Å automatisere rutineoppgaver kan være mer lønnsomt enn bruk av KI

Microsoft Teams er en verktøykasse som gir grunnleggende muligheter for samarbeid i en gruppe for daglige arbeidsoppgaver som kommunikasjon mellom medlemmene i Teamet, dokumentbehandling og møter. Vi samarbeider om arbeidsprosesser og prosjekter i Teams-kanaler. I tillegg til de mulighetene du ser der kan du legge til flere verktøy som kan være nyttige slik som OneNote for notater, og Planner for prosjekt, og oppgavesamarbeid.

Les gjerne: De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

I tillegg kan du lage dine egne utvidelser og automatisere arbeidsprosesser i kanalene med Workflows i Teams. Den bygger på verktøyet Power automate. Du kan lage dine arbeidsflyter fra grunnen av, men det finnes også ferdige løsninger du kan bruke og som gjør det enklere å komme i gang.

Automatisering av mye brukte arbeidsprosesser kan gjøre dere minst like produktive som bruk av KI

En av disse som er tilgjengelige i NYE Teams kan lage et Planner-oppgavekort fra en Teams-melding i en kanal. Det kan du selv sette opp ganske rett frem. Det er et godt eksempel på hva du kan automatisere. Det ligger sannsynligvis minst like mye gevinstmuligheter her som ved bruk av kunstig intelligens, og med interesse og trening kan du automatisere ganske avanserte rutineoppgaver.

Lag din egen automasjon på minutter

Du kan også starte med de eksemplene som allerede tilrettelagt i Teams, og lage dine mer spesialiserte automasjoner etter hvert.

Opprett et oppgavekort i Planner fra et Teams-innlegg i en kanal

Bruker du Planner i en Teams-kanal anbefaler jeg å forsøke muligheten med å opprette et oppgavekort fra et innlegg i en kanal. Følg mitt eksempel her der vi er en gruppe som jobber med å optimere arbeidet ved å fjerne flaskehalser i daglige arbeidsprosesser. Du trenger en Teams-kanal for den arbeidsprosessen du vil automatisere. I dette tilfellet må du også ha laget en Planner der oppgavekortet skal opprettes.

 Følg instruksjonene du får for å fullføre opprettelsen av workflow. Her angir du hvilket Team (også kalt gruppe) og kanal du vil skrive innlegget i, hvor Planner planen ligger, og navnet på denne. I mitt tilfelle:

• Team: Kvalitetsteam

• Kanal: LEAN for kvalitetsarbeid

• Plan: LEAN Aktiviteter

Nå er du klar til å å opprette en oppgave

Start et Innlegg i Teams-kanalen og skriv TODO i starten av teksten under emnefeltet. Deretter beskriver du kort det som blir teksten på oppgavekortet. I det du sender dette får du et svar på Innlegget som bekrefter av oppgavekortet er opprettet. Gå til planen. Der ser du kortet som foreløpig ikke er plassert i en samlig. Tildel oppgaven til deg selv eller andre og legg inn flere detaljer. Velg å flytte det til en sammling som passer.

Er dere ikke helt opp å kjøre på mulighetene i Planner til små og større prosjekter kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Kan vi fortsette å ha så mange møter?

For mange, og særlig for ledere, er ofte dagene fylt med møter. Det blir lite tid til å gjøre egne arbeidsoppgaver. Det ser vi på statistikkene Microsoft publiserer som sier at 42% av møtedeltakerne i en typisk uke sender epost eller starter Teams-samtaler i møtet. Disse har mest sannsynlig ikke noe med dette møtet å gjøre. Og hvor mange chatter og eposter man svarer på vet vi ikke. Sikkert en del.

Men, alternativet er ofte å gjøre det etter vanlig arbeidstid. Kunne vi frigjøre noe av møtetiden kunne det bli både bedre møter og bedre tid til egne oppgaver. 

Når bør vi møtes, og når kan vi med fordel legge ut et Teams-innlegg?

Før du inviterer til et møte bør du kanskje stille deg selv noen spørsmål.

1. Er det du vil behandle i møte viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

2. Må jeg ha en muntlig dialog?

3. Er du helt sikker på at vi må ha et møte på dette?

4. Har du tid til å vente på en ledig tid i kalenderen som passer for alle

Før, når nesten all skriftlig kommunikasjon foregikk på epost er det forståelig at vi trengte møter for å få fortgang i en sak og komme frem til en beslutning. Typisk vil en epost du sender til en gruppe i dag tidligst resultere i svar fra de fleste neste dag. Så for en meningsutveksling med 3-4 ganger frem og tilbake kan ta en uke. Og når alle trykker svar alle på sine svar blir dette spredd ut i innboksen din og det blir vanskelig å oppsummere.

Vurder om du kan oppnå det du ønsker med å starte en Teams-samtale

Slik trenger det ikke å være lenger. Erfaring viser at kommunikasjon i Teams ofte driver en mye raskere omløpstid. Alle svar og innspill på en sak vil alltid ligge samlet under temaet til det opprinnelige innlegget. Eventuelle saksdokumenter kan legges som lenker i samme Innlegg, og alle kan legge inn sine kommentarer og forslag rett i dokumentene.

Bruk en Teams-kanal for saksbehandling og beslutning

I illustrasjonen kan du se et eksempel der behandling av en sak starter med et Innlegg i en relevant kanal. Andre gir sine innspill ved å trykke på Svar. Alle kan åpne det vedlagte dokumentet, kommentere dette, og legge inn sine innspill også der. Det gjør de rett på originalen og ikke på en kopi sendt på epost som ofte ble gjort før.

Hvordan redusere antall møter, og være mer effektiv i møtene du deltar i?

Godtar du alle møteinvitasjoner du får? Synes du det er vanskelig å si nei? Les mine tips her: Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.

Vi kommer fortsatt til å ha møter. Mange har ukemøter, ledermøter og andre regelmessige møter. Det kan godt være det er fornuftig, men kan vi gjøre dem kortere? Her er noen tips til hva dere kan gjøre: Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

 Her er forslag til noen bedriftsinterne workshops som kan hjelpe dere med å redusere antall møter og gjøre de møtene dere har mer effektive:

• Smart samarbeid med Teams

• Smarte møter med Teams i møter- hybrid og på nett

• Smart samarbeid med OneNote i Teams

Er du lei av maset om at alle møter må ha en agenda?

Du har sikkert hørt det mange ganger. Aldri et møte uten en agenda! Likevel, de fleste møter jeg har deltatt i har ikke en agenda som er delt på forhånd. Det betyr ikke at vi ikke vet hva møtet handler om og at det ikke blir et godt møte.

Møtetittelen og en enkel invitasjonstekst er ofte nok for et prosjektmøte, eller et arbeidsmøte. Ofte starter møtet med å klarlegge i noe mer detalj hva vi forventer å få ut av møtet. Det skrives gjerne på en flipover, eller vi kan bruke Teams-tavlen i et digitalt møte. Det har jeg ofte gjort. Utfordringen i etterkant kan ofte være større. Hva diskuterte vi, og hvilke oppfølgingsoppgaver ble avtalt i møtet.

Du kan bruke møteverktøyene i Teams også i møterommet

Jeg vil hevde at bruk av mulighetene i Teams-møter er sterkt undervurdert. Faktisk kan møteverktøyene i Teams være like nyttige selv om vi alle deltar i et møterom.

Selv har jeg brukt OneNote mye til både egne og felles møtenotater. I tillegg er Planner veldig nyttig for oppgavefordeling i gjentakende møter.

Les mer om det i Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Hva når et møte kommer brått på, eller ikke inngår i en møteserie?

Likevel er min erfaring at mange møter ikke inngår i en plan, og ikke har en forberedt struktur som passer å bruke. Da vil den nye muligheten i Teams som heter, beskrivende nok, møtenotater være hendig å bruke. Der kan vi notere ned møtepunkter, korte beskrivelser av det vi snakket om, og ikke minst skrive ned oppfølgingsoppgaver. Oppgavene kan tildeles møtedeltakerne med frister, og er koblet til Microsofts oppgavesystem. Det vil si at de kommer inn i din oppgaveliste i Teams og i Microsoft To do på Pc og mobil. Du kan selvfølgelig lage en agenda på forhånd om du vil, og alle møtedeltakere kan bidra med å bygge agenda før møtet, men det er mer sannsynlig at agendaen blir notert ned på starten av møtet, om i det hele tatt.

Slik oppretter du en delt agenda før møtet

Om du ønsker kan du, men du må ikke, starte med å skissere en agenda i det du sender ut møteinvitasjonen.

Enda bedre, både du og møtedeltakerne kan legge til nye punkter uten å sende invitasjonen på nytt.

Da oppretter du invitasjonen fra Teams, eventuelt fra Outlook, log åpner den i Teams etterpå og legger til møtenotater.

Slik gjør du møtenotater og tildeler oppgaver i møtet

Når møtet starter kan alle åpne Notater fra Teams møtemenyen. Dersom det er laget en agenda før møtet vises den her.

Om ikke kan dere raskt legge inn de viktigste punktene dere vil snakke om. Alle kan bidra, og alle ser hva som blir lagt inn.

Når møtet fortsetter kan dere bli enige om hvem som skriver noen enkle møtenotater. Det klan være forskjellige for de ulike møtepunktene.

Slik følger du opp dine møteoppgaver

I møtet kan dere skrive ned oppfølgingsoppgaver. Disse kan ha en frist og bli tildelt den av deltakerne som skal følge den opp. Du får best oversikt ved å åpne notatene i Teams arbeidsflaten fra kalenderen som vist her.

Etter møtet vil du finne dine oppgaver sammen med andre oppgaver fra Teams, Outlook, OneNote og Planner in din personlige visning i Teams oppgavelisten og i To do på PC og mobil. Når du har gjort oppgaven kan du markere den som fullført og listen i møtet blir oppdatert.

Så selv om du regner med at alle deltar i et møterom, inkluder alltid et Teams-møte i invitasjonen. Da kan du bruke møteverktøyene, og skulle noen i siste minutt si fra et de ikke kan komme på kontoret kan de være med på Teams der de er.. Vil dere ta i bruk møteverktøy, eller bli bedre på å gjennomføre møter i møterom, i Teams eller en blanding kan workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett være noe å vurdere. Den kan tilpasses deres behov.

Slik unngår du problemer med samskriving i Teamsdokumenter

Jeg har gjennom den siste tiden hørt fra flere at de opplever problemer når flere redigerer samme dokument i Teams, i verste fall, tap av data. Naturlig nok blir de da skeptiske, og ender kanskje med å ikke stole på at dette er en sikker måte å arbeide på.

Når jeg har undersøkt dette nærmere ser det ut til at dette problemet er knyttet til å synkronisere Teams-dokumenter slik at man kan åpne, og redigere dem fra filutforskeren i Windows.

VI er vant til å åpne dokumentene fra filutforsker

Mange synes det er veldig greit, fordi man da kan arbeide med dokumenter slik man er vant til, fremfor å åpne dem for redigering i Teams. Har du åpnet dokumentet en gang, vil det også være tilgjengelig når du ikke er på nett. Praktisk når du vil jobbe på flyet, eller kanskje på hytta med dårlig nett-dekning. Når det gjelder dine dokumenter på OneDrive fører det sjelden til problemer. Derfor har de fleste virksomheter denne synkroniseringen på som standard.

Men om det er et Teams-dokument som flere skal bidra i risikerer du at noen redigerer dokumentet på nett, mens du redigerer det uten nett. Det kan skje selv om du teknisk sett er på nett fordi det går raskere å jobbe på den lokale kopien. Så endringer skjer først der, og så synkroniseres det innimellom til skyen.

Les også: Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:? —

På denne måten kan det oppstå konflikter om man redigerer på samme side. Noen ganger klarer Office å rydde opp i dette selv, noen ganger må du hjelpe til selv, og av og til kan det føre til tap av data og at to faktisk arbeider i forskjellige versjoner av dokumentet. Da er det ingen enkel jobb å løse opp.

Er det er Teams-dokument, rediger det i Teams

Disse problemene er enkle å unngå dersom du unngår å synkronisere, og jobbe gjennom filutforskeren, men alltid redigerer i Teams-programmet på PC/Mac. Du kan også trygt redigere dokumentene på nettbrett og mobil. Da jobber du alltid rett på dokumentene i skyen og flere kan redigere samtidig uten problem. Og du kan fremdeles åpne dokumentene i skrivebordsprogrammet, så lenge du åpner det fra Teams. Du kan velge selv om du foretrekker å åpne dokumentet i Teams, i nettleser, eller i skrivebordsprogrammet.

Hvordan vet jeg at vi har et problem, og hvordan kan jeg løse det?

Når jeg kikker over skulderen på deltakerne i en av mine workshops ser jeg ofte at den lille blå skyen nede på oppgavelinjen som representerer OneDrive har et rødt kryss på seg. OneDrive mekanismen brukes for å synkronisere både egne dokumenter og Teams-dokumenter.

Krysset er et faresignal. Det betyr et det er en redigeringskonflikt i ett eller flere dokumenter. Med en gang du ser dette må du løse det. Da er det en rimelig sjanse for at det går bra. Ignorerer du det økes sjansen for alvorlige problemer.

Dette gjør du for å løse synkroniseringskonflikter

Her er en oppskrift på å løse synkroniseringsproblemer. Det er ikke sikkert du trenger å gå igjennom alle punktene. Det kommer an på hvor komplisert det er å rydde opp i motstridende endringer.

Oppskrift for å løse synkroniseringsprobeler i Onedrive og Teams

Enda en grunn for å ikke synkronisere Teams-dokumenter

Bjørn O. Hopland e rleder i Smart endring

Dersom flere faller for fristelsen til å primært jobbe med dokumenter i filutforsker forsvinner en av de viktigste fordelene med å samarbeide i Teams. Les mer om dette her:  Hva dere går glipp ved å ikke ta et oppgjør med gamle arbeidsformer —

Det som ofte gjør at noen tar feil valg er at man ikke vet hva det beste valget er. Og i samarbeid er det ikke nok at du vet hva som er det beste valget. Alle som samarbeider må ha den samme forståelsen og bli enige om hvordan man skal jobbe sammen. Derfor arrangerer Smart endring workshops som gjør at alle lærer og forstår hva de beste valgene er i Teams og andre Microsoft 365 programmer. Se gjerne oversikten over Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS