Blir Copilot den nye arbeidsflaten for arbeid og samarbeid?

Det er flere år siden jeg så at Teams kom til å bli den nye arbeidsflaten. Ikke Windows, Ikke Mac. De er gode verter for Teams og integrerte moduler. Det er jo der vi etter hvert vi bruker mesteparten av vår arbeidstid på skjermen. Der åpner vi våre dokumenter og kommuniserer med våre kolleger.

Blir Copilot den nye arbeidsflaten?

Med Copilot får vi nå forsterket dette med at alle modulene som inngår i Teams også har Copilot innebygget. Copilot finner du nå i Teams-chat, kanaler, og dokumenter. Også tilleggene for Planner Premium og OneNote har Copilot-støtte.

Microsoft kaller Copilot for "The UI for AI". Altså at vi får tilgang til kunstig intelligens støtte i de grensesnittene vi er vant til å forholde oss til som Teams, Outlook og Office-programmene.

Hvilke følger får dette for hva vi må lære oss for å utnytte Copilot?

I 2017 begynte jeg å tilby workshops i Teams som en del av en generell workshop om Office 365. I 2018 holdt jeg den første workshopen som kun fokuserte på Teams. Etter hvert som Teams ble videreutviklet med stadig nye funksjoner har jeg utvidet antallet Teams-workshops til dagens syv. Du finner dem her: Mest populære kurs og workshops

Dette skyldes både at Teams har blitt mer omfattende, og at flere moduler som tidligere var selvstendige programmer nå får så mye verdi fra Teams at det ikke gir mening å se på dem som enkeltprogrammer.

Fra en til tre Copilot workshops

Nå skjer det samme med Copilot. Med stadig flere muligheter og moduler der vi kan bruke Copilot, har jeg funnet ut at det beste pedagogisk er å holde en workshop innenfor en 2-timers ramme. Dette er også den tiden de fleste kan sette av i en hektisk jobbhverdag.

Derfor har jeg måttet fordele Copilot-mulighetene i tre workshops. Med flere Copilot-muligheter blir det mer å sette seg inn i og lære, akkurat som å ta i bruke flere muligheter i Teams.

De tre nivåene Smart endring Copilot workshops

Her ser du en oversikt, med workshop i Copilot Chat for alle som bruker M365. Og Copilot integrert i Teams og Office med tilgang til data i Outlook, Teams og SharePoint for Copilot brukt personlig og i grupper.

Vil du ha flere detaljer, les beskrivelsene her:

• Smart bruk av M365 Copilot med agenter

• Smart ledelse og teamsamarbeid med M365 Copilot

• Smart og sikker bruk av Copilot Chat

Alle workshopen er lagt opp etter 80/20 prinsippet. 80% av resultatene oppnår du ved å ta i bruk 20% mulighetene. Dette hjelper deg på rett vei og gir umiddelbar effekt. Resten bygger du ferdigheter på gjennom daglig bruk og smarte tips du blant annet kan finne i bloggen Praktiske tips i en digital hverdag.

Prøv nå! Søk etter Copilot, Teams, eller hva du ellers ønsker tips på. Bloggen har flere hundre artikler.

Har du mistet muligheter i Copilot for Edge nylig?

Mange som bruker Copilot i Edge eller Chrome på jobben har merket at ting som tidligere fungerte, ikke lenger fungerer. Dette kan være forvirrende. For å forstå hva som foregår og hvilke konsekvenser det har for deg, får du her bakgrunnsinformasjon, og hva det betyr i praksis for deg nå og fremover.

Copilot for jobb skiller lag med Copilot for forbrukere

Tidligere, om du gikk til nettsiden copilot.microsoft.com kom du inn på denne adressen uansett om du ikke var logget på, logget på med en privat Microsoft konto som hotmail.com eller outlook.com, eller med jobbkontoen din.

Men nylig, når jeg logget på med min jobbkonto bjorn@smartendring.no blir jeg omdirigert til m365.cloud.microsoft.

Microsoft skiller nå tydeligere mellom privat bruk av Copilot, og jobb bruk. Du har sikkert sett det grønne skjoldet du får når du logger på med jobbadressen din. Da visste du at du har en trygg forbindelse med Copilot og at dine og virksomhetens data er beskyttet.

Denne endringen gjelder også for mobil. Om du har installert Copilot mobilappen. Om du nå prøver å logge deg på denne med jobbkonto blir du omdirigert til Microsoft 365 appen der Copilot for jobbformål nå er innebygget.

Sikkerhet og trygghet for dine data

I disse dager er Microsoft i ferd med å ytterligere styrke sikkerhetsmodellen ved å bytte ut den nåværende Commercial Data Protection med Enterprise Data Protection - EDP. I praksis betyr det sterk kryptering av lagrede data, og når data transporteres over nett. Sterkere beskyttelse av privatliv i henhold til GDPR. Og sterkere beskyttelse mot angrep på deg og modellen fra hackere. Du har kanskje lagt merke til at det grønne skjoldet er erstattet med et hvitt skjold nå? Da er dine data beskyttet av EDP.

Dette er ikke tilgjengelig i overgangsfasen

Dette betyr at Copilot blir enda tryggere å bruke i tiden fremover. Dette er en stor endring, og tar tid å gjennomføre. I overgangen vil noen funksjoner være utilgjengelige. Her er en liste over de viktigste funksjonene hva som er midlertidig utilgjengelig i overgangen, og når vi kan forvente å få dem tilbake igjen:

• Bildeopplastning: Lar deg ta bilder, eller laste opp eller kopiere og lime inn bilder i Copilot for å analysere dem, og produsere innhold.

• Bruke innhold fra web-sider i Edge: Refererer til åpne sider i Microsoft Edge, og få Copilot til å bruke sidepanelet for å lage sitt svar.

• Sideoppsummering: Lar brukere oppsummere en åpen nettside eller PDF i Edge.

Disse mulighetene vil bli tilgjengelige igjen mot slutten av 2024. I mellomtiden kan du velge å bytte til en privat Microsoft konto om du ønsker disse mulighetene. Men da vil ikke dataene være beskyttet, så det bør du tenke på om du vil bruke det til jobbformål. Det samme gjelder for øvrig om du bruker ChatGPT. Der er heller ikke dine data beskyttet.

Dette blir avviklet i Copilot

For å tilfredsstille kravene i EDP vil noen funksjoner bli helt borte. Her er en liste over det som ikke kommer tilbake:

• Tonevelger: Lot deg velge en av noen få forhåndsinnstilte toner for Copilots-svaret. Uten tonevelger, hvis du vil at Copilot skal svare i en bestemt tone, kan du spesifisere tonen som en del av ledeteksten.

•  Notatblokk: Du kunne gjenta og finjustere meldingene dine i flere iterasjoner på en side. Du kan nå gjenta og avgrense meldingene dine gjennom dialog med Copilot.

• Skriv (Copilot i Edge):Ga et oppsett for å lage utkast til innhold i forskjellige toner, formater og lengder med noen knappetrykk. Uten denne funksjonen kan du redigere tekst ved å bruke Skriv om i Microsoft Edge.

Jeg ser selvfølgelig frem til å få tilbake bildeanalyse og oppsummering av Web-sider, men i mellomtiden kan jeg ikke annet enn å være tålmodig, og kanskje bytte til min private Microsoft-konto om savnet blir for stort.

Vil dere bli oppdatert med både de grunnleggende og de nyeste mulighetene i Copilot kan dere vurdere en praktisk hands-om workshop med Smart endring for ta ut nytteverdien av Copilot på jobben.

• For dere som ikke har Copilot for M365, sjekk workshopen Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365

• For dere som har Copilot for M365, velger dere Smart bruk av Copilot for Microsoft 365

På tide å si farvel til Outlook Classic, og velkommen til Nye Outlook ?

Det er mange år siden nå, men jeg husker hvor vanskelig det var å kvitte seg med min Time manager planlegger jeg brukte gjennom 15 år. Men fordi fordelene med å ha et digitalt system ble større gjorde jeg det i 2003. Kan hende er jeg i samme situasjon nå? Jeg må gi avkall på de fordelene Outlook Classic gir meg fordi jeg totalt sett har mer å vinne ved å bruke helheten i Microsoft 365 oppgavesystemet der oppgaver fra Nye Outlook, OneNote og Planner kommer sammen i To do.

Daglig prioritering og planlegging

Det jeg brenner for er å oppnå gode resultater med reduseret stress. Da er det viktig å balansere oppgaver fra andre, som ofte er forespørsler i epost og Teams, med egne aktiviteter for å nå ønskede mål. Er du ikke spesielt opptatt av struktur og planlegging, men ønsker å ha god kontroll på forespørsler og egne aktiviteter er kombinasjonen Outlook og Teams det som gir deg dette. De har en felles oppgavemodul som gjør at du kan "flagge" forespørsler du ikke kan behandle her og nå i en felles oppgaveliste. 

Samme prinsipp, ulike verktøy

Oppgaver i To do kan prioriters og tidfestes i kalenderen

Det jeg vil savne fra Outlook classic er å kunne ha et overblikk over oppgaver fra Outlook og Teams sammen med mine avtaler i kalenderen. Det har gitt meg en mulighet til å sette opp korte oppgavelister for hver dag. Da kan jeg planlegge færre oppgaver på dager med mye avtaler og få en mer realistisk plan.

Se hvordan dette ser ut og les mer i Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen

Men jeg ser jeg kan få til dette på en litt annen måte i To do. Spesielt på PC der jeg kan se kalenderen med oppgavene i et sidepanel. Det gir meg god oversikt. En gevinst er også at jeg kan se oppgaver tildelt meg i Planner. Med To do på mobil har jeg også med meg oppgavene i lomma med.

Min historie om prioritering og planlegging

For 10 år siden skrev jeg blogginnlegget: Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?. Den gangen foregikk all digital kommunikasjon og samhandling gjennom Outlook. Det var også mitt verktøy for prioritering og planlegging gjennom bruk av oppgaver/tasks, og kalender.

Med smart bruk av Outlook kunne jeg ta kontroll over innboksen, flagge epost for oppfølging i morgen, eller neste uke og legge inn mine egne oppgaver. Det ble mitt daglige prioriterings og planleggingsverktøy.

Likevel savnet jeg et mer overordnet, strategisk planleggingsverktøy. I mange år brukte jeg min Time manager planlegger som gav meg dette perspektivet i tillegg til kalender og oppgavelister. Men da jeg startet i Microsoft i 1995 gikk jeg helt over til digital kalender, og da OneNote kom i 2003 laget jeg struktur tilsvarende Time Manager der og ble heldigital.

Her er historien om hvordan jeg gjorde dette: Var du en time manager ™ disippel?

Hva er nytt?

Nå, 10 år etter er ikke lenger Outlook det eneste kommunikasjons og samhandlingsverktøyet lenger. Vi bruker mer og mer Teams for daglig samhandling, Planner for felles oppgaver, og har fremdeles Outlook for epost og kalender. Og nå er oppgavedelen i Outlook jeg har brukt i alle år i ferd med å bli erstattet av Microsoft To do.

Mitt oppgaveunivers – med To do som oppgavesentral

Har du valgt å gå over til nye Outlook vil du se at oppgave/task-modulen er erstattet av To do. Med det mister jeg muligheter jeg har likt, men får fordelen av et oppgavesystem som fungerer på tvers av alle relevante programmer i Microsoft 365. Da er det også på tide for meg å oppgradere mitt system for å utnytte disse mulighetene.

Heldigvis kan jeg beholde mye av tankegangen og arbeidsform jeg vet fungerer og tilpasse dette til den nye verktøykassen.

Ønsker dere å bli bedre på prioritering og planlegging i hverdagen og få dere oversikt og mindre stress? Vurder gjerne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do

For målrettet strategisk planlegging der dere omsetter mål til handling og gode resultater kan Smart endring tilby workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid

Er dere en gruppe ledere som vil gjøre dette på teamnivå kan dere gjerne ta kontakt for å diskutere muligheten for en workshop i Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag

Virksomheter bør ha et aktivt forhold til ansattes bruk av KI-verktøy

Med gratisversjoner av ulike KI-verktøy som for eksempel ChatGPT ligger listen lavt for alle som ønsker å prøve ut dette på jobben. Når du hører og leser om at du kan bli mer kreativ, produktiv og levere med bedre kvalitet ved bruk av KI ville det være rart om ikke mange ville prøve ut dette.

Likevel er det nok blandet hvor mye ledelsen i små og mellomstore virksomheter ser det som sitt ansvar at de ansatte tar i bruk KI på en trygg måte for seg selv og virksomheten.

Når ikke ansatte blir tilbudt KI-verktøy på jobben, tar de saken i egne hender og bruker private løsninger. I henhold til Arbeidsindeksrapporten fra Microsoft og LinkedIn 2024 har 80% de spurte tatt i bruk private KI-verktøy på jobben.

Blir du ikke tilbudt KI-verktøy på jobben bruker du private verktøy

Jeg opplever at ledelse og ansatte i mange virksomheter ikke er klar over at de har muligheten til trygg bruk av KI allerede. Anslagsvis 8 av 10 norske virksomheter benytte Microsoft plattformen for arbeid og samarbeid, og i denne ligger det gode muligheter til bruk av KI uten at det koster noe mer.

Mange har hørt om Microsoft Copilot, men vegrer seg for å vurdere dette fordi de hører at det er dyrt. Ja, Copilot for Microsoft 365 er ikke billig, men du må ikke ha dette for å starte med KI.

Copilot for nettet i Edge, Chrome og på mobil er inkludert i Microsoft 365 og gir mange muligheter, samtidig som det er tryggere enn andre verktøy som ChatGPT.

Hva gjør Copilot trygt på jobben?

Du kan bruke Copilot for å gjøre sammendrag av rapporter, skrive nytt stoff basert på interne dokumenter og mye mer fordi Microsoft ikke ser dine forespørsler og dokumenter, og dine data blir ikke brukt til å trene modellen som er basert på GPT-4o utviklet i samarbeid med OpenAI.

Du kan også lage nytt stoff og gjøre forespørsler på nett med data oppdatert til siste minutt fordi Copilot henter oppdaterte data fra internett i sanntid.

Du trenger ikke vente

Dersom du vil teste ut Copilot for nettet selv, eller dere er noen kolleger som vil gjøre dette sammen, sjekk mine tips her: Hvordan får du maksimal nytteverdi av KI-verktøy som Copilot?

Er du leder eller initiativtaker til å ta i bruk Copilot kan dere få en hurtigstart ved å investere i en Smart endring workshop.

Avhengig av hva dere har tilgang til kan dere sjekke ut

• Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365 — Smart endring AS for alle med Microsoft 365

• Smart bruk av Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS for dere som har investert i Copilot for M365

Trenger dere en Teams omstart i høst?

BJørn O. Hopland. Leder og rådgiver i Smart endring AS

Mange virksomheter tok i bruk Teams i forbindelse med hjemmekontor i 2020 og fremover. Men, de fleste startet først med Teams-møter som gjorde at man kunne samarbeide og møtes når man ikke kunne treffes på kontoret. Dette forklarer den fantastiske veksten i Teams vi så i denne perioden. Det ser vi på denne statistikken, basert på tall rapportert fra Microsoft. Slack, som vel kan sies å være den nærmeste konkurrenten så ikke en tilsvarende vekst fordi de ikke dekker nettmøter. Derimot hadde Zoom en tilsvarende rask vekst.

Teams er mer enn nettmøter

Noen tok også i bruk Teams for dokumentsamarbeid og for kommunikasjon i chat. Og de som var forutseende nok til å se mulighetene i Teams for samarbeide etablerte også struktur for samarbeid i Team og kanaler. Jeg hadde gleden av å bistå flere større finansinstitusjoner på den tiden med innspill til struktur, og med opplæring av ledere og team.

Mange har ikke utnyttet potensialet i Teams-strukturen

I følge Microsoft er det mange virksomheter som ikke har tatt i bruk kanaler i særlig grad. I følge statistikken har 80% av Teamene i verden bare en kanal. Når man blander flere tema i samme kanal går det gjerne kort tid før frustrasjonsnivået øker fordi man mister oversikten, og etter hvert brukes ikke kanalen til kommunikasjon lenger. Det foregår som før i epost og i Teams-chat. Da utnytter vi ikke potensialet som ligger i å skaffe oversikt og enklere internsamarbeid med kanaler.

Les gjerne: Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Det er aldri for sent å etablere en ny Team og kanal-struktur

Mange av de henvendelsene jeg får er fra virksomheter som jeg beskriver over. De vil gjerne utvikle en ny, og enklere måte å samarbeide på som medfører mindre intern epost og ustrukturert chatkommunikasjon. Målet er bedre oversikt, mer effektivt samarbeid, og redusert frustrasjon hos ansatte.

Heldigvis er det ikke så vanskelig som mange tror, men det krever nye tanker om hvordan vi arbeider og samarbeider, og det skjer ikke over natten. De som lykkes best snakker sammen om dette, og opparbeider nødvendig forståelse av Teams for å så kunne ta de riktige beslutningene om struktur og daglig samarbeide.

Les også gjerne Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Hvordan dere kan få en ny start

En effektiv måte å gjøre dette på har vist seg å være at ledelse og representanter for ulike grupper i virksomheten gjennomfører en workshop for å opparbeide ferdigheter og god Teams-forståelse. I løpet av 2-3 timer med utprøving fra egen PC av reelle arbeids-scenarier, og samtaler kan man legge et godt grunnlag for videre arbeid med å utnytte Teams-strukturen for å samarbeide smartere i en digital arbeidshverdag.

Sjekk gjerne hvordan Smart endring kan bistå med dette gjennom grunnleggende og viderekommende workshops. For grunnleggende Teams-struktur velger mange å ta utgangspunkt i workshopen Smart samarbeid med Teams, med eventuelle tilpasninger til egen virksomhet.

For en oversikt over de 8 mest gjennomførte workshopen, se Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS

Copilot nytteverdi i daglig arbeid. Hva får du gratis, og hva krever innsats av deg?

Det er morsommere og enklere å lære sammen med andre (Microsoft bildeskaper)

Etter å ha prøvd ChatGPT til matoppskrifter, diktning og "lag noe morsomt"  er det ofte stopp. Morsomt, men hva skal jeg bruke det til i jobben? Dette er nok hovedårsaken til at så mange som prøver ChatGPT og Copilot ikke bruker det etter å ha fått tilfredsstilt sin nysgjerrighet, og nå kan si at de har prøvd KI-verktøy.

Bare 1 av 10 som har ChatGPT/Copilot bruker den daglig

I følge undersøkelser Hans-Petter Nygard-Hansen har sammenstilt er det bare 10% av de som har prøvd ChatGPT som bruker denne muligheten daglig. Og vi kan anta at det samme gjelder for de som har prøvd Microsoft Copilot. Les mer om dette på Kun 1 av 10 ChatGPT-brukere er aktive - HansPetter.info

Nyttig bruk av KI krever nye tanker

Hva med de som har fått sin arbeidsgiver til å betale 3600 kroner i året for å få tilgang til Copilot for Microsoft 365? Blir de automatisk mer produktive og kreative? Ikke nødvendigvis.

Å få nytte av de grunnleggende mulighetene i Copilot for M365 er ganske enkelt fordi mulighetene blir presentert for deg i den situasjonen du er i. For eksempel sammendrag av epost og nyhetsbrev i Outlook, lage PowerPoint automatisk fra en rapport, og automatisk idégenerering i Whiteboard som vist her.

Men, skal du ta ut det fulle potensialet kreves det mer. Det samme gjelder om du ikke har den betalte versjonen av Copilot for M365, men har muligheten som er innebygget i M365 med sikker bruk av Copilot chat og tekstgenerering i Edge. Det krever en innsats, og ny måte å tenke på. Og det er ikke lett.

Les også På tide å teste Copilot for Microsoft 365 nå?

Hva skal til for at du kommer til å bruke KI i daglig arbeid?

Å overlate til hver enkelt å skaffe seg kunnskaper og erfaring i bruk av Copilot er som å si til en Teams-bruker at du må selv finne ut av hvordan du vil bruke Teams. Det blir bare ikke noe av. Jeg vet ikke hva jeg ikke vet, så hvordan kan jeg vite hva jeg bør teste ut av muligheter?

Når det kommer til Teams, har mange funnet ut at den beste måten å mestre arbeid og samarbeid på, er ved å praktisere det sammen med andre. Det mener jeg også gjelder bruk av verktøy som Copilot.

Microsoft anbefaler også å gi Copilot til en gruppe som kan utforske å trene på bruken sammen. Det kan være en avdeling, eller det kan være en gruppe i et pilotprosjekt. Da kan de utveksle erfaringer og lære sammen. Det er mer motiverende og kan løfte alle mye raskere. Integrering av Copilot i gruppeaktiviteter kan også forsterke fellesskapsfølelsen og bidra til bedre samarbeid

Hvordan kan vi komme i gang som gruppe?

Utforsk KI-muligheter med Copilot gjennom en Smart endring workshop! Dere må ikke ha Copilot for Microsoft 365, men har dere det er det enda større grunn til å sikre gevinsten av denne investeringen.

• For dere som ikke har Copilot for M365, sjekk workshopen Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365

• For dere som har Copilot for M365, velger dere Smart bruk av Copilot for Microsoft 365

Usikker på om det er verd å bruke tid på Copilot om dere ikke har betalt for Copilot i Microsoft 365?

Hva kan du gjøre med Copilot du allerede har i M35-lisensen og hva du må ha betalt lisens for Copilot i M365? Last ned Funksjonsguiden for Copilot. Den gir deg oversikt over dette. Du blir sannsynligvis overrasket over muligheter du allerede har, men ikke vet om.

Derfor bør du vurdere å bytte fra Chrome til Edge nå

Jeg vet det sitter langt inne å bytte nettleser for deg som har brukt Googles nettleser Chrome i flere år. Både Microsofts Internet Explorer og Edge har hatt det dårlig rykte og har ført til at mange ikke har ønsket å bruke disse, men bruker Chrome eller andre nettlesere. Men det kan være smart å gi Edge en ny sjanse.

Bruker du Edge kan du likevel gjerne lese videre for å få en bekreftelse på at du har gjort et godt valg.

KI-funksjoner

Den største driveren for hvorfor dette kan være lurt er KI-funksjoner. Edge har innebygde KI-funksjoner som Copilot. Den kan gi deg mye bedre KI-søk enn Google og sanntidsinformasjon med referanser fra Internett du ikke får med ChatGPT. For mer om det, les gjerne:

Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365 — Smart endring AS og KI-analyse av bilder er nyttigere enn bildegenerering — Smart endring AS

Kompatibilitet

Edge og Chrome er likere enn du tror. Edge og Chrome er begge basert på Chromium åpen kildekode, noe som gjør dem raske og enkle å bruke. Edge kan også benytte de samme utvidelsene som Chrome om du bruker dette i dag. Og du får nå Edge på Windows, Mac, iPhone og Android med synkronisering av snarveier mm.

Sikkerhet og personvern

Edge tilbyr svært god forebygging  av sporing som blokkerer annonsører fra å spore deg på tvers av nettsteder, noe som gir bedre personvern uten å måtte benytte eksterne adblockers.

Kilde: Chrome vs. Edge: Which browser is better for business? – Computerworld

Du kan også være pålogget med både din Microsoft 365 bedriftskonto og en privat Microsoft konto som Outlook.com, Live.no og Hotmail.com. Du kan veksle mellom disse og de har hver sin logg, også av KI-søk med Copilot.

Det er ditt valg, men vil du sette Copilot i arbeid med dine dokumenter kommer du ikke utenom Edge

Det er ingenting i veien for å ha både Chrome, Safari på Mac, og Edge installert og bruke dem om hverandre. Da kan du prøve ut selv hva du synes fungere for deg over litt tid.  Men skal du analysere, oppsummere og behandle informasjon med KI i Teams-dokumenter må du velge Edge for å for mulighet til å gjøre dette med Copilot. Da velger du Åpne i Web for dokumentet i Teams. Da må Edge være standard nettleser. Prøv selv med et PDF eller Word-dokument.

Ønsker dere en systematisk introduksjon til Copilot for Edge og/eller Copilot for Microsoft 365, og med gruppearbeider? Ta gjerne kontakt med bjorn@smartendring.no, eller ring meg på 90173524. Du finner en beskrivelse av hva en slik workshop kan inneholde her: Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den kan tilpasses deres behov, også med bruk av Copilot for M365 om dere har det.

Hvordan får du maksimal nytteverdi av KI-verktøy som Copilot?

Dirk Weber og Bjørn O. Hopland

Sitter du på din arbeidsplass og lurer på hvordan du kan få nytte av kunstig intelligens? Det er du ikke alene om. Mange sitter for seg selv, klør seg i hodet, og lurer på hvordan de skal bli mer produktive og kreative med å bruke Microsoft Copilot og andre KI-verktøy

Når du prøver å finne ut hvordan du kan være mer produktiv og kreativ selv, kan det være vanskelig å vite hvor du skal begynne og hvilke verktøy og teknikker du skal bruke. Det kan også være utfordrende å holde seg motivert og fokusert når man jobber alene.

Finn den beste bruke av KI på jobben sammen med andre

Om dere heller går sammen om dette kan det være mer engasjerende. Det kan også gi nye perspektiver og ideer. I tillegg kan dere lære av hverandre og dele erfaringer. Om dere jobber med noe av det samme vil dere kunne være mer målrettede i arbeidet med å finne oppgaver der for eksempel Copilot kan bistå til å gjøre jobben raskere og bedre.

Jeg jobbet nylig med noen grupper om akkurat dette, og de kom opp med en mengde både generelle og spesifikke arbeidsområder. Her er noen utdrag av det de arbeidsområdene de ville jobbe med. Jeg har utelatt de mest virksomhets-spesifikke områdene. Det får de beholde for seg selv.

Hvilken Copilot trenger du?

Mye av dette kan du bruke Copilot i Edge til. Det er inkludert i alle Microsoft 365 abonnement. For å kunne jobbe med Copilot i Office og trekke ut data fra SharePoint, Teams og Outlook må du ha et eget abonnement på Copilot for M365.

Du kan lese mer om dette her: Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365

Neste skritt

Jobben er selvfølgelig ikke over når dere har identifisert mulige arbeidsområder for Copilot. Neste skritt er å prøve ut flere formuleringer av instruksjoner til Copilot og gjerne flere eksempler. Noter resultatene og del både i gruppen og med andre kolleger.

Ønsker dere en systematisk introduksjon til Copilot for Edge og/eller Copilot for Microsoft 365, og med gruppearbeider? Ta gjerne kontakt med bjorn@smartendring.no, eller ring meg på 90173524. Du finner en beskrivelse av hva en slik workshop kan inneholde her: Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den kan tilpasses deres behov, også med bruk av Copilot for M365 om dere har det.

Vil du oppnå noe som betyr mye for deg?

Noe som alltid har irritert meg, og særlig da jeg jobbet med HR i Microsoft er ledere som søker etter resultatorienterte medarbeidere. Å bare være opptatt av resultater kan ha flere negative effekter. Det kan også gi deg en forventning om at bare du vil det nok, så vil du oppnå det du ønsker.

Det er en besnærende tanke som Paulo Coelho skriver om i boken Alkymisten. Han skriver Når du vil noe vil hele universet hjelpe deg å oppnå det. Men som forfatteren av boken Den lille prinsen, Antoin de Saint-Exupéry sier, et mål uten en plan er bare et ønske.

Planlegg for at ting endrer seg hele tiden

Min erfaring støtter nok mer dette. Likevel er jeg ikke tilhenger av rigorøse og detaljerte planer. I en omskiftende verden har en slik plan svært kort levetid. Å lage en plan for å oppnå noe er sjelden en rett linje fra der du er til målet, men det er mer som å seile. Du vet hvor du vil, men når vinden skifter må du endre planen for å komme dit du vil.

Det er også forskjellige krav til en businessplan som kanskje involverer flere og som skal føre til at vi når (felles) mål over tid, og en personlig plan for meg selv. Den første er mer kompleks og er en del av det jeg jobber med andre om i workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid, og i nettkurset med samme tittel.

Vil du oppnå noe for deg selv?

Her er hvordan jeg jobber for å nå mine personlige mål. Jeg har kommet frem til et veldig enkelt format for dette:

1. Hva er målet jeg vil oppnå

2. Overordnet, hva må jeg gjøre for å komme dit

3. Hva kan hindre meg i å nå målet

4. Hva kan jeg gjøre for å unngå hindringen, eller minske den

Du kan bruke denne både til jobb og private mål. Her er et oppsett med et par eksempler:

Det betyr ingenting hvilket verktøy du bruker for å lage din egen plan som over. Du kan til og med skrive den ned på papir. Personlig bruker jeg mitt "digitale papir" i OneNote, som er mitt favoritt universalverktøy i Office. Er du ikke kjent med OneNote? Les Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

Til punktet om å redusere antall møter, jeg vet at det er et høyst reelt ønske for mange. Vil du ha tips om alternativer til møter kan du lese Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden.

Du kan bli godt belønnet for å ikke utsette leveranser til siste frist

Du skal presentere resultater fra et prosjekt i et møte neste torsdag. Frem til dette er det mye møter og annet arbeid, så du setter av en time onsdag for å lage presentasjonen. Det burde holde tenker du. Hva i all verden kan gå galt nå?

Å utsette oppgaver til siste minutt er risikabelt

Onsdag kommer og du har en avtale med deg selv i kalenderen. Problemet er at en krise du må bidra til å løse gjør at du ikke holder avtalen med deg selv, men du kan jo lage presentasjonen i kveld…

Kvelden kommer og du oppdager plutselig at du mangler viktig informasjon fra en av prosjektdeltakerne, og hun er på ferie. Du får laget en presentasjon ut på natten, men møtet går ikke helt som du håpet. Det kom opp flere spørsmål du ikke hadde tenkt på.

Hvordan du kan unngå stress og levere med bedre kvalitet

Ved å starte på en oppgave tidlig har du mulighet til å oppdage at du trenger mer informasjon mens du fremdeles har tid til skaffe den. Du slipper kanskje også å bruke kvelden før du skal ha noe ferdig til å jobbe, og sover helt sikkert bedre natten før den viktige presentasjonen.

Zeigarnik-effekten

Når du har startet på en oppgave, og så legger den til side en stund, vil underbevisstheten din fortsette å arbeide med oppgaven, så når du tar opp igjen oppgaven senere har den "modnet" og du vil kunne jobbe videre med denne enklere. Uttrykket "å sove på det" kommer fra dette. Et problem som kan virke uløselig i dag, kan være enklere å finne en løsning på i morgen.

Tenk deg at hver oppgave har en skuff i hjernen. Når du åpner skuffen til en oppgave vil hjernen jobbe med oppgaven så lenge skuffen er åpen. Dette kalles Zeigarnik-effekten etter den russiske psykologen Bluma Wulfovna Zeigarnik.

Les mer om dette og andre områder der den kan forklare ulike fenomen. I artikkelen What Is the Zeigarnik Effect and How to Use It to Beat Procrastination

Hvordan jeg utnytter Zeigarnik-effekten for å ha bedre kontroll og levere med bedre kvalitet

Noen oppgaver kan det være en fordel å holde "skuffen" i hjernen åpen en stund slik at den kan fylles med flere innspill til oppgaven. Jeg har god erfaring med å gjøre dette. Hvis jeg skal holde et foredrag om to uker, åpner jeg gjerne "oppgave-skuffen" i hjernen så fort jeg kan og noterer litt stikkord om hva jeg skal si.

Når jeg tar opp oppgaven om noen dager igjen kommer ideer og momenter mye lettere til meg. Jeg opplever at det at jeg holder saken åpen gjør at underbevisstheten samler og sorterer stoff over en periode slik at når jeg skal gjøre finishen på foredraget dagen før er dette vesentlig enklere enn om jeg to uker før hadde skrevet på huskelisten "sette av to timer til å forberede foredrag" dagen før jeg skulle holde det.

Denne metoden bruker jeg på større og prioriterte oppgaver som kan tjene på å ligge i underbevisstheten en stund. For enklere oppgaver der dette ikke er nødvendig noterer jeg dem på oppgavelisten med en forfallsdato. På denne måten lar jeg "skuffen" være lukket slik at jeg kan glemme dem til jeg skal gjøre dem.

Du blir mer kreativ også

I tillegg viser også undersøkelser at det å veksle mellom å arbeide med ulike oppgaver hindrer at du kjører deg fast, og fremmer kreative løsninger. Altså ikke multitasking, men en oppgave av gangen. Les mer om dette i “Switching On” creativity: Task switching can increase creativity by reducing cognitive fixation

Om du synes dette er nyttig, vil du kanskje også ha glede av tipsene i blogginnleggene

4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det og
Effektivitet kan læres

Ble dette mye? Bokmerk blogginnlegget og les det om igjen senere, eller send det til OneNote så har du det for alltid. Les om hvordan i Samle all informasjon du kommer over i din digitale notisbok

Godt nytt og effektivt år ønskes fra Smart endring!

Tenk som en leder for å få utbytte av KI

En av rollene til en leder er å fordele ansvar og oppgaver i sitt team og utnytte de samlede ressursene for å oppnå gode resultater. For å lede et team effektivt er en av de viktigste egenskapene til en leder å kunne delegere.

Du må ta frem lederen i deg

For å utnytte mulighetene med generativ kunstig intelligens som Microsoft Copilot for nettet / Bing chat og Chat GPT må vi alle trene opp lederegenskaper og forstå hva vi kan delegere til vår KI-assistent.

En av de største utfordringene med å ta i bruk KI  er å kunne utfordre nåværende arbeidsmønster og forestille seg hva vi kan gjøre med KI.

Camilla Tepfers, som har mye erfaring med KI, sa på Næringslivsdagene i Bærum nylig at ledere må utvikle strategisk forestillingskompetanse, og at vi alle må samarbeide godt med de nye verktøyene vi har tilgjengelig.

Så hva kan vi håpe å oppnå, og hva må vi gjøre for å realisere mulighetene?

Parkinsons lov ble formulert av professor C. Northcote Parkinson, i et humoristisk essay i The Economist i november 1955 og den lyder som følger: Arbeidet ekspanderer til å fylle den tiden som er til disposisjon.

Så å spare tid er ifølge Parkinson sannsynligvis ikke det som vi skje ved å ta i bruk KI. Man det kan være andre fordeler som foreslått her.

Men som Bærums ordfører Lisbeth Hammer Krogh sa på den tidligere nevnte konferansen , "motforestillingene bruker å komme før forestillingene", så det skal ofte litt til før vi føler oss trygge på å gjøre ting annerledes enn vi kanskje har gjort i årevis.

Mitt tips er å prøve ut mulighetene, uten å ha for høye forventninger, og ta i bruk det vi synes er nyttig for oss. Dette er en modningsprosess, og jo før vi starter, jo før kan vi få nytte av mulighetene kunstig intelligens gir oss.

Vil du lese flere innspill fra Smart endring om hva du kan starte med for å komme i gang finner du alle blogginnlegg om dette temaet her:  Kunstig intelligens — Praktiske tips i en digital hverdag — Smart endring AS

Er du villig til å investere 1 millon for å få Microsoft Copilot?

1. november ble Copilot for Microsoft 365 lansert for store organisasjoner. Mange ble nok litt overrasket fordi vi har fått inntrykk fra presse og i mye av informasjonen vi leser på nett at Copilot har vært tilgjengelig i flere måneder. Den har riktignok vært tilgjengelig for noen kunder, utvalgt av Microsoft til å prøve ut mulighetene.

Har du råd, og vil det lønne seg?

Jeg tror Copilot for M365 har et stort potensial på sikt til å være svært nyttig for oss kontorarbeidere, men det er nok en stund til du får prøve den. For det første må du ha en såkalt M365 Enterprise lisens. Dernest må du betale ca. kr. 3.600 pr. bruker i året, og for at Microsoft ikke skal tape for mye penger, og ha kapasitet til å levere må du kjøpe minimum 300 lisenser. Det blir over en million kroner pr. år….

Les gjerne: Ten things you need to know before buying Microsoft 365 Copilot (directionsonmicrosoft.com) av den anerkjente kommentatoren Mary Jo Foley.

Selv med denne prisen kommer ikke Microsoft til å tjene penger på Copilot isolert på grunn av de store kostnadene dette fører med seg til nødvendig datakraft. Copilot vil komme i en utgave for mindre virksomheter, og til en lavere pris etter hvert, men det er nok en god stund til.  Så hva kan du gjøre mens du venter?

Copilot er Microsofts betegnelse for flere tjenester bygget på  kunstig intelligens

Når pressen omtaler Copilot mener de vanligvis Copilot for Microsoft 365. Det er det du kanskje har sett videoer av og som på imponerende vis samler data fra ulike kilder i egen virksomhet og der du kan be om "sett sammen prognosen i mitt Excel-dokument med historiske salgsdata og lag en PowerPoint med en graf som illustrerer utviklingen".

Under Copilot "brandet" har Microsoft har allerede lansert Bing Chat Enterprise som bygger på GPT4. Denne kaller de din Copilot for nettet. Bruke du denne brukes ikke dine data til å trene modellen, og lagres ikke hos Microsoft.

Og Copilot i Power automate. Det gjør at du som ikke føler at programmering er noe for deg kan automatisere arbeidsflyter ved å beskrive det du ønsker i klartekst, og på norsk!

Flere muligheter som bygger på språkmodellen i GPT4 kommer. Fra før er kunstig intelligens innebygget i Outlook for oversettelse og epost svarforslag, og i Teams Premium for automatisk sammendrag, hendelser og å identifisere beslutninger og oppfølgingsoppgaver fra møtesamtalen (transcript).

Dette må du gjøre før du er klar for M365 Copilot

Før du slipper Copilot løs på egne data må du være klar over at den kan finne data du ikke ønsker skal være tilgjengelig for alle. Ideelt finner du bare data du har tilgang til, men jeg vet mange er usikre på om data kan være delt åpent for organisasjonen uten at de er klar over det. Det er lurt å finne ut på forhånd. Dette kan være et omfattende arbeid som kan gjøres allerede nå.

Har du utnyttet de kunstig intelligens mulighetene du allerede har i M365?

Ikke sikker? Da inviterer jeg deg til gratis Smart endring nettseminar 9. november kl. 14.00 - 14.30

Smart og sikker bruk av KI du allerede har i M365

Lær mer om

1. Ikke gi fra deg data til modellen. Bruk Microsoft av Copilot for nettet for sikkert KI-søk og tekstgenerering basert på GPT-4 og bildegenerering med DALL-E3 i Chrome og Edge

2. Naviger enklere i møteopptak og få intelligent oppsummering av møter med Teams Premium

3. Start forberedelsen for bruk av Microsoft 365 Copilot når tiden er moden for det

Se innspillingen av nettseminaret er: Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365

3 ting du tror om GPT som ikke stemmer lenger

Det siste halvåret har det vært en stadig økende mengde artikler og uttalelser fra eksperter om hvor upålitelig Chat GPT kan være fordi du ikke får vite kildene til det du blir presentert. Og at informasjon i modellen er utdatert. Du må for all del heller ikke fore modellen med egne data fordi deres firmahemmeligheter kan bli oppdaget av andre.

Vel, noe av dette stemmer fremdeles om du bruker ChatGPT.

Du kan trygt dele dine data med Bing-Chat Enterprise

Dersom du bruker Bing Chat, GPT-modellen levert av Microsoft, og som er basert på GPT4, er den koblet til Internett, og baserer seg på dagsfersk informasjon. Du får også alltid oppgitt hvilke kilder som er benyttet og kan sjekke troverdigheten av disse selv. Nylig lanserte også Microsoft Bing-Chat Enterprise. Den har du tilgjengelig dersom din arbeidsgiver har et Microsoft 365 abonnement. Da kan du trygt bruke denne til å analysere egne data fordi disse ikke brukes til å lære opp modellen, og det du legger inn ikke lagres av Microsoft.

ChatGPT og Bing Chat er ikke det samme

Last med Bing Chat appen på mobil

Så er ikke Bing Chat bare et Microsoft navn for ChatGPT? Nei det er det ikke. Språkmodellen utviklet av Open AI omtales som GPT (Generative Pretrained Model). Denne modellen har Microsoft tilgang til som deleier i Open AI. Men det som ligger rundt modellen er to forskjellige produkter, Chat GPT og Bing Chat. De er ikke de samme. Derfor vil tjenestene være forskjellige og kunne utvikle seg i forskjellig retning.

Open AI leverer i stor grad en verktøykasse bygget på GPT der ChatGPT er det de fleste er kjent med, men det finnes også en rekke utvidelser og integrasjons muligheter andre kan benytte for å spesialsy KI-løsninger.

Bing Chat derimot er en ferdig løsning som kan være enklere å bruke for oss vanlige kontorarbeidere som vil benytte KI på jobben.

 Du har allerede KI-funksjoner i Office

Selv om oppmerksomheten har vært mye rettet mot GPT har Microsoft lenge bygget inn kunstig intelligens i form av maskinlæring i Outlook, generering av designforslag i PowerPoint, svarforslag i Outlook og Teams og automatisk oversettelse av epost.

Eksempler på bruk av Kunstig intelligens i outlook

Vil du vite mer om dette, og hvordan du/dere kan utnytte både eksisterende og nye muligheter innen KI kan dere vurdere å invitere meg til å holde et frokostmøteinnlegg, eller et lunsj og lær foredrag hos dere. Det kan også leveres son et nettseminar. Sjekk ut alle 10 Smart endring tema for slike innlegg!

Det som virket før er kanskje ikke godt nok i dag?

Bjørn O. Hopland er daglig leder og rådgiver i Smart endring AS

Mange, inkludert meg selv har gjennom de siste 20 årene hentet inspirasjon fra, og tatt i bruk teknikker basert på Getting Things Done - GTD™ , eller "Få ting gjort" som det heter på norsk.

Jeg leste nylig den siste reviderte utgaven av boken fra 2019 og sammenlignet den med den første fra 2001. De er forbausende like, enda vår arbeidsform, verktøy, og ikke minst mengden av kommunikasjon og informasjon i epost, Teams og lignende verktøy har økt eksplosivt. De fleste av oss har ikke lenger en innkurv og en utkurv på skrivebordet. Nå er de digitale i Outlook og Teams.

 Hvordan kan vi jobbe smartere i vår digitale tid?

Da jeg startet å utvikle min måte å prioritere, planlegge og ha kontroll over den stadig mer hektiske digitale arbeidshverdagen som leder i Microsoft, hentet jeg inspirasjon fra flere kilder. GTD er en av dem. Andre er Time Management Institute. Ja de med Time manager™ planleggeren som var populær på 1980 og 90-tallet,  og Stephen Covey med 7 habits of highly effective People. Jeg har også plukket nyttige ting fra Michael Linenbergers Total Workday Control.

Ikke samle opp oppgaver. Prioriter her og nå!

Ingen har det endelige svaret på hvordan du bør organisere deg, ikke jeg heller. Men gjennom de 20 årene jeg har jobbet for å finne ut av det, har det utkrystallisert seg noe som har vist seg nyttig for mange. Jeg forsøker ikke å organisere hele livet mitt på samme måte, men begrenser meg til hvordan vi kan arbeide og samarbeide smartere på jobben når vi i stor grad må organisere vårt eget arbeid for å nå egne, og felles mål. Da må vi ofte kunne prioritere, og omprioritere raskt.

Den tradisjonelle metoden med å samle opp mulige oppgaver i en liste og sette av tid til å prioritere dem senere blir for mange for langsom, og for komplisert. Min erfaring er at det mest effektive er å prioritere der og da.

Slik kan du gjøre det!

Får du en epost du ikke kan behandle der og da, høyreklikk på den og sett et oppfølgingstidspunkt utfra hvor viktig oppgaven er, og hvor mye den haster. Da må du ta hensyn til det du allerede har planlagt å gjøre og unngå å ta på deg flere oppgaver en du kan gjennomføre innenfor rimelig arbeidstid. Får du en Teams-melding du må følge opp senere, lag en oppgave av den der og da med en forfallsdato du velger.

Slik lager du en oppfølgingsoppgave i Outlook på PC, Mac og mobil

Klikker du på flagget i Outlook når det er epost du ikke kan behandle nå, men må komme tilbake til? Problemet er at om du flagger 10 epost, når skal du følge dem opp, og i hvilken rekkefølge?

Neste gang høyreklikker du på flagget. Da får du mulighet til å velge tidspunkt for oppfølging. Du gjør om eposten til en oppfølgingsoppgave.

Hva om jeg leser eposten på mobilen? Outlook på mobilen håndterer epost, avtaler og kontakter, men ikke oppgaver. Det gjøre makkeren Microsoft To do. Sammen dekker de det som Outlook appen gjør på PC og Mac. For å lage en oppfølgingsoppgave av en epost på mobil, sender vi den til To do appen og setter en forfallsdato her som vist i illustrasjonen.

Dette forutsetter at du bruker Outlook og har installert To do appen på mobilen.

Slik lager du en oppfølgingsoppgave i Teams på PC, Mac og mobil

Får du en melding i en Teams-kanal der du er nevnt? Eller en chat? Da er det sannsynligvis noe du må prioritere og gjøre noe med. Kan du ikke gjøre det der og da, lag en oppfølgingsoppgave av meldingen.

Og hvordan får jeg oversikt over alle mine oppfølgingsoppgaver?

Bruker du Outlook appen på PC har du verdens beste verktøy for prioritering og planlegging med den unike planleggingsvisningen. For å ha et realistisk bilde av vår totale arbeidsbelastning må vi ta hensyn til summen av avtaler og oppgaver. Det gir oss en visuell oversikt. Du forstår jo umiddelbart at det er urealistisk å ha mange oppgaver på en dag du har heldagsmøte. Ikke sant?

Dersom du bruker nettversjonen, eller Outlook på Mac må du isteden bruke Microsoft To do, eller Teams oppgavelisten for oversikt over oppgavene. Der vil du finne dem sortert på forfallsdato.

 Ved å prioritere de viktigste oppgavene unngår du å bruke tid på de mindre viktige

Ved å tvinge deg til å prioritere når du vil gjøre en oppgave blir du en superprioriterer, gjør realistiske prioriteringer og unngår lange oppgavelister du aldri kommer gjennom. Enkelt? Nei absolutt ikke. Det krever omlegging av arbeidesvaner, men gevinsten kan være stor. Du vil i større grad jobbe med de viktigste oppgavene, og du vil føle at du har kontroll. Det fører til bedre resultater med mindre stress.

Ønsker du/dere hjelp til å komme i gang med nye arbeidsformer i Outlook og Teams kan dere gjerne ta kontakt for en bedriftsintern workshop for Smart prioritering og planlegging i Outlook, Teams og To do. Er det bare deg, kan du vurdere et nettkurs med samme innhold, eller delta på et Smart endring åpent kurs.

Usikker på hvordan du planlegger og prioriterer for å nå dine og gruppens mål? Vurder workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid

Har du 3 års erfaring med Teams, eller 1 års erfaring 3 ganger?

Bjørn O. Hopland er leder av Smart endring AS

Da jeg var HR ansvarlig i Microsoft Norge var rekruttering en viktig arbeidsoppgave. Alle ledere som skulle ansatte ba om det samme. De ville ansette noen med lang erfaring. Jeg lærte fort at det finnes to typer erfaring. Det er de som har 5 års erfaring der de hele tiden har lært og utviklet seg. Og så var det de som hadde ett års erfaring 5 ganger. Hvert år gjorde de bare det samme som året før.

Vær smartere når du viser PowerPoint i Teams-møtet

Utviklingen av nye muligheter i Teams de siste 3 årene har vært enorm. Her er det også noen som har ett års Teams-erfaring 3 ganger. Forrige uke holdt jeg en workshop for en bedrift der vi prøvde ut PowerPoint live i Teamsmøtet. Da var det noen som fikk hakeslipp. Hvor lenge har den muligheten vært der? Tja, sier jeg. I alle fall 3 år. Les om hvorfor det er en genial måte å presentere PowerPoint på i et Teams-møte.

Selv om du ikke presenterer selv, kan det være en fordel å vite om et par andre muligheter når noen presenterer en PowerPoint. Visste du at du kan tilby deltakerne i et Teams-møte å se din norske presentasjon på engelsk, eller andre språk. Smart om du har møter med noen som ikke er norskspråklige, og du sparer mye arbeid ved å ikke oversette presentasjonen. Hver deltaker velger selv språket de ønsker å se teksten i.

Behold kontrollen i møtet

Skal du lede et større møte og forventer spørsmål, eller innlegg fra deltakerne? Hold rede på hvem som rakk opp hånden først. Velg å vise deltakerlisten, så er du ikke i tvil om rekkefølgen. Og er det noen som glemmer å ta ned hånden etter å ha pratet kan du hjelpe dem med det samme sted. Og kan de ikke styre seg kan du dempe dem. Vel da skal de virkelig være møteplagere …

Sender du epost og Teams-chat om kvelden eller i helgen?

Det er et evig diskusjonstema om det er OK å sende epost utenfor vanlig arbeidstid. Man kan si; Men jeg mener jo ikke at du må lese den da. Det er helt fint om du ikke leser den før du kommer på jobb. Likevel er det noen som kan oppfatte det som et press på å være alltid på.

Les gjerne: 3 gode grunner til å kontrollere når din e-post skal komme inn i mottakerens Innboks

Jeg synes jo det er greit å sende en Teams-melding i det jeg kommer på noe, så slipper jeg å huske på det til jeg kommer på jobben i morgen. Men det betyr ikke at du trenger å få den med en gang. Jeg kan enkelt velge å utsette leveringen til dagen etter, eller til etter helgen. Slik gjør du det.

Er det på tide med en liten oppdatering på nye muligheter, og kanskje en repetisjon på annet vi måtte ha glemt? Mange har funnet det nyttig å arrangere et frokost, eller lunsjmøte på 40 minutter på ulike nyttige tema relatert til å arbeide og samarbeide smart i den digitale arbeidshverdagen.

Bedriften jeg refererer til over har et frokostmøte i måneden med ett av de 10 temaene Smart endring tilbyr. I tillegg til å lære nye triks er det også veldig sosialt å treffes slik og en god anledning til å kommer på kontoret den dagen.

Sjekk ut Smart frokost / lunsjmøte. Innføring, inspirasjon og repetisjon — Smart endring AS

Bør vi - og kan vi bruke mindre tid i Outlook og Teams?

Data Microsoft samler inn viser at Microsoft 365-brukere i gjennomsnitt bruker 57 prosent av tiden de jobber på PC og mobil på kommunikasjonsaktiviteter som Teams-møter, -chatter og e-post. 43 prosent av arbeidsdagen brukes til å produsere innhold med ved hjelp av verktøy som Excel, Word PowerPoint og OneNote.

Er ikke kommunikasjon like viktig som produksjon?

Variasjonen er nok stor her avhengig av den rollen du har. Og, er det slik at du ikke produserer noe når du skriver en epost eller en melding i Teams? Jeg tror ikke det er slik vi skal tolke det.

Det har vært en gjenganger de siste 20 år i undersøkelser som typisk sier at vi bruker altfor mye tid på eposten. De tar utgangspunkt i at vi bruker det meste av tiden til å behandle, sortere  og lese epost. Altså tar det tiden bort fra det å produsere noe av verdi. Men mye av tiden vi typisk har brukt i Outlook er å produsere innhold og kommunisere det til andre. Epost har vært det viktigste samarbeidsverktøyet frem til vi fikk verktøy som Teams og Slack.

Kan vi redusere tiden vi bruker på behandling og prioritering?

Når det er sagt er det ingen tvil om at mye av tiden mange bruker i Outlook og Teams går med til å sortere og prioritere hva vi må lese, og til å finne henvendelser vi må gjøre noe med og som kanskje krever en respons. På det området opplever jeg at mange synes det er slitsomt, og vanskelig å gjøre dette effektivt. Når du i dag ikke bare skal følge med på epost i Outlook, men i tillegg må følge med på Teams-chat og meldinger i mange Team og kanaler er det lett å forstå at du kan føle at du ikke har oversikt. Hva har jeg ikke fått med meg? Hva har jeg glemt?

Krever kommunikasjon i flere kanaler en ny måte å behandle forespørsler på?

Jeg spør ofte deltakere i Smart endring workshops om hva de gjør med epost de ikke kan behandle her og nå? De aller fleste bruker muligheten i Outlook til å flagge eposten for å enklere finne tilbake til den senere. Men hva gjør du om stadig flere henvendelser kommer i form av Chat, eller i en kanalsamtale i Teams? Og hva gjør du for å prioritere egne oppgaver og forespørsler som ikke kommer inn i disse kanalene? For eksempel oppfølging av noe fra et møte.

Du må balansere oppgaver fra andre og egne oppgaver

I en travel arbeidshverdag der epost og Teams-meldinger strømmer på er det lett å jobbe for mye på innkommende, og at det blir lite tid igjen til egne oppgaver. For å balansere dette er min erfaring at du må gjøre egne oppgaver like synlige som oppgaver du gjør for andre. Da hjelper det å ha alt samlet i en oppgaveliste. Erfaringsmessig er det da enklere å ikke glemme å bruke tid på egne oppgaver.

Microsoft oppgavesystem kan hjelpe deg å få oversikt

Jeg har brukt Microsofts oppgavesystem i Outlook siden 2007, og ettersom mulighetene har blitt inkludert, i OneNote, Teams, To do og Planner. Det gjør at jeg kan se alle mine oppgaver på ett sted. Da er det enklere å være realistisk når jeg prioriterer og planlegger arbeidet. Jeg forstår  jo med en gang at 10 oppgaver på samme dag er helt urealistisk. Da må jeg enten skyve på dem, eller kanskje innse at jeg ikke kan gjennomføre alle oppgavene jeg kunne tenke meg å gjøre, men må prioritere oppgaver som er viktigst for å oppnå mine og teamets mål.

For en oversikt over mulighetene i Microsofts oppgavesystem, les gjerne Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver, og for å se henvendelser i Outlook og Teams i sammenheng, les Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

---

Ønsker du å ta i bruk nye smarte arbeidsformer med støtte fra den digitale verktøykassen kan du kanskje få med deg kollegene dine på en bedriftsintern Smart endring workshop i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do.

Alle workshops kommer med fyldig dokumentasjon som er nyttig å bruke til oppslag og repetisjon i etterkant.

Er det bare deg som er interessert kan kanskje nettkurset med samme innhold være noe? Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Liker du å lese deg til ny kunnskap kan du ha nytte av Smart endring e-bøker.

Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Virksomheter gjør ofte et omfattende arbeid for å opprette Team og kanaler for alle deler av organisasjonen. Problemet er ofte at de ansatte i liten grad bruker kanalene. De ser gjerne fordelene med å dele dokumenter i teams, men fortsetter å kommunisere på epost, eller bruker Teams chat. Når bør vi bruke kanaler, og når er chat eller epost det riktige valget?

En ny rapport fra SWOOP Analytics der 17 organisasjoner med til sammen 68 000 ansatte deltar viser at i snitt at bare 1 av 4 ansatte bruker kanaler til kommunikasjon. Variasjonene er naturligvis store. Undersøkelsen viser at de som bruker kanalene til kommunikasjon har en ting felles. De inngår en avtale med hverandre om hvordan de skal kommunisere.

Det er ikke nok at kanalene finnes. Når en arbeidsgruppe skal ta i bruk Teams for samarbeid er det som å starte et prosjekt. Jeg har vært med å starte utallige prosjekter da jeg ledet Microsoft Consulting i Norge. Felles for dem alle var at vi hadde et oppstartsmøte der vi ble enige om hvordan vi skulle samarbeide, hvor vi skulle lagre dokumenter og hvordan vi skulle kommunisere.

Hvorfor er Team og kanaler viktig for å lykkes?

Når vi kommuniserer på epost og chat er det person til person. Fra meg til deg, eller til noen utvalgte kolleger. De etterlater seg ikke en historie som er tilgengelig for fremtiden. Bruker vi derimot en Teams-kanal for å kommunisere, blir hele historien tatt vare på, er tilgjengelig og søkbar. Den er en del av virksomhetens historie.

Les mer om dette i Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Eposten blir ikke borte

Selv om Team og kanaler er viktig kan vi heller ikke ignorere de andre samarbeidsformene som inngår i Microsoft 365. I følge SWOOP Analytics undersøkelser spiller hver av fem samarbeidsformer en egen rolle, og de komplementerer hverandre.

Disse er Outlook, Microsoft Teams chat, Teams møter, Teams kanaler, og for noen Viva Engage (tidligere kalt Yammer).

Undersøkelsen viste at Microsoft Teams chat bidrar mest til å styrke personlige- og grupperelasjoner. Outlook gir muligheten til å kommunisere bredt, siden vi bruker epost til å nå ut til, og samarbeide med eksterne personer. Det samme gjelder Teams-møter der vi kan samarbeide med hvem som helst. Så vi kan ikke ignorere noen av disse, men lære oss å utnytte hver av dem til det de er best til.

Skal vi samarbeide effektivt må vi snakke sammen

Bare 5% av de analyserte gruppene hadde etablert klare samarbeidsavtaler og utviklet en felles kultur for dette. De resterende 95 % av arbeidsgruppene hadde medlemmer som brukte M365-samarbeidsverktøyene på svært forskjellige måter. Da blir det vanskelig å kommunisere og samarbeide effektivt.

For å løse dette kan du som eier av et team, en arbeidsgruppe, eller en avdeling utarbeide en teamavtale. Les mer om dette på Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret? . I en slik avtale kan dere også være spesifikke på hva vi bruker kanaler til og hva som er greit å gjøre i en chat, eller i en epost. Og, når bør vi heller snakke sammen i et (Teams)møte.

Trenger dere hjelp til å analysere deres samarbeidsmønstre og bruk av M365, eller til å utarbeide et opplegg for teamavtaler? Ring Bjørn på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Kle på deg rustningen og ta i bruk ditt nye våpen

Bildet viser Bjørn O. Hopland i sin “Rustning”

Gjennom de 10 årene jeg har levert workshops og andre tjenester er det en gjenganger. Mange kommer på jobben om morgenen, klar til å ta fatt på dagens oppgaver. Og går hjem med en følelse av, "hvor ble dagen av? Og hvorfor kom jeg ikke mer en halvveis gjennom min oppgaveliste?". Kjenner du deg igjen?

For 10 år siden var det Outlook som ble syndebukken. Det renner inn med forespørsler og informasjon i Innboksen. Jeg blir sittende altfor mye med å svare på epost, og da blir det mindre til igjen til å gjøre egne oppgaver. I tillegg kommer avbrytelser fra kolleger som gjør at arbeidet blir stykket opp.

Og er det blitt bedre på disse 10 årene, og etter at mange har tatt i bruk Teams? Absolutt ikke! Nå er det enda en kanal jeg må følge med på.

Samtidig som Microsoft legger flere verktøy som Teams inn i verktøykassen har de også utviklet en rustning som kan beskytte oss, og nye våpen vi kan bruke for å gjøre våre oppgaver.

Tar du på deg rustningen?

Microsoft Viva Insights er rustningen vi kan ta på oss. Du har tilbudet, men det er du som må ta den på. Å ta på oss klær er vanligvis noe vi lærer gradvis som barn, men skal rustningen være effektiv må du følge monteringsanvisningen. Og hvor finner vi den?

Les også Er det din feil om du leser og svarer på jobbmeldinger i helgen?

Vel, ingen steder. Så jeg har laget en du kan lære å følge sammen med dine kolleger i løpet av en 40 minutters frokost, eller lunsjworkshop om Hvordan kan vi redusere stress og få bedre livsbalanse med Microsoft Viva Insight. Ved bruk av Viva som personlig veileder kan du enklere balansere din tid, redusere avbrytelser og stress, og bruke møtene til din fordel.

Tar du i bruk det nye våpenet du har fått?

Du kan ikke ha unngått å lese om kunstig intelligens og ChatGPT i de siste månedene. Men, tenker du, er det noe for meg? Det blir omtalt som alt fra et strategisk verktøy for virksomheten til noe du kan bruke for å skrive en konfirmasjonstale.

Men hva er nytteverdien for meg, hvordan får jeg det, og hva kan jeg bruke det til i jobben? Den gode nyheten er at du allerede har flere KI-verktøy du bruker i dag uten å tenke på det, og at du nettopp har fått nye slike verktøy av Microsoft uten at du er klar over det.

Les også Nå kan du spare mye tid. Bruk KI når du skal finne og sammenstille informasjon!

Dette kan du og dine kolleger lære mer om i frokost/lunsj-workshopen Smart bruk av kunstig intelligens-KI for oss kontorarbeidere – nå! Lær å bruke de innebygde KI-mulighetene i Office. Skill myter fra fakta, og spar tid med å søke informasjon og lage tekstforslag med ChatGPT og Bing Chat/tekstgenerering.

Les mer om de Smarte frokost / lunsjmøtene der dere kan få innføring i, inspirasjon til, og repetisjon innen 10 utvalgte områder, inklusive de jeg har beskrevet her. Last gjerne ned detaljert beskrivelse av alle i PDF-format.

Nå kan du spare mye tid. Bruk KI når du skal finne og sammenstille informasjon!

I følge undersøkelser gjennomført av VentureBeat og Mckinsey bruker mange av oss fra 2 timer til halve arbeidsdagen på å søke etter, og sammenstille informasjon. Dette inkluderer ikke bare å finne informasjon, men også å skrive rapporter, epost og å lage presentasjoner.

Report: Employees spend 3.6 hours each day searching for info, increasing burnout | VentureBeat

Undersøkelsene sier at ett av de største problemene er at det er så mange datakilder, og at mye av tiden brukes på å sammenstille informasjon fra disse.

Vi kan dele utfordringene med dette i tre deler.

1. Finne relevant og pålitelig informasjon fra eksterne kilder, altså Internett

2. Finne relevant informasjon i egen virksomhet

3. Sammenstille informasjon og produsere tekst, kalkyler og presentasjoner som en del av vår jobb

1 - Finne relevant og pålitelig informasjon fra eksterne kilder

Google er i dag den dominerende kilden til informasjon på Internett. Når jeg ser på Smart endrings Web-sider, kommer mer enn halvparten av besøkende fra Google søk. Utfordringen er at du får veldig mange treff på et søk, og så må du selv finne ut av hvilke kilder du vil bruke og sette sammen det du ønsker.

Det er en av grunnene til den enorme interessen for kunstig intelligens-søk med ChatGPT fra organisasjonen Open AI. Der får du en sammenstilling fra flere kilder i en tekst du ofte kan bruke direkte videre i din produksjon. Problemet er å verifisere kildene. Det finnes utallige artikler som viser rare og ikke troverdige resultater fra slikt søk. ChatGPT avslører ikke hvilke kilder som er benyttet, og dermed er det vanskelig å verifisere innholdet.

Bedre enn google-søk og mer pålitelig enn ChatGPT

Med nylanserte Bing chat i nettleseren Edge som bygger på ChatGPT løses dette ved at de inneholder referanser til kildene. Da kan jeg selv verifisere disse om jeg ønsker det.

Hva er F-35 A, B og C?

Jeg er ganske interessert i fly, og ville gjerne ha en forklaring på modellbetegnelsene for jagerflyet F-35. Jeg spurte Google og fikk 227 000 treff. Ved å sjekke noen av treffene kunne jeg finne ut dette, men det tok litt tid.

Så spurte jeg ChatGPT, og fikk et godt formulert svar, men ikke hvor svaret kom fra. Og til sist Bing søk. Der fikk jeg det jeg trengte og med referanser til kildene. Da kan jeg vurdere om det er en pålitelig kilde.

2 - Finne relevant informasjon i egen virksomhet

Verken Chat-GPT eller Bing chat vet noe om data i din virksomhet. Bare om data offentlig tilgjengelig  på nett. Så om du ønsker å finne intern informasjon du trenger for å gjøre jobben din, får du ikke noen hjelp fra Chat-GPT.

Microsoft jobber med løsninger for at du skal kunne finne og sammenstille informasjon også i egen virksomhet på samme måte som du kan på Internett i et program de kaller Microsoft Copilot. Men det er et stykke frem før du får den muligheten. I mellomtiden har du muligheten til å søke både eksternt og internt i samme søk når du bruker Edge.

3 - Sammenstille informasjon og produsere tekst, kalkyler og presentasjoner

I Bing Chat kan du produsere innhold direkte fra et søk som vist over, eller du kan legge inn din egen tekst eller datagrunnlag og få skrevet en artikkel, eller et sammendrag. Her har jeg bedt om et kort blogginnlegg i en entusiastisk tone og får generert en kladd i OneNote som jeg så kan jobbe videre med før jeg publiserer den. Jeg sparer tid og kan legge på merverdi med illustrasjoner og min egen oppfatning i tillegg til det jeg får generert.

Så, på tide å forsøke nettleseren Edge? Edge bygger på samme åpne kildekode som Chrome og kan bruke alle utvidelser som er laget for denne.

Jeg var skeptisk til praktisk nytte av KI i mitt arbeid, og så på det som en hype. Men, nå har jeg testet selv, og har funnet ut at Microsoft AI kan bidra i daglig arbeid allerede nå, og inkluderer dette i Smart endring kurs og workshops der det er relevant. Følg med. Dette er bare starten på en spennende utvikling.

Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Jeg besøkte nylig to virksomheter der de bruker Teams daglig, for å høre hvordan de utnyttet mulighetene for bedre samarbeid. Den ene virksomheten har brukt Teams lenge, og i den andre er det ganske nylig.

I begge tilfelle hadde de gjort grundig forarbeid med å opprette Team og kanaler for strukturert arbeid i arbeidsprosesser og prosjekter. De ble veldig overrasket da vi gikk igjennom de ulike kanalene og så at mange av dem rett og slett ikke var i bruk. Siste innlegg i kanalen var gjerne bare et par uker etter at de ble opprettet. I noen var det lagret dokumenter som så ut som de hørte til denne arbeidsprosessen. Men hvor er kommunikasjonen? Jo den var i diverse chatter og i epost. Så de hadde bare opprettet ett nytt sted å lagre dokumenter, mens kommunikasjonen ikke foregikk samme sted.

Mange tenker kanskje ikke over dette, for det er slik vi er vant til å jobbe. Vi har kommunikasjonen i epost og dokumenter på et filområde. Og, det e ringen forbindelse mellom dem. Muligheten du har ved å bruke Teams er å samle alt som hører til en arbeidsprosess eller prosjekt i en kanal, kommunikasjon, planer, notater og dokumenter.

Derfor er kanaler bedre enn Teams-chat og epost

Tenk deg at dere er tre som starter er prosjekt. Etter et par uker finner dere ut at dere trenger å utvide med en ny deltaker. Dersom kommunikasjonen har foregått på epost og chat, starter den nye prosjektdeltakeren med blanke ark, og har ikke tilgang til de dere har "snakket" om fordi det ligger i personlige postbokser og i diverse personchatter. Dersom kommunikasjonen hadde vært i kanalen ville alt vært tilgjengelig. Den nye deltakeren i prosjektet kunne bla tilbake, eller søke opp viktig informasjon, å få en bedre forståelse for det som har skjedd i prosjektet fram til i dag.

Les også Tre årsaker til manglende suksess med samarbeid i Teams

Hvorfor bruker vi ikke kanalene?

Det jeg har funnet ut er at intensjonen er å bruke kanalene til kommunikasjon, men at vi trenger å "knekke koden" akkurat som en 6 åring må knekke lesekoden. Det skjer ikke over natten, men gjennom målbevisst trening. For virksomheten jeg besøkte som hadde brukt Teams noen måneder hadde de aldri trent på dette, men forlatt kanalene til fordel for chat nesten med en gang. Likevel var de fornøyd med å ha tatt i bruk Teams, og synes det fungerte bra for dem. Og det gjør de jo der og da, men over tid vil de miste historikken fordi epost og chat er personlig og forgjengelig.

For den andre organisasjonen som har brukt Teams i flere år hadde mengden av Teams og kanaler vokst og vokst og mange synes det så uoversiktlig og vanskelig å finne ut av at de sluttet å  bruke kanalene og bare brukte chatten.

Det er aldri for sent å knekke koden

Det er veldig vanskelig for en person å endre samarbeidsmønster. Vi trenge støtte i gruppen vi samarbeider i. Vi man snakke om det, og så må vi finne ut sammen hvilke fordeler det vil ha for oss å bruke Team og kanaler slik vi opprinnelig hadde planlagt. Hva stopper oss? Hvorfor har vi endt opp der vi er? I tilfellet hvor man aldri kom i gang, må vi repetere og snakke sammen om fordelene. VI må også hjelpe hverandre. Bli enige om at det er lov til å stille spørsmål som, "burde ikke denne diskusjonen være i prosjektkanalen?"

Chat har ikke overskrifter, og det er lett å bli forvirret over hvem som er med i, og hva vi bruker hver av gruppechattene til. Dette kan vi løse ved å flytte kommunikasjonen til kanalene.

Dersom mange har forlatt kanalene fordi de har mistet oversikten må vi i jobbe for å få oversikten igjen. Min erfaring er at det ikke er så vanskelig som mange tror. Men alle må gjøre dette selv. Det er ikke en gruppeoppgave.

Skjul Teams og kanaler du ikke er aktiv i nå. Dra de mest brukte Teamene til toppen av listen, og fest de mest brukte kanalene. Da vil du få tilbake oversikten og vil oppdage at Team og kanaler er ganske smart.

Begge utfordringene over kan dere løse raskt gjennom en 40 minutters frokost eller lunsj og lær workshopen Fjern hindringer og få god oversikt over Teams-struktur med Smart endring. Der går vi rett på sak, og alle kan få ny inspirasjon og lære på nytt hvordan vi egentlig vil jobbe i Teams. Les om denne og 8 andre rett-på-sak lunsj og lær-tema her.