Får du epost fra Microsoft Viva? Bestiller du fokustid?

Får du epost fra Microsoft Viva? Har du plutselig lagt til masse fokustid i kalenderen?

Jeg må innrømme at jeg synes det var litt irriterende å få disse epostene fordi jeg følte at Microsoft ville presse meg inn i et arbeidsmønster jeg ikke var interessert i. Det passer ikke meg å blokkere den samme tiden hver dag i kalenderen for konsentrasjonsarbeid, eller fokustid som det heter.

Men, etter at jeg har forstått sammenhengen, gir oppsummeringen i eposten nyttig informasjon om mitt arbeidsmønster, selv om jeg ikke nødvendigvis følger forslagene jeg får.

Les også: Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Hva er Microsoft Viva?

Velg … og Viva Insights fra de viste appene

Som følge av digitaliseringen øker Informasjonsmengdene stadig, omløpstidene blir kortere og kravene til oss høyere. Microsoft forsøker å hjelpe oss i en kompleks arbeidshverdag ved å gjøre oss bevisst på vårt personlige arbeidsmønster, og samarbeid med andre. Det gjør de gjennom Viva Insights. Du får kanskje en oppsummering av og til på epost om ditt arbeidsmønster, men du kan også finne dette i tilleggsappen i Outlook og i Teams. Der finner du statistikk på hvor mye tid du bruker i møter, arbeid utenfor vanlig arbeidstid og gir deg muligheten til å planlegge fokustid i dagene som kommer for å gjøre det enklere å prioritere å gjøre egne oppgaver innenfor arbeidstiden fremfor om kvelden.

Microsoft Viva er en familie av programmer som dekker alt fra planlegging og målstyring til kompetanseutvikling, internkommunikasjon og som omtalt her Viva Insights for arbeidsmønster.

En ideell arbeidsdag?

Du starter arbeidet om morgenen. Hjemme, eller på kontoret.

Dine viktigste arbeidsoppgaver i dag bestemte du allerede i går før du avsluttet arbeidsdagen, og du har allerede satt av noe tid til egne oppgaver, og forberedelsestid til møter i kalenderen. Dette gjorde du i Teams basert på forslag fra Viva Insights.

Når tiden er kommet til din avtale med deg selv i kalenderen (fokustid) stenges varsler på PC og mobil. Du finner deg kanskje også et sted å sitte der ikke kollegene ser deg.

Nå får du unna forespørsler fra andre på epost og i Teams. Det neste møtet i kalenderen er forberedelsestid til møte senere i dag booket av Viva Insights. Du blir sittende og noterer saker du vil ta opp og forbereder en presentasjon til møtet.

Så, etter lunsj med kolleger er det tid for møte. Du er godt forberedt og noterer noen oppfølgingspunkt i To do.

Det nærmer seg slutten av dagen og du får en varsling om at tiden er kommet til din virtuelle pendling. Du starter denne i Teams. Der får du opp forslag til oppgaver å prioritere i morgen. Der ligger oppfølgingsoppgavene fra møtet og en del annet som bør gjøres før fristen for oppgavene løper ut. Du setter disse på oppgavelisten for i morgen. Nå kommer møtene du har i morgen opp og du får forslag til å bestille forberedelsestid i kalenderen.

Les også: Opprett møter i Outlook med pausegaranti

Med morgendagen planlagt gjennomfører du en 1 minutts pusteøvelse. Du tar på deg hodetelefonene, lukker øynene og gjør bevisst avslapning. Med dagens arbeid gjennomført og morgendagens planlagt avslutter du arbeidsdagen og gleder deg til å tenke på andre ting resten av kvelden.

Er du en idealarbeidstaker?

Arbeidsdagen over er basert på det mange ser på som den ideelle jobb/fritid balansen der vi deler døgnet i tre deler. 8 timer jobb, 8 timer fritid og 8 timer søvn. Det passer ikke alle. Da våre barn var små måtte vi kanskje levere og hente i barnehage, følge en til legen og andre aktiviteter som gjorde at vi ikke kunne jobbe 8 timer på kontoret. Da var det veldig praktisk  å kunne ta en time etter at barna var i seng til å gjøre deg ferdig med dagens jobb. Slik vet jeg mange har det. Gjør du det får du skjenn fra Viva Insights, og får beskjed om å legge inn mer fokustid i kalenderen og slutte å jobbe på kvelden. Men, det er du som bestemmer, og bare du som ser din jobbstatistikk. Så om du har et arbeidsmønster som ikke er 8-16 kan du bare ignorere det. Likevel er det andre tips du får som kan være nyttige.

Prøv Viva Insight selv. Statistikken er uansett nyttig og gir deg innsikt i ditt arbeidsmønster. Men du får ikke noe mindre å gjøre. Bare tips til omfordeling av tid, og til å planlegge mer bevisst. For å jobbe enda smartere med prioritering av det som er viktigst kan du og dere få praktisk hjelp til å oppnå ved å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do sammen med dine kolleger, eller gjennomgå nettkurset på egenhånd.