samtaler i møtet. Disse har mest sannsynlig ikke noe med dette møtet å gjøre. Og hvor mange chatter og eposter man svarer på vet vi ikke. Sikkert en del.

Men, alternativet er ofte å gjøre det etter vanlig arbeidstid. Kunne vi frigjøre noe av møtetiden kunne det bli både bedre møter og bedre tid til egne oppgaver. 

Når bør vi møtes, og når kan vi med fordel legge ut et Teams-innlegg?

Før du inviterer til et møte bør du kanskje stille deg selv noen spørsmål.

1. Er det du vil behandle i møte viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

2. Må jeg ha en muntlig dialog?

3. Er du helt sikker på at vi må ha et møte på dette?

4. Har du tid til å vente på en ledig tid i kalenderen som passer for alle

Før, når nesten all skriftlig kommunikasjon foregikk på epost er det forståelig at vi trengte møter for å få fortgang i en sak og komme frem til en beslutning. Typisk vil en epost du sender til en gruppe i dag tidligst resultere i svar fra de fleste neste dag. Så for en meningsutveksling med 3-4 ganger frem og tilbake kan ta en uke. Og når alle trykker svar alle på sine svar blir dette spredd ut i innboksen din og det blir vanskelig å oppsummere.

Vurder om du kan oppnå det du ønsker med å starte en Teams-samtale

Slik trenger det ikke å være lenger. Erfaring viser at kommunikasjon i Teams ofte driver en mye raskere omløpstid. Alle svar og innspill på en sak vil alltid ligge samlet under temaet til det opprinnelige innlegget. Eventuelle saksdokumenter kan legges som lenker i samme Innlegg, og alle kan legge inn sine kommentarer og forslag rett i dokumentene.

Bruk en Teams-kanal for saksbehandling og beslutning

I illustrasjonen kan du se et eksempel der behandling av en sak starter med et Innlegg i en relevant kanal. Andre gir sine innspill ved å trykke på Svar. Alle kan åpne det vedlagte dokumentet, kommentere dette, og legge inn sine innspill også der. Det gjør de rett på originalen og ikke på en kopi sendt på epost som ofte ble gjort før.

Hvordan redusere antall møter, og være mer effektiv i møtene du deltar i?

Godtar du alle møteinvitasjoner du får? Synes du det er vanskelig å si nei? Les mine tips her: Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.

Vi kommer fortsatt til å ha møter. Mange har ukemøter, ledermøter og andre regelmessige møter. Det kan godt være det er fornuftig, men kan vi gjøre dem kortere? Her er noen tips til hva dere kan gjøre: Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

 Her er forslag til noen bedriftsinterne workshops som kan hjelpe dere med å redusere antall møter og gjøre de møtene dere har mer effektive:

• Smart samarbeid med Teams

• Smarte møter med Teams i møter- hybrid og på nett

• Smart samarbeid med OneNote i Teams

Er du lei av maset om at alle møter må ha en agenda?

Du har sikkert hørt det mange ganger. Aldri et møte uten en agenda! Likevel, de fleste møter jeg har deltatt i har ikke en agenda som er delt på forhånd. Det betyr ikke at vi ikke vet hva møtet handler om og at det ikke blir et godt møte.

Møtetittelen og en enkel invitasjonstekst er ofte nok for et prosjektmøte, eller et arbeidsmøte. Ofte starter møtet med å klarlegge i noe mer detalj hva vi forventer å få ut av møtet. Det skrives gjerne på en flipover, eller vi kan bruke Teams-tavlen i et digitalt møte. Det har jeg ofte gjort. Utfordringen i etterkant kan ofte være større. Hva diskuterte vi, og hvilke oppfølgingsoppgaver ble avtalt i møtet.

Du kan bruke møteverktøyene i Teams også i møterommet

Jeg vil hevde at bruk av mulighetene i Teams-møter er sterkt undervurdert. Faktisk kan møteverktøyene i Teams være like nyttige selv om vi alle deltar i et møterom.

Selv har jeg brukt OneNote mye til både egne og felles møtenotater. I tillegg er Planner veldig nyttig for oppgavefordeling i gjentakende møter.

Les mer om det i Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Hva når et møte kommer brått på, eller ikke inngår i en møteserie?

Likevel er min erfaring at mange møter ikke inngår i en plan, og ikke har en forberedt struktur som passer å bruke. Da vil den nye muligheten i Teams som heter, beskrivende nok, møtenotater være hendig å bruke. Der kan vi notere ned møtepunkter, korte beskrivelser av det vi snakket om, og ikke minst skrive ned oppfølgingsoppgaver. Oppgavene kan tildeles møtedeltakerne med frister, og er koblet til Microsofts oppgavesystem. Det vil si at de kommer inn i din oppgaveliste i Teams og i Microsoft To do på Pc og mobil. Du kan selvfølgelig lage en agenda på forhånd om du vil, og alle møtedeltakere kan bidra med å bygge agenda før møtet, men det er mer sannsynlig at agendaen blir notert ned på starten av møtet, om i det hele tatt.

Slik oppretter du en delt agenda før møtet

Om du ønsker kan du, men du må ikke, starte med å skissere en agenda i det du sender ut møteinvitasjonen.

Enda bedre, både du og møtedeltakerne kan legge til nye punkter uten å sende invitasjonen på nytt.

Da oppretter du invitasjonen fra Teams, eventuelt fra Outlook, log åpner den i Teams etterpå og legger til møtenotater.

Slik gjør du møtenotater og tildeler oppgaver i møtet

Når møtet starter kan alle åpne Notater fra Teams møtemenyen. Dersom det er laget en agenda før møtet vises den her.

Om ikke kan dere raskt legge inn de viktigste punktene dere vil snakke om. Alle kan bidra, og alle ser hva som blir lagt inn.

Når møtet fortsetter kan dere bli enige om hvem som skriver noen enkle møtenotater. Det klan være forskjellige for de ulike møtepunktene.

Slik følger du opp dine møteoppgaver

I møtet kan dere skrive ned oppfølgingsoppgaver. Disse kan ha en frist og bli tildelt den av deltakerne som skal følge den opp. Du får best oversikt ved å åpne notatene i Teams arbeidsflaten fra kalenderen som vist her.

Etter møtet vil du finne dine oppgaver sammen med andre oppgaver fra Teams, Outlook, OneNote og Planner in din personlige visning i Teams oppgavelisten og i To do på PC og mobil. Når du har gjort oppgaven kan du markere den som fullført og listen i møtet blir oppdatert.

Så selv om du regner med at alle deltar i et møterom, inkluder alltid et Teams-møte i invitasjonen. Da kan du bruke møteverktøyene, og skulle noen i siste minutt si fra et de ikke kan komme på kontoret kan de være med på Teams der de er.. Vil dere ta i bruk møteverktøy, eller bli bedre på å gjennomføre møter i møterom, i Teams eller en blanding kan workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett være noe å vurdere. Den kan tilpasses deres behov.

Det du trenger å kunne for å mestre Teams på mobil

Du skal snart delta i et møte. På vei dit sjekker du eposten på mobilen for å se om det er noe som brenner, eller noe du bør vite før du går inn i møtet. Men om mer og mer av interninformasjon og meldinger kommer i Teams, er det vel der du må sjekke nå?

Alle Teams-dokumenter med deg i lomma

Og hva om du sitter i et møte og så blir det spørsmål om et dokument du ikke tenkte du måtte ha med deg. Ville det ikke være fint å bare hente det opp på mobilen?

Det er faktisk veldig lite du ikke kan gjøre i Teams på mobilen.

Det du trenger å vite for å bruke Teams på mobilen

Her får du oppskriften på det du trenger å kunne for å mestre Teams uten å ta frem PC'en. Er du mye på farten kan det hende du etterhvert bruker Teams mer på mobil enn på PC.

Hvor og hvordan vi samarbeider i Teams

Det er to måter å samarbeide med andre i Teams. Det ene er Chat for personlige meldinger med raske avklaringer og om tema som ikke er viktige å lagre for fremtiden.

Den andre måten er samarbeid i Team og kanaler. Dette egner seg best for samarbeid over tid i et arbeidsområde, arbeidsprosess og prosjekter. Her blir alt lagret til glede også for fremtidige medlemmer i Teamet. Nå slipper nye deltakere i prosjekt å starte med blanke ark, som de ville gjort om kommunikasjon hadde foregått på epost, men kan bygge på det som allerede ligger i Teamet.

Start et Innlegg om et emne i en Teams-kanal fra mobilen

Innlegg i kanalen er ikke chat, men erstatter det du tidligere ville kommunisert i epost. Tenk deg at du åpnet innboksen i Outlook og så var det ikke en eneste overskrift på epostene? Da ville du være ganske lost, ikke sant? Det samme er tilfelle her, så skriv alltid hva innlegget gjelder der det står Legg til en tittel. Og vil du at noen skal gjøre noe for deg, nevn dem med @navn. Da får de et varsel som gjør at de forstår at de må behandle Innlegget ditt.

Å nevne noen erstatter Til-feltet i en epost. Alle som samarbeider i Teams-kanalen vil kunne lese Innlegget, men om de ikke er nevnt med navn er det bare til informasjon.

Sjekk Teams «Innboks» på mobil

Man kan ikke basere seg på om man tilfeldigvis får med seg en varsling, men trenger en pålitelig måte å sjekke om noen har satt deg på Til-linjen ved å nevne deg. Da går du inn på Aktivitet. Der vil du finne alle varsler. Vil du bare se meldinger der du er nevnt kan du filtrere og velge @Omtaler.

Åpne Teams-dokumenter i Filer

Når du kommer inn i en Teams-kanal vil du alltid se Innlegg først. For  å se tilhørende dokumenter i kanalen bytter du til Filer. Der finner du, og kan åpne Office-dokumenter, PDF og bilder. Når du klikker på et Office-dokument blir det først åpnet i lesevisning.

Dersom du vil redigere det må du installere M365 appen. Det får du spørsmål om du vil gjøre første gang du velger å redigere. I denne kan du også opprette dokumenter og lagre dem i Teams. Kanskje ikke så aktuelt for de fleste på mobil, men på en iPad vil det kunne være greit å kunne gjøre.

Søk etter samtaler, chat og dokumenter

Skal du ha nytte av å ha med deg all Teams-informasjon må du også kunne finne den, også det som ble produsert for mange måneder siden. Da er det søk som gjelder. Søkelinjen er tilgjengelig både fra Teams, og Chat.

Når du søker derfra søker du i alt, uansett hvor du står når du søker. For å gjøre det lettere å finne det du er ute etter kan du filtrere for å bare søke på en type resultat. Tips! Husk at du også søker i innhold av dokumenter. Dersom et dokument inneholder et prosjektnummer, et navn, eller annen informasjon som kan være unik, kan du søke på dette. Da får du mer nøyaktig treff i søket ditt.

Vil dere ha en systematisk gjennomgang og trene på bruk av Teams på mobil? Sjekk ut 40-minutters frokost/lunsj og lær sesjonen Teams i jobben på mobil og nettbrett.

Du kan bli godt belønnet for å ikke utsette leveranser til siste frist

Du skal presentere resultater fra et prosjekt i et møte neste torsdag. Frem til dette er det mye møter og annet arbeid, så du setter av en time onsdag for å lage presentasjonen. Det burde holde tenker du. Hva i all verden kan gå galt nå?

Å utsette oppgaver til siste minutt er risikabelt

Onsdag kommer og du har en avtale med deg selv i kalenderen. Problemet er at en krise du må bidra til å løse gjør at du ikke holder avtalen med deg selv, men du kan jo lage presentasjonen i kveld…

Kvelden kommer og du oppdager plutselig at du mangler viktig informasjon fra en av prosjektdeltakerne, og hun er på ferie. Du får laget en presentasjon ut på natten, men møtet går ikke helt som du håpet. Det kom opp flere spørsmål du ikke hadde tenkt på.

Hvordan du kan unngå stress og levere med bedre kvalitet

Ved å starte på en oppgave tidlig har du mulighet til å oppdage at du trenger mer informasjon mens du fremdeles har tid til skaffe den. Du slipper kanskje også å bruke kvelden før du skal ha noe ferdig til å jobbe, og sover helt sikkert bedre natten før den viktige presentasjonen.

Zeigarnik-effekten

Når du har startet på en oppgave, og så legger den til side en stund, vil underbevisstheten din fortsette å arbeide med oppgaven, så når du tar opp igjen oppgaven senere har den "modnet" og du vil kunne jobbe videre med denne enklere. Uttrykket "å sove på det" kommer fra dette. Et problem som kan virke uløselig i dag, kan være enklere å finne en løsning på i morgen.

Tenk deg at hver oppgave har en skuff i hjernen. Når du åpner skuffen til en oppgave vil hjernen jobbe med oppgaven så lenge skuffen er åpen. Dette kalles Zeigarnik-effekten etter den russiske psykologen Bluma Wulfovna Zeigarnik.

Les mer om dette og andre områder der den kan forklare ulike fenomen. I artikkelen What Is the Zeigarnik Effect and How to Use It to Beat Procrastination

Hvordan jeg utnytter Zeigarnik-effekten for å ha bedre kontroll og levere med bedre kvalitet

Noen oppgaver kan det være en fordel å holde "skuffen" i hjernen åpen en stund slik at den kan fylles med flere innspill til oppgaven. Jeg har god erfaring med å gjøre dette. Hvis jeg skal holde et foredrag om to uker, åpner jeg gjerne "oppgave-skuffen" i hjernen så fort jeg kan og noterer litt stikkord om hva jeg skal si.

Når jeg tar opp oppgaven om noen dager igjen kommer ideer og momenter mye lettere til meg. Jeg opplever at det at jeg holder saken åpen gjør at underbevisstheten samler og sorterer stoff over en periode slik at når jeg skal gjøre finishen på foredraget dagen før er dette vesentlig enklere enn om jeg to uker før hadde skrevet på huskelisten "sette av to timer til å forberede foredrag" dagen før jeg skulle holde det.

Denne metoden bruker jeg på større og prioriterte oppgaver som kan tjene på å ligge i underbevisstheten en stund. For enklere oppgaver der dette ikke er nødvendig noterer jeg dem på oppgavelisten med en forfallsdato. På denne måten lar jeg "skuffen" være lukket slik at jeg kan glemme dem til jeg skal gjøre dem.

Du blir mer kreativ også

I tillegg viser også undersøkelser at det å veksle mellom å arbeide med ulike oppgaver hindrer at du kjører deg fast, og fremmer kreative løsninger. Altså ikke multitasking, men en oppgave av gangen. Les mer om dette i “Switching On” creativity: Task switching can increase creativity by reducing cognitive fixation

Om du synes dette er nyttig, vil du kanskje også ha glede av tipsene i blogginnleggene

4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det og
Effektivitet kan læres

Ble dette mye? Bokmerk blogginnlegget og les det om igjen senere, eller send det til OneNote så har du det for alltid. Les om hvordan i Samle all informasjon du kommer over i din digitale notisbok

Godt nytt og effektivt år ønskes fra Smart endring!

Kan jeg dele dokumenter utenfor Teamet vi jobber i?

Jeg vil gjerne dele Teams-dokumenter med noen som ikke er medlem i vårt Team. Kan jeg gjøre det? Ja, det kan du. Med mindre din organisasjon har begrenset denne muligheten kan du dele dokumenter både internt og med eksterne samarbeidspartnere. Men for samarbeid kan du også vurdere om du heller skal invitere dem inn i Teamet eller kanalen.

Bør jeg inkludere andre i vårt Team, eller kanal?

Dersom det skal være et samarbeid over tid kan en god løsning være å inkludere de du vil dele med i Teamet, enten som medlemmer, eller dersom de er eksterne, som gjester. Da får de tilgang til alle dokumenter. Da vil gjestene bare se innhold i dette Teamet. Les mer om hvordan i Sikkert og effektivt samarbeid med eksterne gjennom gjesteadgang i Teams

Men det er ikke så naturlig å invitere andre inn i Teamet om dette er et avdelings-Team. Da kan du sjekke om du kan opprette en delt kanal for ditt formål. Å dele en kanal kan du i praksis bare gjøre med dine kolleger. Les mer om hvordan i Samarbeid på tvers av virksomheten og etablert Teams-struktur

I begge tilfeller er dette gode løsninger dersom dette er samarbeid som skal pågå over tid og også innebærer kommunikasjon og samhandling for å komme frem til et godt resultat.

Men jeg vil bare dele dokumenter, ikke inkludere dem i Teamet

Av og til passer det bedre å dele bare et dokument, eller en mappe med flere dokumenter. Da kan det være bedre å opprette en delingslenke til dokumentet, eller til mappen, og sende den i en chat eller på epost til den du vil dele med.  Slik gjør du det fra Filer i en Teams-kanal.

Dersom du har kolleger som også arbeider med de delte dokumentene er det lurt å signalisere at disse er delt med eksterne så de ikke lager innhold i dokumenter som ikke bør deles med noen utenfor Teamet.

Dette kan du gjøre på flere måter. Er det bare ett dokument kan du vise det i filnavnet. For eksempel Markedsplan (delt med Petter).docx

Er det flere dokumenter kan det være bedre å opprette en mappe for formålet som du kan kalle Markedsarbeid-delt, eller lignende. En fin, ganske ny mulighet nå er at du kan gi mappen en farge slik at den skiller seg klart ut fra andre mapper.

Er det trygt å dele med bidragsytere utenfor organisasjonen?

Ja det er det. Før du deler sjekker du tillatelser og velger Del koblingen med personer du velger. Da vil den du deler med få en sikker lenke som bare vil fungere for den du mener å dele med. Delingslenken vil ikke fungere for andre. Og du kan selvsagt trekke tilbake delingen når du vil.

Jeg vil at kollegene bare skal kunne lese mitt dokument, ikke redigere det

Et spørsmål jeg får ofte er om man kan dele dokumenter i Teams slik at andre bare kan lese dem. Og det kan du. La oss si at dere er en gruppe som utvikler retningslinjer for et eller annet i organisasjonen. Dere samarbeider om å skrive denne i et Team. Når dokumentet er klart vil vi publisere denne på Intranettet, eller dele den i en Teams-kanal for alle ansatte. Da kan du velge å dele som beskrevet over, men bare med lesemulighet. Dere kan endre dette når det passer, og da den vil være oppdatert for alle. I dette tilfelle kan du velge Del koblingen med personer i <din virksomhet>. 

Vil dere virkelig forstå muligheten som ligger i dokumentbehandling i M365, få god kontroll på alle dokumenter, godkjenne endelige versjoner og mye mer kan dere vurdere workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive. Jeg har også skrevet en bok som dekker det samme innholdet. Se E-bøker for deg som liker å lese deg opp og prøve ut muligheter for deg selv

Har "Ny samtale" blitt erstattet med "Start et innlegg" i Teams-kanalen?

En av de største utfordringene jeg har støtt på når jeg holder Teams-workshops er å få alle til å forstå at kommunikasjon i Teams-kanalene ikke er chatt, men e-posterstatning. Det er ikke så lett når det ser ganske likt ut. Det er først når trykker på Format-knappen at du får mulighet til å gi innlegget et emne slik vi alltid gjør med e-post i Outlook.

Start et innlegg

Men nå vil flere og flere ha fått erstattet "Ny samtale" med "Start et innlegg". Der blir det åpenbart at du skal starte med å skrive hva innlegget gjelder i emnefeltet, og du se alle formateringsmulighetene. Nå kan du bruke farger, kulepunkter og tabeller i meldingen. Det gir en helt annen mulighet til å kommunisere tydelig og strukturert. Og det er lettere å forstå et dette er annerledes enn chatt.

Samtaler i kanal er ikke Chat! Det er alternativ til epost

Les gjerne hvorfor det ofte er mye lurere å bruke Teams-kanaler enn chatt:  Sikre kontinuitet og historikk i prosjekter med Teams

Skill ut samtalen i et eget vindu

Fra før kunne vi skille en chatt i et eget vindu for å kunne chatte med kolleger gjennom arbeidsdagen uten å måtte bytte fra det vi jobber med i Teams. Nå kan du også løsrive en kanalsamtale på samme måte. Det kan gi bedre oversikt og gjøre det enklere å delta i flere samtaler i parallell.

Å skille ut ulikt arbeid i flere Teams-vinduer er spesielt nyttig når man har en stor skjerm, eller flere skjermer. Du har sannsynligvis oppdaget at Teams-møter blir skilt ut i et eget vindu, så du skal kunne jobbe i Teams også når du er i møtet. Prøv dette gjerne også på dokumenter, Planner, og Teams-notater i OneNote.

Trenger dere en ny start i Teams?

Jeg ser at mange bruker mest chatt til kommunikasjon og kanalene først og fremst til å samarbeide om dokumenter. Men en stor del av verdien, og det som skaper økt effektivitet og mindre epost er å bruke Teams-kanaler til å samle alt som har med et arbeidsområde, prosess eller prosjekt i samme kanal.

Med en klarere og enklere kommunikasjon i kanalen kan det også være en god anledning til å starte litt på nytt for å ta ut disse effektene. Trenger dere starthjelp kan kanskje workshopen Smart samarbeid med Teams være nyttig?

Er du Team-eier? Hva er ditt ansvar, og dine muligheter?

Du må ikke ha flere armer for å være Team-eier

Før, når du startet i en ny jobb, kunne det gå lang tid før du hadde alle tilganger til dokumenter og ressurser på fellesområder. Din leder måtte gjerne søke om dette til en IT-administrator. Når vi tar i bruk Teams er dette mye enklere. Da kan din nye leder, selv legge deg til i de avdelings-Team og prosjektledere kan legge deg til i prosjekt-Team. Det er ikke lenger en IT-oppgave å administrere dette.

Du kan bli Team-eier

Har du et behov, kan du også opprette er Team for et formål der du trenger å samarbeide med kolleger og eksterne samarbeidspartnere i et prosjekt, eller arbeidsområde.

Når du oppretter et Team blir du Team-eier og det medfører muligheter og ansvar for det som skjer i det Teamet.

Dette bør du tenke på når du er Team-eier

Det første du må gjøre er å melde inn de du skal samarbeide med i Teamet. Da vil de ha tilgang til alt som foregår der. En god praksis er å velge ett av medlemmene som medeier i Teamet. Da har du en mulig stedfortreder om du ikke skulle være tilgjengelig og eierrettigheter er nødvendig.

Og, dersom et Team-medlem ikke lenger skal ha tilgang må du fjerne medlemmet fra Teamet. Da vil denne umiddelbart miste alle tilganger.

Ikke bruk Generelt-kanalen til arbeid

La oss si at du er kvalitetsleder i en virksomhet og har opprettet et Team der du vil samarbeide med andre i ulike deler av virksomheten for å sikre og forbedre kvaliteten. Da trenger vi å melde inn kvalitetsproblemer og samarbeide om løsning. Vi kan også ha prosjekter relatert til kvalitet. For å unngå å blande alt dette sammen i en suppe oppretter vi kanaler for hvert arbeidsområde. Du bør bruke Generelt-kanalen bare til informasjon og annonseringer fra deg som eier om hvordan vi skal samarbeide, faktainformasjon og annet som ikke er en arbeidsprosess.

Vil du sikre deg mot at medlemmene bruker Generelt-kanalen kan du som eier sperre denne for andre.

Les hvorfor du bør bruke Innlegg i kanaler fremfor Chat når dere samarbeider om arbeidsoppgaver i Teams: Sikre kontinuitet og historikk i prosjekter med Teams

Hvordan sikrer jeg at jeg når frem til alle i Teams?

For å være sikker på at alle oppdager nye Innlegg i kanalene bruker noen å inkludere @Teamnavn eller @Kanalnavn i Innlegget. Ikke gjør det! Det treffer lite presist og du kan fort bli oppfattet som en spammer. Teams er basert på at du selv velger og oppsøker de kanalene der du forventer å finne relevant informasjon. Vil du at noen skal gjøre noe nevner du dem med @navn. Dersom du stadig har behov for å nevne flere personer, for eksempel medlemmer av et prosjekt kan du opprette er merke for dette. Da treffer du bare de personene med @merkenavn.

Les mer om hvordan i Hvordan du lager distribusjonslister i Teams

Dersom dere vil øke oppmerksomheten og kompetansen rundt Team-administrasjon kan jeg holde et 40-minutters frokost-, eller lunsj og lær innlegg om dette for ledere og andre som er Team-eiere. Send meg gjerne en uforpliktende forespørsel på bjorn@smartendring.no for å høre mer.