Spill inn Teams-møtet til de som ikke kunne delta

En populær mulighet i Teams er å spille inn hele- eller deler av et møte. Men hvor ligger opptaket, og hvordan deler jeg det med andre?

Det finnes flere situasjoner der det er veldig praktisk å gjøre innspilling av et Teams møte. For eksempel allmøter og avdelingsmøter der det gis viktig informasjon, men som ikke alle har mulighet til å delta i på grunn av andre viktige aktiviteter. Mange bruker også Teams-møter til opplæringsformål, både i skolen og i andre virksomheter. Da er det også praktisk å kunne spille dette inn så andre kan få glede av det senere.

Hvor lagres innspillingen og hvem kan se den?

Alle møter som spilles inn blir liggende i Microsofts videolager - Stream. Det lages så en lenke til opptaket som blir liggende i møtechatten. Der kan de som ikke hadde anledning til å delta finne dette og spille det av senere. For å få tilgang til møteinnspillingen må du være invitert til møtet, og du må være en del av arrangørorganisasjonen. Du kan invitere både ansatte i virksomheten og eksterne til et Teams-møte, men bare ansatte kan se møteinnspillingen. Det er fordi Stream ikke gir tilgang til personer utenfor organisasjonen.

Hvordan dele en møteinnspilling med flere?

Dele med flere i organisasjonen

I utgangspunktet er det bare inviterte til møtet som kan se innspillingen. Dersom du vil dele med alle i organisasjonen kan du gjør det med å velge Del. Du kan også hente en kobling som kan publiseres i Teams eller på epost.

Dele med eksterne personer

Dersom du vil dele innspillingene med eksterne møtedeltakere og gjester i Teams må du laste ned til et sted du kan delen den fra. For eksempel din OneDrive. Åpne videoen i Stream og velg last ned. Herfra kan du dele den med hvem du vil (innenfor det virksomhetens tillater)

Rediger møteopptaket

Ofte har vi en innledning og avslutning av møte med småprat og annet som ikke er så interessant å ha med på opptaket. Da kan du trimme innspillingen etter møtet i Stream.

Dersom du vil dele opp innspillingen eller ta bort deler i midten må du laste ned videoen til deg selv og redigere den i et redigeringsprogram. Da kan du velge å publisere den fra deg slev, eller erstatte innspillingen som ligger i Stream.

Vil du bli en ekspert på alle deler av Teamsmøter, sjekk ut workshopen Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter. Vil du bare bli rimelig god på å arrangere og delta i nettmøter, sjekk 1-times nettworkshopen Smarte nettmøter med Teams

Få skjermhjelp fra en kollega i Teams og Skype for Business

Jeg fikk nylig et spørsmål fra Roy S. som som er aktuelt for de fleste av oss. Han spør, er det mulig under et Teams-møte å la flere enn en ha kontroll på bilde ved delt skjerm? Sitter en del med opplæring, og ser at dette ville vært veldig praktisk å kunne vise hvor de skal trykke.

Av og til stopper det opp for oss når vi skal gjøre noe i et fagsystem, eller i Office. Hva gjør du da? I følge en undersøkelse som er gjort om dette er de tre mest vanlige måtene å løse det på å

• Prøve å finne det ut selv

• Kontakte helpdesk/IT-støtte

• Spørre en kollega

Alle tre mulighetene er like vanlige. Det kommer nok an på hva det er. Tekniske problemer er nok der man som oftest søker IT-støtte, mens kolleger oftest får spørsmål som "hvordan gjør jeg dette?". Profesjonell IT-støtte bruker ofte spesialverktøy som TeamViewer for skjermhjelp, men hva gjør du om du vil ha hjelp fra en kollega og du ikke sitter på samme sted som denne?

Dele skjerm og program i Teams

Både Skype for Business og Teams kan brukes til å støtte en kollega gjennom et nettmøte eller i Chat. Det vanligste er nok å opprette en chat med en kollega, legge til et videomøte i chaten og dele skjerm. Da kan den som trenger hjelp dele sin skjerm, eller bare det programmet man vil ha hjelp på, og den som skal hjelpe kan få kontroll over det delte området på skjermen og jobbe som man satt på den andres PC. Når kontakten er opprettet kan begge jobbe på samme skjerm.

Under viser jeg hvordan du gjør dette i Teams, men det er ganske likt å gjøre dette også i Skype for Business. Start med å opprette en chat med den du vil ha hjelp fra.

Når dere har etablert kontakt i chat og lagt til video har dere de samme mulighetene som i alle Teams-møter. Det er alltid den som deler som har kontrollen og kan når som helst avvise kontroll og avslutte deling.

Trenger dere opplæring i hvordan dere kan bruke Teams effektivt i daglig arbeid uten at alle må måtte finne opp kruttet selv kan dere jo vurdere å investere 3 timer i en Smart samarbeid med Teams workshop. Den kan også leveres på nett der alle deltakerne kan jobbe fra der de er, enten det er på kontoret eller hjemme.

PS: Trenger dere å bli gode på Teams-møter veldig raskt? Sjekk 1-times nett-workshopen Smarte nettmøter med Teams.

Jeg får ofte epost med vedlegg i Outlook - Hvordan får jeg lagret vedlegget i Teams?

Vi forsøker så godt vi kan å brukt Teams til å dele dokumenter og det fungerer veldig bra internt. Men jeg mottar stadig dokumenter fra eksterne som vedlegg til epost. Hvordan får jeg lagret dem i den rette kanalen i vårt Team?

Det vi er vant til er å velge Lagre som for vedlegget i eposten, men der finner jeg ikke mine Team. Så prøver jeg å dra dokumentet over til Filer i kanalen, men det fungerer ikke. Så hva gjør jeg?

Som vanlig er det flere måter å oppnå et ønsket resultat i Office, så her skal jeg beskrive to muligheter som begge resulterer i at jeg får lagret dokumentet i ønsket Team og kanal.

Den enkle

Mange som har jobber med SharePoint langt tilbake vet at den enklest måten å lagre et vedlegg i SharePoint er å mellomlagre det på skrivebordet, og så laste det opp til SharePoint. Puristene liker ikke dette fordi "det burde ikke være nødvendig med denne omveien", men det virker :-)

Dette fungerer også med Teams Filer. Åpne Teams og gå til Filer i ønsket kanal. Dra vedlegget over på skrivebordet og dra det så videre til Filer. Slett dokumentet på skrivebordet. Det virker og tar bare noen sekunder.

For SharePoint-vante

Det mange liker med Teams er å lagre dokumenter i Filer, som de finner enklere enn SharePoint. Men mange er også fortrolige med filbehandling i SharePoint.

Er du en av dem, åpne Teams og gå til Filer i ønsket kanal. Velg Åpne i SharePoint. Nå kan du dra vedlegget rett over fra eposten til SharePoint og det ligger nå i Filer som ønsket.

Flere tips til daglige oppgaver i Teams

Lurer du på hvordan du sender et dokument i Filer på epost? Se Jeg sender daglig vedlegg i Outlook - men hvordan sender jeg et dokument fra Teams?

Vil du lagre hele eposten, med vedlegg, i Teams? Se Hvordan jeg deler epostinformasjon med kolleger i Teams.