Presenter som en proff sammen med en kollega på Teams

Har du vært med på at dere er to eller flere som skal presentere i allmøtet, på en konferanse eller i webinarer?

Det jeg ser ofte når noen skal presentere er at de starter med å dele skjerm. Da ser vi andre alt som ligger på deres skrivebord. Så starter presentasjonen og den fyller Teams-vinduet vårt. Problemet er at den gjør det samme for den som presenterer. Har du opplevd dette når du presenterer i Teams-møte? Så hender det at vi får litt dårlig tid og vil hoppe over et par lysbilder. Men det kan vi ikke, så vi blar fort forbi. Nå lurer møtedeltakerne på hva de gikk glipp av. Nå skal en annen presentere rett etter dette og det samme gjentar seg. Mens denne fikler med å få opp presentasjonen henter møtedeltakerne seg en kaffe …

Presenter PowerPoint enkelt der du ser neste lysbilde og dine notater

Men dette kan løses veldig elegant om du ikke deler skjermen din, men bruker presenter PowerPoint-funksjonen i Teams. Denne er fundamentalt forskjellig fra å dele innhold du allerede har på skjermen. Det du ser under overskriften PowerPoint er ikke presentasjoner du har åpent på skjermen, men lenker til presentasjoner du har redigert nylig. Trykker du på en av disse lastes presentasjonen opp til møtet i presentasjonsmodus.

Nå kan du presentere dine lysbilder og bla i dem med pilene. Du kan også hoppe over- og gå tilbake til tidligere lysbilder uten at deltakerne ser lysbildene mellom. Det er veldig praktisk dersom du får litt dårlig tid mot slutten av en presentasjon og må hoppe over noen lysbilder.

Du kan også se dine presentasjonsnotater for hvert lysbilde.

Samarbeid om presentasjonen med en kollega

Når presentasjonen er lastet opp til møtet er det møtet som eier den. Dersom dere er to eller flere som skal dele på å presentere kan dere bytte på å gjøre dette i den samme PowerPoint-presentasjonen. Du sier bare " Lise, kan du ta kontroll og fortsette herfra?" Lise trykker på Ta kontroll og styrer lysbildene selv. Og nå er det hun som ser presentasjonsvisningen. Alle andre deltakere ser bare det lysbildet vi vil de skal se.

Gjør det enkelt for andre å presentere og la dem fokusere på innholdet.

Dette har jeg benyttet meg av når jeg har vært produsent på nettkonferanser. Ikke alle foredragsholderne er godt trent i Teams-presentasjoner. Jeg får dem til å sende meg PowerPoint-presentasjonen på forhånd. I Teams-møtet er det jeg som laster den opp og så sier jeg bare "Vær så god, trykk på Ta kontroll for å overta."  For mange er dette en stor lettelse, og det blir mye mindre byttetid mellom foredragsholdere fordi de slipper å fikle med dette selv. De kommer til dekket bord og kan holde sin presentasjon.

Vil du lære mer om å presentere i Teams-møter har Smart endring flere aktuelle workshops avhengig av behov og ambisjonsnivå. Se Smart endring AS nettsider og blogg.

Digitale gule lapper er overvurdert - men det vi vil oppnå er viktig

Da de første journalsystemene ble laget for sykehusene var mange overbevist om at de måtte se ut som de papirbaserte skjemaene man benyttet. Det viste seg å være en idé med god intensjon, men fungerte dårlig i praksis. Det å kopiere en papirbasert prosess til å gjøre det samme på skjerm er ikke digitalisering. Det er en papirbasert prosess på skjerm. Virkelig digitalisering innebærer at man starter med hva man skulle oppnå med den papirbaserte prosessen, for deretter å finne ut hvordan vi oppnår det vi ønsker enda bedre  med digitale verktøy.

Det vi ofte ønsker å oppnå ved å skrive gule lapper som vi klistrer på tavlen er

1. Alle kan engasjere seg og skrive sine innspill på en gang. Det tar mye kortere tid enn om en og en skal fortelle om sin ide og at en møteleder eller gruppeleder skriver dem på en flippover.

2. Du kan gi innspill anonymt, eller i alle fall uten at du blir avbrutt. Da kommer alle kommer til orde, ikke bare de mest verbale.

3. Alle innspill blir dokumentert digitalt og kan arbeides videre med

Så hvorfor må det være gule lapper?

Fordi mange har god erfaring med dette i analoge prosesser der alle skriver en lapp i ro og fred og så klistrer den på tavlen ser vi naturlig nok etter en digital erstatning for dette. Da leter vi etter verktøy for dette, og det finnes det mange av. De som leder workshops profesjonelt vil naturlig nok ha større krav til muligheter i verktøyet enn de som nå og da vil bruke det til for eksempel møteevaluering i sitt Team. Det er denne gruppen som er størst og som jeg henvender meg til nå.

Digitale Whiteboard for 15 år siden

Da jeg var leder i Microsoft hadde jeg et team på 24 medarbeidere spredd i 12 land fra 2007 til 2013. Ja, det var lenge før Teams var påtenkt og møtene foregikk på Lync/Skype for Business. Vi hadde et månedsmøte jeg brukte både til å informere, men like mye til å få innspill.

Det var selvsagt ikke mulig å gjøre en «runde rundt bordet» med så mange deltakere slik man ofte gjør i et vanlig møte. Det ville tatt veldig lang tid når alle skal si sitt, og alle er ikke så komfortable med å snakke i store nettmøter heller. Ved å bruke tavlen kan alle deltakerne skrive sine innspill samtidig på tavlen og du gjør unna dette på et par minutter! Og du slipper å ta notater. Alt er allerede dokumentert og tilgjengelig etter møtet.

Ikke alle er klar over at Lync hadde en digital tavle allerede for 15 år siden, men jeg brukte den i alle møter. Her der dere et eksempel fra ett av våre månedsmøter der jeg stilte et spørsmål til deltakerne og alle skrev sine svar på tavlen. Nei, det er ikke gule lapper, men fungerte akkurat like bra. Tekstfeltene kan flyttes rundt, grupperes og reorganiseres på samme måte som gule lapper på en tavle.

Digitalt Whiteboard i Teams

I likhet med Lync og Skype for Business har også Teams-møtene også en digital tavle, Microsoft Whiteboard. Den har til og med mulighet til å bruke gule lapper :-) i tillegg til å skrive tekst.

Tavlen finnes også i en avansert versjon tilgjengelig som en app for Windows og iPad. Men for innspill i et møte som beskrevet over, eller for møteevaluering er ikke det nødvendig

 Workshop-verktøy for gruppearbeider med struktur

Like lenge som jeg har brukt tavle i nettmøter har jeg organisert og ledet workshops med både  gruppe-, og individuelle oppgaver. For det trenger vi struktur sik at ulike grupper og deltakere i workshopen har sitt digitale samarbeidsområde. Til det bruker jeg OneNote. OneNote er en digital arbeidsbok der man kan organisere innholdet som i en perm som er delt med alle, der arbeidsboken er permen, og inndelinger for gruppearbeider kan ligge bak hvert sitt skilleark i permen. Hver deltaker kan også ha en egen inndeling i permen for personlige notater og oppgaver. Denne OneNote notatblokken kan brukes enten dere har en workshop i et møterom eller den foregår som nettworkshop.

Hvordan strukturere en digital arbeidsbok i OneNote

Du kan opprette en OneNote digital arbeidsbok på din OneDrive og dele den med alle workshopdeltakerne. Deltakerne trenger ikke å ha OneNote, kun nettleser. Du kan også bruke den innebygde Teams-notatblokken dersom alle deltakerne er medlemmer av Teamet.

Du kan lære mer om hvordan du kan engasjere med møte- eller workshopdeltakere med digital tavle og arbeidsbok i en bedriftsintern workshop der jeg tilpasser innhold til deres behov basert på innhold i workshopene Smarte nettworkshops og konferanser med Teams, Smarte nettmøter med Teams og Smart samarbeid med OneNote i Teams.

Hvordan sikrer jeg at jeg når frem til alle i Teams?

Mange husker sikkert da virksomheten innførte Intranett for noen år siden. Det var stor skepsis særlig blant ledere som fikk beskjed om at "nå informerer vi ikke på epost lenger. Vi publiserer det på Intranettet". Men hva om ikke alle går inn på Intranettet? Resultatet ble ofte at man publiserte informasjon, og så sendte en epost for å være sikker på at alle leste informasjonen.

Hva har Intranett med Teams å gjøre?

Jo det jeg har lagt merke til i flere organisasjoner er utstrakt bruk av å bruke @Team og @Kanal som fører til at alle medlemmer av Teamet får et varsel om meldingen, enten den er relevant for dem eller ikke. Den store forskjellen på kommunikasjon med epost og i Teams er at epost er "push", og Teams er "pull".

Når vi sender en epost setter vi den eller de som forventes å gjøre noe, altså at de som får en oppgave gjennom eposten, på Til: linjen, og de som bare skal informeres på Kopi:. Tilsvarende i Teams er at vi nevner den eller de som skal gjøre noe med @navn. De som ikke er nevnt blir informert, tilsvarende at de står på kopilinjen. På samme måte som jeg kan velge å lese en epost der jeg er på kopi, kan jeg velge å lese et Teams-innlegg der jeg ikke er nevnt. Men dersom du velger å nevne @Team fremtvinger du et varsel på min skjerm. Dette vil jeg ikke ha, og du risikerer at det blir oppfattet som litt uhøflig i likhet med å forlange en lesebekreftelse på en epost.

Du kan ikke være medlem av en kanal

Noen tror at dersom de bruker @kanal vil bare "medlemmer" av kanalen bli varslet. Men man kan ikke være medlem av en kanal. Tenk deg at dere er fem som samarbeider i et prosjekt og har en kanal i et større Team for dette. Dersom du bruker @kanal for å gi alle i prosjektet en oppgave vil alle 20 medlemmer av Teamet kunne få denne varslingen. Det var kanskje ikke det du ville?

Organiser Team-medlemmer i grupper du kam adressere

Mange savner å kunne lage en "distribusjonsliste" der man kan henvende seg til flere uten å måtte skrive inn alle navnene hver gang. Det kan du gjøre ved å bruke merker. På jobben har vi et Kriseteam der vi behandler oppståtte situasjoner. Vi har noen som kan gi IT-støtte i slike sitasjoner, men det kan være litt forskjellige over tid og jeg vet ikke hvem som er tilgjengelig når det skjer noe. Derfor oppretter jeg et merke, IT-støtte, som jeg kan adressere når jeg trenger det.

Et merke gjelder bare innenfor ett Team, så ulike Team kan ha ulike aktive merker. Dersom du vil nevne alle deltakere i en prosjektkanal, kan du opprette et merke for prosjektet og bruke @merke fremfor å bruke @kanal.

Du når også frem til dem som ikke er aktive i Teams

Epost du får dersom du ikke leser en Teams-melding innen 1 time

En usikkerhet mange har, spesielt i starten når man tar i bruk Teams, er om jeg kan stole på at min melding når frem til adressaten. Hvordan vet jeg at den meldingen jeg sender i en chat, eller ved å nevne noen blir lest? Jeg vet jo ikke om alle er like begeistret for Teams som jeg er.

Du kan ta det helt med ro. Dersom mottakeren av din melding ikke leser den innen en time får de en epost i Outlook der de kan trykke på en lenke og lese din melding i Teams. Og alle sjekker Outlook!

Gjennomfør en workshop sammen med dine kolleger og bli enige dere imellom hvordan dere skal samarbeide og kommunisere i Teams. Smart endring arrangerer bedriftsinterne workshops i Teams der dere blir bedre på å samarbeide.