Tavlen i Teams har blitt voksen og erstatter whiteboard i møterommet

Bildet viser Bjørn O. Hopland i Smart endring AS med Tavle-PC

I alle mine år som leder i Microsoft ledet jeg møter. Ukemøter, månedsmøter, prosjektmøter mm. Felles for dem var at de var på nett siden teamet mitt var spredd ut over 12 land. Jeg deltok også i mange vanlige møter i møterom. Noe av det som tok mye tid var "rundt bordet øvelsen". Du kjenner den sikkert. Alle gir en liten oppdatering på hva de holder på med og kanskje hva planen er videre.

Rundt bordet på 2 minutter

Greit å ha oversikten, men tar veldig mye tid. Når jeg i tillegg hadde 20+ deltakere i møtet som satt på ulike steder sier deg selv at man må gjøre dette på en annen måte. Jeg fant tavlen i Lync og etter hvert Skype for Business. Med den kunne alle gi sine innspill på 2 minutter. Innholdet i tavlen ble lagret så jeg kunne gå igjennom innspillene etter møtet. Veldig effektivt. Det er som å gi 20 møtedeltakere hver sin tusj og be dem gå til en whiteboard i møterommet og skrive samtidig.

Les mer om dette på Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Tavlen i Teams ble født

Så fikk vi Teams og flyttet møtene dit. Dessverre var ikke mitt viktigste møteverktøy med. Det var en skuffelse. Men heldigvis dukket tavlen opp etter en stund , men åpenbart på barnestadiet. Vi kunne skisse figurer ved å tegne med pekeplate og mus. Det så ut som tavlen i møterommet når barna var blitt med på jobben. Det kan sies mye bra om tegning, men de mest nyttige innspillene er ofte i tekstform.

Tavlen er blitt voksen

Nå kan vi endelig skrive på møtetavlen i Teams fra tastaturet, og alle kan skrive hver sin gule lapp på tavlen - samtidig. Da kan jeg gjøre mine rundt bordet øvelser igjen. Men ikke vent for mye av tavlen i Teams. Akkurat som det ofte er bare en tavle i møterommet er det også en tavle i hvert møte. Det vil si at om du vil bruke tavlen til flere oppgaver må du viske ut innholdet før du kan gjenbruke tavlen. Heldigvis kan du lagre tavlen så du kan ta vare på innholdet.

Vi må regne med at den nye normalen vil være hybridmøter. Det vil si noen møter i et rom på kontoret og noen deltar i møtet hjemmefra. Da er det ekskluderende å skrive på whiteboardet i møterommet, men den digitale tavlen kan alle delta i. Flere har også avanserte møteromsssystemer der man kan få den digitale tavlen opp på veggen og skrive på denne som om det var et vanlig whiteboard.

Vil du lære mer om å engasjere med møtedeltakerne i Teams-møtene med både tavle og andre engasjementsverktøy? Sjekk ut Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter

Workshops og gruppearbeider

Tavlen brukt i Teams er enkel å bruke, men begrenset om du trenger flere tavler og mer avanserte muligheter. Men du kan starte enkelt i Teams og så åpne tavlen i Microsoft Whiteboard appen på PC eller på iPad. Der finnes det maler for møteevaluering, brainstorming mm. Der du kan sette inn bilder, tabeller, lister og dokumenter.

Fremdeles er det først og fremst en tavle i møterommet der du må ta vare på innholdet ved å sende det til en kanal Teams, eller lagre innholdet som et bilde der du vil finne innholdet igjen senere.

Skal du ha mange oppgaver i flere grupper foretrekker jeg å bruke mitt favoritt universalverktøy i Office, nemlig Microsoft OneNote. Den finnes både innebygget i alle Team og som frittstående app.

Fordelen OneNote har er at du kan bygge din egen struktur som er oversiktlig når du har mange grupper og flere oppgaver pr. gruppe. Les mer om dette i Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

Vil du lære å arrangere kreative nettworkshops i Teamsmøter og samtidig få et universalverktøy for å organisere all din informasjon får du et godt grunnlag i workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams.

Arbeid trygt med Teams-dokumenter når du ikke er på nett. Sjekk ut dokument og opprett dokument fra mal

Vi er vant til at dokumentene våre ligger på et filområde og kommunikasjonen om dem er i eposten. Med Teams er beste praksis å lagre dokumenter relatert til arbeidsprosesser i de samme kanalene der man har kommunikasjonen. På den måte henger kommunikasjon og dokumenter sammen. Da finner vi dokumenter, kommunikasjon, planer og notater om et prosjekt på ett sted. Mange finner det mye mer logisk og oversiktlig.

Se også Ikke gjør denne kjempetabben med dokumenter i Teams

Hvorfor vegrer vi oss for å opprette dokumenter direkte i en kanal?

Mange Teams-brukere vegrer seg for å opprette dokumenter under Filer i kanalen av ulike årsaker. De tre viktigste jeg har hørt om er:

1. Jeg trenger å arbeide med dokumentet mitt også når jeg ikke er på nett

2. Jeg ønsker ikke at andre skal kunne gjøre endringer i dokumentet når jeg jobber med det

3. Jeg er avhengig av å lage et dokument eller en presentasjon fra en mal og det er ikke mulig fra Filer i Teams

Disse innvendingene vil jeg gjerne imøtegå her.

1 - Hvordan du kan velge å arbeide med Teamsdokumenter når du ikke er på nett.

Mange synkroniserer personlige OneDrive dokumenter slik at de er tilgjengelige også når man ikke er på nett. Alle endringer man gjør blir automatisk oppdatert når man er på nett igjen. Fordelen mange ser med dette er også at man kan behandle dokumentene i Windows Explorer, eller Finder på Mac. Dette er vi vant til gjennom mange år og ligger i fingrene våre.

Dette kan du også gjøre med Teams-dokumenter som ligger under Filer i en Teams-kanal. Men her er det du som selv må velge hvilke kanaler du vil synkronisere. Du trenger ikke være redd for å fylle PC'en fordi bare dokumenter du velger vil bli lagret lokalt.

Vær klar over at dokumenter du sletter på PC her også vil bli slettet fra Teams :-)

2 - Hvordan du reserverer dokumentet så bare du kan redigere det.

Noen ganger er det ikke ønskelig at alle kan redigere dokumenter på en gang. La oss si at du vil simulere forskjellige utkommer av budsjettjusteringer i Excel. Da blir det veldig forvirrende om andre redigerer samtidig.

Har du jobbet med SharePoint og dokumentbehandlingssystemer har du kanskje benyttet deg av muligheten til å sjekke ut dokumentet? Så lenge du har dokumentet sjekket ut har bare du redigeringsmuligheter i dokumentet. Når du sjekker det inn igjen frigjør du det igjen slik at andre også kan redigere. Velg dokument og sjekk det ut. Nå har du det for deg selv. Husk å sjekke det inn igjen når du er ferdig med å redigere :-)

Trykk på de tre prikkene utfor dokumentnavnet, velg Mer fra menyen og så Sjekk ut. Sjekk inn på samme måte

En del av dem jeg har jobbet med rundt Teams har opplevd problemer med å redige dokumenter når de ikke har vært på nett, fordi har andre redigert det på nett samtidig. Det kan føre til konflikter når din lokale versjon skal synkroniseres med den som er endret på nett. Sjekker du ut dokumentet før du redigerer det lokalt på din PC unngår du dette problemet.

3 - Hvordan du lagrer et dokument basert på en mal rett til Filer i Teams

Veldig mange har dokumentmaler de er avhengige av. For eksempel en lysbildemal som skal brukes til firmapresentasjoner. Da kan du ikke opprette dokumentet direkte i Filer siden du da bare får et blankt dokument eller presentasjon. Velg isteden å åpne dokument- eller presentasjonsmalen fra der den ligger, så lagrer du den til riktig sted i Teams med Lagre som…

Nå kan du fortsette å redigere og alle endringer blir automatisk lagret fra da av.

Trenger du avansert dokumentbehandling med god versjonshåndtering, "spor endringer" i Word og malhåndtering? Sjekk ut 2-timers workshopen Smart dokumentbehandling i Teams. Denne egner seg godt for alle som arbeider med tilbud, kontrakter og andre juridiske dokumenter der flere redigerer i samme dokument, og for de som vil opprette dokument fra mal under Filer, og ikke bare blanke dokumenter.

Føler du at dere trenger litt mer grunnleggende opplæring i Teams? Da kan dere starte med 3-timers workshopen Smart samarbeid med Teams for de som skal organisere og opprette Teams for arbeidsprosesser og prosjekter. Er dere allerede godt organisert? Da kan 1-times nettworkshop i Bruk Teams smartere være en fin mulighet for alle.

Ikke gjør denne kjempetabben med dokumenter i Teams

Jeg har lært opp Teams-brukere i flere titalls virksomheter og oppdager hele tiden hvor bundet vi blir til gamle vaner og måter å organisere oss på. Noe av det som sitter dypt er hvordan vi organiserer dokumenter. Mange er veldig opphengt i mappestrukturer og starter med å opprette mappestruktur i Teams basert på dagens fellesområder og SharePoint dokumentbiblioteker.

Les også 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Ikke begrav dokumentene dine i dype mappestrukturer

Hva skal vi med alle mappene?  Det er en utbredt misforståelse at vi må ha mapper for å finne igjen dokumenter. Dette har vi med oss fra gammelt av der søkemulighetene var veldig dårlige og vi måtte huske hvor dokumentene var lagret for å finne dem igjen. Derfor oppretter vi mapper som "knagger" vi kan bruke for å huske hvor de vi finner igjen et dokument. For eksempel X:/Dokumenter/Felles/Admin/Prosjekter/prosessforbedring/prosjektmøter/2020/September/ukemøter/møte7.9.2020/agenda.doc.  Så må alle klikke seg ned 10 nivåer for å finne agendaen, eller den blir sendt på epost. Etter møtet blir referatet "begravd" samme sted og stort sett ikke sette på i etterkant fordi ingen finner det likevel.

Tenk nytt om dokumentstruktur i Teams

Når du går over til Teams har du en unik mulighet til å tenke nytt om dette. Ikke kopier gammel struktur over i Generelt-kanalen. Hver arbeidsprosess og hvert prosjekt skal ha sin egen kanal, der vi både kommuniserer og der tilhørende dokumenter skal ligge. For eksempelet over vil dokumentstrukturen da være Team/kanal/filer og så dokumentet. Her: Felles/Prosessforbedring/Prosjektmøteagenda 7.9.2020

Dette blir mye mer oversiktlig og mye enklere å arbeide med. Siden vi fordeler dokumentene på kanaler blir det ikke så mange dokumenter i hver kanal og det er sjelden behov for å lage undermapper. Ofte kan vi se de fleste dokumentene direkte under Filer.

Noen synes det er litt skummelt å fordele alle dokumentene på kanaler for da kan man ikke lenger "bla" seg opp og ned i mappestruktur for å finne dokumenter. Men som beskrevet over er dette uansett veldig tidkrevende og det er slett ikke sikkert du finner det du vil likevel. Nei, her som i mange sammenhenger, finner vi alt med søk på sekunder. Du kan søke etter dokumenter på tvers av alle Teams og kanaler både på dokument tittel og på innhold i dokumentet.

Les mer om søk i Teams: En av de minst brukte og mest nyttige mulighetene i Teams

Se og rediger dokumenter dere bruker ofte

For dokumenter som skal oppdateres ofte, eller som skal være lett å finne for alle finnes det to muligheter som sparer veldig mye tid og gjør det enklere å finne og redigere dokumenter.

Fest til toppen

Om det er et par hundre dokumenter i en kanal er sannsynligvis et fåtall av disse "dagsaktuelle". Disse kan du feste til toppen i Filer slik at det går veldig raskt å finne dem. Det kan for eksempel være agenda for neste prosjektmøte og referat fra forrige møte.
Marker dokumentet i listen og velg å Feste det til toppen. Da vil alle se det med en gang de går inn i Filer.

Legg til som fane

Dokumenter som skal oppdateres ofte og av flere er det veldig praktisk å legge til som en fane i kanalen. Da er det tilgjengelig med ett tastetrykk når du befinner deg i kanalen. Her vist med en oversikt over prosjektstatus i Excel.

For å se hva annet du kan legge til som fane, se De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Vil dere lære mer om organisering og dokumentbehandling? Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams.