Beste praksis for Teams-varslinger - Ikke irriter dine kolleger

Gjennom veldig mange av Teams-workshopene er det et tema som går igjen. Når vi erstatter intern epost-kommunikasjon med Teams kanalsamtaler og chat blir noen bekymret for om informasjonen de deler blir lest av alle.

En leder sendte tidligere ut et internt nyhetsbrev hver fredag med informasjon til alle i virksomheten. Denne havnet da i Outlook innboksen hos alle ansatte.

Nå ble ledelsen enige om å slutte å dele informasjon internt på epost, men heller dele den i et Team og i en kanal der alle ansatte har tilgang. Bekymringen er da om noen faktisk oppsøker den kanalen og leser informasjonen. VI vet at alle leser epost, og de fleste får også et varsel når de får en ny epost. Derfor føler vi oss trygge på at den blir lest, men vi vet ikke. Jeg bare antar at alle leser min epost.

Spammer du alle i organisasjonen i Teams?

For å skaffe meg selv den samme tryggheten kan jeg i min melding "nevne" Team, eller kanal med @teamnavn eller @kanalnavn. Da tvinger jeg frem et varsel hos alle medlemmer av Teamet.

Jeg har i min dialog med flere virksomheter oppdaget at dette er veldig utbredt, og for en jeg snakket med har det ført til at hun ignorerer varsler i Teams fordi de fleste faktisk ikke angår henne, eller fordi de ikke inneholder noe hun skal gjøre noe med. Dersom alle "tvinger" frem en varsling for sine meldinger roper vi "ulv ulv!" Og da vi vet hva resultatet blir…

Slik bruker du Teams-varsler på en god måte

Informere om noe i en Teams-kanal.

Ingen bruk varsling. Du må stole på at de det er relevant for oppsøker kanalen jevnlig og leser informasjonen. Mottakere kan også velge å selv slå på Kanalvarsler dersom de vil bli varslet om nye innlegg i kanalen.

Du bør ikke bruke @Kanalnavn. Da vil alle som er medlemmer av Teamet få et varsel selv om ikke kanalen er relevant for dem. Enda verre er å bruke @Teamnavn. Da blir du en spammer alle blir irritert på.

Be en eller flere medlemmer av et Teams gjøre noe relatert til arbeidet i en Teams-kanal.

Varsle de aktuelle personene med @Navn. Da vil kun disse få et varsel. Det er som å sette dem på til-linjen i en epost. Andre medlemmer av Teamet kan fremdeles lese meldingen. Det tilsvarer å sette noen på kopi om du hadde sendt en epost.

Ikke send en epost om du er usikker på om mottakeren er aktiv i Teams. Dersom et Teams-medlem ikke ser meldingen innen en time får de et epostvarsel automatisk.

Du trenger å få ut en krisemelding til alle medlemmer i et Team.

Nå kan du bruke @Teamnavn og tvinge frem et varsel hos andre. Du bør ikke bruke @Kanalnavn. Da vil de som har skjult kanalen ikke få beskjeden.

Sende en melding til en eller flere som ikke er relatert til et prosjekt eller en arbeidsprosess du har en Teams-kanal for.

Bruk Chatten til dette. Det kan være en 1:1, eller en gruppechat med flere medlemmer. Ikke bruk en Teams-kanal. Da kan alle medlemmer av Teamet lese meldingen, og om det ikke er relatert il arbeid i kanalen vil det være irriterende for andre.

Be alle som er involvert i en kanal gjøre noe, for eksempel oppdatere et regneark.

Nevn alle du vil varsle med navn. Da får bare de meldingen og kan gjøre det du ber dem om. Om det er noe du trenger å gjøre ofte, kan du opprette et Merke som du tilordner til relevante personer. Da kan du nevne @Merke i meldingen og bare de det gjelder vil bli varslet. Se mer om dette under.

Ikke bruk @Kanalnavn. Da vil alle i Teamet få et varsel, også de dette ikke angår.

Organiser Team-medlemmer i grupper du kan adressere

Mange savner å kunne lage en "distribusjonsliste" der man kan henvende seg til flere uten å måtte skrive inn alle navnene hver gang. Det kan du gjøre ved å bruke merker. På jobben har vi et Kriseteam der vi behandler oppståtte situasjoner. Vi har noen som kan gi IT-støtte i slike sitasjoner, men det kan være litt forskjellige over tid og jeg vet ikke hvem som er tilgjengelig når det skjer noe. Derfor oppretter jeg et merke, IT-støtte, som jeg kan adressere når jeg trenger det.

Et merke gjelder bare innenfor ett Team, så ulike Team kan ha ulike aktive merker. Dersom du vil nevne alle deltakere i en prosjektkanal, kan du opprette et merke for prosjektet og bruke @merke fremfor å bruke @kanal.

Utfordringen er å få alle til å tenke på denne måten. Det beste er å gjennomføre en workshop, eller opplæring der man diskuterer bruk av varsler og blir enige om hva som er hensiktsmessig. Det gjøre vi for eksempel i den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams, og i nettworkshopen Bruk Teams smartere