Har du mistet oversikten i Teams? Du er ikke alene.
/
Det startet ganske greit da vi innførte Teams. Jeg var medlem i 3-4 Team og hvert Team hadde 2-3 kanaler. Nå er jeg medlem av 15 Team og hvert Team har mange kanaler. Hvordan skal jeg få kontroll over dette? Tenk om jeg går glipp av viktig informasjon, eller ikke oppfatter at jeg har en arbeidsoppgave? Og hvordan må det være for nye ansatte som får alt dette på en gang?
I følge en undersøkelse jeg gjorde i et nettseminar med 100+ deltakere sier halvparten at de ikke har oversikt over Team og kanaler og jeg oppfatter det som mange blir stresset av dette.
Slik tar du kontroll over Team du er medlem av
Tidligere fikk vi både relevante og irrelevante eposter inn i Outlook. Vi måtte så vurdere i hvert enkelt tilfelle hva som var relevant og hva vi ikke trenger å gjøre noe med, eller bry oss om. All kommunikasjon ble "pushet" inn i Innboksen vår.
Når vi bruker Teams har vi muligheten til å selv velge hvilke Team og kanaler som er relevante for oss og oppsøke disse. All informasjon i kanalene er et tilbud til oss og vi må velge hva vi mener er relevant og ikke. Det er en "pull" mekanisme. Du trenger ikke ta stilling til en bestemt epost, men hvilke kanaler som er relevante for deg. Det kan bare du gjøre. Her er et klipp fra nettseminaret som forteller deg hvordan du gjør dette.
De største utfordringene mange opplever med Teams på jobben
I følge undersøkelsen nevnt over sier 1 av 4 at de ikke har fått tilstrekkelig opplæring i bruken av Teams. Dette kan forklare både hvorfor mange føler de ikke har kontroll. Som undersøkelsen viser sier 16% at den største utfordringen er å få oversikt over de mulighetene som finnes i Teams, og 21% mener organisering og samarbeid om dokumenter er det vanskeligste.
Når bruker du samtaler i kanaler og når bruker du en gruppechat?
Jeg ser en del som ikke bruker Teams slik det er ment, og det er ofte en årsak til frustrasjon.
En kanal i et Team bruker vi til et bestemt arbeidsområde, en arbeidsprosess, eller et prosjekt. Det er det eneste som skal foregå i den kanalen. Blander vi inn noe som ikke har med kanalens tema blir det forvirrende. Forespørsel om å ta en kaffe, eller løse spørsmål gjør vi i chatten.
Samtaler i kanalen er det som kan erstatte epost, men det forutsetter at vi gjør det riktig. Her er et klipp fra nettseminaret som viser hvordan dette kan gjøres.
Vil dere ha litt hjelp til å skape felles forståelse og riktig bruk av Teams? Her er de mest populære bedriftsinterne Smart endring workshopene som bidrar til å oppnå dette:
