Endre din epostvane på 1-2-3 - få god kontroll og redusert stress

/

Du kommer på jobben, henter deg en kaffe og så er det rett inn i Outlook innboksen. Hvorfor gjør vi dette?

Epost flyr inn

Mest sannsynlig fordi vi ønsker å skaffe oss kontroll over dagen og ting som skjer. Hva som er kommet inn i Innboksen påvirker ofte hva vi gjør videre denne dagen. Så motivasjonen for å dykke ned i Innboksen er å skaffe seg kontroll, men oppnår vi egentlig dette?

Til tross for vårt ønske om kontroll føler mange avmakt fordi Innboksen bare vokser og vokser. Dette fører ofte til det motsatte av kontroll fordi vi ikke har oversikt over hva vi skulle gjort og vi går med dårlig samvittighet fordi vi ikke får behandlet forespørsler. Dette skjer fordi vår litt tilfeldige epostbehandling har utviklet seg til en lite effektiv vane som er vanskelig å bryte.

Sjekk om du kjenner deg igjen i denne vanen

Hvorfor legger du lest e-post tilbake i postkassen?

Så hvordan kan vi bryte denne lite effektive vanen og etablere en ny vane som gir oss reell kontroll?

I følge forfatteren av boken The Power of Habit, Charles Duhigg, består en vane av tre deler

1. Utløsende hendelse som setter i gang noe vi gjør
2. Belønningen vi får ved å gjøre dette
3. Rutinen som er selve handlingene våre i denne situasjonen

For vanen epostbehandling er utløsende hendelse gjerne at vi kommer på jobben, belønningen er at vi føler vi får kontroll og rutinen er ofte blitt til litt tilfeldig og ikke alltid gjennomtenkt. Dessverre er belønningen vår veldig kortvarig og blir fort erstattet av en følelse av å ikke ha kontroll.

God følelse av kontroll

Det blir bare for mye!

/

Ingen tjener på at du er travelt opptatt hele tiden og aldri har nok tid til å gjøre dine viktigste oppgaver. Verken du, dine kolleger eller organisasjonen.

"Men jeg må jo være tilgjengelig", sier du. Det må vi selvfølgelig til en viss grad, men vi må også få tid til å gjøre våre viktige oppgaver så vi må få til en balanse.

Balanse mellom det du gjør for andre og det du gjør for å nå dine mål.

Balanse mellom det du gjør for andre og det du gjør for å nå dine mål.

Det er vanskelig å si nei, og særlig når noen står foran deg og sier "har du 5 minutter" som selvfølgelig blir til en halv time.

I boken  Essentialism, av Greg McKeown lanserer han sitt produktivitetsmanifest med en test for hva man skal si ja og nei til.

Hver gang du blir spurt om å gjøre noe, enten det er ansikt til ansikt, eller på epost skal du spørre deg selv:

  1. Kan jeg faktisk gjøre dette, gitt den tiden jeg har?
  2. Er dette den viktigste oppgaven jeg skal bruke min tid på akkurat nå?
  3. Dersom det er sjefen din som spør, kan du høre om dette er viktigere enn andre oppgaver du jobber med som også er viktige for virksomheten. Det kan føre til at du får litt hjelp til å prioritere det som er viktigst nå. Er dette viktigere enn andre oppgaver du jobber med?

Sier du ja til noe, sier du også nei til noe annet. Den beste vaksinen for å kunne si nei til oppgaver du burde si nei til er å ha en oppdatert kalender med oppgaveliste som synliggjør for deg selv og andre at du faktisk har fullt opp med høyt prioriterte oppgaver og at du ikke kan ta på deg mer nå, i alle fall ikke en uke fremover....

For praktiske tips om hvordan du synliggjør dine oppgave for deg selv, se Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Det gjelder å komme andre i forkjøpet. Om du ikke tar kontroll over din tid er det mange andre som gjør det. Å synliggjøre både dine avtaler og dine oppgaver gjør det veldig synlig om du tar på deg for mye. Du vet når du har heldagsmøte og 10 oppgaver samme dag at det ikke kommer til å gå. Likevel er det mange som planlegger på den måten og alltid har masse "røde oppgaver". Ved å prioritere bedre og sørge for å gjøre de viktigste oppgavene vinner alle og du føler deg også mye bedre.

Men om det ikke nytter å lukke kontordøra (om du har en), eller om andre ikke respekterer din tid og du ikke klarer å avvise noen som står foran deg og vil ha din oppmerksomhet er det bare en ting å gjøre og det er å gjemme seg bort. Enten ved å jobbe hjemme noen timer et par ganger i uken, eller å finne et bortgjemt møterom der ingen finner deg. Det kan være vanskelig, men det er til alles beste.