Presenter som de gjør på Dagsrevyen i Teamsmøtet

Du har sikkert sett når en nyhetsoppleser presenterer en sak og i bakgrunnen ser du grafer, bilder og annet som er relevant for saken. Det kan du gjøre i Teams-møtet også. Det krever litt forberedelser for å tilrettelegge, men ser veldig proft ut, og så får du litt ekstra oppmerksomhet.

Finn først frem det du vil presentere på skjermen. Det er en fordel å ha to skjermer slik at du kan  samle materiale du vil presentere på den ekstra skjermen, og ha Teamsmøtet og det du ikke vil vise fram på en din hovedskjerm. Men det fungerer også om du har en skjerm fordi du kan velge å vise bare ett av dine programmer/vinduer i Teamsmøtet.

 Les mer om to skjermer i Skal du fortsatt jobbe mye hjemme? Skaff deg en ekstra skjerm!

 Start møtet og velg å presentere. Nå kan du plassere deg selv i bildet på ulike måter.

 Dette er bare en av mange muligheter du finner i et Teams-møte. Jeg tipper de fleste ikke bruker  mer enn 20% av mulighetene som tilbys. For mange er det helt greit, men vil du skape engasjement i møtet, unngå at deltakerne mister konsentrasjonen og gjør andre ting ved siden av møtet, kan det være lurt å benytte seg av flere måter å presentere og engasjere på.

Skal du arrangere møter, workshops, konferanser eller webinarer lærer du alt om dette i workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams.

Hvordan du lager distribusjonslister i Teams

Når vi sender epost internt i virksomheten finnes det ofte distribusjonslister som er opprettet at IT-administrator for medlemmer av avdelinger, deltakere i prosjekter, alle ledere osv.

Mange forsøker å adressere slike grupper i Teams ved å bruke @Teamnavn og @Kanalnavn, men det er ikke det samme, fordi det oftest fører til at mange som ikke skulle vært varslet blir inkludert.

En utbredt misforståelse er at man kan bruke @kanalnavn for å nå "medlemmene" i en kanal. Dersom det er 5 deltakere i et prosjekt og de benytter en prosjektkanal i et større Team med 50 medlemmer, risikerer du at alle 50 får et varsel når du nevner kanalen med @prosjektkanal.

Les mer om denne problemstillingen i Hvordan sikrer jeg at jeg når frem til alle i Teams?

Bruk merker i Teams på samme måte som distribusjonslister i Outlook.

I Teams kan eiere av Team opprette merker som for eks. markedsavdelingen, i et Team og legge til de som jobber i den avdelingen. Dersom man ønsker å adressere alle i avdelingen i en kanalsamtale eller chat kan man nå gjøre det med @markedsavdelingen. Da vil kun de som er assosiert med dette merket få en varsling.

Slik oppretter du og bruker merker

Opprett et sett med merkenavn som kan benyttes i alle Team

Når du oppretter merker og assosierer medlemmer i Teamet til dette vil det bare gjelde innenfor dette Teamet. Så du kan opprette merket SoMe (Sosiale media) og assosiere 2 personer i markedsavdelingens Team til dette merket. Om du oppretter det samme merket i et Team for alle ansatte kan du assosiere de samme, men også deltakere fra andre avdelinger som kan bidra til profilering av virksomheten i Sosiale media.

Når du bruker @SoMe innen hvert av disse Teamene vil du nå de som er assosiert i det spesifikke Teamet. Ønsker du å opprette en chat med dem som jobber med Sosiale media vil du få valget om hvilken av SoMe gruppene du vil inkludere i chatten. Komplisert? Ja kanskje. Som alltid er det viktig å sjekke hvem man kommuniserer med.

Slik oppretter dere en standard navneliste for merker

Dersom man ønsker å bruke merker for å adressere interessenter i ulike Team vil det være praktisk om vi ikke bruker helt forskjellige navn på noe som er det samme. Det vil være upraktisk om vi i ulike Team bruker SoMe, Sosialt, SoMedia osv. for det samme formålet. Dette kan dere unngå, men da trenger dere hjelp fra en Teams-administrator som oftest er en IT-person. Da kan dere opprette en felles navneliste for merker som vil vises som forslag i alle Team når man oppretter merker. Slik gjør dere det:

Ønsker dere en bedre oversikt over muligheter til å å styre rettigheter, Teams-struktur og konfigurering, dokumentkontroll og administrasjon av Teams? Smart endring tilbyr workshopen Smart administrasjon av Teams for superbrukere. Dere trenger ikke ta med IT-administrator, men det kan være en fordel om dere har muligheten.

Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter!

Dette utsagnet kunne vi sikkert sett for 10 år siden også, men nå er det blitt enda mer aktuelt. En undersøkelse fra Microsoft sier at vi nå har en og en halv gang så mange møter enn for to år siden *)

Det er mye!

Det blir fremstilt som positivt at møtene er kortere, og at de oppstår mer spontant og mindre planlagt. Spør du meg gjør dette det enda verre fordi det stykker opp arbeidsdagen og skaper uforutsigbarhet. Og er det noe vi ikke trenger er det akkurat dette. Tvert imot trenger mange mer sammenhengende tid for å kunne fullføre egne oppgaver og mer forutsigbarhet for å kunne planlegge egen familiehverdag.

Så hva er alternativet til å ha et møte?

For de korte møtene som ofte bare blir planlagt kort tid i forveien er min erfaring er at det enten er for å få en status, og oversikt i et prosjekt og løpende arbeidsprosesser, eller det er en beslutning som skal tas basert på innspill fra flere. Disse møtene kommer gjerne i tillegg til faste ukemøter og prosjektmøter.

Når du vil gjøre opp status og få oversikt

Dersom dere etablerer et felles oppgavesystem for aktiviteter og prosjekter som krever involvering fra andre,  Vil du kunne få oversikt og status uten å ha møter fordi dette er synlig i oppgaveverktøyet. Eller dere kan bruke mye mindre av møtetiden til status og mer på en god dialog og problemløsning. Les mer om hvordan i Slutt å bruke tid på "rundt bordet" i møter, og epost-mas i prosjekter

Når du vil samle informasjon eller forankre en beslutning

I en rapport fra McKinsey **) hevder de at bruk av asynkron kommunikasjon i verktøy som Teams og Slack bidrar til raskere kommunikasjon og at ansatte selv organiserer samarbeidet med kolleger orientert rundt arbeidsprosesser.  Dette kan føre til mindre behov for koordineringsmøter, statusrapporter og bidra til mindre behov for fysisk tilstedeværelse på samme sted, færre misforståelser og raskere beslutninger. Les om hvordan i Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Tenk på dette neste gang du føler behov for å invitere til et møte de nærmeste dagene. Og blir du invitert til et slikt møte, vær i alle fall sikker på at det er nødvendig å delta før du aksepterer. Les min sjekkliste over hva du bør gjøre før du sier ja til å delta i et møte i Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.

---

  *) Making hybrid work work
**) Advanced social technologies and the future of collaboration

At gode ideer oppstår ved kaffemaskinen er en myte

Innovasjon oppstår sjelden ved en tilfeldighet, men gjennom planlagte og målrettede aktiviteter. Jeg opplever at det mange bruker som årsak til at vi skal komme på kontoret er en forventning til at det skal skje noe fordi vi tilfeldigvis møtes.

Er det riktig at vi kommer til kontoret for å oppleve de uformelle og tilfeldige møtene ved kaffemaskinen som gir oss ahaopplevelser og som fører til høyere innovasjonstakt?

Nei, sier organisasjonspsykolog Andreas Kolstø til Dagens Perspektiv. De fleste går til kaffemaskinen for å hente kaffe. "Se deg rundt. Det står ikke masse folk og snakker ved kaffemaskinen". 

Det betyr ikke at det ikke har verdi å møtes, men at vi ikke kan forvente at noe magisk skal skje av seg selv. Utvikling av nye ideer og forbedringer krever systematisk arbeid enten man møtes i et rom på jobben, eller i en workshop på Teams. Verdien i å  legge til rette for innovasjonsprosesser digitalt er at vi ofte kan få med flere fra ulike steder og som ellers ikke hadde blitt inkludert. Det er mer komplisert, men kan også gi økt verdi om vi lærer oss hvordan vi kan gjennomføre dette. Les mer om dette her: Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

 Noen kommer på jobben for å få arbeidsro

Ikke alle har optimale arbeidsforhold hjemme, kanskje med en hund som maser om tur, eller barn som kommer hjem fra skolen og vil ha oppmerksomhet. Faktisk viser undersøkelser at de fleste ønsker å komme på kontoret både for å møtes og for å få arbeidsro.  Når jeg besøker ulike kontorer nå ser jeg at det popper opp "telefonbokser" man kan sette seg inn i for å arbeide konsentrert, men også delta i et nettmøter uten å forstyrre kollegene i samme rom.

Hva skal til for at jeg ønsker å komme på kontoret?

Biblioteket på Microsoftkontoret i Helsinki 2011

Etterspørselen etter stillerom eller stillesoner kommer sannsynligvis bare til  øke. Betyr det at vi skal gå tilbake til de gamle cellekontorene igjen? Nei, det tror jeg ikke. Men at vi i større grad må legge til rette for konsentrasjonsarbeid på kontoret i form av stillesoner tror jeg vi vil se mer av. Da vi bygget om alle Microsoft-kontorene i Europa for drøyt 10 år siden ble det laget bibliotekområder der det ikke er lov å snakke, og myke sittebåser der man kunne sitte skjermet, eller snakke sammen to og to. Med et slikt opplegg kan man skjerme seg et par timer, og delta i møter, eller være sosial samme dag på kontoret. Da blir kanskje kontoret mer attraktivt og verd reiseveien?

Kan jeg slette Teams-chatter jeg ikke vil se?

Kan jeg bli kvitt møtechattene? De chattene som er viktig for meg drukner blant disse!

Når du går inn i Teams-chatten kan du se dine nylige chatter. Der finner du en blanding av 1:1 chatter, gruppechatter, og ikke minst møtechatter. Jeg får ofte spørsmål om man kan slette noen disse fordi mange synes det er forvirrende og at chattene du er interessert i drukner.

Du kan ikke slette chatter, men du kan skjule de chattene du ikke trenger å se. Men da må du gjøre det for hver chatt så det er ganske tidkrevende, og ikke verd bryet. Bruk heller muligheten til å filtrere chatthistorikken. Dersom du vil finne en chatt med en bestemt person, eller du ønsker å ikke vise møtechattene, velg filtrer!

Nå kan du søke direkte etter personer som er med i en chatt, eller du kan trykke på de tre prikkene og velge å se bare Chatter. Da slipper du å se alle møtechattene.

Teams-chatten er en fleksibel måte å samarbeide på som er flott å bruke for alt som ikke passer å gjøre i Team vi oppretter for ulike formål. Du spør for eksempel ikke en kollega om dere skal ta en kaffe sammen i en Teams-kanal. Der samtalen er mer personorientert enn saksorientert vil normalt chatten være et bedre valg.

Vil du lese mer om ulike måte å benytte Teams-chatten på? Her er noen eksempler.

Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Er det OK å ha en privat chat mens man deltar i et nettmøte?

Du kan bruke møtechat i Teams til mer enn du tror

Lykke til med chattingen, og husk mobilen! Bruk Teams-chatt til jobbformål, og Messenger, Whatsapp og andre kanaler til private formål.