Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

/
Bilder viser kvinne sopm har oversikten fra en fjelltopp

6 av 10 tror på økt digitalt stress

Når jeg spør ledere og andre kunnskapsarbeidere om hva som stresser dem svarer de maktesløshet i forhold til den voldsomme informasjonsflommen som strømmer mot oss og som vi må ta stilling til. Videre et stadig større tempo og krav til økte prestasjoner, avbrytelser i arbeidet og å balansere jobb og familie.

Bildet viser en mann utsatt for digitalt stress

«Digitalt stress er en trussel mot engasjement og effektivitet. Det kommer til å øke i utbredelse, og lite blir gjort for å demme opp for det på arbeidsplassene»  Kilde: arbetarskydd.se

Den nye digitale arbeidshverdagen krever i stor grad at man kan, og må, styre sin egen arbeidstid og kontinuerlig gjøre de rette prioriteringene for å levere på forventninger på jobben og hjemme. Dette gir høy fleksibilitet for arbeidstakere som i stor grad kan velge hvor og når man vil arbeide, men skaper også utfordringer for mange.

Den nye fleksible arbeidshverdagen kommer dessverre ikke med noen oppskrift for hvordan vi skal håndtere denne friheten. Noen er naturlig strukturerte, er gode på å balansere ulike aktiviteter og mestrer dette godt. Men vi vet fra medarbeiderundersøkelser og ansattes utsagn at mange sliter med dette, føler at de mister kontrollen og er plaget av negativ stress.

Den største grunnen til at mange sliter med å prioritere og planlegge arbeidet i hverdagen er paradoksalt nok at de ikke har tid til det. Oppgaver og informasjon strømmer imot oss i mange kanaler. Hvordan skal vi sortere, prioritere og planlegge slik at vi har kontroll over det hele? Den gode nyheten er, Effektivitet kan læres - og automatiseres til en vane

Hvordan vi kan ta kontroll, og oppnå bedre resultater med mindre stress

  1. Med stadig større informasjonsmengde skapt av digitale løsninger kan det være nyttig og nødvendig å ha både en velprøvd fremgangsmåte og noen støtteverktøy som gjør det enklere å prioritere i en hektisk arbeidshverdag.

  2. Struktur kan hjelpe oss med å skape orden fra kaos og gi oss oversikt.

  3. Papir fungere ikke når vi skal strukturere digital informasjon. Da blir det viktig å mestre den digitale verktøykassen vi alle har.

  4. Oppgaver strømmer inn i mange kanaler og det er en forventning til at vi raskt prioriterer dem og responderer

  5. Mange føler at de jobber for mye med innkommende forespørsler og at det ikke blir tid til egne viktige oppgaver. Derfor må vi ta kontroll over egen tid og ikke la oss bli styrt av andre. 

Microsofts oppgavesystem for personlig og felles oppgavestyring

Det fine med Microsoft oppgaveunivers er at alt henger sammen. Oppgaven kan oppstå fra en epost, en Teams-melding, eller en oppgave du skriver inn selv. Alle oppgaver er tilgjengelige i planleggingsvisningen i Outlook og du har med deg alle oppgaver i lomma med To Do på mobilen. Mange er vant til at de får en epost når noen vil spørre deg om å gjøre noe for dem, men Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Illustrasjon viser Microsoft oppgavesystem der alle verktøy henger sammen

Grunntanken i To Do – oppgavesentral og dagens oppgaver

Som du ser er To Do plassert som en oppgavesentral som sikrer at dine oppgaver og aktivitetsplaner er tilgjengelig for deg enten du sitter foran PC'en eller er på farten og har dem på mobilen. I tillegg har To Do to unike muligheter du ikke finner i Outlook og Teams.

  1. Min dag. Der starter du hver morgen med å velge oppgaver fra oppgavelisten til Min dag-siden ut fra hva du vil prioritere den dagen. Dette kan gjøre at du jobber med det absolutt viktigste for deg den dagen.

  2. For hver aktivitet/oppgave i To Do kan du lage en sjekkliste, eller for dere som kjenner til David Allans GTD metode, bryte ned en større oppgave i trinn med neste mulige handling.

To Do er primært et verktøy som sammen med Outlook gir deg et verktøy for personlig planlegging. Du har mulighet for å dele oppgavelister med kolleger for felles oppgavelister, men for større prosjekter vil nok Planner være et bedre valg.

Illustrasjon viser Microsoft To Do på PC, Mac og mobil

Ønsker du eller dere å få bedre oversikt og kontroll på egne og felles oppgaver kan det være en god ide å investere i en workshop for de som jobber mye sammen, eller et nettkurs om du vil lære å mestre dine planleggings og prioriteringsverktøy på egenhånd.

For personlig planlegging og prioritering, sjekk workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do.

For planlegging av prosjekter, arrangementer og annet samarbeid over tid som involverer flere, se på workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Du finner begge disse også som nettkurs du kan gjennomføre på egenhånd og i eget tempo.