Hva kan OneNote gjøre for meg?

Fang opp dine gode ideer og samle informasjon.

Hva gjør du når du er midt opp i noe og så får du plutselig en god idé, en refleksjon, eller du kommer over noe nyttig informasjon. Men ingen av delene gjelder det du jobber med nå? Sannsynligheten er stor for at du forsøker å huske det til du trenger dette en annen gang. Senere tenker du "det var noe jeg skulle huske, men hva var det?".

Vi er ikke gode på å ha mange tanker i hodet på en gang, så vi trenger å parkere noe et annet sted til vi trenger det. Bruker du Microsoft OneNote som din "hjerneutvidelse" Kan du raskt skrive ned en idé, noen tanker, lagre en web-side, ta et bilde og til og med spille inn lyd og video. Da har du det der til du trenger det senere. Det er raskt gjort, og så kan du fullføre det du egentlig jobbet med uten å være redd for å glemme noe.

Samle alt du trenger på et sted du finner det igjen

Du trenger ikke være spesielt organisert for å bruke OneNote. Det er ingen ulempe å ha en viss struktur på notatene, men du finner igjen alt på søk. Du kan søke etter møtenotater, nedskrevne ideer, i håndskrevne notater (om du har PC med penn) og til og med innhold i skannede dokumenter og bilder du har tatt med telefonen.

Har du noen gang hatt en workshop der dere har mange flipoversider hengt opp på veggene?

Hva gjør du når dere er ferdige? Tar opp telefonen og fotograferer dem. De blir gjerne liggende på kamerarullen og hvordan finner du igjen disse etter en tid? Nei, skann dem inn direkte til OneNote sammen med møtenotater og annet materiale fra workshopen. På seminar og tar bilde av lysbilder vist på lerretet? Samme sak. Du finner igjen lysbildet i notatene ved å søke på ord i lysbildet. Nyttig, ikke sant?

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Alle dine notater, alltid med deg i lomma

Med OneNote på PC, telefon og på iPaden har du alltid muligheter til å notere der du er og alle dine notater har du med deg i lomma. Har du en følelse av at noen tar opp en sak dere har snakket om før? Du gjør et kjapt søk og sier "men dette snakket vi vi jo om 23. september i fjor. Må vi ta opp det igjen nå?" Du kommer garantert til å imponere de andre møtedeltakerne med din elefanthukommelse.

Forbered, gjennomfør og følg opp møter i felles OneNote.

Du kan dele en møtebok med andre, og har dere Teams bruker dere den innebygde delte notatblokken som er innebygget der. Du setter opp en delt møtebok der på sekunder. Du kan arrangere mye bedre møter, helt uten epost. Dere sparer tid, unngår misforståelser og får et felles grunnlag der dere følger opp møtet.

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Vil du lære mer?

Har du Office har du OneNote. Du kan bruke OneNote som selvstendig program, eller integrert i Teams. Få med deg kollegene og inviter meg til å holde en workshop hos dere. Du kan velge mellom Smart arbeid og samarbeid med OneNote og Smart samarbeid med OneNote i Teams. Da lærer dere-, og tester ut alt som er beskrevet over.

Hvordan jeg deler epost-informasjon med kolleger i Teams

Mange har tatt i bruk Teams og har ambisjoner om å redusere intern epost, men vi må fremdeles forholde oss til eposten. Hvordan kan vi få det beste ut av kombinasjonen?

Teams gir kontinuitet når noen går ut og andre kommer inn i en arbeidsgruppe

Vi er en gruppe som arbeider på et prosjekt, eller bare samarbeider i det daglige om arbeidsoppgaver. Teams har gjort det lettere å samarbeide på dokumenter og følge med på hva som skjer.

Her om dagen fikk vi inn en ny kollega. Det var ganske greit for henne å komme inn i arbeidet fordi alt vi har snakket om og produsert opp til nå ligger i Teams og er tilgjengelig for henne. Hadde vi samarbeidet og kommunisert på epost hadde hun startet med blanke ark fordi hele historien hadde ligget i våre personlige postbokser.

Dersom noen går ut av gruppen blir alle bidrag til samtaler og dokumenter liggende igjen og forsvinner ikke ut med personen.

Men hva med eposten?

Det er ikke realistisk å tro at eposten skal forsvinne med det første. Fremdeles vil epost bli brukt internt der man ikke har etablert tett kontakt mellom kolleger. Og med eksterne vil det fortsatt være den primære kommunikasjonskanalen.

La oss si at vi arbeider på et prosjekt og trenger å innhente informasjon eksternt. Jeg tar på meg dette og sender en epost til noen kontakter jeg vet kan bidra. Jeg får svar fra et par med nyttig informasjon på epost. Hvordan deler jeg denne med mine kolleger i prosjektet?

Før ville jeg videresendt eposten, men det vil jeg jo ikke nå! Da vil jo en ny deltaker i prosjektet som kommer inn neste uke ikke få denne informasjonen. Nei, jeg sender heller eposten inn i prosjektkanalen. Da blir den delt både med nåværende og fremtidige medlemmer av prosjektet, og om jeg går ut ligger informasjonen der fremdeles og ikke i min postboks.

Dette gjør du for å få eposten inn i prosjektkanalen.

Alle kanaler har en egen epostadresse du kan sende eller videresende epost til. Hent adressen og lim den inn i Til-feltet så dukker eposten opp som et innlegg den rette Teams-kanalen.

Tips!

Sett inn kanalens epostadresse på kopilinjen for epost du sender eksternt for å informere kolleger i kanalen.

Er dette noen du gjør ofte kan du legge til epostadressen til kanalen i kontaktlisten din. Du kan også legge den til som et hurtigtrinn i Outlook (Windows). Les hvordan på Den mest oversette muligheten i Outlook kan spare deg mye tid

Dersom du og dine kolleger trenger litt starthjelp til å komme i gang med å bruke Teams til å samarbeide enklere og bedre kan dere vurdere workshopen Smart samarbeid med Teams. Innholdet i denne er også tilgjengelig som nettkurs.

Er dere i gang med Teams finnes det flere muligheter til å gå dypere i områder man ser kan være nyttige utfra egen funksjon og rolle. Sjekk gjerne

• Smarte prosjekter med Planner og Teams. Også tilgjengelig som nettkurs.

• Smarte møter med Teams

• Smart arbeid og samarbeid med OneNote

• Smart dokumentbehandling med Teams

De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Jeg bruker å avslutte mine Smart samarbeid med Teams kurs med å si "Teams er ikke bare et nytt program, det er en helt ny arbeidsflate". I dag er arbeidsflaten for de fleste Windows. Der starter vi ulike programmer for forskjellige arbeidsoppgaver. Word for å skrive et dokument, Outlook for å behandle epost og kalender, Filutforsker for å finne dokumenter osv.

For stadig flere vil dette endre seg. Når du starter PC'en starter Teams automatisk og fra Teams gjør du de fleste arbeidsoppgavene. Du ser aldri Windows en gang. Du starter ikke Word fra Windows startknappen lenger, men du oppretter et Word-dokument inne i Teams.

Teams blir den nye arbeidsflaten på skjermen

Det som driver denne utviklingen er to ting. Det ene er at Teams integrerer mange av de oppgavene vi har innen arbeid, samarbeid og kommunikasjon. Det andre er at Teams kan utvides med en rekke programmer og funksjoner som du tidligere måtte starte separate programmer for.

Disse 5 tilleggene til Teams er de jeg har sett størst interesse for, og bruk av i virksomhetene jeg har hatt kontakt med gjennom de siste to årene og som blir omtalt i mer detalj under:

• Møtenotater i OneNote

• Prosjektplaner i Planner

• Fane med Office-dokument

• Koble til SharePoint dokumentbibliotek

• Fane med nettsted

Slik legger du til ulike programmer i en Teams-kanal

Se en skjermvideo om du vil ha mer detaljer

Møtenotater i OneNote

OneNote er et notatprogram som har vært en del av Office sidene 2003. Det er blitt veldig populært i skolen, og stadig flere finner det nyttig å erstatte møteboka, løse notater og gule lapper med en digital notatblokk som OneNote. Alle Team har en notatblokk innebygget. Ved at den ligger i Teamet er den tilgjengelig og delt for alle Team-medlemmer. Det primære bruksområdet er som felles digital møtebok, men den kan brukes til mange andre formål også der formatet passer bedre enn å bruke andre Office-programmer.

Prosjektplaner i Planner

Planner er et planleggingsprogram med stort potensial for å bruke i interne prosjekter der flere går sammen for å gjennomføre ulike oppgaver i en arbeidsprosess, eller prosjekt. Det er veldig visuelt og enkelt å bruke, men dere må selv bygge struktur og velge hvordan dere skal bruke det. Planner er tett integrert i Team og kanaler. Oppgaver tilordnet deg blir varslet i Teams med god oversikt over dine oppgaver fra alle planer samlet på ett sted.

Fane med Office-dokument

Mye brukte Office dokumenter du og andre må oppdatere ofte og ha lett tilgjengelige kan integreres som en fane i en Teams-kanal. Det kan for eksempel være en adresseliste i Excel alle kan oppdatere samtidig, eller en liste med med aktiviteter, budsjettstatus, kundehenvendelser og mye annet. Excel er tross alt verdens mest brukt database og listeprogram :-)

Koble til SharePoint dokumentbibliotek

For mange som har tatt i bruk SharePoint som felles dokumentbibliotek før Teams kom er det veldig praktisk å kunne knytte disse opp mot Teams for enkel tilgang til tidligere dokumenter, og som avdelingens dokumentarkiv som ikke er knyttet opp mot noe Team.

Fane med nettsted

Nettsider som brukes mye kan gjøres lett tilgjengelige som en fane i en kanal. Det gjør det mulig å arbeide med hvilket som helst nettprogram uten å forlate Teams. Her er virksomhetens opplæringportal integrert i Teams.

Det er så mange bra muligheter for smart samarbeid i Teams slik den er og mange vil ikke ha behov for alt dette, men når man har brukt Teams en stund og blitt komfortabel med det dukker det alltid opp nye ønsker og behov og disse tilleggene er en fin mulighet til å utvide Teams-arbeidsflaten.

Opplæringsmuligheter

Dersom du og dine kolleger trenger litt starthjelp til å komme i gang med å bruke Teams til å samarbeide enklere og bedre kan dere vurdere workshopen Smart samarbeid med Teams. Innholdet i denne er også tilgjengelig som nettkurs.

Er dere i gang med Teams finnes det flere muligheter til å gå dypere i områder man ser kan være nyttige utfra egen funksjon og rolle. Sjekk gjerne

• Smarte prosjekter med Planner og Teams. Også tilgjengelig som nettkurs.

• Smarte møter med Teams

• Smart arbeid og samarbeid med OneNote

• Smart dokumentbehandling med Teams

Tror du Teams-møter bare erstatter Skype-møter? Tro om igjen!

Mange har fått med seg at Microsoft vil slutte å støtte Skype for Business i nær fremtid. Med det overveldende antall kunder som har tatt i bruk Teams regner Microsoft med at de fleste kunder vil være fornøyd med å gå over til å bruke Teams Chat- og møter. Det er også mitt inntrykk av de som har testet ut Teams-møter opplever bedre kvalitet og stabilitet i møtene. Når de så kan dele skjerm i møtet som de er vant til er de såre fornøyd.

Teams-møter er mye mer enn Skype for Business møter

Men det er liten grunn til å stoppe der. Hele poenget med å legge inn nettmøte og videosamtaler i Teams er at det er en naturlig del av det samarbeidet vi her i virksomheten, og at de fungerer som en forlengelse av samarbeidet vi gjøre i gruppesamtaler og samarbeid om dokumenter, notater og planer.

Dersom du inviterer 8 personer til et møte om 14 dager. Hva er sannsynligheten for at alle kan delta i møterommet når tiden for møtet er der?

Dagene våre blir stadig mindre forutsigbare. Mye grunnet den fleksibiliteten mange har i dag til å arbeide på ulike steder og til ulike tider. Dette driver frem nye arbeidsmønstre og er nok også mye av forklaringen på at Teams har fått så bred oppslutning på kort tid.

Før var det epost som sto for mye av kommunikasjonen. Den gjør det mulig for meg å sende en epost når det passer meg, og du kan lese den når det passer deg. Men i dagens mer komplekse arbeidsmiljø der mange gjerne skal informeres, involveres og engasjeres holder ikke dette lenger. Allerede i 2013 viste en undersøkelse fra Corporate Executive Board at 63% av de spurte hele tiden må koordinere sitt arbeid med andre som sitter på et annet sted, og det tallet er sannsynligvis enda høyere i dag. Epost har vist seg å ha for mange begrensninger og er ikke lenger effektiv å bruke, men må vike for verktøy som Teams.

Møter er nødvendige, men vi må ikke alltid møtes

Da jeg jobbet som leder i Microsoft arbeidet jeg med mange i ulike land og vi hadde behov for å koordinere, diskutere og beslutte en masse hele tiden. Da har det vist seg at møter ofte er den raskeste måten å komme til enighet og få tatt beslutninger. I starten hadde vi telefonkonferanser. Disse ble så erstattet av NetMeeting, som ble til Lync og til sist til Skype for Business. Selv om mulighetene for gode nettmøter ble stadig bedre var det hele tiden en separat sak som primært var der fordi vi ikke kunne møtes fysisk i samme møterom.

Har dere nettmøter eller videomøter på jobben? Hva er forskjellen og hvorfor er dette viktig?

Et Teams-møte er ikke det samme som et nettmøte, men alle Teams-møter kan være nettmøter

Teams skiller seg fra Skype for Business fordi det ikke bare er teknologi for nettmøter, men kan organisere alt rundt møter enten de er på nett eller i et møterom. Med Teams kan vi forberede, gjennomføre, og følge opp møter med møtenotater, saksdokumenter, oppfølgingsoppgaver uavhengig om det er et møte i et møterom, eller om en eller flere deltar i møtet fra et annet sted. Her er et eksempel på aktuell møtetyper og hva vi trenger for å kunne gjennomføre gode møter:

Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Smarte møter med Teams

Jeg har arbeidet med mange virksomheter i innføring og opplæring i Teams de siste to årene og vi har da naturlig nok hatt fokus på de grunnleggende mulighetene i Teams og hvordan vi kan erstatte epost og foreldet måte å arbeide med dokumenter på. Mange er kommet langt med dette nå. Dersom dere føler at dere har godt grep grunnleggende samarbeide i Teams er kanskje tiden komme til å ta neste skritt? Å forbedre forberedelse, gjennomføring og oppfølging av møter i Teams, enten de er i møterommet eller på nett.

Trenger dere hjelp til dette? Sjekk ut 2-timers workshopen Smarte møter med Teams. Kanskje det kan gi dere en flying start og bedre møter?