Har du noe du vil forbedre på jobben? Om du behandler dette som nyttårsønsker, er det da sannsynlig at du vil lykkes?

122913_1031_hardunoeduv1.jpg

De fleste nyttårsønsker er knyttet til endring av vaner som igjen skal gi oss et bedre liv. For eks. slutte å røyke, begynne å trene osv. Slik er det ofte med jobbrelaterte endringer også. Vi vil blant annet bli bedre på å organisere arbeidsdagen, følge opp tidsfrister og bruke mer tid på det som skaper resultater.

Et ønske uten en plan er bare en drøm sies det. Det er nok derfor de fleste nyttårsønsker ikke blir virkelighet, men forblir en drøm. Dessverre har vi ikke noen magisk fe som oppfyller ønsker for oss uten at vi trenger å anstrenge oss.

Det ligger selvfølgelig noe godt i et sterkt ønske og leser du Paul Coello's Alkymisten som hevder at bare man ønsker noe sterkt nok vil hele verden hjelpe deg til å oppfylle ønsket kan man lett tro på det også :-)

Dessverre er det slik at for å nå hverdagens små og store mål øker gjennomføringsmuligheten betraktelig om vi legger til noen flere faktorer som øker muligheten til å på ønsket oppfylt.

Ibsen skriver "Ja, tenke det, ønske det, ville det med; - men gjøre det, det skjønner jeg ikke." Vi tror ofte at om vi bare ønsker det nok så vil det skje. Det er nettopp det som stopper mange fra å nå sine mål. Vi ønsker det sterkt, men vi vet ikke hvordan vi skal nå målet. Hva må vi gjøre og hva skal til for at vi kan gjøre det og faktisk gjør det? Jeg hadde nettopp gleden av å lede en workshop for ledere i Lions Club. Lions er verdens største ideelle organisasjon og har 11.500 medlemmer i Norge. De bidrar til et bedre liv for mennesker som trenger en hjelpende hånd både i lokalmiljøet og internasjonalt. Som andre organisasjoner er de avhengige av fornyelse for å fortsette å være relevante for medlemmer og samfunnet. Fornyelse har vært et tema på mange medlemsmøter, men det er vanskelig å komme fra "Jeg skulle ønske at..." og "Vi burde forandre …", til "Dette gjør vi" og videre til at man faktisk gjør det. Det er så mye som kan stoppe gode tiltak fra å bli gjennomført. Det er jo ikke bare opp til en selv. I organisasjoner er vi sterkt avhengige av støtte fra mennesker rundt oss og rammevilkår.

Noe av dette kan vi ikke bestemme over, men vi kan ofte påvirke begge deler til vår fordel. En god plan for å lykkes er å spille på mange strenger. En gitar låter mer overbevisende om man bruker alle seks strengene og nokså tynt om man bare bruker en :-)

Her er de seks strengene jeg benytter i endringsplaner:

122913_1031_hardunoeduv2.png

I følge en omfattende undersøkelse foretatt av VitalSmarts øker sannsynligheten for å lykkes med planlagte, varige endringer dramatisk ved bruk av fire eller flere av endringsdriverne over. Bare 14% av virksomhetene gjorde dette, men de fikk fire ganger bedre resultat. De 5% som benyttet alle seks endringsdriverne fikk ti ganger bedre resultat enn de som bare benyttet en av driverne.

For mer om å drive positive endringsprosesser, se også Erkjenn at endring er komplekst så blir det enklere.

Har du og de du arbeider sammen med noe dere ønsker å forandre i det nye året?

Skal du ha ny papirkalender for 2014, eller er det på tide å pensjonere den?

121713_1453_skalduhanyp1.png

Hver gang jeg går fra T-banen til kontoret i Oslo går jeg forbi en av de gamle papirhandlerne. De har de vært klare med nye kalendere for 2014 siden oktober.

Kommer du til å kjøpe en?

121713_1453_skalduhanyp2.png

Kanskje også 2014 modellen av bordkalenderen i ekte tre? Eller går du for 7ende sans igjen?Fordelene med 7ende sans er at du alltid kan ha den med deg. Ulempen er at den bare inneholder informasjon om din kalender og at ingen andre kan vite når du er ledig og opptatt uten å ringe deg, møte deg, eller sende deg en E-post. Har du forsøkt å finne en møtetid som passer for fem eller flere personer på denne måten? Det tar mye tid og mange E-poster eller telefoner.

En nylig utgitt rapport fra Corporate Leadership Council viser at vi blir mer og mer avhengig av andre rundt oss for å nå våre egne mål på jobben. For ti år siden viste undersøkelsen at 20% av resultatene kun var mulige å nå med hjelp fra kolleger og samarbeidspartnere. I dag er dette vokst til 50%! Dette viser at samarbeid er viktigere enn noen gang og at du kan ikke oppnå dine mål uten å møte andre. Samtidig viser undersøkelsen sterk vekst i hvilken grad ansatte arbeider med andre som ikke befinner seg på samme sted som dem. Bare over de siste tre år opplever 57% av de spurte at de i økende grad må involvere kolleger på andre steder for å få gjort jobben sin.

I tillegg kommer trenden vi ser i Norge med mer og mer fleksibilitet i arbeidstid og sted. Nye kontorløsninger er ofte basert på at en andel ansatte til enhver tid arbeider hjemme og det er ikke alltid forutsigelig når hver enkelt gjør dette. Alt dette medfører store koordineringsutfordringer og mange bruker altfor mye tid på å finne møtetider. Tenk om du bare kunne trykke på knappen og få vist når alle deltakerne i et møte er ledige? Det kan du faktisk, men hva om det ikke finnes noen tid alle er ledige? I alle fall ikke de neste to ukene. Ikke uvanlig, eller hva? :-) Det samme gjelder møterom. De fleste erfarer at det alltid er for få møterom og reservasjon av dette er en viktig del av møteplanleggingen. Da er det ikke så enkelt om reservering av møterom skjer med gule lapper på døra. Særlig om du arbeider hjemme når du planlegger møtet.

Her kan du få god hjelp av møteplanleggeren i Outlook. Start med å opprette et nytt møte på et tidspunkt og en varighet som ville passe bra for deg. Gå så til planleggingsassistenten og adder de andre deltakerne og ønsket møterom. På høyre siden av skjermen vil du se "Romsøker". Der får du en oversikt over dager det mest sannsynlig er enklest å få til møtet. I dag er det tirsdag 17. desember og jeg trenger å få til et møte med noen før jul. Utfra «Romsøker»-informasjonen ser jeg at tilgjengeligheten i morgen er "God". Dvs. alle har de 1,5 timene jeg ønsker å ha møte innenfor sin normalarbeidstid. Resten av uken er «Dårlig». Dvs. det er ikke noen ledig tid som passer for de fleste.

121713_1453_skalduhanyp3.png
121713_1453_skalduhanyp4.png

Nå kan det hende at det er litt brått å innkalle til møte i morgen ettersom det ikke gir noe tid til forberedelser. Jeg ser at mandag 23. er klassifisert som "Ganske bra". Det vil si at en av deltakerne ikke er tilgjengelig for den møtelengden jeg ønsker, men om jeg begrenser møtet til en time har alle tid i kalenderen mandag. Dersom jeg virkelig måtte ha møtet denne uken kan jeg også sjekke dager som er merket med "Dårlig". Ettersom jeg ser hva de enkelte er opptatt med (valgfritt å vise) kan jeg vurdere dette og spørre om det er mulig å prioritere dette møtet fremfor andre aktiviteter i kalenderen.

121713_1453_skalduhanyp5.png

Dette er en veldig praktisk måte å finne møtetidspunkt på og jo flere deltakere, jo mer tidsbesparende er det :-)

Dette krever selvsagt at alle bruker kalenderen aktivt og at man har en enighet om når det er OK å kalle inn til møter. Man bør også avtale bruk av åpen kalender og hva det innebærer. Det gir enklere planlegging. Avtaler man ikke ønsker å vise innhold av kan fremdeles skjules ved å merke dem som "Privat".

Hvorfor nettmøter fra egen PC er bedre enn dyre videokonferanserom

Hva har Radio, TV, aviser og konferanser felles? De ønsker å gjøre tilskuere, tilhørere og lesere til deltakere. Til dette benytter de SMS, Facebook, Twitter og Instagram for å skape en toveiskommunikasjon. Det er kanskje ikke helt tingen for nettmøtene på jobben, men utfordringen er den samme. På nettmøter har man i likhet med media ikke direktekontakt over bordet med deltakerne.

Dersom man sitter i et videokonferanserom der alle ser på en felles skjerm blir det lett å lene seg tilbake i stolen og "se på TV". Oppsettet kan virke passiviserende på deltakerne. Hvordan gjør vi så om tilskuere til deltakere på nettmøter? Jo, alle må ha like muligheter til å bidra i møtet. Det har de ikke dersom mange ser på en felles videokonferanseskjerm og bare en har sin PC koblet opp mot møtet, har kontrollen og mulighet til å bidra på nett.

Et annen vanlig problem er at den eller de som kobler seg på fra egen PC fra et annet sted en hovedgruppen føler seg utenfor. Det blir det gruppen mot den personen. Det er mye lettere for de som sitter samlet i rommet å henvende seg til dem som sitter ved samme bord enn til den som er på et annet sted. Følgen er at den som sitter alene ofte fører seg glemt.

Hvordan kan vi gi alle lik mulighet og ansvar til å bidra? Det kan vi gjøre ved at alle går inn på nettmøtet fra egen PC og blir likeverdige deltakere. Da vil alle ha verktøy til å delta aktivt i møtet. Det kan for eksempel være ved å skrive på nettmøtes whiteboard, peke på noe i en Powerpointpresentasjon, eller samskrive på et dokument. Møteleder kan enkelt legge inn elementer som driver dialog og engasjement på nett. Fremdeles kan flere møtedeltakere sitte i samme rom. De vil bare ha flere muligheter til å engasjere seg i møtet enn om de "ser på TV" og de som sitter andre steder blir mer likeverdige.

Man kan gjerne ha elektroniske tavler/Smartboard i møterommet koblet opp til møtet i tillegg, men da som en fellestavle og ikke knyttet opp mot en deltaker. Det er i ferd med å komme flere slike løsninger på markedet. Kanskje de gamle videokonferanserommene kan oppgraderes til dette?

Smart room system

Nettmøter er uansett krevende og fordrer at møteleder og de som presenterer innlegg er oppmerksom på de utfordringene som er spesielle for denne typen møter. For mer om dette se også Are you multitasking in online meetings? So are others who attend your meetings!