Arkiver Team og kanaler når prosjektet er ferdig

Hva gjør vi med Teamet eller kanalen når formålet vi hadde ikke er der lenger? Du opprettet kanskje et prosjekt-team eller en prosjektkanal for å jobbe sammen med andre på prosjektoppgaver, og nå er prosjektet ferdig. Vi har kopiert ut de endelig prosjektdokumentene til et arkiv, eller et annet sted der vi har dem tilgjengelig for fremtiden.

Kan vi da bare slette Teamet eller kanalen? Dette er spørsmål jeg får veldig ofte i Teams-workshops.

Nei, du bør ikke slette Team og kanaler

Da spør jeg; før når dere hadde prosjektkommunikasjonen på epost, slettet du da all epost relatert til prosjektet når det var ferdig? Da blir de fleste ganske forskrekket. Nei, det kan jeg jo ikke. Den må jeg jo kunne søke opp igjen senere om det skulle bli spørsmål om noe i prosjektet. Så nå, da prosjektkommunikasjonen er flyttet over til en Teams-kanal kan vi ikke slette den heller.

Les mer om hvorfor kommunikasjon i kanaler er så viktig: Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Arkiver en prosjektkanal, eller hele Teamet

Dere har kanskje et avdelingsteam? Der er det opprettet en kanal for å planlegge budsjett for  2025. Når budsjettet er godkjent ønsker vi ønsker vi ikke at kanalen brukes lenger og heller ikke at budsjettdokumenter skal kunne endres. Men mye av det som ligger der kan være praktisk å søke opp og når vi skal budsjettere for 2026 kan det være greit å se hva vi gjorde i fjor.

Da kan du som eier Teamet arkivere denne kanalen.

Nå kan ingen starte nye Innlegg, og ingen av medlemmene kan redigere dokumentene i kanalen. Kanalen skjules automatisk. Men alle teammedlemmer kan søke opp og lese Innlegg og dokumenter. Eieren av Teamet kan åpne kanalen igjen om det skulle være behov for dette.

Dersom dere har et prosjekt-Team kan du også arkivere hele Teamet. Da vil det ikke synes i listen over Teams, men innhold vil bli inkludert i søkeresultater. Den som er eier vil ha oversikten over arkiverte Team og kan gjøre dem aktive igjen om nødvendig.

Ønsker du/dere å oppnå god kontroll på Teams organisering og administrasjon kan dere vurdere workshopen Smart administrasjon av Teams. Den er egnet for ledere og andre som ofte er Teams-eiere. Du trenger ikke ha spesiell IT-kompetanse for å ha nytte av denne.

Vil du oppnå noe som betyr mye for deg?

Noe som alltid har irritert meg, og særlig da jeg jobbet med HR i Microsoft er ledere som søker etter resultatorienterte medarbeidere. Å bare være opptatt av resultater kan ha flere negative effekter. Det kan også gi deg en forventning om at bare du vil det nok, så vil du oppnå det du ønsker.

Det er en besnærende tanke som Paulo Coelho skriver om i boken Alkymisten. Han skriver Når du vil noe vil hele universet hjelpe deg å oppnå det. Men som forfatteren av boken Den lille prinsen, Antoin de Saint-Exupéry sier, et mål uten en plan er bare et ønske.

Planlegg for at ting endrer seg hele tiden

Min erfaring støtter nok mer dette. Likevel er jeg ikke tilhenger av rigorøse og detaljerte planer. I en omskiftende verden har en slik plan svært kort levetid. Å lage en plan for å oppnå noe er sjelden en rett linje fra der du er til målet, men det er mer som å seile. Du vet hvor du vil, men når vinden skifter må du endre planen for å komme dit du vil.

Det er også forskjellige krav til en businessplan som kanskje involverer flere og som skal føre til at vi når (felles) mål over tid, og en personlig plan for meg selv. Den første er mer kompleks og er en del av det jeg jobber med andre om i workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid, og i nettkurset med samme tittel.

Vil du oppnå noe for deg selv?

Her er hvordan jeg jobber for å nå mine personlige mål. Jeg har kommet frem til et veldig enkelt format for dette:

1. Hva er målet jeg vil oppnå

2. Overordnet, hva må jeg gjøre for å komme dit

3. Hva kan hindre meg i å nå målet

4. Hva kan jeg gjøre for å unngå hindringen, eller minske den

Du kan bruke denne både til jobb og private mål. Her er et oppsett med et par eksempler:

Det betyr ingenting hvilket verktøy du bruker for å lage din egen plan som over. Du kan til og med skrive den ned på papir. Personlig bruker jeg mitt "digitale papir" i OneNote, som er mitt favoritt universalverktøy i Office. Er du ikke kjent med OneNote? Les Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

Til punktet om å redusere antall møter, jeg vet at det er et høyst reelt ønske for mange. Vil du ha tips om alternativer til møter kan du lese Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden.

Tenk som en leder for å få utbytte av KI

En av rollene til en leder er å fordele ansvar og oppgaver i sitt team og utnytte de samlede ressursene for å oppnå gode resultater. For å lede et team effektivt er en av de viktigste egenskapene til en leder å kunne delegere.

Du må ta frem lederen i deg

For å utnytte mulighetene med generativ kunstig intelligens som Microsoft Copilot for nettet / Bing chat og Chat GPT må vi alle trene opp lederegenskaper og forstå hva vi kan delegere til vår KI-assistent.

En av de største utfordringene med å ta i bruk KI  er å kunne utfordre nåværende arbeidsmønster og forestille seg hva vi kan gjøre med KI.

Camilla Tepfers, som har mye erfaring med KI, sa på Næringslivsdagene i Bærum nylig at ledere må utvikle strategisk forestillingskompetanse, og at vi alle må samarbeide godt med de nye verktøyene vi har tilgjengelig.

Så hva kan vi håpe å oppnå, og hva må vi gjøre for å realisere mulighetene?

Parkinsons lov ble formulert av professor C. Northcote Parkinson, i et humoristisk essay i The Economist i november 1955 og den lyder som følger: Arbeidet ekspanderer til å fylle den tiden som er til disposisjon.

Så å spare tid er ifølge Parkinson sannsynligvis ikke det som vi skje ved å ta i bruk KI. Man det kan være andre fordeler som foreslått her.

Men som Bærums ordfører Lisbeth Hammer Krogh sa på den tidligere nevnte konferansen , "motforestillingene bruker å komme før forestillingene", så det skal ofte litt til før vi føler oss trygge på å gjøre ting annerledes enn vi kanskje har gjort i årevis.

Mitt tips er å prøve ut mulighetene, uten å ha for høye forventninger, og ta i bruk det vi synes er nyttig for oss. Dette er en modningsprosess, og jo før vi starter, jo før kan vi få nytte av mulighetene kunstig intelligens gir oss.

Vil du lese flere innspill fra Smart endring om hva du kan starte med for å komme i gang finner du alle blogginnlegg om dette temaet her:  Kunstig intelligens — Praktiske tips i en digital hverdag — Smart endring AS

Er du Team-eier? Hva er ditt ansvar, og dine muligheter?

Du må ikke ha flere armer for å være Team-eier

Før, når du startet i en ny jobb, kunne det gå lang tid før du hadde alle tilganger til dokumenter og ressurser på fellesområder. Din leder måtte gjerne søke om dette til en IT-administrator. Når vi tar i bruk Teams er dette mye enklere. Da kan din nye leder, selv legge deg til i de avdelings-Team og prosjektledere kan legge deg til i prosjekt-Team. Det er ikke lenger en IT-oppgave å administrere dette.

Du kan bli Team-eier

Har du et behov, kan du også opprette er Team for et formål der du trenger å samarbeide med kolleger og eksterne samarbeidspartnere i et prosjekt, eller arbeidsområde.

Når du oppretter et Team blir du Team-eier og det medfører muligheter og ansvar for det som skjer i det Teamet.

Dette bør du tenke på når du er Team-eier

Det første du må gjøre er å melde inn de du skal samarbeide med i Teamet. Da vil de ha tilgang til alt som foregår der. En god praksis er å velge ett av medlemmene som medeier i Teamet. Da har du en mulig stedfortreder om du ikke skulle være tilgjengelig og eierrettigheter er nødvendig.

Og, dersom et Team-medlem ikke lenger skal ha tilgang må du fjerne medlemmet fra Teamet. Da vil denne umiddelbart miste alle tilganger.

Ikke bruk Generelt-kanalen til arbeid

La oss si at du er kvalitetsleder i en virksomhet og har opprettet et Team der du vil samarbeide med andre i ulike deler av virksomheten for å sikre og forbedre kvaliteten. Da trenger vi å melde inn kvalitetsproblemer og samarbeide om løsning. Vi kan også ha prosjekter relatert til kvalitet. For å unngå å blande alt dette sammen i en suppe oppretter vi kanaler for hvert arbeidsområde. Du bør bruke Generelt-kanalen bare til informasjon og annonseringer fra deg som eier om hvordan vi skal samarbeide, faktainformasjon og annet som ikke er en arbeidsprosess.

Vil du sikre deg mot at medlemmene bruker Generelt-kanalen kan du som eier sperre denne for andre.

Les hvorfor du bør bruke Innlegg i kanaler fremfor Chat når dere samarbeider om arbeidsoppgaver i Teams: Sikre kontinuitet og historikk i prosjekter med Teams

Hvordan sikrer jeg at jeg når frem til alle i Teams?

For å være sikker på at alle oppdager nye Innlegg i kanalene bruker noen å inkludere @Teamnavn eller @Kanalnavn i Innlegget. Ikke gjør det! Det treffer lite presist og du kan fort bli oppfattet som en spammer. Teams er basert på at du selv velger og oppsøker de kanalene der du forventer å finne relevant informasjon. Vil du at noen skal gjøre noe nevner du dem med @navn. Dersom du stadig har behov for å nevne flere personer, for eksempel medlemmer av et prosjekt kan du opprette er merke for dette. Da treffer du bare de personene med @merkenavn.

Les mer om hvordan i Hvordan du lager distribusjonslister i Teams

Dersom dere vil øke oppmerksomheten og kompetansen rundt Team-administrasjon kan jeg holde et 40-minutters frokost-, eller lunsj og lær innlegg om dette for ledere og andre som er Team-eiere. Send meg gjerne en uforpliktende forespørsel på bjorn@smartendring.no for å høre mer.

Har du et system for å oppnå dine, eller teamets mål?

Gjennom de til sammen 30 årene jeg jobbet i HP, Oracle og Microsoft hadde jeg alltid klart definerte mål satt av ledelsen. Disse gikk jeg igjennom med min leder for å sikre at vi hadde en felles forståelse av målene, og hvordan jeg i store trekk skulle nå dem. Som leder gjorde jeg det samme med mine medarbeidere.  Men  hvordan jeg, eller mitt team skulle planlegge og gjennomføre planen for å oppnå målene, det var opp til meg. Dette var Mangement by Objectives - MBO som var vanlig på den tiden. I alle fall i amerikanske virksomheter.

Et mål uten en plan er bare en drøm

For å være trygg på å nå målene følte jeg behov for å lage en plan med sjekkpunkter som viste om jeg var i rute for å nå planen gjennom året. Det kunne vær en ganske enkel plan satt opp som en tabell med de verktøyene jeg hadde til rådighet. Se tabellen og les mer om dette her: Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Når målstyring ikke er nok - er OKR svaret?

Etter hvert som verden er blitt mer kompleks, digitalisering har ført til raskere omløpstid og større informasjonsmengder ble det behov for økt fokus på de viktigste vi må oppnå i vår virksomhet, team, og for meg i min jobb. MBO ble videreutviklet til OKR - Objectives and Key Results som er innarbeidet i mange virksomheter i dag, også norske.

Les mer om OKR her: Når målstyring ikke er nok - er OKR svaret?

OKR er ikke avhengig av spesielle systemer og verktøy

Det er tenkemåten og hvordan vi planlegger og gjennomfører som er OKR, ikke hva slags verktøy vi bruker.

Når det er sagt er vi avhengig av å jobbe med, og følge opp planer digitalt i dag og dersom vi skal gjennomføre denne tankemåten i en større virksomhet og vil ha god oversikt for mange Team og medarbeidere kan et system være smart å ha.

Det finnes flere slike på markedet, og Microsoft har OKR-systemet Viva Goals som er integrert i Microsoft 365. Jeg har testet dette og tror det kan være bra, men for noen kan det være for ambisiøst å starte der, og det går fint å prøve ut dette med enklere verktøy også.

Fra mål til handling og resultater med Microsoft-verktøy

Har dere Microsoft 365 er det naturlig å se om vi kan bruke verktøy vi allerede har, eller utvide med verktøy som passer inn i dette økosystemet. Her er en oversikt over verktøy jeg har brukt, og fremdeles bruker for planlegging og gjennomføring av prosjekter og aktiviteter som bidrar til at jeg og mine team oppnår ønskede resultater.

Vil dere utforske denne måten å planlegge og jobbe på kan dere vurdere workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid. Den er godt egnet for ledere og for team som skal oppnå gode resultater sammen. Er det bare deg, kan du få innsikt og verktøy gjennom nettkurset Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag. Se Smart endring nettkurs

Med noen enkle grep får du bedre oversikt i Planner

Når du tar i bruk Planner i Teams har den en samling, eller kolonne for oppgaver som har overskriften Gjøremål. Det kan være greit nok for en enkel oppgaveliste, men for det formålet er vel egentlig Planner overkill?

For de fleste vil hensikten med å bruke Planner være planlegging, oppgavetildeling og oppfølging av samarbeid i en gruppe, og da kan det være vel verd å bruke litt tid på å bygge en struktur i Planner som er tilpasset det vi skal samarbeide om.

Hva kan du bruke Microsoft Planner til?

Prosjekter

Mange bruker Planner sammen med Teams for interne prosjekter. Deltakerne i prosjektet jobber vanligvis ikke fulltid i prosjektene, og kan ofte bidra i flere prosjekter. For eksempel en fokusgruppe for oppfølging av medarbeiderundersøkelser, eller onboarding av nyansatte. Det kan også være arrangementer, utvikling og innføring av nye arbeidsprosesser, og å utvikle ny strategi.

Da kan det være lurt å gruppere ulike oppgaver og leveranser i prosjektet på flere inndelinger. Her er et eksempel der vi skal utvikle nye tjenester og kontorfasiliteter for ansatte i virksomheten

Har du brukt tavleverktøy som Trello og lignende før er du kanskje vant til å sette opp tre kolonner; Ikke startet, under arbeid og Fullført? Det trenger du ikke å gjøre i Planner. Der kan vi lage et oppsett med flere arbeidsområder eller prosjektstrømmer i hver sin Inndeling som vist her. Ønsker vi å få en status på oppgavene kan vi bytte til en visning som viser Fremdrift. Dette er en av flere nyttige visninger.

Operasjonelle aktiviteter

VI kan også bruke Planner og Teams til daglig prioritering, oppgavefordeling og oppfølging. For eksempel å prioritere og fordele oppgaver på det ukentlige avdelingsmøtet. Flere ledergrupper bruker det også til å melde inn saker til ledermøte, bygge en agenda, og notere oppfølgingsoppgaver.

Da trenger vi en annen struktur. For eksempel slik: Vi melder inn saker, så flytter vi de sakene vi prioriterer over i en annen inndeling. Da beholder vi de innkommende sakene og kanskje prioriterer vi disse på neste møte. De sakene vi ikke vil ha med videre kan vi flytte til en "ikke prioritert" Inndeling. På denne måten bevarer vi historikken over behandlede saker.

Ønsker dere en praktisk opplæring i hvordan prioritere og tildele oppgaver og gjennomføre prosjekter med Planner kan dere videre workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams.  Er det bare deg, kan kanskje nettkurset med samme navn og innhold være en mulighet?

Får du epost fra Microsoft Viva? Bestiller du fokustid?

Får du epost fra Microsoft Viva? Har du plutselig lagt til masse fokustid i kalenderen?

Jeg må innrømme at jeg synes det var litt irriterende å få disse epostene fordi jeg følte at Microsoft ville presse meg inn i et arbeidsmønster jeg ikke var interessert i. Det passer ikke meg å blokkere den samme tiden hver dag i kalenderen for konsentrasjonsarbeid, eller fokustid som det heter.

Men, etter at jeg har forstått sammenhengen, gir oppsummeringen i eposten nyttig informasjon om mitt arbeidsmønster, selv om jeg ikke nødvendigvis følger forslagene jeg får.

Les også: Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Hva er Microsoft Viva?

Velg … og Viva Insights fra de viste appene

Som følge av digitaliseringen øker Informasjonsmengdene stadig, omløpstidene blir kortere og kravene til oss høyere. Microsoft forsøker å hjelpe oss i en kompleks arbeidshverdag ved å gjøre oss bevisst på vårt personlige arbeidsmønster, og samarbeid med andre. Det gjør de gjennom Viva Insights. Du får kanskje en oppsummering av og til på epost om ditt arbeidsmønster, men du kan også finne dette i tilleggsappen i Outlook og i Teams. Der finner du statistikk på hvor mye tid du bruker i møter, arbeid utenfor vanlig arbeidstid og gir deg muligheten til å planlegge fokustid i dagene som kommer for å gjøre det enklere å prioritere å gjøre egne oppgaver innenfor arbeidstiden fremfor om kvelden.

Microsoft Viva er en familie av programmer som dekker alt fra planlegging og målstyring til kompetanseutvikling, internkommunikasjon og som omtalt her Viva Insights for arbeidsmønster.

En ideell arbeidsdag?

Du starter arbeidet om morgenen. Hjemme, eller på kontoret.

Dine viktigste arbeidsoppgaver i dag bestemte du allerede i går før du avsluttet arbeidsdagen, og du har allerede satt av noe tid til egne oppgaver, og forberedelsestid til møter i kalenderen. Dette gjorde du i Teams basert på forslag fra Viva Insights.

Når tiden er kommet til din avtale med deg selv i kalenderen (fokustid) stenges varsler på PC og mobil. Du finner deg kanskje også et sted å sitte der ikke kollegene ser deg.

Nå får du unna forespørsler fra andre på epost og i Teams. Det neste møtet i kalenderen er forberedelsestid til møte senere i dag booket av Viva Insights. Du blir sittende og noterer saker du vil ta opp og forbereder en presentasjon til møtet.

Så, etter lunsj med kolleger er det tid for møte. Du er godt forberedt og noterer noen oppfølgingspunkt i To do.

Det nærmer seg slutten av dagen og du får en varsling om at tiden er kommet til din virtuelle pendling. Du starter denne i Teams. Der får du opp forslag til oppgaver å prioritere i morgen. Der ligger oppfølgingsoppgavene fra møtet og en del annet som bør gjøres før fristen for oppgavene løper ut. Du setter disse på oppgavelisten for i morgen. Nå kommer møtene du har i morgen opp og du får forslag til å bestille forberedelsestid i kalenderen.

Les også: Opprett møter i Outlook med pausegaranti

Med morgendagen planlagt gjennomfører du en 1 minutts pusteøvelse. Du tar på deg hodetelefonene, lukker øynene og gjør bevisst avslapning. Med dagens arbeid gjennomført og morgendagens planlagt avslutter du arbeidsdagen og gleder deg til å tenke på andre ting resten av kvelden.

Er du en idealarbeidstaker?

Arbeidsdagen over er basert på det mange ser på som den ideelle jobb/fritid balansen der vi deler døgnet i tre deler. 8 timer jobb, 8 timer fritid og 8 timer søvn. Det passer ikke alle. Da våre barn var små måtte vi kanskje levere og hente i barnehage, følge en til legen og andre aktiviteter som gjorde at vi ikke kunne jobbe 8 timer på kontoret. Da var det veldig praktisk  å kunne ta en time etter at barna var i seng til å gjøre deg ferdig med dagens jobb. Slik vet jeg mange har det. Gjør du det får du skjenn fra Viva Insights, og får beskjed om å legge inn mer fokustid i kalenderen og slutte å jobbe på kvelden. Men, det er du som bestemmer, og bare du som ser din jobbstatistikk. Så om du har et arbeidsmønster som ikke er 8-16 kan du bare ignorere det. Likevel er det andre tips du får som kan være nyttige.

Prøv Viva Insight selv. Statistikken er uansett nyttig og gir deg innsikt i ditt arbeidsmønster. Men du får ikke noe mindre å gjøre. Bare tips til omfordeling av tid, og til å planlegge mer bevisst. For å jobbe enda smartere med prioritering av det som er viktigst kan du og dere få praktisk hjelp til å oppnå ved å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do sammen med dine kolleger, eller gjennomgå nettkurset på egenhånd.

Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden

leder i Smart endring, Bjørn O. Hopland

I følge en Microsoft-undersøkelse er antall møter vi deltar i økt dramatisk siden 2020. Riktignok er mange av møtene korte statusmøter. Men de er ofte uplanlagte, og er det egentlig en fordel med mange korte møter? Spør du meg gjør dette det enda verre fordi du stadig blir avbrutt i arbeidet med dine arbeidsoppgaver.  Og er det noe vi ikke trenger er det akkurat dette. Tvert imot trenger mange mer sammenhengende tid for å kunne fullføre egne oppgaver og mer forutsigbarhet for å kunne planlegge egen arbeidshverdag.

Les også Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter

Etabler Team og kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter

Min erfaring er at det vil være en fordel å kutte mange av de kortere status og oppdateringsmøtene og at vi kan oppnå det vi ønsker raskere og med færre avbrytelser gjennom systematisk bruk at Teams-samtaler og prosjektverktøy som Planner. VI kan flytte konstruktive diskusjoner, løse oppgaver og ta beslutninger uten møter. Er du usikker på om du virkelig må invitere andre til et møte, bruk denne sjekklisten:

1. Er det du vil behandle i møte viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

2. Må jeg ha en muntlig dialog?

3. Er du helt sikker på at vi må ha et møte på dette?

4. Har du tid til å vente på en ledig tid i kalenderen som passer for alle

Dersom du svarer nei på ett eller flere av disse spørsmålene, bør du sannsynligvis droppe møtet. Men hvordan kan jeg da gjøre avklaringer, samle beslutningsgrunnlag å få status i prosjekter?

Hvordan gjennomføre et møtefritt prosjekt?

Jeg har god erfaring med å starte ethvert prosjekt med å samle alle prosjektdeltakere og etablere en felles tankegang for prosjektets mål og arbeidsform, samt knytte bli kjent med hverandre. Men trenger vi de ukentlige prosjektmøtene, og hastemøter for å løse problemer som oppstår underveis?

Jeg er kvalitetsleder i vår virksomhet og har etablert et Team for samarbeid der alle interessenter er invitert som medlemmer. Før prosjektstart i prosjektet Kvalitetsløftet 2022 oppretter jeg en Kanal der vi kan samarbeide i prosjektet. Jeg trenger innspill til kvalitetsplanen vi skal lage. Da starter jeg en Samtale i kanalen med emne som beskriver hva jeg trenger fra de andre. I samtalen legger jeg en lenke til dokumentet som ligger under Filer  i kanalen.

Alle som trenger innspill til å løse sine arbeidsoppgaver, vil ha hjelp til å løse et problem, eller vil lufte ideer kan gjøre det samme. Alle Svar med innspill  vil alltid ligge samlet i Samtalen og er tilgjengelig for nåværende og fremtidige prosjektmedlemmer. Ved å samarbeide slik blir ingen avbrutt i arbeidet, men kan gi sine innspill når det passer dem i løpet av dagen.

Etabler et felles oppgavesystem for prioritering, arbeidsfordeling og synlig status på fremgang i Planner

Men hva om jeg er prosjektleder og føler meg usikker på de ulike leveransenes status? Tenk om jeg ikke oppdager at noe ikke er på plan før det er for sent. Er det ikke greit å ha et ukemøte der alle avgis status på sin del i prosjekter? Kanskje det ikke er nødvendig. Ved å definere planen med alle leveranser og tildelte ansvarsområder i Microsoft Planner i prosjekt-kanalen kan du se status på alle leveranser når som helst. Er det noe som ikke ser ut til å være på plan kan du heller kontakte den som der ut til å trenge hjelp til sin leveranse direkte. Da bruker du ikke alles tid unødvendig. Og når prosjektmedlemmer oppdaterer status på sitt Oppgavekort trenger de heller ikke bruke tid på tidkrevende prosjektrapportering.

Bli enige om felles forventninger når vi ikke møtes daglig i en team-avtale

Enten det er et prosjekt, eller samarbeid om oppgaver i en avdeling eller gruppe kan det være lurt å avklare forventninger til arbeidsform og tilstedeværelse. En måte å gjøre dette på er ¨inngå en teamavtale. Forslag til hvordan finner du i Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

Få orden på teamarbeidet fremover - finn ut hvordan!

Innholdet over er hentet fra den nye bedriftsinterne Smart endring workshopen  Smart hybridhverdag på 1-2-3. Dette er ett av tre tema der dere arbeider for få en kick-start på nye samarbeidsformer i praksis. De andre to temaene i workshopen er Prioriter og planlegg slik at du kan jobbe selvstendig med dine viktigste oppgaver uavhengig av hvor du er, og  Planlegg, og gjennomfør effektive og inkluderende hybridmøter.

Vær tilgjengelig samtidig som du har kontroll på din kalendertid

Er du leder, eller en som har mange jern i ilden har du ofte en veldig full kalender. Da kan det være vanskelig for en medarbeider eller en kollega å finne en tid dersom de ønsker en prat med deg. I dag er det jo ikke slik at vi kan stikke hode inn på kontoret til noen og spørre om de har tid til å diskutere noen saker. For det første har ikke mange kontor lenger, og for det andre kan det hende at de er i et møte, jobber hjemme, eller er på reise. Så om det er viktig for deg å gjøre noen avklaringer eller ta opp saker det er best å snakke om 1:1 må du kanskje planlegge det. Og du må planlegge med at noen kommer til å ha behov for å møte deg. Særlig om du er leder. Da er det en forventning at du setter av tid for å være tilgjengelig for dine medarbeidere.

Ta i bruk din personlige møtebestillings-side

Nå har Microsoft gjort det enklere for deg å planlegge for dette behovet. Du har nå din egen side der andre kan bestille et møte på tider du har satt av til dette. Denne siden kan du informere andre om, og der de kan finne en tid du har avsatt til 1:1-møter.

For å finne denne siden må du åpne Outlook på nett. Skriv outlook.office.com i adressefeltet på nettleseren din og velg Kalender. Her finner du en lenke til Rediger bestillingssiden. Evt. bare klikk på lenken her for å gå til din bestillingsside nå.

Velg tider og møtelengde du vil tilby andre

Nå kan du opprette en avtaletype og sette av tider innenfor tidsrom du velger. La oss si du ønsker å sette av tirsdag ettermiddag og fredag formiddag til 1:1 samtaler legger du inn dette, og hvor lang møtetid de kan få. For at du ikke skal legge inn andre avtaler der bør du sette inn den samme tiden i din kalender som ledig tid. Det skjer ikke automatisk. Legger du selv inn et møte i denne tidsperioden, eller noen ber om et møte vil denne tiden ikke vises som tilgjengelig lenger på møtebookingsiden.

Dersom du deler lenke til bestillingssiden vil alle som får lenken kunne se dine Offentlig tilgjengelige møtetidsmuligheter. Dersom du bare vil at dine medarbeidere skal kunne be om 1:1 møter gjør du møtetidspunktene private og sender en lenke bare til denne møtetypen. Du kan også velge å dele mulige møtetidspunkter med noen utenfor din egen virksomhet på samme måten.

Får du tilbud fra Outlook om å sette av fokustid automatisk? For å planlegge din uke enda bedre, les gjerne Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Smart endrings nye workshop Smart hybridhverdag på 1-2-3 inneholder både tipsene over og mye mer. Er du en del av en gruppe ledere kan workshopen Smart teamledelse i en hybrid arbeidhverdag også være aktuell.

Alt skulle bli enklere når vi kom tilbake på kontoret

I mars 2020 opplevde mange en lett kaotisk situasjon når alle ble sendt hjem for å jobbe. Hvordan skal jeg som leder følge opp mine medarbeidere nå? Hvordan får jeg oversikt over prosjektet når jeg ikke kan snakke med prosjektmedlemmene på kontoret, og hva skal jeg prioritere å jobbe med har jeg sitter hjemme. Der jeg tidligere kunne gjøre en rask avklaring med min leder, kvier jeg meg nå for å plage henne med å kontakte henne om småting.

Etter hvert fant vi formen, og for mange så godt at de egentlig ikke ville tilbake. I alle fall ikke hver dag.

Vi kan ikke skru tiden tilbake!

Mange trodde nok at alt ville bli som før når vi kunne komme tilbake til kontoret, men det kommer ikke til å skje. Nå må vi finne ut på nytt hvordan vi skal innrette oss når det er uforutsigbart hvem som er på kontoret hvilke dager. I forrige ukes blogg skrev jeg om et tema jeg har hørt mange synes er veldig vanskelig, Jeg orker ikke hybridmøter!. Det er viktig å snakke om, men de fleste forteller meg at de tross alt gjør mesteparten av jobben mellom møtene. Hva innebærer hybridkontor for den delen av arbeidstiden?

Smartere hybridhverdag på 1-2-3

Min erfaring er at det er tre ting vi må finne ut av er

1. Hvordan kan jeg prioritere og planlegge slik at jeg kan jobbe selvstendig med mine viktigste oppgaver?

2. Hvordan kan jeg få oversikt og samarbeide med andre om å oppnå felles mål uten å møtes hele tiden?

3. Hvordan planlegge, og gjennomføre effektive møter med noen i et møterom og noen på Teams fra andre steder?

For hvert av disse områdene har Smart endring bedriftsinterne workshops og nettkurs. Men hver av disse er på 2-3 timer, og i en hektisk hverdag er det forståelig at man må prioritere tiden ganske hardt. Likevel ser det ut til å være et behov for å utvikle spesifikke ferdigheter for å mestre hybridhverdagen.

---

Derfor tilbyr Smart endring nå en ny, effektiv workshop som inneholder det aller viktigste for å mestre en fleksibel arbeidssituasjon, og som kan gjennomføres på kort tid. Sjekk ut den nye workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3. Les gjerne videre her om hvilke utfordringer den tar sikte på å løse.

---

1 - Smart prioritering og planlegging

Hver dag får du mange henvendelser fra andre på epost og i Teams. De ønsker at du skal gjøre noe for dem. I tillegg har du selvfølgelig egne viktige oppgaver. Gitt at summen av dette vanligvis er mer enn du har tid til, hvordan prioriterer du hva du skal velge å gjøre i dag? Det er en håpløs oppgave om du ikke du kan se oppgaven i sammenheng med noe du vil oppnå. Om jeg gjør denne oppgaven, bidrar det til at jeg når mine, eller våre felles mål? Om ikke, hvorfor skal jeg da gjøre den? Dette er grunnen til at målstyring er en forutsetning for å gjøre de riktige prioriteringene. De fleste av oss er ikke saksbehandlere der vi løser en og en oppgave etter hvert som de blir presentert for oss, omtrent som på et samlebånd. VI må selv velg hvilke oppgaver vi skal gjøre, og når.

Les mer om grunnlaget for målstyring her: Det hjelper ikke med SMARTe mål om du ikke har en gjennomføringsplan

2 - Smart oversikt og status på våre oppgaver

Er du lei av ukentlige statusmøter der dere går rundt bordet og alle forteller om status på sine oppgaver? Det er fint å snakke sammen, men dersom mesteparten av møtet blir brukt til statusgjennomgang, og lite til å diskutere utfordringer og løsninger kan det føles litt meningsløst. Ved å ta i bruke et verktøy for felles oppgaveoversikt, fordeling, og status kan dere spare mye tid og ha status på planer og oppgaver også mellom møtene, og fylle kortere møter med mer meningsfylt innhold.

Les mer om dette i: Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større Der finner du også informasjon og workshops og nettkurs som kan hjelpe deg/dere i gang .

3 - Effektive og inkluderende hybridmøter

Selv om vi jobber for å få færre- og kortere møter, vil vi ønske å snakke sammen. Dersom vi avtaler å ha et møte med 7-8 personer neste uke. Hva er sannsynligheten for at alle er på kontoret den dagen? De fleste vil si null! Hva må vi gjøre da? Les mer om det her: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter Tips! Du finner et gratis nettkurs Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter på Smart endring nettkurs

Hvem tar ansvar for at vi arbeider og samarbeider smartere i en hybridkontorhverdag?

Før sommerferien fikk jeg en henvendelse fra Trude som skriver: Vi er nysgjerrige på hva som er Best Practice» for generell kommunikasjon, tilgjengelighet, forventet responstid og andre evt utfordringer ved implementering av Sharepoint/Teams/OneDrive. Hva er gode kjøreregler, samt hvordan implementere disse i en virksomhet med ca 35-40 ansatte.

Dette er veldig gode spørsmål som det ikke finnes noe fasitsvar på, men det finnes god praksis på hvordan man kan komme frem til svarene for egen virksomhet.

Hvem har ansvaret for at vi lykkes med nye digitale verktøy?

En problemstilling som går igjen i alle virksomheter er hvordan man lykkes med innføring av nye digitale verktøy. IT tar ansvaret for den tekniske delen, et innføringsprosjekt tar ofte ansvar for å kommunikasjon, grunnleggende struktur og retningslinjer, og introdusere dette til organisasjonen. Så er vanligvis forventningen at hver avdeling og ansatt selv finner ut av hva dette betyr for dem i det daglige og hvordan de skal bruke de nye mulighetene for å arbeide og samarbeide bedre.

Det sier seg selv at en regnskapsmedarbeider, en som jobber med kundestøtte, en leder, og en forretningsutvikler har veldig forskjellige arbeidsoppgaver og vil organisere arbeidet på ulike måter. Derfor er det en umulighet for IT og innføringsprosjektet å gi detaljerte råd for hver gruppe.

Utfordringen er at ledere og grupper vanligvis får liten støtte og opplæring som gir dem et godt grunnlag for å gjøre dette viktige arbeidet selv. Erfaringen er at dette ofte fører til frustrasjon fordi de for eksempel får beskjed om at "nå skal vi ikke lenger sende epost internt, men kommunisere i Teams". Ja, men hvordan skal det skje? Vi må uansett forholde oss til epost, så nå får vi enda et verktøy der vi må sjekke "innboksen". For mer om dette, les Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

Beslutning på tre nivåer.

I eksempelet over bestemmer virksomheten av vi skal bruke Teams, avdelingen/gruppen hvordan vi skal organisere vårt samarbeid, og jeg hvordan jeg løser mine daglige arbeidsoppgaver innenfor disse rammene. Så vi har tre beslutningsnivåer.

Eksempel på beslutning på nivå 1: virksomhetsnivå om hvor dokumenter skal lagres

• Nivå 1 er virksomheten og bestemmer at vi skal bruke Teams

• Nivå 2 er avdeling/gruppe og bestemmer hvilke Team og kanaler vi trenger for vårt arbeide

• Nivå 3 er meg selv som bestemmer hvilken kanal jeg skal kommunisere i, følge med på, og om jeg gjør mine personlige notater i Word eller OneNote.

Har vi nok kunnskap til å ta gode beslutninger?

Min erfaring fra mange virksomheter jeg har jobbet med de siste årene er at dette løser mye. Men det krever at ledere og hver enkelt har nok kunnskap om mulighetene og ferdigheter til å bruke de verktøyene ledelsen har bestemt at vi skal bruke. Ofte har vi løst dette med en mulighetsworkshop på 2-3 timer der vi som skal samarbeide i det daglige gjennomgår vanlige jobbscenarier sammen og gjennom dette blir enige om hvordan vi skal samarbeide nå samtidig som hver enkelt lærer å mestre dette på egen PC i workshopen.

Hvordan sikrer vi at vi gjør de riktige valgene hver dag?

I etterkant av dette må vi trene på dette og hjelpe hverandre med å jobbe slik vi er blitt enige om. For eksempel må det være greit å minne en kollega som sender deg en epost om at denne meldingen kanskje skulle vært på Teams?

Det kan også være nyttig og nødvendig å jobbe med å avklare våre forventninger til hverandre. Dette har mer med relasjoner og organisering å gjøre enn med verktøy. Les mer om dette i Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

 Hvordan kommer vi i gang?

Smart endring kan bidra med å gjennomføre mulighetsworkshops på flere nivåer. Det vanligste for avdelinger/grupper er å basere seg på innholdet i workshopen Smart samarbeid i Teams med tilpasninger. For at hver enkelt skal kunne mestre sin arbeidsdag og oppnå sine mål har mange også funnet det nyttig å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. For en oversikt over flere Smart endring bedriftsinterne workshops, se Mest populære kurs og workshops

Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

Tilbake til kontoret ble vårens mantra i mange virksomheter. Men så enkelt ble det ikke. Gjennom dialog med mange virksomheter, både offentlige og private oppfatter jeg at spørsmålsstillingen har endret seg fra "Når kan vi komme tilbake til kontoret" til "skal vi tilbake til kontoret?"

Når, og hvorfor skal jeg komme på kontoret?

For de fleste som i utgangspunktet kan gjøre store deler av jobben hjemme , og det er ikke alle, vil arbeidsformer være forandret for alltid. Utfordringen er den uforutsigbarheten dette skaper. Før kunne jeg tenke "dette vil jeg ta opp med Petter når jeg møter ham på kontoret i morgen". Men nå vet jeg ikke om Petter kommer på kontoret i morgen.

Har der laget Team-avtaler?

Hvilke forventninger har vi til hverandre når vi skal finne ut av hvordan vi skal samarbeide i en slik situasjon? Når kan jeg forvente at alle jeg inviterer til et møte på kontoret faktisk kommer, og når må jeg forvente at noen deltar i Teams-møte fra et annet sted? I følge Microsoft Work Trend Index March 2022 har få virksomheter jobbet med å gjøre slike avklaringer.

Gjennom gode tidligere kolleger i Microsoft, og som fremdeles jobber der, har jeg fått innsikt i det systematiske arbeidet de gjør i hele organisasjonen for at alle grupper som har behov for å samarbeide, gjør en forventningsavklaring. De lager rett og slett en team-avtale med hverandre innenfor områdene tilgjengelighet, samarbeid, møter og kommunikasjon/informasjonsdeling.

Jeg bidro nettopp med en workshop for en virksomhet som ønsket å gjøre dette arbeidet og der man pratet sammen, avklarte, og dokumenterte forventningene til hverandre som så ble et utgangspunkt for slike Team-avtaler. Noe for dere også? Kanskje ikke helt tiden for dette nå i juli, men kan være en veldig bra oppstartsaktivitet når alle er tilbake fra ferie igjen. Ring Bjørn på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Med dette ønsker Smart endring alle en god sommer!

Skulle du få lyst til å heve dine digitale ferdigheter i sommer, sjekk Smart endring nettkurs du kan ta for deg selv, og i et tempo du bestemmer selv.

Er dere i den bioniske fasen av digitalt samarbeid?

I sin fremtidsrettede bok Bionic eTeamwork fra 2001 beskriver dr. Jaclyn Kostner tre stadier en virksomhet kan befinne seg i når det gjelder å kunne arbeide og samarbeide effektivt uavhengig av sted og tid.

• The disabled phase

• The mechanical phase

• The bionic phase

Bionisk brukes innen medisin når vi utvider de menneskelige egenskapene med teknologiske slik som en mekanisk hånd som får impulser til å bevege fingre fra kroppens nervesystem. Innen idrett har vi sett at utøvere uten føtter erstatter disse med stålfjærer og ved å gjøre det løper fortere enn de beste idrettsutøvere med føtter. Men det blir oppfattet som en urettferdig konkurransefordel og blir ikke godtatt. Noen vil heller ikke tillate elsykler på skogstier, men som fremkomstmiddel er det en bionisk fordel vi gjerne benytter oss av.

I idrett kan vi snakke om urettferdig konkurransefordel, men er det en urettferdig konkurransefordel dersom en virksomhet kan arbeide mer effektivt og oppnå bedre resultater enn andre fordi de tar i bruk teknologi som en utvidelse av de organisatoriske ferdighetene? Nei, det blir mer som en elsykkel på veien og er en fordel alle har tilgang. Likevel er det noen som tråkker i vel uten å utnytte mulighetene fullt ut. Virksomheter som har mulighetene, men ikke tar dem i bruk fullt ut kan vi si er i den mekaniske fasen. De har ofte vanskelig for å se hvordan man kan være kreative, drive innovasjon når vi ikke befinner oss i samme rom, og ser på digitale samarbeidsformer som nest-best når vi ikke kan møtes. Likevel finnes det mange vellykkede virksomheter der de ansatte aldri møtes på et kontor, ja noen har faktisk ikke kontor i det hele tatt.

Den mekaniske fasen

Hvordan vet du at du/dere er i den mekaniske fasen? Kostner fremhever 5 symptomer som tilsier at vi er i den mekaniske fasen, og ikke i den bioniske.

• Manglende personlig kontakt med mindre dere er i samme rom

• Overveldet av kommunikasjon og forespørsler på epost (og Teams). Får ikke tid til å gjøre egne oppgaver.

• Det er viktigere å kommunisere enn å tenke på hvilken effekt det har på andre

• Kommunikasjon og samarbeid er ikke likeverdig for alle. Det skjer ting i møterommet møtedeltakere utenfor ikke får med seg eller er inkludert i.

• Vi bruker bare en liten del av de mulighetene teknologien gir oss, og mange ser på teknologien mer som en motstander enn en hjelper

Den bioniske fasen

I virksomheter som er i den bioniske fasen er ikke teknologien et hinder, men en akselerator. Bruk av teknologi er førstevalget, også for å forbedre relasjoner og teamarbeid. Dette kan være et vanskelig skritt og det må kanskje være en utløsende faktor som får overgangen til å skje.

Før pandemien insisterte jeg på at Smart endring workshops måtte foregå ved at vi var i samme rom, men når det ikke var mulig omarbeidet jeg alle workshops til å kunne skje i et Teams-møte. Jeg ble positivt overrasket over at jeg i mange tilfeller fikk bedre personlig kontakt med hver deltaker fordi jeg så dem på skjermen og kunne omtale og engasjere dem med navn. Det kunne jeg ikke når jeg hadde 10-20 deltakere i et møterom som jeg ikke kjente fra før. I tillegg fikk mange fra ulike kanter av landet nødvendig opplæring de aldri ville fått ellers fordi det ville være for dyrt å samle alle på ett sted.

Hva kjennetegner organisasjoner som er i den bioniske fasen? I følge Kostner er det

• Høy grad av teamfølelse, tillit og personlig kontakt, bygget på digitalt samarbeid

• Sofistikert bruk av teknologi – også for å styrke relasjoner

• Behov for reiser er dramatisk redusert fordi folk er komfortable med å samarbeide digitalt.

• eLedere bruker teknologi for å skape en følelse av tilstedeværelse, på avstand

• Kontinuerlig interaksjon gjennom kommunikasjons- møte- og samarbeidsverktøy

Mestringsalderen

Den Harvard og Berkley-utdannede fysikeren Michio Kaku hevder i sin bok Visions; We have ended the Age of Discovery and entered the Age of Mastery. På et litt mer hverdagslig nivå, når jeg tenker noen år tilbake hadde mange tid til å prøve ut ny teknologi, "når de hadde litt ekstra tid". Det er lenge siden. I dag har de fleste mer enn nok med å gjøre sin daglige jobb, og holde seg oppdatert på eget fagfelt.

I dag kommer ny teknologi inn på arbeidsplassene som et hurtigtog, og de som ikke kaster seg på toget i fart blir stående igjen på stasjonen. Skal vi komme oss til den bioniske fasen må alle mestre teknologien, og være så komfortabel med den at vi kan fokusere på relasjoner og samarbeid og ikke på teknologien. Vi må automatisere vår bruk av denne som vi gjør når vi kjører bil. Du tenker ikke på giring, gass og brems, men på hvor du skal og veien dit.

Neste skritt

Smart endring har bistått flere virksomheter, fra noen titalls til et par tusen ansatte, med planlegging og gjennomføring av opplæring av ansatte slik at alle mestrer den digitale verktøykassen. Opplæringstilbud der alle ansatte gjennomfører praktiske øvelser fra egen PC sammen med kolleger kan skaleres ved å bruke virksomhetens egen ansatte som gjennomgår Smart endring Tren treneren-kurs.

Hvordan vaksinere deg mot problemer

I begynnelsen var vår forventning til Covid-vaksinen at den ville hindre oss å bli smittet. Det gjør den også, men ikke helt. Men den reduserer klart de negative effektene av sykdommen. Slik er det kanskje på andre områder også.

En av de viktigste årsakene til at mange føler de aldri får nok tid til jobbe med egne oppgaver er avbrytelser fra kolleger. Dersom du bruker for mye tid til å svare på forespørsler fra andre, kan det gå utover det du må gjøre for å nå egne mål. Eller at du må gjøre eget arbeid på kvelden og i helgen.

Lag en Dersom… så… plan

Når vi har planer vi ønsker å gjennomføre, vaner vi forsøker å endre og mål vi ønsker å nå, må vi anta et det ikke kommer til å være problemfritt. Og om vi tenker oss om litt, er det ikke så vanskelig å forutse hva disse består i. Derimot kan det være vanskelig å hindre problemene å oppstå, og eventuelt minimere effekten av problemet om det likevel oppstår,

La oss si vi legger en plan for å unngå å bli avbrutt i arbeidet for ofte. Likevel vil vi av og til bli avbrutt, men da har vi en plan som gjør at forstyrrelsen blir mindre enn den ellers ville vært.

En plan er en plan, men skal du lykkes må du tenke gjennom situasjonen før den oppstår. Det er ikke lett å avvise noen som står rett foran deg og spør om du har et par minutter.

Mange får litt dårlig samvittighet og føler at de ikke kan avvise henvendelser, men det er i alles interesse at du får gjort din jobb, og når dine mål slik at man kan nå overordnede mål i fellesskap. Vil du ha tips til å føle deg bedre når det gjelder dette? Les gjerne Når alle kommer på kontoret for å møtes - hvordan får du arbeidsro?

Jeg er en stor tilhenger av Stephen R. Covey. Du vet han som har skrevet De 7 gode vanene, eller 7 habits of highly effective people.  Han sa

You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside.

 Har du mål, og ditt brennende ønske om hva du vil oppnå?

 For å hjelpe deg og din gruppe om å planlegge for å nå mål, og vaksinere dere mot problemer har jeg satt sammen en workshop det er mulig å gjøre sammen med sin gruppe på en halv til en hel dag, og til et nettkurs du kan gjennomgå på egenhånd med ferdige maler og arbeidsbeskrivelse for å omsette dine ønsker og mål til den handlingen som skal til for å oppnå dem.

 Sjekk ut nettkursene  Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag, og Smart prioritering med Outlook, Teams og To do på https://nettkurs.smartendring.no og for grupper,  Smart endring bedriftsinterne workshops

Gleder du deg til tre rolige dager på jobben?

Jeg møtte nylig en som gledet seg til påskeuka. Ikke fordi hun skulle ha ferie, men fordi hun fikk 3 dager der hun kunne disponere sin tid helt selv, få arbeidsro og endelig kunne realisere ideer som har stått på oppgavelisten lenge, men som aldri helt kommer opp til toppen av listen.

Dersom du skal jobbe noen dager i påskeuka, hva vil du bruke tiden til?

I en hektisk hverdag er det ikke lett å stoppe opp for å tenke, finne ut hva som kan gjøre en varig forskjell i hvordan man jobber, og hva som er det viktigste å prioritere for å nå ønskede og avtalte mål.

Da jeg jobbet som leder i Microsoft hendte det at jeg gjemte meg bort i et møterom noen timer der jeg tømte hodet for ideer og endte opp med mange gule lapper på tavlen og mange flipover-sider. Neste skritt var å organisere alt i en plan for å gjøre det mulig å realisere det viktigste. Tilsvarende gjorde jeg med min ledergruppe, eller kolleger, gjerne på hytta der vi kunne kombinere øvelsen med å lage mat-, og gå tur sammen. Den kombinasjonen kan jeg anbefale.

Men hundre gule lapper og flipover-sider har liten verdi om vi ikke kan omsette det til en handlingsplan. Etter hvert utviklet jeg en standard mal, og en måte å gjøre dette på som kunne gjentas gang etter gang, enten for meg selv, eller for en gruppe som ønsker å oppnå noe sammen.

Dette har jeg satt sammen til en workshop det er mulig å gjøre sammen med sin gruppe på en halv til en hel dag, og til et nettkurs du kan gjennomgå på egenhånd med ferdige maler og abeidsbeskrivelse for å omsette dine ønsker og mål til den handlingen som skal til for å oppnå dem.

Dersom du vil gjennomføre nettkurset og omsette dine ønsker og mål til handling som gir resultater ønsker jeg å gi deg et påsketilbud med 50% rabatt på kombinasjonen  Fra smart planlegging til daglig kontroll over din arbeidsdag. Den inneholder de to nettkursene Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag, og Smart prioritering med Outlook, Teams og To do. For å benytte deg av tilbudet, oppgi kupongkode PA2022. Tilbudet varer til og med tirsdag 19. april 2022, men du kan bruke så lang tid du vil å gjennomføring av kursene.

Se alle Smart endring nettkurs

Se mest populære Smart endring bedriftsinterne workshops

Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

Jeg snakket med en frustrert Teams-bruker nylig som følte at hun hadde mistet oversikten. Gjennom år hadde hun brukt innboksen i Outlook som oppgaveliste. Det fungerte før fordi alle som ville henne noe sendte en epost, og når hun kom på noe hun måtte gjøre eller følge opp sendte hun en epost til seg selv. Dermed var alle oppgavene på ett sted, i hennes innboks.

Men med innføring av Teams raknet denne måten å jobbe på. Nå kommer henvendelser også ved at hun blir nevnt i en Teams-kanal, eller hun får en forespørsel i Teams-chatten.

Vi er jo generelt for teknologiske nyvinninger, bare ikke vi trenger å endre oss ....

Det er ikke enkelt å gi slipp på en arbeidsmåte når man har noe som har fungert i årevis. Det føles tungt og man vegrer seg for å gjøre det. Likevel er det noen ganger nødvendig fordi verden rundt oss forandrer seg. 

Vi må fremdeles forholde oss til epost fordi det er den mest kurante kommunikasjonsformen med eksterne, og samtidig vil flere og flere interne henvendelser komme i Teams. Så hvordan kan vi behandle forespørsler i epost, kanalsamtaler og chatt? Og hvordan kan vi samle alle oppgaver fra de ulike kanalene i en liste nå?

Mitt praktiske forslag til å løse dette finner du i dette blogginnlegget Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Og om du vil du sette dette inn i en større sammenheng kan du lese om det her Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Alt som er skrevet over handler om å ta kontroll over alt som kommer inn til deg. Men hva med dine oppgaver som du må gjennomføre for å nå dine mål? Jeg tror ikke det å sende epost til seg selv holder lenger her heller. Med en større mulighet til individuell prioritering av hvor og når man arbeider kommer også en større forventning til å lage sin egen plan for å nå jobbmål, og følge denne. Det kan du lese mer om her Et mål uten en plan er bare en drøm.

Ja, verden rundt oss blir ikke enklere med nye verktøy, men som det står på en T-skjorte jeg kjøpte,

Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Et mål uten en plan er bare en drøm

Jeg gjennomførte nylig Smart endring Webinaret "Hvordan du blir god på selvledelse, og oppnår dine mål med mindre stress "(Se dette som gratis nettkurs her). I en undersøkelse jeg gjorde i forbindelse med  dette svarte 3 av 4 at de hadde mål, i alle fall på en del arbeidsområder. Det er i tråd med min erfaring, og jeg mener det er en nødvendig forutsetning for å kunne arbeide selvstendig og ikke måtte bli tildelt oppgaver hele tiden fra andre.

Har du mål, og en plan for å nå dem?

Likevel hadde bare 1 av 5 en oppfølgingsplan med sjekkpunkter. Halvparten sjekket hvordan de lå an til å nå målene månedlig eller sjeldnere. Ja 1 av 4 sjekket målene sine bare før den årlige medarbeidersamtalen.

Ikke alle har jobber der man har klare mål. Faktisk er mange mål så overordnede og utydelig utformet at det kan være vanskelig å lage en plan for å nå dem. Selv om jeg har arbeidet i virksomheter som er ganske gode på målformulering og har systemer for det, har jeg alltid følt et behov for å konkretisere dem for meg, og lage en plan for å nå dem.

Her er et eksempel på hvordan en slik plan kan være utformet:

 Ofte er punkt 1 og 2 under gitt, og så blir det min oppgave å bryte ned dette i delmål, og lage en handlingsplan for å nå målet. Dette har jeg gjort for meg individuelt, og som leder, sammen med mitt team, for å nå våre felles mål.

Hvordan gjøre utydelige mål tydelige og meningsfylte?

Jeg vet mange synes det er vanskelig å måtte finne på, og ta i bruk en struktur, og gjøre det som kreves for å gjennomføre en plan. Det er heller ikke alle som har målbare mål. Jeg har arbeidet 10 år med HR og da er det mye vi jobber med som ikke kan tallfestes og måles. Likevel er det noen forventninger til hva vi skal gjøre, og oppnå. Da kan vi ta i bruke beskrivende mål. For eksempel kan "uoppfordret god tilbakemelding fra målgruppen" være noe vi kan dokumentere. Noen ganger kan vi også dokumentere en gjennomført aktivitet som det er allmenn aksept for gir positivt resultat. Dersom vi gjennomfører opplæring av ansatte tror vi dette vil gi en positiv effekt på arbeidet, uten at vi nødvendigvis kan måle dette direkte.

Derfor er min erfaring at selv arbeid der man ikke kan måle resultat direkte vil oppleves mer målorientert og meningsfullt om man beskriver mål og lager en plan for å nå dem, om så bare for sin egen del.

Hvorfor tror jeg dette er spesielt viktig nå?

Skal vi lykkes i en hybrid arbeidshverdag der vi ikke vet når vi treffer vår leder, kolleger eller medarbeidere neste gang på kontoret, vil mål, og en plan, gjøre det enklere å prioritere vår arbeidsdag og definere våre egne aktiviteter uavhengig av andre. Vi kan føle oss trygge på at vi arbeider med det som er viktigst. Det gjøre det også enklere å kommunisere dette til vår leder.

Hvordan kan jeg komme i gang?

Jeg vil anbefale å starte enkelt, med en plan som vist i tabellen over. Er dere en gruppe som jobber med felles mål, vil det være en stor fordel å kunne gjøre dette i fellesskap.

Vil du, eller dere ha en kick-start på dette arbeidet har Smart endring en workshop som egner seg for gjennomføring i en gruppe, og et nettkurs for deg som vil gjøre dette for deg selv. Der går vi gjennom en 4-punkts prosess fra mål til handling der su lager din egen plan, og lærer å beskytte en del av din tid for å gjennomføre den.

Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag og det tilsvarende nettkurset her.

Det blir varig endring i arbeids- og samarbeidsformer

For ett år siden skrev jeg et blogginnlegg, Selvledelse kan ikke foregå i et vakuum i 2021. Om at fortsatt bruk av hjemmekontor setter større krav til at ledere og team må planlegge og koordinere arbeidet for å oppnå felles mål. For at alle skal vite hvor vi er som team, er det viktig å ha en struktur der planer, status og felles informasjon er enkelt tilgjengelig. Dette er ikke en kvikk-fiks, men krever en systematisk tilnærming og arbeid for å oppnå varig gode arbeidsformer.

Har dere Teams kan det være en stor fordel å benytte dette til å skape en slik struktur. Da mener jeg ikke at vi skal bruke "avdelingsteamet" mange har og som inneholder alt mulig om det som skjer i avdelingen, men et eget Team som har som formål å styrke teamledelse, leder-medarbeider-relasjonen og legge grunnlaget for å lykkes som team i å oppnå felles mål.

Det er den opplevde avstanden som betyr noe

Jeg har i mange år gjennomført kurs i distanseledelse for mange hundre ledere både bedriftsinternt, og som åpne kurs gjennom Confex. I dette kurset bygger jeg på egne erfaringer som internasjonal leder i Microsoft og på undersøkelser som dokumenterer hva som er viktigst for å lykkes når leder og medarbeidere, og team-medlemmene selv ikke ser hverandre daglig. Det er jo nettopp det som er tilfelle i dag der mange jobber lite på kontoret, men likevel må vi samarbeide for å nå felles mål.

Se: Confex - Sertifisert kurs i distanseledelse Dersom du melder deg på dette, oppgi kode Hopland2022 så får du 15% avslag i kursprisen.

Det som er viktigst er den opplevde avstanden, eller kontakten vi har med hverandre. Å sitte på samme sted er faktisk det minst viktige. Dersom vi setter betydningen av dette til 1-en, er den operasjonelle avstanden 2-to. Altså dobbelt så viktig. Hva innebærer dette? Jo det er hvor enkelt det er å samarbeide. Har vi et felles sted å dele arbeidsmateriale og planer? Arbeider vi mot felles mål, og funger møte-løsningene våre godt?

Den viktigste faktoren er den personlige avstanden, altså hvor godt vi kjenner hverandre. Men det interessante er at denne ikke er relatert til å møtes på kontoret, men kan oppnås på andre måter.

Opprett ditt Team for målrettet samarbeid

Dersom du nå vil opprette et Team slik jeg foreslår får du her et forslag til struktur. Opprett Teamet som et Privat Team og invitere alle team-medlemmer. Her har vi felles kanaler for mål og handlingsplaner, status og planleggingsmøter, og for interne prosjekter, fokus- og fag-grupper.

I tillegg oppretter vi en privat kanal for hver medarbeider som et sted vi kan dokumentere personlige mål, 1:1-samtaler og utviklingsplan. Den er det bare leder og den enkelte medarbeider som ser. På denne måten har vi alt som har med teamutvikling og felles mål samlet.

Hva med det sosiale? Bær vi ha en sosial kanal også? Det er mulig, men for menge vil det være bedre å bruke en eller flere gruppechatter til sosiale formål, og til annet som ikke passer i en kanal. Så benytter vi kun Teams-kanaler for strukturert teamsamarbeid i arbeidsprosesser og prosjekter.

Hjelp til å etablere struktur og samarbeidsform

Dersom dere ønsker starthjelp for å bygge struktur for mål, handlingsplaner og gjennomføring av disse kan dere vurdere de bedriftsinterne workshopene:

• Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag - for teamledere og prosjektledere

• Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag - for teamledere og team-medlemmer

Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Her vil du få 5 tips til hvordan du kan gjennomføre diskusjon og saksbehandling uten å ha møter.

Jeg spør alltid mine kunder om hvordan møteaktiviteten har utviklet seg siden mange ble sendt på hjemmekontor. Uten unntak sier alle at den har gått opp. Før klaget alle på at de hadde for mange møter, men nå synes det å være aksept for flere møter. Årsaken er at vi forsøker å kompensere for manglende uformell og uplanlagt kommunikasjon med mer planlagt kommunikasjon, og det er den viktigste årsaken til at antall møter har økt. Vi trenger jo ikke å kommunisere mindre selv om vi ikke er på kontoret, men er dette den beste måten å løse kommunikasjonsbehovet?

Ulempene med synkron kommunikasjon

På grunn av samtidigheten krever det at alle er på samme (virtuelle) sted samtidig. Dette kan være vanskelig fordi det krever at vi finner en tid i kalenderen som passer for alle. Når man jobber hjemme kan det fort komme noe i veien fordi man har barn hjemme, eller en partner som også skal ha møte. En annen ting er at det du synes dere å snakke om på et møte ikke ses på som så viktig av den eller de du ønsker å møte.

Så hva er alternativet til synkron kommunikasjon?

Som du sikkert gjette er det asynkron kommunikasjon. Da er det ikke nødvendig at alle deltar samtidig i en samtale.
Med nye verktøy som Teams og Slack ligger det et stort potensial for å redusere antall møter og heller benytte asynkront samarbeid i kanaler og i chat. Asynkront samarbeid har vi hatt i mange år gjennom epost. Jeg kan sende en epost når det passer meg, og du kan lese og respondere på den når det passer deg. Dessverre fungere dette dårlig når 5-10 skal kommunisere om et emne på denne måten. Om du derimot bruker kanal-kommunikasjon får du fordelene til epost uten ulempene fordi alt henger sammen. Dersom vi strukturerer dette bra kan vi både utveksle meninger og ta beslutninger uten å måtte ha et møte.

Asynkron kommunikasjon fungerer best når samtidighet ikke er nødvendig. Det gjør det mulig for alle parter å lese og svare på innhold når det er praktisk mulig for dem. De trenger ikke å avbryte det de holder på med for å tilpasse seg en møtearrangørs kalender. I tillegg gir asynkron kommunikasjon deg mer tid til å samle informasjon, ressurser, tanker og meninger før du svarer på spørsmål, eller kommer med dine ideer. Du kan også unngå misforståelser ved å ta deg tid til å tenke og gjennomlese et Teams-innlegg før du sender.

Når bør vi møtes, og når kan vi med fordel legge ut et Teams-innlegg?

Still deg selv spørsmålene:

• Er det du vil behandle i møte viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

• Må jeg ha en muntlig dialog?

• Er du helt sikker på at vi må ha et møte på dette?

• Har du tid til å vente på en ledig tid i kalenderen som passer for alle

Vurder om du kan oppnå det du ønsker med å lage et Teams-innlegg. Fordelen kan være at du kommer mye raskere frem til en beslutning. Dersom du skal finne en møtetid som passer for 8-10 deltakere må du gjerne en uke eller to frem i tid.

5 tips til å drive en strukturert dialog og saksbehandling på Teams

Nøkkelen til å lykkes i strukturert arbeid og beslutningstaking i Teams ligger i å utnytte den underliggende strukturen. Ved å gjøre dette kan vi unngå flere møter.

1. Opprett Team for et formål fremfor organisasjonslinjer. Det gir mulighet til å invitere medlemmer på tvers av organisasjonen og til og med utenfor organisasjonen. Det fungerer ikke dersom du baserer deg på å arbeide i et avdelingsbasert Team.

2. Opprett en kanal for hver arbeidsprosess eller prosjekt. Da blir alt pent sortert og oversiktlig. Blanding av ulike tema i samme kanal blir uoversiktlig og fører til frustrasjon.

3. Hver sak behandles ved å starte en egen Samtale. Det er det som erstatter epostkommunikasjonen. En samtale skal i likhet med en epost alltid ha en overskrift/emnebeskrivelse. Ellers er det umulig å vite hva samtalen dreier seg om. Alle kommentarer og innspill skjer med å Svare på det første Innlegget i samtalen. På denne måten vil alt vedrørende saken alltid være samlet.

4. Saksdokumenter legges i Filer i samme kanal som samtalen, og kan refereres til i et innlegg ved å legge til en lenke som referanse (Se Samtale-illustrasjon over). Dokumentet kan da åpnes og redigeres av alle rett fra samtalen uten å måtte letes opp separat. Innlegget beskriver hva eieren ønsker andre skal bidra med i dokumentet.

5. Spørsmål til og oppgaver som må løses kan tilordnes deltakere i diskusjonen ved å nevne dem med @navn.

Vil du og dine kolleger trene på dette sammen? Vurder Smart endring workshopen Smart samarbeid med Teams. Vil du lære mer på egenhånd, sjekk ut Smart endring nettkurs.

Effektivitet kan læres - og automatiseres til en vane

Vi er alle forskjellige. Noen er strukturerte av natur, andre tar det mer på følelsen. Begge kan komme i mål og gjøre en god jobb, men den siste typen ender ofte med å måtte gjøre skippertak og gjøre alt i siste liten. Det kan være slitsomt. Dette har ingenting med å være flink å gjøre, men mer litt hvordan vi er av natur. Dessverre er de fleste effektivtetsopplegg laget for den strukturerte delen av befolkningen, mens de som trenger den mest er resten. Men alle kan utvikle effektive vaner.

Er du interessert i ledelse kan du ikke ha unngått å støte på navnet Peter F. Drucker, men om du ikke har kan jeg si er at han er en av de mest anerkjente lederguruene vi har hatt. Han er ikke med oss lenger, men prinsippene hans lever videre og er mer aktuelle noen gang.

I en tid der ledere og kunnskapsarbeidere har stadig høyere fleksibilitet og mulighet til å selv bestemme hvor, når, og hvordan man jobber stilles det også stadig større krav til at man lager sin egen plan og gjennomfører den for å nå sine og virksomhetens mål.

Forespørsler og oppgaver strømmer inn i mange kanaler

I digitale arbeidshverdagen strømmer oppgaver inn i mange kanaler, og vi må prioritere og planlegge dem. I tillegg kommer dine egne oppgaver du selv må synliggjøre og prioritere opp mot hva andre ønsker at du skal gjøre for dem.

Effektivitet kan læres

Drucker sier Kunnskapsarbeidere forventes først og fremst å få de riktige tingene gjort. Han sier også at ingen er født effektive, og at effektivitet kan læres. Det effektive mennesker har felles er det de gjør. Det er et sett med gjøremål som man gjennomgår uansett hva man arbeider med. Det er en ferdighet som kan læres og ved å trene på å gjøre de riktige tingene blir effektivitet en vane.

Det kan tilsynelatende se enkelt ut, men å gjøre det riktige er vanskelig helt til man har automatisert det. Det blir som å lære gangetabellen. Vanskelig når man sliter med å lære den, men når man kan den kommer trenger man ikke lenger å tenke på det. Man bare vet at 7 x 7 er 49. Vi har gjort det til en vane.

Ett av de områdene mange sliter med å bli effektive på er å ta kontroll over egen tid og balansere det som kommer inn av oppgaver på epost og gjennom Teams, med å prioritere og gjennomføre egne aktiviteter som gjør at du når dine mål.

Få oversikt over din arbeidsbelastning, helt automatisk

Du har allerede en verktøykasse i Outlook, Teams og To Do som inneholder det du trenger for å skaffe deg en visuell oversikt over din arbeidsbelastning enten oppgavene kommer inn i Outlook, som en Teams-henvendelse, eller du noterer viktige oppgaver som du må gjennomføre for å nå dine mål. Bruker du denne gjør du det enklere for deg selv å ikke ta på deg mer enn du kan gjennomføre og prioritere det som er viktigst til enhver tid. På denne måten unngår du med å ende opp med en lang rød oppgaveliste som er en konstant dårlig samvittighet.

Illustrasjon viser hvordan du kan se både avtaler og oppgaver på samme skjerm i Outlook

Smart prioritering og Planlegging med Outlook, Teams og To do nettkurs

Ønsker du å få hjelp av teknologien til å bli mer effektiv, prioritere bedre og utvikle dette til en vane? En av Smart endrings mest populære bedriftsworkshoper det siste året er Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Nå er denne også tilgjengelig som Smart endring nettkurs du kan ta på egenhånd og i eget tempo.