5 gode grunner til å alltid lagre dine dokumenter i skyen

Bruker du ikke din OneDrive for lagring av egne dokumenter på jobben?

Jeg holder mye opplæring i virksomheter som har Office 365 og har tatt i bruk Teams og andre deler av denne verktøykassen. Jeg støter stadig på mange som likevel ikke har tatt skrittet helt ut og fått alle til å kutte ut H: og andre bokstaver som representerer et personlig lagringsområde på serveren. I tillegg er det mange som lagrer en masse bare lokalt på PC'en for å kunne arbeide med dokumenter og notater når man ikke er på nett.

Her er 5 gode grunner til at du alltid bør lagre personlige dokumenter og notater på din OneDrive

1 - Du mister aldri dokumenter, notater og bilder

Jeg har en bekjent som kjører motorsykkel til jobben, med PC-bagen bakpå. En dag hun kom på jobben var PC-bagen borte. Etter en del leting fant hun den, overkjørt av en bil, i grøfta. Dessverre lot ikke data på PC'n seg redde og mange dager med arbeid var tapt.

Ved å lagre alt på OneDrive og synkronisere denne til PC'n mister du aldri et dokument om noe skulle skje og dokumentene kan redigeres også når du ikke er på nett. Når du er på nett igjen synkroniseres alt automatisk til skyen uten at du trenger å tenke på det.

Dette gjør du for å komme i gang: Sjekk om du allerede synkroniserer OneDrive til din PC. Dette gjøres av og til ved standard oppsett av PC. Se etter en blå sky i Fil-utforsker med OneDrive@Organisasjonsnavn. Det er ditt personlige arbeidsområde som bare du ser, tilsvarende ditt filområde på server. Finn ditt hjemmeområde på server og dra alle mapper/dokumenter over til denne. Disse blir nå automatisk kopiert og synkronisert til skyen. Gjør det samme med det du har liggende lokalt på PC. Nå er alle dokumentene dine trygge.

Dersom du ikke ser OneDrive i filutforskeren, åpne nettleseren din og skriv office.com i adressefeltet. Logg på med din vanlige bruker og finn OneDrive-symbolet på skjermen. Velg Synkroniser fra menyen og følg instruksjonene. Når dette er gjort kan du følge instruksjonene over.

2 - Du kan bruke hvilken som helst PC i et krisetilfelle med tilgang til alle dine notater og dokumenter

Når min bekjent kom på jobben kunne hun be om å få bruke en låne-PC. Heldigvis hadde hun lagret kundepresentasjonen på OneDrive så hun kunne gå rett i møte og presentere sitt forslag til kunden. Dette kunne hun gjøre uten å installere noe som helst, bare logge seg på i nettleser.

Dette gjør du for å forsøke dette: Åpne nettleseren din og skriv inn office.com i adressefeltet. Logg på med din vanlige bruker dersom du blir bedt om dette. Åpne OneDrive, finn dokumentet ditt og åpne det. Da vil du kunne arbeide med Office-dokumenter rett i nettleseren uten å ha noe installert.

3 - Alt blir alltid lagret og du kan gå tilbake til tidligere versjoner.

Har du gjort det mange gjør og lagret flere versjoner av et dokument i tilfelle du trenger å gå tilbake til en tidligere versjon? Gjerne med navn som -versjon 1, -versjon 2, -endelig, -endelig endelig :-)

Det trenger du ikke gjøre lenger når dokumentene ligger på OneDrive og SharePoint. Hver gang du gjør en endring i dokumentet lagres en ny versjon automatisk og du kan finne tilbake til den i versjonsloggen.

Prøv dette: Åpne Office-dokumentet fra OneDrive (eller SharePoint/Teams). Klikk på dokumentnavnet og velg Versjonslogg. Her kan du se og åpne alle tidligere versjoner av dokumentet. Hver kan du gjør endringer i dokumentet lagres en ny versjon automatisk.

4 - Du har alltid med deg alle dine dokumenter i lomma

Har du opplevd å møte noen uten at du har med PC og du trenger å sjekke en avtale eller et annet dokument? Ved å lagre alt i skyen kan du bare ta opp telefonen og finne dokumentet du trenger.

Installer OneDrive på telefonen fra Appstore eller Play for å alltid ha med deg dine dokumenter i lomma. Du kan redigere dokumentene ved å laste ned Word, Excel og PowerPoint gratis også.

5 - Du kan dele med kolleger og samarbeidspartnere

Deler du fortsatt dokumenter ved å sende en kopi på epost? Kanskje du sender til flere for gjennomsyn. Så får du det igjen med mange tilføyelser og bruker en halv dag for å få alt inn i ett dokument igjen. Nå kan du heller sende en lenke så kan andre oppdatere direkte i ditt dokument. Veldig arbeidsbesparende og færre misforståelser.

Dette gjør du:

Trenger dere hjelp til å ta i bruk og få nytte av alle deler av Office 365. Sjekk Smart endrings korte bedriftsinterne workshops her, eller meld deg på gratis nettkurs i Office 365 - en oppdagelsesreise.

Ledelse og beslutninger har aldri vært så komplisert som i vår digitale tid

Seks av ti ledere sier de har stadig flere medarbeidere på andre steder enn de er selv. Samtidig er også teamet gjerne spredt på forskjellige steder. Samtidig opplever de at de i stadig større grad er avhengige av samarbeid med andre for å oppnå sine og avdelingens mål.

Det tar lenger tid å komme frem til beslutninger enn før

I følge undersøkelsen CEB Leadership Survey gjennomført av Corporate Executive Board fører dette til at det er vanskeligere og mer tidkrevende å komme frem til beslutninger.

"Because of this added complexity in the work environment, decision-making and action have slowed; 50% of leaders need approval from more individuals to make decisions, and 52% spend more time reaching decisions."

Epost fører til misforståelser og forsinkelser

Når beslutninger krever involvering fra mange oppstår det lett misforståelser. Særlig når mye av kommunikasjonen foregår på kryss og tvers med epost der noen er med bare på deler av "epostdiskusjonen". Der er også vanskelig å vite hvordan beslutningen ble tatt og å dokumentere hvem som har vært involvert i beslutningsprosessen.

I tillegg er omløpstiden fra du sender en epost til du kan forvente å få svar lett 24 timer. Det gjør at en beslutningsprosess med flere involverte lett trekker ut i dager, enda vi kunne ha kommet oss videre mye fortere om vi hadde kommunisert på andre måter.

Flere møter er ikke populært

"Kan vi ikke bare møtes" sier noen. Men det er ikke lett når alles kalendere er fulle og vi ikke er på samme sted til samme tid. De fleste synes også det er nok fra før og vil egentlig ha færre møter.

Raskere kommunikasjon og bedre involvering med Teams

Heldigvis har vi tilgjengelig digitale verktøy som er mye bedre egnet enn epost til å involvere, kommunisere og samarbeide. Det verktøyet som mange har tatt i bruk på jobben det siste året er Microsoft Teams. Det er ikke det eneste verktøyet av sitt slag, men det som flest tar i bruk fordi de allerede har det tilgjengelig som del av sitt Microsoft Office 365 abonnement. Men det er ikke den eneste grunnen til at mange virksomheter tar i bruk Teams i dag. Les mer om det i 5 digitale samarbeidsutfordringer som motiverer virksomheter til å ta i bruk Teams

Innføring av Teams er ikke risikofritt.

Det kan se besnærende enkelt ut å ta i bruk Teams, men mange opplever at de fort møter veggen. Vil du vite de vanligste årsakene til at det går galt er? Da kan du lese om det i 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Informasjon fra ledelsen og økt ansatt-engasjement i store virksomheter med Yammer

Ofte filtreres informasjon og beslutninger fra toppen gjennom flere lag med ledere før det når ansatte. Det er opp til hver leder vurdere ha, og på hvilken måte informasjon videreformidles. Det blir ofte enveiskommunikasjon og ansatte har liten mulighet til å bli hørt. Det oppstår lett misforståelser og misnøye basert på dette.

Ved å bruke en Yammergruppe der alle i virksomheten, eller alle interessenter innen et virksomhetsområde er medlemmer når forretningseiere ut til alle relevante mottakere uten at det filtreres gjennom avdelingsledere og slik at alle kan respondere, stille avklarende spørsmål og komme med konstruktive innspill basert på sin erfaring og kompetanse.

På den måten sikrer vi oss at alle har den samme forståelsene og innsikten i planer og beslutninger. Vi unngår misnøye basert på misforståelser. Alle føler seg informert, inkludert og hørt.

Trenger vi Yammer når vi har Teams?

For små og mellomstore virksomheter, muligens ikke, men for store virksomheter kan det absolutt være noe å vurdere.

Mange har allerede Yammer siden de har Office 365. Denne tjenesten blir etter min mening stemoderlig behandlet i mange organisasjoner. Mest fordi man ikke forstår hvordan man skal ta det i bruk og få nytteverdi av Yammer. Det forstår jeg godt. På mange måter er det mer komplisert å ta i bruk Yammer. Den viktigste årsaken til at mange finner det lett å komme i gang med Teams, men ikke Yammer er at Teams er laget for arbeidsgrupper, prosjekter og for å samarbeide om daglige oppgaver.

Se også: Teams, Yammer, Workplace. Mange kanaler skaper frustrasjon

Arbeidsgrupper, avdelinger og prosjekter kan selv sette opp et Team uten at det påvirker arbeidet i andre deler av organisasjonen. Yammer derimot krever en plan for bruk i hele virksomheten. Ofte ses Yammer gjerne i samarbeid  med Intranett og bruken drives av kommunikasjonsavdelingen i større virksomheter. 

Den gode nyheten er at Teams og Yammer komplementerer hverandre. Vi bruker Teams for daglig arbeid i en arbeidsgruppe, og Yammer for å lufte våre ideer, og for å engasjere andre i virksomheten. Yammer kan integrert i Teams slik at vi kan gjøre vårt daglige arbeid der og få tilbakemeldinger fra andre gjennom Yammer i Teams.

PS: Om dere bruker, eller vurderer Workplace fra Facebook er problemstillingene den samme som for Yammer.