La e-postmannen sortere for deg. Prioriter den viktigste e-posten

E-post kommer usortert, med viktig e-post, nyhetsbrev, og informasjon sendt til mange om hverandre. Mange mottar også svært mye e-post, og det er vanskelig å skille ut de viktigste e-postene som krever en handling fra de som bare er til informasjon.Hvordan prioriterer du hva du skal gå løs på først?

Ettersom de fleste har sortert E-posten utfra når den kom inn ser sannsynligvis Innboksen din ut omtrent som på bildet. Viktig og uviktig E-post om hverandre. Nyhetsbrev, forespørsler, interninformasjon, E-post fra kunder ligger om hverandre uten noe som helst system som hjelper deg å ta tak i det viktigste først.

Hvordan går du løs på dette? Starter du systematisk på toppen med de nyeste E-postene og jobber deg nedover? Starter du med de eldste først? Eller, ser du gjennom overskriftene og plukker litt her og der og forsøker å finne de viktigste E-postene først?

Tenk om postmannen kunne sortere posten for deg før den kom inn i din Innboks! Legge nyhetsbrev og lignende i en mappe på bunnen av Innboksen, deretter interninformasjon i en mappe oppå denne og så de viktige E-postene på toppen? Da vil du være mye sikrere på at du starter med det viktigste, og du kan fint utsette resten til senere. Ville ikke dette gjøre det lettere å komme i gang med arbeidet?

Dette kan faktisk Outlook gjøre for deg ved hjelp av enkle regler du kan legge inn selv.

Det finnes et utall av avanserte måter å bruke regler på. Dette kan være fint å bruke om du har spesielle behov. Jeg anbefaler uansett å starte med enkle «pek og klikk» regler for å flytte E-post inn i mapper utfra forskjellige kriterier. Dette kan være fra en avsender, eller E-post sendt til en gruppe. Senere kan du lage mer avanserte regler. For eksempel sortere all E-post der du er på kopi-linjen i en egen mappe.

Jeg sier ikke at du ikke skal lese resten av E-postene, bare at de ikke trenger å leses først. Når du oppretter disse mappene, legg dem som undermapper av Innboksen din. De er jo fortsatt en del av Innboksen, bare sortert i undermapper.

La oss si at du får 60 e-post inn hver dag. Da har du kanskje fremdeles 40 igjen etter at reglene har flyttet en del til undermapper.

Nå er du klar til å gå løs på innholdet i e-postene. Ikke fall for fristelsen il å "halvlese" E-post. Gjør du det sitter du veldig fort med 10-20 e-post som ser ut som de er lest og behandlet, men det er de ikke og du må begynne på nytt igjen med hver e-post. Dette er mye mindre effektivt enn om du behandler hver e-post ferdig første gangen du leser den. For mer om dette, les  Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Lykke til med en bedre hverdag og hils epostmannen.

PS. Du kan få hjelp til å arbeide mer effektivt med e-post og dine prioriterte oppgaver. Sjekk Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen arbeidshverdag

Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver?

Jeg vet mange har gode intensjoner om å følge opp innkommende E-post og andre oppgaver man forsøker å holde rede på i Outlook. En måte er å flagge E-posten. En annen mulighet er å opprette oppgaver/tasks. Problemet er at disse ofte blir liggende i en uprioritert oppgaveliste som bare vokser og vokser. Når forfallsdato er passert blir gjerne disse oppgavene røde og de ender opp med å være en stressfaktor istedenfor den hjelpen den er ment å være. Det er min erfaring at når oppgavelisten blir for lang slutter vi å forholde oss til den og går over til å skrive oppgaver på et stykke papir. Hvordan er det med deg? Løsningen er å bryte den lange listen ned i små, håndterlige daglige lister. For å kunne lage en realistisk oppgaveliste for hver dag må du også ha en oversikt over dine planlagte aktiviteter for dagen.

Vis arbeidsoppgavene dine under kalenderen i Outlook

Om du velger å se kalendervinduet i Outlook vil hjernen din umiddelbart få et signal om hvordan dagen og uken blir for deg. Dersom det er mange avtaler og møter vil du umiddelbart få oppfatningen av at det blir en travel uke. Er det få møter og avtaler vil signalet være at det det blir en rolig uke. Dette er selvfølgelig et helt feil bilde fordi den ikke sier noe om hvor mange oppgaver du må utføre. De fleste vil vel være enige i at det «virkelige arbeidet» skjer mellom møtene. Det er først når vi legger til disse arbeidsoppgavene at du vil kunne danne deg et inntrykk av den reelle arbeidsbelastningen. Derfor anbefaler jeg å arbeide med flagget e-post og oppgaver på samme sted som du ser avtalene dine. Det kan du gjøre ved å vise dine oppgaver pr. dag sammen med kalenderen.

Om ikke oppgavelisten er synlig i kalenderen, velg VIS-fanen i båndet, og velg å vise Dagens oppgaveliste som Normal. Du vil nå se at standardvisningen er «Vis oppgaver: Etter forfallsdato». Utfordringen med dette er at du kan ha fem oppgaver som forfaller neste fredag, og de vil alle bli vist neste fredag i kalenderen. Det er litt sent å bli påminnet om dette :-). Jeg anbefaler å heller velge når du skal gjøre oppgaven. Det kan godt hende at disse oppgavene må gjøres på onsdag fordi det er den eneste dagen du har tid til å gjøre dem i løpet av uken. For å arbeide slik, velg å bruke startdato for planlegging og ikke forfallsdato. Om du høyreklikker på teksten, kan du endre oppsettet til «Vis oppgaver: Etter startdato»

Nå kan du balansere arbeidsbelastningen din for ved å dra oppgavene fra dag til dag der du tar hensyn til at noen dager er det mange møter og urealistisk å arbeide med å tømme oppgavelisten din, mens du her mer tid tilgjengelig for eget arbeid andre dager. Med dette oppsettet vil du også oppdage at oppgaver du ikke får gjort på den planlagte dagen automatisk vil bli overført til neste dag. Det blir de helt til du markerer oppgaven som utført, eller sletter den. Du trenger derfor ikke være redd for å glemme oppgaver.

For mer om hvordan du kan behandle innkommende E-post og oppgaver smart, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist.

Ønsker du og ditt team å få kontroll over egen arbeidshverdag og arbeide bedre sammen i det nye fleksible arbeidslivet? Du kan få hjelp til dette. Sjekk denne muligheten her: Smart bruk at Outlook for å ta kontroll over egen hverdag.

Hvorfor legger du lest e-post tilbake i postkassen?

Står du ved postkassen din, åpner noen brev, stapper dem tilbake i konvolutten, legger dem i bunnen av postkassen og tenker "jeg henter disse brevene senere og behandler dem da". Når du så kommer tilbake til postkassen senere ser du at postmannen har vært der igjen og lagt nye brev, aviser og tidsskrifter på toppen. Så gjentar det samme seg. Kanskje du tar med deg noen av de viktigste til skrivebordet og lar resten ligge igjen? Noen brev skriver du en påskrift på til postmannen før du legger det tilbake i postkassen.

Der står det "Kjære postmann. Du kommer med så mye post til meg. Kan du være så snill å ta dette med tilbake til postkontoret og levere det igjen om noen dager? Selvfølgelig gjør du ikke dette!

Du tar all posten ut av postkassen. Så kaster du reklamen fra Elkjøp og matbutikken der og da. Det første du gjør når du kommer til skrivebordet ditt er å sortere og prioritere posten. Legger aviser og tidsskrifter i bunnen av bunken, samler fakturaer etc. i en plastmappe og legger på toppen. Så kommer interne rundskriv og møtereferater og på toppen legger du personlige brev adressert til deg. Nå er det enkelt å behandle den viktigste posten først og la det mindre viktige ligge til senere. Det du ikke behandler og besvarer med en gang legger du i "under arbeid" bunken. Du legger dem ikke tilbake i postkassen?

Hva gjør du med posten i den elektroniske postkassen? Jo, du åpner noen eposter, leser litt av dem og tenker "denne må jeg gjøre noe med senere i dag, eller i morgen" og lar dem så ligge. Du leter kanskje etter viktige epost mellom nyhetsbrev fra SAS og Norwegian, oppdateringer fra LinkedIn og sletter litt uvesentlig epost istedenfor å behandle den viktige posten. Så går du i et møte. Når du kommer tilbake møter du den halvleste eposten igjen som du nå må behandle på nytt siden du ikke gjorde noe med den første gangen. I tillegg er det kommet en del nye epost på toppen. Noen bruker også programmer som utsetter leveringen til noen dager senere. Da dumper den inn i postkassen din igjen sammen med dagens post. Forhåpentligvis er det mindre annen post den dagen :-)

Så har vi en blanding av uåpnede, halvleste og sannsynligvis ferdigbehandlet epost i innboksen vår og hver gang vi har litt tid mellom møter og annet arbeid leter vi i denne usorterte eposten etter noe vi må behandle nå. Sannsynligvis ender du med å lese hver epost flere ganger før du endelig blir ferdig med den.

Hvorfor behandler vi ikke eposten som vi behandler papirpost? Vi kan til og med få hjelp fra postmannen til å kaste reklamen og sortere posten før han legger den i postkassen vår så den blir enklere å prioritere og behandle. Se Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Når posten er sortert og prioritert er det enklere å gå løs på resten. For tips om dette, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist.

Lykke til med en bedre hverdag og hils epostmannen.

PS. Du kan få hjelp til å arbeide mer effektivt med e-post og dine prioriterte oppgaver. Sjekk Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag.

Hold kontakten med familie og Skypevenner fra Lync

I den nye, fleksible arbeidshverdagen går av og til jobb og familieliv om hverandre. Du har kanskje en tenåring hjemme og en sønn eller datter som studerer i utlandet? Det er ikke alltid det passer å bare være tilgjengelig bare på kvelden. Av og til er det viktig å være tilgjengelig der og da når de trenger det.

Mange virksomheter bruker i dag Microsoft Lync til å kommunisere med kolleger og forretningskontakter, mens særlig den oppvoksende generasjon bruker Skype for å chatte og for å snakke med hverandre helt gratis.

Nå kan du invitere familien til å koble seg opp mot ditt Lync-nettverk på jobben fra Skype. Da kan du være tilgjengelig for dem når de trenger det og du kan enklere nå dem når du sitter med jobb-PC'en. Det fine er at de ser din tilgjengelighetsinformasjon i Skype, så de kan se når du er "rød", altså opptatt i møte og når du er grønn og kan ta en samtale med dem.

Her er hva du gjør:

1. Trykk på symbolet for å legge til kontakt. Det er den lille personen med + på seg
2. Velg Legg til en kontakt som ikke er i organisasjonen, og velg Skype
3. Fyll inn Skypeadressen til den du vil legge til og gruppetilhørigheter
4. Trykk OK. Nå vil det bli sendt en forespørsel til den du inviterer.
5. Så snart forespørselen er akseptert vil du kunne se tilgjengelighetsinformasjon, chatte og starte en samtale.