Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

Tiden er over der noen kunne sitte på sitt (hjemme)kontor å arbeide med sitt. Verden er blitt for kompleks til det og vi er alle avhengige av å samarbeide med andre for å oppnå virksomhetens resultater.

Fortsatt hjemmekontor for mange, og gradvis utvikling til en blanding av hjemmekontor og arbeid på kontoret fører med seg to utfordringer.

1. Ledere, prosjektledere og koordinatorer må finne nye måter å få oversikt og status på oppgaver teamdeltakere skal gjennomføre.

2. Hver enkelt må legge sin egen plan og prioritere for å levere på andres forventning og samtidig nå egne mål.

Vi har ikke lenger den samme muligheten til å stikke hodet inn til noen på kontoret og be om status eller oppdateringer, og ringe rundt er altfor tidkrevende. Epost går for sakte og hvem ønsker egentlig å mase på andre hele tiden?

Det digitale nervesystemet

Bill Gates lanserte i 1999 begrepet "Det digitale nervesystemet". Vi vet at vårt nervesystem reagerer raskt, samler inntrykk fra alle sanser og gjør at vi kan automatisere mange av våre handlinger og frigjøre hjernen til de mer kompliserte tankeoperasjonene. Det er det vi trenger også i vår virksomhet. I dag, mer enn 20 år senere har vi i stor grad realisert det digitale nervesystemet gjennom teknologi for å binde alle i virksomheten sammen i ett felles system for samarbeid. For mange er dette i praksis Microsoft 365 og Teams.

Informasjonsmengde og kompleksitet er i dag så stor at vi ikke kan basere oss på å huske alt og tankeoverføring er fortsatt ikke mulig (tror jeg). Det betyr at vi må delegere alt vi kan til det digitale nervesystemet og frigjøre hodet til beslutninger og kreativt arbeid.

Få oversikt og status på oppgaver teamdeltakere skal gjennomføre

Har dere tatt i bruk Teams har dere også Planner. Det er et kanskje det enkleste systemet for planlegging, koordinering og oppgavefordeling du kan ta i bruk i dag. Det er særlig attraktivt fordi det er helintegrert i Teams. Det vil kunne bidra til å løse punkt 1 over og gir god oversikt og status på oppgaver fordelt til andre.

For en oversikt over de viktigste mulighetene, se Det beste planleggingsverktøyet for dere som bruker Microsoft Teams

Oppgaver du tildeler andre vil føre til et varsel i Teams. Alle kan også enkelt få en oversikt over oppgaver tildelt fra ulike prosjekter man deltar i.  For egne oppgaver er det best å bruke Microsoft To-Do på PC og mobil. Der vil du se både egne oppgaver og oppgaver fra Planner.

Legg din egen plan og prioriter!

Når du sitter der alene er det lett å bli opphengt i både det ene og det andre. Og på kontoret blir man gjerne avbrutt hele tiden. For å kunne levere på egne mål, og samtidig bistå andre når det er forventet trenger du å lage en egen plan for dagen og prioritere deretter. Mange synes det er krevende å lage sin egen plan og prioritere det som er viktigst, men det er helt nødvendig for å ta kontroll over egen hverdag. Ref. punkt 2 over. Du kan kanskje få noen tips her? Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Interessert i å lære mer om planlegging og prioritering med Planner og To-Do?

Sjekk bedriftsintern workshop Smarte prosjekter med Planner og Teams, eller nettkurset du kan ta på egenhånd.

Er du eller dere spesielt interessert i å ta kontroll over egen hverdag der oppgavene gjerne kommer via epost, i møter og prosjekter vil workshopen Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag være et godt valg