Outlook Innboks med fokus gjør mange regler overflødige

Jeg har i en årrekke brukt regler i Outlook for å sortere eposten automatisk før jeg behandler den. På den måten har jeg kunne være trygg på at jeg behandler den viktigste eposten først og den mindre viktige senere.

La e-postmannen sortere for deg. Prioriter den viktigste e-posten

Noen har tatt i bruk regler, men det har nok vært for de spesielt interesserte og ikke så tilgjengelig for alle. Derfor har Microsoft jobbet med å finne en løsning for automatisk sortering av eposten som ikke krever manuelt oppsett, men der Outlook selv finner ut hva som er viktig for deg. Gjennom å benytte maskinlæring er dette nå mulig. Det er ikke perfekt, men du kan lære Outlook å bli bedre til å forstå hva som er viktig for deg og da fungerer det veldig bra.

Ta i bruk automatisk epost-sortering

Etter at jeg tok i bruk Fokus innboks har jeg tatt bort mesteparten av mine regler. For å ha Fokus innboks må din postboks ligge i Office 365.

Gå til Visning i menyen når du står i Innboks og velg Vis Innboksen med fokus. Da vil eposten i Innboksen bli vist under to faner, Fokus og Annet. Eposten blir ikke flyttet, så om du ikke vil bruke Fokus innboks likevel kan du bare slå den av så er alt som før.

Nå starter læringsprosessen for maskinlæringsprogrammet i Outlook. Ser du en epost i Fokus innboks som burde vært i Annet høyreklikker du på den og velger Flytt alltid til Annet. Tilsvarende, finner du en viktig epost i Annet høyreklikker du på den og velger Flytt alltid til Fokus. Etter en periode med læring vil det aller meste av eposten havne i riktig del av Innboksen.

Behandle den viktigste eposten først!

Du vil finne ut at det er i Fokus-delen av Innboksen du vil bruke tid på epostbehandling, og den utgjør kanskje bare 30-50% av totalen. Annet-delen inneholder for det meste epost du ikke trenger å gjøre noe med, men informasjon du kan velg å lese når du har tid. På denne måten er du mye tryggere på at du arbeider med de viktigste epostene som gjerne inneholder oppgaver du må gjøre, eller krever et svar til avsenderen.

Bruk Outlook også på telefonen

Leser du epost på telefonen? Da vil jeg anbefale å installere Microsoft Outlook også på denne. I tillegg til å være en god epost-app støtter den også Fokus innboks. Det vil si at du vil ha den samme fordelingen av epost også på telefonen.

Hva om jeg ikke har Fokus Innboks i menyen?

Ser du ikke Fokus Innboks valget i Visning-menyen selv om du vet du har Office 365? Da kan det være du har aktivert forløperen til Fokus Innboks, som heter Rotemappe, eller Clutter på engelsk. For å få Fokus innboks valget tilgjengelig må du slå av denne. Det finner du en beskrivelse av her: Slå av/på Rotemappe i Outlook

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

Kalenderen for uka så egentlig ganske bra ut. Ikke for mye møter så jeg tenkte det blir en grei uke. Men plutselig ble det ganske mye stress likevel og tiden rant ut før jeg fikk gjort halvparten av det jeg hadde tenkt å gjøre. Hva skjedde egentlig?

Hovedårsaken til at vi ikke får gjort alt vi hadde tenkt å gjøre er at kalenderen lyver. Den gir et falskt bilde av tiden. Den inneholder jo primært møter, og de fleste fortelle meg at de gjør mesteparten av jobben mellom møtene.

Og dette mellom er det vi undervurderer.

1. Vi setter ikke av tid til oppgaver, henvendelser og møter vi ikke vet om enda. De fleste av oss kan planlegge maksimalt 50-60% av en uke og mange kan planlegge langt mindre. Det avhenger av type jobb du har. Så hvis du allerede har ganske tett med møte når uka starter har du i utgangspunktet en urealistisk plan.

2. Vi legger ikke inn reisetid. Jeg jobbet med en som skulle ta et nettkurs på jobben der hver modul var 1-2 timer. Det så overkommelig ut i kalenderen. Problemet var at hun ofte hadde 1-2 timer reisetid til kundemøter. Når det ble lagt inn i kalenderen forsto hun hvorfor hun aldri fikk tid til nettkurset.

3. Den tiden vi har igjen etter å ha notert møtetid og reisetid er den tiden vi har til å gjøre alle våre oppgaver. Svare på henvendelser, planlegge møter og gjennomføre de oppgavene vi må gjøre for å lykkes i jobben. Og disse er gjerne nedtegnet litt her og der. På gule lapper, en oppgaveliste i møteboka, løse ark, på telefonen og mange ikke notert i det hele tatt.

Når tid for alt dette blir lagt til blir det tydeligere hvorfor vi ikke får gjort alt vi skal. Vi har tatt på oss urealistisk mye. Dessverre er det som ryker først våre egne oppgaver.

Onckens prioriteringshierarki

Den amerikanske lederutvikleren William Oncken, Jr. beskrev hvordan vi prioriterer oppgaver i programmet Managing Management Time™.

Det prioriteringshierarkiet de fleste bruker ifølge ham ser slik ut

1. Oppgaver vi må akseptere - Dette er oppgaver fra sjefen og kundeforespørsler

2. Følge pålagte rutiner - Rapportering, teammøter og respondere på epost innen rimelig tid

3. Vurdere - Kolleger som vil du skal gjøre noe for dem, eller innkaller deg til møter

4. Gjennomføre egen plan - Oppgaver du må gjøre for å oppnå egne resultater og mål

Dette viser hvorfor det er våre egne oppgaver som lider når tiden ikke strekker til. For å både levere på omgivelsenes krav og forventninger og prioritere oppgaver så gjør at vi når egne mål må vi klare å sjonglere med du ulike oppgavetypene. Det to første nivåene må vi gjøre. Det vil si at det vi kan gjøre noe med er å balansere mellom egne oppgaver og henvendelser fra kolleger. Vi kan ikke ignorere disse, men vi kan kanskje finne en bedre balanse.

Se møter, reisetid og oppgaver i samme bilde

For å få en bedre oversikt over min tid, og som hjelper meg å prioritere bruker jeg den unike muligheten Outlook har til å vise både avtaler og oppgaver i det samme bildet. Jeg legger inn reisetid og passer på at jeg har nok tilgjengelig tid til å ta unna oppgaver jeg ikke vet om ennå.

Vil du legge om planleggingsvanene og prioritere bedre kan du få hjelp til det i lynkurset Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag.

Samle all informasjon du kommer over i din digitale notisbok

Har du hatt en av disse orange notisbøkene? Jeg husker jeg hadde slike da jeg var barn. Vi skrev blant annet opp bilnummer i dem og sammenlignet hvem som hadde flest fylker. Det var den gang før 1970 da bilskilt startet med Z (Vestfold), Y (Finnmark) og Oslobiler hadde 34-32-45 nummere. I dag kan du skanne skilt digitalt med mobilen og få opp eier, bilmerke mm, men det er ikke så morsomt …

Det å skrive opp ting er heller ikke så lett lenger. Informasjonen er ofte mer omfattende og så vil vi ha med bilder, nettadresser og mer for at vi skal synes det er nyttig. Og ikke minst, informasjonen er allerede digital.

Hvordan tar du vare på nyttig informasjon som kommer din vei på en enkel måte og slik at du lett finner tilbake til den? Web-siden du fant på søk. Et interessant lysbilde du så på et seminar. En epost relevant for den presentasjonen du forbereder.

Jeg samler alt løpende i min digitale notisbok, OneNote. Den har jeg alltid med meg og den blir aldri full.

Her er en oversikt over de verktøyene jeg bruker for å samle all informasjon jeg kommer over.

Informasjon fra Web

Her er min favoritt på PC og Mac OneNote Clipper. https://onenote.com/clipper Den fungerer godt med Edge, Chrome og Safari.

Den klipper ut hele sider, også det som er utenfor skjermen, og med artikkelutklipp får du teksten som tekst og ikke bilde, artikkelbildene blir med, og best av alt, den stripper bort reklamen på Web-siden.

Dele fra mobil

På mobilen bruker jeg delefunksjonen (Her vist på iPhone) der jeg sender siden til min notatblokk for senere bruk.

Du må sannsynligvis velge å legge den til, men det kan du gjøre fra delefunksjonsmenyen

På seminar, eller i en workshop

Jeg ser mange som tar bilde av lysbilder under presentasjoner. De havner gjerne i bildestrømmen, og hvor der bildet når jeg trenger det? I workshops brukes ofte Whiteboard og Flipovere. Så tar vi bilde av alt, men igjen de ligger som bilder på mobilen, men hvor er de når jeg, eller andre trenger dem?

Her bruker jeg OneNote appen på mobilen. Den retter opp og skjerper lysbilder, whiteboard, flipoversider og andre notater og plasserer dem sammen med dine møtenotater, og når du åpner OneNote på PC'en ligger de allerede der sammen med annen relevant informasjon og dine møtenotater. Du kan velge mellom tre forskjellige modi. Vanlig bilde, tavle (bra for whiteboard) og dokument. DU kan prøve alle tre før du bestemmer der for hvert bilde.

Epost og møter

Outlook er bra på å behandle epost og holde rede på møtene dine, men kanskje ikke like bra til møtenotater og til å samle informasjon fra alle kilder. Når du skal forberede og gjennomfør et møte der du ønsker å ta møtenotater og notere oppfølgingspunkter kan du sende møtet til OneNote. Senere vil du finne igjen dine notater enten direkte i din digitale møtebok, men også gjennom en lenke fra avtalen i Outlook.

Send post til OneNote

Epost kan sendes til OneNote og kan lagres sammen med annen relevant informasjon på temaet som bilder, nettinformasjon og dine notater.

På telefonen kan du også videresende epost til OneNote der og da. Du trenger ikke vente til du har PC'en foran deg. Det gjør du ved å sende den til m@onenote.com så er den arkivert der du vil ha den. Gå til oppsett for å sende epost til OneNote for å sette dette opp for deg.

Dine notater, alltid med deg

Når du kommer på noe du må huske, en god ide du vil skrive ned, eller noe du vil sette på handlelisten vil mange se seg om etter en gul lapp eller et stykke papir. Men du har jo allerede din digitale notisblokk i lomma! Noter det rett på telefonen så har du det alltid med deg. Der er den er tilgjengelig på alle dine enheter, som PC, Mac og nettbrett også.

Ble du såpass interessert at du vil lære deg OneNote ordentlig med alle mulighetene? Sjekk ut Smart arbeid og samarbeid med OneNote.