E-post på telefonen - et gode eller en plage? Det kommer an på hvordan du organiserer E-posten din.

De fleste synes det er flott å ha muligheten til å lese E-post på telefonen. Det betyr at du kan holde deg oppdatert på bussen, mellom møter, og …. under middagen :-S Du starter gjerne med å lese E-post når du er på vei hjem, sjekker noen ganger i løpet av kvelden, og på vei til jobben neste dag.Du får en følelse av å være oppdatert på E-posten din. Det kan føles bra helt til du kommer på kontoret, åpner Outlook og finner 20-30 halvleste E-poster der.

Problemet med å lese E-post på telefonen er at du må lese og behandle dem om igjen på PC'en, siden det er håpløst å behandle E-posten helt ferdig på telefonen. Det er krøkkete å svare på E-post på grunn av telefonens minitastatur og det er vanskelig å sjekke annen informasjon du trenger for å behandle E-posten når du ikke er på PC'en.

Mentalt er du nå litt ferdig med de E-postene du har lest, så når du jobber i Outlook på kontoret og det strømmer inn nye E-poster prioriterer du disse istedenfor å behandle ferdig dine halvleste E-poster. På denne måten ender du lett opp med et isfjell av E-post i Innboksen din der bare de nyeste er synlig over vannet, mens de fleste gjemmer seg under overflaten. Det kan føre til at du overskrider tidsfrister, og de som har sendt deg E-post tror du ikke prioriterer deres E-post siden de ikke får noe svar fra deg.

Men E-post på telefonen kan absolutt være et gode bare man gjør noen forberedelser og bruker telefonen smart. Jeg bruker Outlook regler som blir behandlet på E-post tjeneren til å sortere posten min og velger så å synkronisere bare den E-posten som gir mening å lese på telefonen. For oppsett av regler, se Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Jeg deler inn E-post jeg vil se på telefonen i to grupper.

1. Viktig E-post jeg må lese så fort som mulig. Dette er E-post der jeg står spesifikt på Til: linjen. Jeg ser normalt på hvem som har sendt den og overskriften for å bestemme om den haster, og trenger å lese den nå. Hvis ikke lar jeg den ligge ulest og behandler den på PC'en senere.
2. Informasjon jeg må leses men som ikke haster. Dette er E-post der jeg står på Kopi: linjen, eller der den er sendt til en distribusjonsliste. Disse leser jeg gjerne på bussen, eller når jeg venter på noe og ikke kan gjøre noe annet fornuftig arbeid. Disse trenger jeg normalt ikke å behandle videre på PC etterpå, så de er jeg ferdige med når de er lest.

   En tredje gruppen med E-post er de jeg ikke ønsker å synkronisere til telefonen. Dette er E-post jeg ikke kan gjøre noe med på telefonen. Eksempler på dette er godkjenning av reiseregninger fra teamet mitt, innkjøpsordre og fakturagodkjenninger og andre systemmeldinger. Ved å ikke vise disse på telefonen og skille viktig E-post fra E-post som bare inneholder informasjon som jeg må lese reduserer jeg mengden jeg behandler på telefonen og gjør det lettere å bruke telefonen smart sammen med PC'en. 

Har du en Windowstelefon (som vist over) kan du enkelt vise de ulike mappene du synkroniserer direkte på startskjermen. Gå inn i Innboksen, trykk på de tre prikkene nederst på skjermen og velg mapper. Velg "vis alle mapper". Trykk og hold på mappen du vil feste til startsiden og velg "fest til start".

Har du andre typer telefoner må du gå inn i mappestrukturen og velge mappe å lese derfra.

Hvordan i all verden kan du jobbe effektivt når du blir avbrutt av ny E-post hele tiden?

Sier det pling når du får ny E-post? Ble du sittende å lure på hvem den var fra? Ble du nysgjerrig og falt for fristelsen med å se hva det var?Enda verre, får du opp et flagg på skjermen som viser at du har fått en ny E-post? Øynene dine, og underbevisstheten vil lese denne umiddelbart. Forskning viser at du mister konsentrasjonen i 30 sekunder til flere minutter når dette skjer.

Og hvor fristende er det vel ikke å klikke på flagget og åpne E-posten dersom det ser ut som noe interessant. Da er du virkelig langt ute av det du arbeidet med og det vil ta deg lang tid å komme tilbake til det du egentlig hadde bestemt deg for å arbeide med.
Gjør deg selv en tjeneste å slå av disse varslene i Outlook! Ta bort alle merker under Meldingsankomst. I det minste Spill av en lyd, og Vis et skrivebordsvarsel.

I Outlook, velg FIL -> Alternativer og gå til E-post alternativer

Nå er det du som bestemmer tidspunktet for behandling av ny E-post, ikke senderen av E-posten.

Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Hva er en av de vanligste måtene å spørre noen om å gjøre en oppgave? De sender deg en E-post! Ikke sant? Når denne E-posten kommer inn i din Innboks må du bestemme deg for hva du skal gjøre med den og når. Dette er en oppgave, og du bør behandle den som dette. Heldigvis har Outlook gode muligheter til å hjelpe deg til å holde orden på dette. Mange tenker på Outlook som E-post og kalender, mens Outlook egentlig er ditt personlige planleggings- og prioriteringsverktøy! Ved å bruke Oppgavebehandling i Outlook kan du enkelt planlegge og prioritere både innkomne og egendefinerte oppgaver.

Den enkleste måten å behandle innkommende forespørsler på, og som du ikke umiddelbart kan behandle, er å gjøre den om til en Oppgave i Outlook. Høyreklikk på flaggfeltet i E-posten og velg når du har planlagt å behandle innholdet i E-posten. Ved å gjøre dette blir den behandlet som en Outlook oppgave. Beste praksis for E-postbehandling er å ikke gå videre til neste E-post i Innboksen før du har bestemt deg for når du vil behandle den du leser nå. Det er bare fire ting du kan gjøre med en E-post. Dette omtaler vi som de fire D'er. Do now/Gjør nå, Delegate/Deleger, Delete/Slett, Decide/Bestem når du skal gjøre det. Jeg klarer dessverre ikke å komme opp med en god norsk huskeregel så jeg bruker den engelske :-)

Dersom du svarer på den umiddelbart, eller delegerer den ved å videresende den kan du trygt slette E-posten fra Innkurven fordi du jo har en kopi sammen med det du har svart/videresendt i Sendte elementer. Velger du derimot å behandle E-posten senere, for eksempel i morgen, eller neste uke, er det beste du nå kan gjøre å flytte E-posten ut av Innboksen. Ellers vil den ligge der og stresse deg kanskje i en uke og påminne deg om at du må gjøre noe med den helt til den er utført.

Dra E-posten over i valgt mappe og vil den dukke opp nøyaktig på det tidspunktet du har planlagt å gjennomføre oppgaven. Flytt den til den mappen der du senere vil ha E-posten arkivert. Da trenger du heller ikke tenke på å arkivere den når E-posten er behandlet.

Ikke alle føler dette som trygt, fordi de er vant til å bruke Innboksen som huskeliste og leser gjennom Innboksen mange ganger om dagen på leting etter oppgaver som må gjøres i dag, mens man hopper over oppgaver som kan vente. Dette er helt unødvendig. Outlook er laget for at du trygt skal kunne flytte E-posten ut av Innboksen samtidig som den vises i din oppgaveliste når du trenger å behandle oppgaven. Outlook er ikke designet for å utføre oppgaver fra Innboksen. I Innboksen behandler du og prioriterer innkommende E-post. Å gjennomføre oppgaver basert på din prioritering gjør du fra Oppgavelisten. Mest effektiv prioritering og best oversikt får du om du bruker oppgavelisten under kalenderen. For oppsett av dette se Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke Outlook gjøremål?

Oversikt over 4D-systemet

Do now / Gjør nå

Dersom du kan besvare E-posten, ringe noen, eller på annen måte behandle E-posten i løpet av et minutt eller to er dette meget effektivt. Når du har behandlet E-posten, arkiver den umiddelbart, eller slett den avhengig av hva den inneholder.

Delegate / Deleger

Ofte får man oppgaver via E-post man kan delegere til andre. Det enkleste er da å videresende E-posten med en kommentar/instruksjon. Når du har behandlet E-posten, arkiver den umiddelbart, eller slett den avhengig av hva den inneholder. Om du ønsker å følge opp i forhold til den du har delegert til, flagg E-posten for deg selv med det ønskede tidspunkt for oppfølging før du sender den. Den vil da dukke opp på oppgavelisten på tidspunktet du har bestemt.

Delete / Slett

Selvforklarende :-)

Decide /Utsett til senere

Bestem deg for når du skal behandle E-posten, og flagg den med det tidspunktet.

Neste uke vil opprette en oppgave med start neste mandag, og forfall neste fredag. Du kan også bruke Egendefinert. Velg bare startdato. Forfall vil bli satt til samme dato. En oppgave bør kunne gjøres i løpet av en dag. Er det mer omfattende anbefales å splitte den i flere oppgaver.

Når du har flagget den for ønsket oppfølgingstidspunkt, arkiver den i den mappen du vil ønske å finne den igjen senere. Om du ikke trenger å arkivere den kan du flytte den til en kladdefolder, for eks. Behandlet E-post. Senere når oppgaven er utført, klikk på flagget for å markere den som utført. Dersom du ikke ønsker å arkivere E-posten kan du slette oppgaven. Dette vil også slette E-posten.

Ønsker du og ditt team konkret hjelp til å få kontroll over egen arbeidshverdag og arbeide bedre sammen i det nye fleksible arbeidslivet, se for eksempel Smart arbeid og samarbeid med OneNote og Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag.

Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Ser Outlooks oppgaveliste slik ut?

Jeg vet mange har gode intensjoner om å følge opp innkommende E-post og andre oppgaver man forsøker å holde rede på. En måte er å flagge E-posten. En annen mulighet er å opprette gjøremål/tasks. Problemet er at disse ofte blir liggende i en uprioritert oppgaveliste som bare vokser og vokser. Når forfallsdato er passert blir gjerne disse oppgavene røde og de ender opp med å være en stressfaktor istedenfor den hjelpen den er ment å være. I Outlook 2010 blir i tillegg denne listen stående ved siden av Innboksen så man har alle røde påminnelser foran seg hele tiden mens det stadig kommer inn ny E-post som må behandles. I Outlook 2013 har man heldigvis tatt bort denne.

Det er en omforent oppfatning blant alle eksperter som arbeider med hvordan det er mest effektivt å behandle E-post at man bør skille mellom å behandle innkommende E-post, og å arbeide med oppgavelisten. For å skape bedre forutsetninger for å ha mulighet til å ha kontroll over-, og tømme oppgavelisten må vi se på hvordan vi planlegger tiden vår.

Vis arbeidsoppgavene dine under kalenderen i Outlook

Om du velger å se kalendervinduet i Outlook for neste uke vil hjernen din umiddelbart få et signal om hvordan den uken blir for deg. Dersom det er mange avtaler og møter vil du umiddelbart få oppfatningen av at det blir en travel uke. Er det få møter og avtaler vil signalet være at det det blir en rolig uke. Dette er selvfølgelig et helt feil bilde fordi den ikke sier noe om hvor mange oppgaver du må utføre. De fleste vil vel være enige i at det «virkelige arbeidet» skjer mellom møtene. Det er først når vi legger til disse arbeidsoppgavene at du vil kunne danne deg et inntrykk av den reelle arbeidsbelastningen.

Om ikke oppgavelisten er synlig i kalenderen, velg VIS-fanen i båndet, og velg å vise Dagens oppgaveliste som Normal. Du vil nå se at standardvisningen er «Vis oppgaver: Etter forfallsdato». Utfordringen med dette er at du kan ha fem oppgaver som forfaller neste fredag, og de vil alle bli vist neste fredag i kalenderen. Det er litt sent å bli påminnet om dette J. Jeg anbefaler å heller velge når du skal gjøre oppgaven. Det kan godt hende at disse oppgavene må gjøres på onsdag fordi det er den eneste dagen du har tid til å gjøre dem i løpet av uken. For å arbeide slik, velg å bruke startdato for planlegging og ikke forfallsdato. Om du høyreklikker på teksten, kan du endre oppsettet til «Vis oppgaver: Etter startdato»

Nå kan du balansere arbeidsbelastningen din for neste uke med å dra oppgavene fra dag til dag der du tar hensyn til at noen dager er det mange møter og urealistisk å arbeide med å tømme oppgavelisten din, mens du her mer tid tilgjengelig for eget arbeid andre dager. Med dette oppsettet vil du også oppdage at oppgaver du ikke får gjort på den planlagte dagen automatisk vil bli overført til neste dag. Det blir de helt til du markerer oppgaven som utført, eller sletter den.

For mer om hvordan du kan behandle innkommende E-post og oppgaver smart, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist.

Ønsker du og ditt team konkret hjelp til å få kontroll over egen arbeidshverdag og arbeide bedre sammen i det nye fleksible arbeidslivet, få se for eksempel Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag

Fra jordbrukssamfunnet til informasjonssamfunnet – eller multitaskingalderen

For 200 år siden var mesteparten av Europas befolkning opptatt med å produsere mat til seg selv. Tiden var styrt av årstidene, og daglig rytme av husdyrenes behov. Folk måtte følge naturens luner, vær og vind. Det var ikke mye fritid.

For 100 år siden hadde store deler av befolkningen tatt skrittet inn i industrisamfunnet der arbeidstiden var styrt av fabrikkens behov, og "idealet" ble 8 timer arbeid, 8 timer fritid, og 8 timer søvn.

Dessverre tror mange at vi fremdeles lever i industrisamfunnet, og at vi bør følge fabrikksirenen som signaliserer arbeidstidens start og slutt.

Det kan virke litt unaturlig, ettersom antall ansatte i industrien nådde sitt høydepunkt på sekstitallet. Siden da har det vært en dramatisk forflytting, og 75% av oss arbeider nå innen handel, service, og offentlig virksomhet. Om vi trekker fra tannleger, sykepleiere og andre som er avhengig å arbeide til bestemte tider for å yte service, samt de som er avhengig av å ha maskiner, og annet som gjør at de bare kan arbeide på et bestemt sted, er det fremdeles 60-65% igjen som vi kan kalle kunnskapsarbeidere fordi hodet er eneste innsatsfaktor. Kombinert med IKT, kan de i prinsippet arbeide hvor som helst, og når som helst. Velkommen til informasjonsalderen :-) Så der jordbrukssamfunnet var styrt av naturen, og industrisamfunnet av fabrikken, kan vi i dagens informasjonssamfunn i stor grad styre oss selv. Dette gir mye fleksibilitet, men krever også at du er god på selv-ledelse, prioritering, og selvkontroll.

Noen behersker dette bra, andre ikke fullt så bra :-)

I dette ligger utfordringen. Vi vil gjerne ha fordelen av fleksibilitet, og frihet til å blande jobb og fritid som vi vil utfra våre behov, eller hva som frister til enhver tid. La oss si at du arbeider med en viktig analyse, men samtidig gjerne vil følge med på ny E-post, og om det er noe spennende som skjer på Facebook. For å tillate oss selv å gjøre dette har vi oppfunnet ordet multitasking, og er stolt av å tenke at vi kan gjøre flere ting på en gang. Dessverre viser all forskning at vår evne til å multitaske er en myte! Se http://brainrules.blogspot.dk/2008/03/brain-cannot-multitask_16.html Jeg er sikker på at du har opplevd noen som behandler E-post i møter. Dette er spesielt fristende i nettmøter der ingen ser deg. Plutselig er det spørsmål til deg, og du er helt på jordet. Det er umulig å ha full oppmerksomhet på to ting av gangen. Er du møteleder, se også tips for hvordan håndtere dette her: Are you multitasking in online meetings? So are others who attend your meetings! Hva kan vi så gjøre for å beholde den fleksibiliteten vi så gjerne vil ha, samtidig som vi arbeider effektivt?

Løsningen kan være å benytte fokus-endring istedenfor multitasking. Det krever litt selvdisiplin, men jeg tror det er realistisk å få til, og er en mye bedre løsning.

Forrester Research har laget denne utmerkede illustrasjonen over forskjellen på det tradisjonelle arbeidstidsmønsteret, og de nye fleksible alternativene.

Forester sier: "The ability to switch gears quickly — not to be confused with multitasking — is key to success in this new world of work Multitasking means devoting only partial attention to a number of tasks at once. Focus-switching allow you to blend work and leisure without sacrificing the flexibility. Keep focus for a reasonable time, remove distractions as much as possible for this time period." For praktiske tips om hvordan unngå å kvitt en av distraksjonen, se How on earth can you concentrate when you are distracted by new mail every 5 minutes? But it is really your own fault.