Hvordan leve et perfekt liv, ha kontroll på alt, og gjøre alt som står i planen

Nani

Lykken er en varm hund sier Linus i Knøttene. Det kan man være enig i, men så enkelt er ikke livet. Dagene våre er fulle av krav fra omgivelsene og fra oss selv. Ofte er det våre egne krav som er de vi mest ønsker å leve opptil.

Vel, jeg er ganske fornøyd med hvordan jeg lever livet mitt og jobben jeg gjør, men selvfølgelig ville det alltid være bra om jeg kan bli litt bedre, litt mer effektiv, og samarbeide bedre med andre. Men jeg vil ikke bli en annen person av den grunn.

Det er mange som lover deg et bedre liv og full kontroll over tiden din, bare du blir som dem ....
Da vil du aldri behandle epost mer enn en gang om dagen. Du har alltid en time eller to om morgenen der du gjør ditt viktigste arbeid uforstyrret og du avslutter dagen med å reflektere over alt du har fått gjort.

Kom tilbake til virkeligheten! Jeg vet om veldig få som kan komme unna med å behandle epost bare en gang om dagen. Omløpshastigheten og informasjonsmengden i dag krever at man gjør dette flere ganger om dagen for å holde oversikten og kan reagere på hendelser som oppstår. Det kan også være kolleger som venter på din respons og ikke kommer videre før du har gitt dem et svar. Det er jo derfor mange også leser epost på telefon så de kan gi et raskt svar på noe, eller fange opp viktig informasjon i tide.

Jeg har heller ikke noe tro på at man nødvendigvis skal gå løs på de tyngste oppgavene tidlig på morgenen. Det fungerer i alle fall ikke for alle. For mange er det faktisk bedre å "varme opp" litt med å komme ajour med epost, få unna en reiseregning og litt annet mens man tar en morgenkaffe. Men jeg har tro på at man må planlegge og sette av tid til de større oppgavene.

Min erfaring er at man må finne en balanse mellom det man gjør for seg selv, og den tiden man må akseptere å bli avbrutt av kolleger, eller svare på eposthenvendelser som gjør at andre kan få gjort sin jobb. Jeg deler inn dette i beskyttet tid og tilgjengelig tid. Beskyttet tid kan være at man jobber et par timer hjemme før man drar til kontoret og blir tatt av malstrømmen der. Eller finner et bortgjemt møterom på jobben, setter telefonen på stille og forsøker å komme gjennom arbeid relativt uforstyrret. Så kan man arbeide med andre oppgaver, delta i møter og være sosial på andre tidspunkt.

For å få til dette må du komme andre i forkjøpet med din plan. Dersom ikke du tar kontroll over din tid er det mer enn nok andre som gjerne gjør det :-)

Lag en ukeplan hver fredag for kommende uke der du tar hensyn til både dine, og kollegenes behov. Men ikke fyll opp planen helt. Husk at 30-50% av det du kommer til å gjøre neste uke vet du ikke om ennå. Det blir styrt av eposter, møteinnkallelser og andre henvendelser du får. Du må altså planlegge for det uforutsette og ha rom i kalenderen til dette.

Lag en balansert ukeplan. Beskytt tiden du må jobbe uforstyrret. Hold en del tid åpen for å være tilgjengelig

Skulle du trenge en kick-start på å ta mer kontroll over egen tid og være mer ajour med oppgaver uten å endre livet ditt kan du jo vurdere det veldig praktiske kurset Smart bruk av Outlook - ta kontroll over egen arbeidsdag og prioriter riktig for å nå dine mål. Der du kommer godt i gang med å jobbe litt smartere på et par timer.

Todo lists are evil, schedule everything

Dette sier professor Cal Newport ved Georgetown University. Problemet med oppgavelister er at de som oftest ikke relaterer seg til tid og ikke inneholder noen prioritering. Viktige oppgaver og småting ligger der om hverandre. Om du har en liste med 15 oppgaver, når skal du gjøre dem? Du kan sannsynligvis ikke gjøre alle i dag. Så hvilken tar du først, og hva kommer til slutt? Når du kommer på en oppgave du må gjøre kan du like godt bestemme deg med det samme når du skal gjøre den. Hvor viktig er den og hvor mye haster det å gjøre den? Basert på dette bestemmer du om du må gjøre den i dag, i morgen, neste uke, eller på et annet tidspunkt.

Hvor har du oppgavelisten din? På papir, i møteboka, eller kanskje på en app?

Sannsynligheten er høy for at du bruker Outlook til epost og kalender, og kanskje også til oppgaver? Problemet med kalenderplanlegging er som Cal Newport sier "We do not schedule work, we schedule interuptions". Altså vi har møter i kalenderen, men de fleste jeg snakker med sier at de faktisk gjør mesteparten av sitt arbeid mellom møtene.

Vet du at Outlook kan være en fantastisk oppgavesentral der du kan samle alle typer oppgaver, enten du skriver dem inn selv, de kommer på epost, eller fra din digitale notatblokk i OneNote. Det fine med Outlook er at den gir den veldig god støtte til prioritering og planlegging av oppgavene dine.

Problemet for mange er at oppgavelisten stadig vokser og at det blir en umulig oppgave å tømme den. Om du bruker den tradisjonelle oppgavevisningen i Outlook får du fort en lang liste med røde oppgaver. Når det skjer vet jeg at de fleste slutter å forholde seg til den og isteden skriver ned de viktigste oppgavene på papir :-)

Trikset er å bryte oppgavelisten ned i håndterlige biter. Du har sikkert hørt fremgangsmåten på hvordan man kan spise en elefant? Riktig! En bit av gangen. Det kan du gjøre om du velger å vise oppgavene i samme bilde som kalenderen. Da kan du se både hvilke avtaler du har og hvilke oppgaver du har i dag når du kommer på jobben.

Så når Cal Newport sier "schedule everything" betyr ikke det at alle oppgaver skal inn i kalenderen som et møte, men at den bør være tidsbestemt. De fleste oppgavene er det bedre å ha i oppgavelisten for den dagen man planlegger å gjøre dem. Se her hvordan du setter opp dette: Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

I dagens stadig mer mobile hverdag vil det også være en fordel å kunne legge inn oppgaver når man er på farten, det vil si på telefonen. Istedenfor å bruke en av de mange frittstående appene for oppgavelister, bruk en som er koblet til Outlook. Se mer om dette her: Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?