Hvorfor du bør ta i bruk NY kalender i Teams

Dirk Weber og Bjørn O. Hopland

Kalenderen i Teams har tidligere vært begrenset sammenlignet med Outlook, men nå får stadig flere tilgang til en ny og forbedret kalender i Teams. Denne kalenderen ligner mye på den i Outlook, men den tilbyr også unike funksjoner som bare er tilgjengelige i Teams.

Hvorfor har jeg brukt Outlook til å invitere til Teams-møter?

Det som har irritert meg mest i Teams-kalenderen er at den ikke husker epostadressene jeg har brukt før. Jeg kunne søke opp adresser i organisasjonen, men for eksterne måtte jeg skrive inn hele epostadressen hver gang. Derfor har jeg mest brukt kalenderen i Outlook. Men, når får jeg tidligere brukte adresser opp som forslag. En liten detalj kanskje, men veldig tidsbesparende.

Selv om jeg oppretter møteinvitasjonen fra Teams kan jeg også bestemme at møtet skal være fysisk.

Kjenner du planleggingsassistenten?

En mulighet jeg ofte har brukt i Outlook er å finne en møtetid som passer for alle uten å måtte åpne alle kalenderne. Jeg bruker Planleggingsassistenten, som nå også er tilgjengelig i Teams-kalenderen og er blitt enda bedre. Med hurtigvalg kan du raskt finne en tid rundt den foreslåtte tiden som passer for alle.

Unngå å spamme alle når du legger til en ny deltaker i et møte

Har det hendt at du trenger å legge til en møtedeltaker etter at du har sendt invitasjonen? Om du hadde lagt til møtedeltakeren og sendt en oppdatering i Teams ville alle fått møteinvitasjonen på nytt, selv om de allerede hadde akseptert møtet. Men om du gjorde det samme fra Outlook ville du fått spørsmål om du bare skulle sende på nytt til den du ville legge til ekstra. Nå kan du trygt gjøre dette også i Teams-kalenderen.

Koble kalenderavtalen med møtenotater og oppfølgingsoppgaver

Og sist, men ikke minst kan du skrive inn agenda i en Loop-komponent, og du kan sende møtet til dine møtenotater i OneNote. Du kan gjøre dette i Outlook også, men det virker mye mer naturlig, og muligheten er mer synlig i Teams. Er dette gresk for deg? Da kan du lese mer om dette i Har du oversikt over alle dine, og gruppens møtenotater?

Er de noe jeg ikke kan gjøre i Teams-kalenderen?

Ja, det er en mulighet jeg bruker i Outlook ganske ofte, spesielt med eksterne. VI har kanskje hatt en del utveksling frem og tilbake om et tema på epost med flere deltakere, og blitt enige om at vi bør måtes. I Outlook bruker jeg da muligheten Svar med møte. Da oppretter du et møte med alle deltakere i epostutvekslingen, og epostene blir liggende i møteinvitasjonen.

Likevel tror jeg nok jeg vil bruke Teamskalenderen mer til møteinvitasjoner enn jeg gjorde før. Det er jo greit å ha valg, så hva du bruker er opp til deg.

Trenger dere en ny giv for mer effektive møter, enten de er på Teams eller i et møterom? Sjekk den nylig oppdaterte workshopen Smarte møtenotater med Teams, OneNote og Loop

Har du oversikt over alle dine, og gruppens møtenotater?

Sender dere møteagenda, referater og oppfølging av oppgaver på epost eller i Teams-chatt? Hender det at det blir borte, begravd i et arkiv, eller at det finnes flere versjoner?

Hvordan ville det føles å slippe å sammenstille innspill til agenda fra flere kanaler, alltid har oppdaterte møtenotater tilgjengelig, kunne finne dem igjen på sekunder og ha full kontroll på dine oppfølgingsoppgaver?

Med en kombinasjon av Teams, OneNote, og Microsofts nye delingsteknologi Loop kan dere nå opprette felles møtebok for team- og prosjektmøter med agenda, møtenotater, møtereferat og oppfølgingspunkter. Du får dine oppfølgingsoppgaver automatisk inn i Microsoft To do.

Kjenner du til Loop

Loop er små listekomponeneter som kan deles med andre i Teams, i en epost, og på en OneNote-side. Oppdateres innholdet ett sted blir den automatisk oppdatert andre steder og flere kan oppdatere samtidig. Her er en oversikt over en del av komponentene.

Dette er en fleksibel teknologi med mange bruksområder, men for å være nyttige og tilgjengelige over tid trenger de et hjem i en struktur for samarbeid. Og til det formålet har vi allerede Teams og OneNote

The Swiss army knife

Mange spør hvorfor man skal bruke OneNote når vi allerede har Word for notater. Vel, da har du kanskje ikke prøvd OneNote. Dette er mitt favorittverktøy i Office, og jeg har brukt det siden det ble lansert i 2003. Jeg bruker det til alle mine notater, til å samle informasjon fra nettet, til bilder fra mobilen og mye mer. OneNote er et universalverktøy som kan brukes til veldig mye. Men når notatene mine skal ende opp i en rapport, bytter jeg til Word. Og når tabellene i OneNote blir litt kompliserte, bytter jeg til Excel. Jeg skjærer ikke opp søndagssteken med lommekniven; da kommer kokkekniven frem.

OneNote for å forberede, gjennomføre og følge opp møter

Jeg utviklet et system for å forberede, gjennomføre og følge opp møter, som har vært brukt av tusenvis i Microsoft og andre virksomheter siden 2010. Dette var før Teams, men vi brukte en felles OneNote på SharePoint. Nå er denne løsningen integrert i Teams, hvor alle Teams har en innebygd OneNote-notatblokk som kan brukes til dette formålet. Nylig har jeg oppdatert systemet med bruk av Loop, som gjør det mulig å fordele oppfølgingsoppgaver som automatisk legges til i din oppgaveliste i To Do.

Mine møtenotater

For meg er det ikke nok å ha en felles møtebok. De fleste møtene jeg deltar i er ikke regelmessige møter, men møte om et bestemt tema. Det kan være prosjektmøter, kundemøter mm. Da samler jeg materialet til møtet, og skriver opp det jeg skal ta opp, eller spørre om i møtet. I møtet noterer jeg, og dert er vanligvis noe jeg må følge opp etter møtet. Alt dette gjør jeg i min personlige møtebok Bjørn@Smartendring. Du har også en tilsvarende notatblokk på din OneDrive som bare du har tilgang til.

Jeg starter møteforberedelsene med å hente avtalen fra kalenderen inn i møteboken. Da får jeg med møtetema, invitasjon og deltakere.

Finn alt på sekunder

Jeg husker en gang i et ledermøte da en deltaker ønsket å diskutere et bestemt tema. Har vi ikke snakket om dette før, tenkte jeg. Jeg gjorde et kjapt søk i OneNote, og joda kunne jeg fortelle i møtet. Dette snakket vi jo om i mai i fjor, og da ble vi enige om …

Når du søker i OneNote, finner den både ting i min møtebok, og i de felles møtebøkene vi har. Du kan også bruke Teams søkefunksjon.

Har du lyst til å få bedre oversikt over dine og gruppens møtenotater, og innføre en arbeidsbesparende måte å forberede, gjennomføre og følge opp gruppens møter?

Sjekk ut workshopen Smarte møtenotater med Teams, OneNote og Loop

Er Loop og Teams møtenotater egnet til strukturert samarbeid?

I Oktober 2023 skrev jeg Hva er Teams møtenotater, og bør vi bruke den funksjonen? Nå har jeg sett på dette igjen. Teams møtenotater er basert på en Loop-komponent. Dette er en spennende teknologi for sanntids samarbeid på tvers av Teams, epost og Web, men er det egnet for strukturert samarbeid over tid?

Hvor er møtenotatene om 2-3 år?

Den største utfordringen med å bruke Teams møtenotater er at de havner på møtearrangørens  OneDrive og så blir tilgang gitt til møtedeltakeren. Selv om du oppretter et kanalmøte der møtechat og annet du deler i møtet blir lagret i kanalen, blir ikke møtenotatene lagret i kanalen. Så om 2-3 år når møtearrangøren slutter og OneDriven blir slettet, vil alle notatene bli borte for alltid.

Personlig har jeg hatt stor nytte med å finne tilbake til felles møtenotater i etterkant.

Les mer om dette: Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

OneNote i Teams sikrer kontinuitet

Jeg har i mange år hatt god erfaring med å opprette felles møtebok i OneNote, knyttet til et Team. Da vil alle notater lagres permanent og kontinuiteten sikret med at nye medlemmer i Teamet får tilgang til historiske møtenotater, og selv om noen slutter blir ikke møtenotatene deres borte.

Det som alltid har vært vanskelig er å etablere et oversiktlig system for oppfølging av møteoppgaver. Ved å synkronisere Teams notatblokken til OneNote skrivebordsprogrammet er det mulig å flagge egne oppgaver for oppfølging, og se disse i To do. Likevel, for noen blir dette for krevende, og du kan heller ikke tildele oppgaver til andre på denne måten.

Kombiner OneNote møtenotater med Loop for oppgavefordeling

Ved å legge til en Loop-komponent for oppgavetilordning på en notatside i OneNote, kan du både ha strukturerte møtenotater og oppfølgingssoppgaver koblet til To do. Da må du opprette en Loop oppgavekomponent i en relevant kanal, og dele den på møtesidene i OneNote.

Slik gjør du det

Opprett en innlegg i kanalen og legg til en Loop Oppgave-komponent. Velg å få en delingskobling. Opprett så struktur for deres felles møtenotater i Notes-fanen i kanalen.

Tips: Endre navn på fanen til for eksempel Ukemøter, Prosjektmøter, eller et annet beskrivende navn.

Lim inn Oppgave-komponenten. Nå har du en mal-side du kan gjenbruke for hvert møte. Velg å kopiere denne siden og lag flere like sider i samme Inndeling. For hvert møte kan du nå skrive en overskrift på møtet, bygge en agenda og skrive møtenotater. I loop komponenten kan dere nå skrive ned oppfølgingsoppgaver og tildele dem til den som skal utføre den. Denne oppgavelisten vil være den samme for alle møtesider. På den måten er det enkelt å får oversikt over alle utestående oppgaver uansett hvilket møte de er fra.

Finn dine oppgaver fra alle møter på ett sted.

Alle finner sine oppfølgingsoppgaver i egen To do, og i Teams Planner appen. Der ligger også oppgaver fra Planner, og egne oppgaver.

Ble dette litt komplisert? Dere kan få hjelp til å komme i gang ved å gjennomfør Smart endring workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Der vil dere også prøve ut mye annet dere kan bruke OneNote til, også til individuell bruk. Det som er bra er at når møteboken først er opprettet er det enkelt for alle å bruke den.

Er du lei av maset om at alle møter må ha en agenda?

Du har sikkert hørt det mange ganger. Aldri et møte uten en agenda! Likevel, de fleste møter jeg har deltatt i har ikke en agenda som er delt på forhånd. Det betyr ikke at vi ikke vet hva møtet handler om og at det ikke blir et godt møte.

Møtetittelen og en enkel invitasjonstekst er ofte nok for et prosjektmøte, eller et arbeidsmøte. Ofte starter møtet med å klarlegge i noe mer detalj hva vi forventer å få ut av møtet. Det skrives gjerne på en flipover, eller vi kan bruke Teams-tavlen i et digitalt møte. Det har jeg ofte gjort. Utfordringen i etterkant kan ofte være større. Hva diskuterte vi, og hvilke oppfølgingsoppgaver ble avtalt i møtet.

Du kan bruke møteverktøyene i Teams også i møterommet

Jeg vil hevde at bruk av mulighetene i Teams-møter er sterkt undervurdert. Faktisk kan møteverktøyene i Teams være like nyttige selv om vi alle deltar i et møterom.

Selv har jeg brukt OneNote mye til både egne og felles møtenotater. I tillegg er Planner veldig nyttig for oppgavefordeling i gjentakende møter.

Les mer om det i Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Hva når et møte kommer brått på, eller ikke inngår i en møteserie?

Likevel er min erfaring at mange møter ikke inngår i en plan, og ikke har en forberedt struktur som passer å bruke. Da vil den nye muligheten i Teams som heter, beskrivende nok, møtenotater være hendig å bruke. Der kan vi notere ned møtepunkter, korte beskrivelser av det vi snakket om, og ikke minst skrive ned oppfølgingsoppgaver. Oppgavene kan tildeles møtedeltakerne med frister, og er koblet til Microsofts oppgavesystem. Det vil si at de kommer inn i din oppgaveliste i Teams og i Microsoft To do på Pc og mobil. Du kan selvfølgelig lage en agenda på forhånd om du vil, og alle møtedeltakere kan bidra med å bygge agenda før møtet, men det er mer sannsynlig at agendaen blir notert ned på starten av møtet, om i det hele tatt.

Slik oppretter du en delt agenda før møtet

Om du ønsker kan du, men du må ikke, starte med å skissere en agenda i det du sender ut møteinvitasjonen.

Enda bedre, både du og møtedeltakerne kan legge til nye punkter uten å sende invitasjonen på nytt.

Da oppretter du invitasjonen fra Teams, eventuelt fra Outlook, log åpner den i Teams etterpå og legger til møtenotater.

Slik gjør du møtenotater og tildeler oppgaver i møtet

Når møtet starter kan alle åpne Notater fra Teams møtemenyen. Dersom det er laget en agenda før møtet vises den her.

Om ikke kan dere raskt legge inn de viktigste punktene dere vil snakke om. Alle kan bidra, og alle ser hva som blir lagt inn.

Når møtet fortsetter kan dere bli enige om hvem som skriver noen enkle møtenotater. Det klan være forskjellige for de ulike møtepunktene.

Slik følger du opp dine møteoppgaver

I møtet kan dere skrive ned oppfølgingsoppgaver. Disse kan ha en frist og bli tildelt den av deltakerne som skal følge den opp. Du får best oversikt ved å åpne notatene i Teams arbeidsflaten fra kalenderen som vist her.

Etter møtet vil du finne dine oppgaver sammen med andre oppgaver fra Teams, Outlook, OneNote og Planner in din personlige visning i Teams oppgavelisten og i To do på PC og mobil. Når du har gjort oppgaven kan du markere den som fullført og listen i møtet blir oppdatert.

Så selv om du regner med at alle deltar i et møterom, inkluder alltid et Teams-møte i invitasjonen. Da kan du bruke møteverktøyene, og skulle noen i siste minutt si fra et de ikke kan komme på kontoret kan de være med på Teams der de er.. Vil dere ta i bruk møteverktøy, eller bli bedre på å gjennomføre møter i møterom, i Teams eller en blanding kan workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett være noe å vurdere. Den kan tilpasses deres behov.

Hva er Teams møtenotater, og bør vi bruke den funksjonen?

Jeg har nylig fått et par spørsmål om Teams møtenotater som noen oppdaget da de deltok i et Teams-møte. Hva er det egentlig, og er de noe vi bør ta i bruk?

Svaret er at det kommer an på møtet. Denne muligheten kan være praktisk for et enkeltmøte der vi ønsker å gjøre felles notater og noen oppfølgingspunkter. Du kan også legge inn agenda her før møtet.

Men denne muligheten kan ikke brukes for møteserier, og møter knyttet til en kanal vi bruker for samarbeid i en arbeidsprosess eller et prosjekt.

Møtenotater er Loop-komponenter

Før vi går inn på møtenotater kan det være greit å se på hva som er grunnlaget for denne muligheten. Microsoft har i løpet av det siste året lansert noe de kaller Loop.

Det er samarbeidskomponenter flere kan jobbe i samtidig og der oppdatering skjer direkte, akkurat dom du har opplevd dersom dere redigerer et felles Office-dokument i Teams. Loop-komponenter kan opprettes i Teams, i Outlook og vi kan opprette og samle dem på en Loop samarbeids-side. Og altså også som møtenotater i et Teams-møte.

Loop-komponenter er personlige

Hver av komponentene lagres på OneDrive til den som oppretter komponenten, og deles med andre gjennom en delingskobling som kan deles i en Teams-chat, på en epost og på en Loop-samarbeidsside. Men, om den som har opprettet komponenten slutter og dennes OneDrive blir slettet, forsvinner også Loop-komponentene. De må derfor ses på som et samarbeid her og nå, slik vi også tenker om en Teams-chat.

Oppdatering august 2024: Loop komponenter kan nå opprettes i en Teams-kanal og vil da være tilgjengelige for nåværende og fremtidige medlemmer av Teamet. Dette gjelder imidlertidig ikke for møtenotater. De opprettes fortsatt på OneDrive.

Les også Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Informasjon som skal vare bør lagres i en Teams-kanal

Informasjon som skal vare og være tilgjengelig i virksomheten over tid egner seg ikke til dette. Da bør informasjon og oppgavelister ligge i en Teams-kanal og der fungerer ikke Loop. Da er Planner og OneNote mer aktuelle verktøy for møtenotater og oppgaver.

Les også Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Du kan heller ikke bruke Loop-komponenter til samarbeid og møtenotater til noen som er utenfor virksomheten.

Oppdatering august 2024: Loop-komponenter kan nå også deles med eksterne samarbeidspartnere. Eksterne deltakere vil likevel ikke kunne nyttiggjøre seg oppgavetildeling og oppfølging.

Så når er det greit å bruke Teams møtenotater?

Når du har et enkeltmøte og det kommer litt brått på er det ofte ikke tid til å lage en agenda på forhånd, og det er ofte ikke etablert en struktur for møtenotater og oppfølging av møtet. Da er det raskt å skape en agenda der og da, gjøre notater under møtet, og avtale og fordele oppfølgingsoppgaver.

Status på oppfølgingsoppgavene og møtenotatene lagres i møtedetaljer i Teams-kalenderen og er tilgjengelig for alle (interne) møtedeltakere. Er du tildelt oppgaver finner du dem i ditt oppgavesystem i likhet med Planner-oppgaver.

Ønsker dere å etablere en struktur for bedre forberedelser, samarbeid og oppfølging av møter? Da kan dere vurdere en bedriftsintern workshop om Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett og Smart samarbeid med OneNote i Teams Disse kan kombineres og tilpasses til deres behov.