Vil du oppnå noe som betyr mye for deg?

Noe som alltid har irritert meg, og særlig da jeg jobbet med HR i Microsoft er ledere som søker etter resultatorienterte medarbeidere. Å bare være opptatt av resultater kan ha flere negative effekter. Det kan også gi deg en forventning om at bare du vil det nok, så vil du oppnå det du ønsker.

Det er en besnærende tanke som Paulo Coelho skriver om i boken Alkymisten. Han skriver Når du vil noe vil hele universet hjelpe deg å oppnå det. Men som forfatteren av boken Den lille prinsen, Antoin de Saint-Exupéry sier, et mål uten en plan er bare et ønske.

Planlegg for at ting endrer seg hele tiden

Min erfaring støtter nok mer dette. Likevel er jeg ikke tilhenger av rigorøse og detaljerte planer. I en omskiftende verden har en slik plan svært kort levetid. Å lage en plan for å oppnå noe er sjelden en rett linje fra der du er til målet, men det er mer som å seile. Du vet hvor du vil, men når vinden skifter må du endre planen for å komme dit du vil.

Det er også forskjellige krav til en businessplan som kanskje involverer flere og som skal føre til at vi når (felles) mål over tid, og en personlig plan for meg selv. Den første er mer kompleks og er en del av det jeg jobber med andre om i workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid, og i nettkurset med samme tittel.

Vil du oppnå noe for deg selv?

Her er hvordan jeg jobber for å nå mine personlige mål. Jeg har kommet frem til et veldig enkelt format for dette:

1. Hva er målet jeg vil oppnå

2. Overordnet, hva må jeg gjøre for å komme dit

3. Hva kan hindre meg i å nå målet

4. Hva kan jeg gjøre for å unngå hindringen, eller minske den

Du kan bruke denne både til jobb og private mål. Her er et oppsett med et par eksempler:

Det betyr ingenting hvilket verktøy du bruker for å lage din egen plan som over. Du kan til og med skrive den ned på papir. Personlig bruker jeg mitt "digitale papir" i OneNote, som er mitt favoritt universalverktøy i Office. Er du ikke kjent med OneNote? Les Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

Til punktet om å redusere antall møter, jeg vet at det er et høyst reelt ønske for mange. Vil du ha tips om alternativer til møter kan du lese Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden.

Endelig kan vi finne en møtetid som passer for alle på tvers av virksomheter

Har du forsøkt å finne en møtetid som passer for alle? Også for deltakere utenfor organisasjonen? Det fører ofte til en lang rekke med eposter frem og tilbake før vi finner en tid der alle kan. Internt er det enklere. Da bruker vi planleggingsassistenten i Outlook eller Teams. Les om hvordan i blogginnlegget Åpner du alles kalendere for å finne en tid dere kan møtes ?

Men du har ikke tilgang til å se mulige ledige tider for de som jobber i andre organisasjoner, så hvordan løser du det? Opp til nylig har det vært et tredjepartstillegg i Outlook, Finn tid, du har kunnet bruke. Det har jeg ikke fått til å fungere i praksis for meg. Men nå har Outlook innebygget en ny mulighet for å foreslå tider og la deltakerne selv velge hvilke tider som passer og ikke passer for dem. Basert på de svarene kan du bestemme møtetiden og opprette et møte.

Slik gjør du det

Opprett en avtale og velg hvem du vil invitere til møtet. Nå velger du Ny planleggingsavsteming. Alternativt om dere har en epostutveksling der dere blir enige om å møtes kan du velge å svare på eposten og velge Svar med planleggingsavstemning.

Velg alternative tider som passer for deg. For interne deltakere vil du se deres tilgjengelighetsinformasjon, men det gjør du ikke for eksterne deltakere. Følg instruksjonene du får og send undersøkelsen. Tidene du foreslår vil bli nå lagt inn som foreløpige avtaler i din kalender  så du ikke planlegger andre aktiviteter der.

Nå kan hver enkelt invitert svare på undersøkelsen med både når de kan delta og hvilken tid de vil foretrekke. Basert på dette kan du nå sende ut møteinvitasjonen til en tid du bestemmer. De tidene du hadde reservert i kalenderen blir nå frigjort.

Hvor mange forslag til møtetider bør du inkludere?

Er det bra å tilby mange mulige møtetider, eller før du tilby få? Det er et interessant spørsmål. Svaret på det finner du i blogginnlegget Vær snill med hjernen - Gjør det enklere å ta en beslutning

Vil dere ha stålkontroll på kalenderen og ikke bli overstyrt av møteinnkallinger fra alle kanter? Vurder et frokost/lunsj-og-lær arrangement på 40 minutter der dere får gode tips til å styre egen kalender, Ta kontakt med bjorn@smartendring.no på epost, eller ring meg på 90173524.

Du kan bli godt belønnet for å ikke utsette leveranser til siste frist

Du skal presentere resultater fra et prosjekt i et møte neste torsdag. Frem til dette er det mye møter og annet arbeid, så du setter av en time onsdag for å lage presentasjonen. Det burde holde tenker du. Hva i all verden kan gå galt nå?

Å utsette oppgaver til siste minutt er risikabelt

Onsdag kommer og du har en avtale med deg selv i kalenderen. Problemet er at en krise du må bidra til å løse gjør at du ikke holder avtalen med deg selv, men du kan jo lage presentasjonen i kveld…

Kvelden kommer og du oppdager plutselig at du mangler viktig informasjon fra en av prosjektdeltakerne, og hun er på ferie. Du får laget en presentasjon ut på natten, men møtet går ikke helt som du håpet. Det kom opp flere spørsmål du ikke hadde tenkt på.

Hvordan du kan unngå stress og levere med bedre kvalitet

Ved å starte på en oppgave tidlig har du mulighet til å oppdage at du trenger mer informasjon mens du fremdeles har tid til skaffe den. Du slipper kanskje også å bruke kvelden før du skal ha noe ferdig til å jobbe, og sover helt sikkert bedre natten før den viktige presentasjonen.

Zeigarnik-effekten

Når du har startet på en oppgave, og så legger den til side en stund, vil underbevisstheten din fortsette å arbeide med oppgaven, så når du tar opp igjen oppgaven senere har den "modnet" og du vil kunne jobbe videre med denne enklere. Uttrykket "å sove på det" kommer fra dette. Et problem som kan virke uløselig i dag, kan være enklere å finne en løsning på i morgen.

Tenk deg at hver oppgave har en skuff i hjernen. Når du åpner skuffen til en oppgave vil hjernen jobbe med oppgaven så lenge skuffen er åpen. Dette kalles Zeigarnik-effekten etter den russiske psykologen Bluma Wulfovna Zeigarnik.

Les mer om dette og andre områder der den kan forklare ulike fenomen. I artikkelen What Is the Zeigarnik Effect and How to Use It to Beat Procrastination

Hvordan jeg utnytter Zeigarnik-effekten for å ha bedre kontroll og levere med bedre kvalitet

Noen oppgaver kan det være en fordel å holde "skuffen" i hjernen åpen en stund slik at den kan fylles med flere innspill til oppgaven. Jeg har god erfaring med å gjøre dette. Hvis jeg skal holde et foredrag om to uker, åpner jeg gjerne "oppgave-skuffen" i hjernen så fort jeg kan og noterer litt stikkord om hva jeg skal si.

Når jeg tar opp oppgaven om noen dager igjen kommer ideer og momenter mye lettere til meg. Jeg opplever at det at jeg holder saken åpen gjør at underbevisstheten samler og sorterer stoff over en periode slik at når jeg skal gjøre finishen på foredraget dagen før er dette vesentlig enklere enn om jeg to uker før hadde skrevet på huskelisten "sette av to timer til å forberede foredrag" dagen før jeg skulle holde det.

Denne metoden bruker jeg på større og prioriterte oppgaver som kan tjene på å ligge i underbevisstheten en stund. For enklere oppgaver der dette ikke er nødvendig noterer jeg dem på oppgavelisten med en forfallsdato. På denne måten lar jeg "skuffen" være lukket slik at jeg kan glemme dem til jeg skal gjøre dem.

Du blir mer kreativ også

I tillegg viser også undersøkelser at det å veksle mellom å arbeide med ulike oppgaver hindrer at du kjører deg fast, og fremmer kreative løsninger. Altså ikke multitasking, men en oppgave av gangen. Les mer om dette i “Switching On” creativity: Task switching can increase creativity by reducing cognitive fixation

Om du synes dette er nyttig, vil du kanskje også ha glede av tipsene i blogginnleggene

4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det og
Effektivitet kan læres

Ble dette mye? Bokmerk blogginnlegget og les det om igjen senere, eller send det til OneNote så har du det for alltid. Les om hvordan i Samle all informasjon du kommer over i din digitale notisbok

Godt nytt og effektivt år ønskes fra Smart endring!

Med noen enkle grep får du bedre oversikt i Planner

Når du tar i bruk Planner i Teams har den en samling, eller kolonne for oppgaver som har overskriften Gjøremål. Det kan være greit nok for en enkel oppgaveliste, men for det formålet er vel egentlig Planner overkill?

For de fleste vil hensikten med å bruke Planner være planlegging, oppgavetildeling og oppfølging av samarbeid i en gruppe, og da kan det være vel verd å bruke litt tid på å bygge en struktur i Planner som er tilpasset det vi skal samarbeide om.

Hva kan du bruke Microsoft Planner til?

Prosjekter

Mange bruker Planner sammen med Teams for interne prosjekter. Deltakerne i prosjektet jobber vanligvis ikke fulltid i prosjektene, og kan ofte bidra i flere prosjekter. For eksempel en fokusgruppe for oppfølging av medarbeiderundersøkelser, eller onboarding av nyansatte. Det kan også være arrangementer, utvikling og innføring av nye arbeidsprosesser, og å utvikle ny strategi.

Da kan det være lurt å gruppere ulike oppgaver og leveranser i prosjektet på flere inndelinger. Her er et eksempel der vi skal utvikle nye tjenester og kontorfasiliteter for ansatte i virksomheten

Har du brukt tavleverktøy som Trello og lignende før er du kanskje vant til å sette opp tre kolonner; Ikke startet, under arbeid og Fullført? Det trenger du ikke å gjøre i Planner. Der kan vi lage et oppsett med flere arbeidsområder eller prosjektstrømmer i hver sin Inndeling som vist her. Ønsker vi å få en status på oppgavene kan vi bytte til en visning som viser Fremdrift. Dette er en av flere nyttige visninger.

Operasjonelle aktiviteter

VI kan også bruke Planner og Teams til daglig prioritering, oppgavefordeling og oppfølging. For eksempel å prioritere og fordele oppgaver på det ukentlige avdelingsmøtet. Flere ledergrupper bruker det også til å melde inn saker til ledermøte, bygge en agenda, og notere oppfølgingsoppgaver.

Da trenger vi en annen struktur. For eksempel slik: Vi melder inn saker, så flytter vi de sakene vi prioriterer over i en annen inndeling. Da beholder vi de innkommende sakene og kanskje prioriterer vi disse på neste møte. De sakene vi ikke vil ha med videre kan vi flytte til en "ikke prioritert" Inndeling. På denne måten bevarer vi historikken over behandlede saker.

Ønsker dere en praktisk opplæring i hvordan prioritere og tildele oppgaver og gjennomføre prosjekter med Planner kan dere videre workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams.  Er det bare deg, kan kanskje nettkurset med samme navn og innhold være en mulighet?

Tre gode tips for å lykkes med Microsoft Planner

Bjørn O. Hopland (til høyre) samarbeider med tidligere Microsoftkollega DIrk Weber

Microsoft Planner brukes nå i de aller fleste virksomheter jeg er i kontakt med. Men for de fleste brukes det litt tilfeldig av de som har oppdaget det, og på helt forskjellige måter. Noen bruker det som en enkel oppgaveliste, og noen til planlegging av arrangementer og prosjekter.

Jeg ser ofte at strukturen i Planner er helt forskjellig i ganske like prosjekt-typer. I tillegg er det ikke alle som klarer å forholde seg til å bli tildelt en oppgave, og gjøre det til sin. Det blir tydelig når jeg ber om å få se oppgavelisten i Teams, der alle oppgaver samles fra de ulike planene du er involvert i. Tør du sjekke din oppgaveliste? 😉

1 - Bruk struktur til din fordel. Organiser delprosjekter og arbeidsområder i Inndelinger

 Har noen erfaring med Trello eller andre tavleverktøy? De er ofte organiser med en strukltur der statusen på oppgaven gis av hvilken kolonne den er i. For eksempel. Planlagt -> Under arbeid -> Ferdig. Den strukturen trenger vi ikke i Planner fordi statusen på en oppgave eller en leveranse settes på oppgavekortet, og oversikten over hvilke oppgaver som er planlagt, under arbeid, eller fullført er en visning du kan velge å se når du trenger det.  Les mer om dette i Gjør det enklere å organisere gode prosjekter — Smart endring AS

2 - Bruk Oppgavekortet til aktiviteter og leveranser og tildel ansvar på dette nivået

Den enheten vi bruker for å tildele noen ansvar og arbeid er Oppgavekortet. Det kan være en litt misvisende begrep etter min mening. For meg er en oppgave utførelse en kort og spesifikk del av en aktivitet. For eksempel å sende en forespørsel til noen om å sende et tilbud. Men det er vanligvis ikke hensiktsmessig å fordele oppgaver så detaljert i en prosjektplan. Oppgaven inngår i en aktivitet som kan være å velge en tjenesteleverandør.

En oppgave kan også være å finne bilder til å illustrere en rapport. Å skrive rapporten er en aktivitet med mange oppgaver som resulterer i en leveranse.

I Planner ville jeg da valgt å tildele ansvar for aktiviteter og leveranser, ikke på detaljnivå. Det kan vi bruke sjekklisten til.

3 - Etabler en virksomhets-standard for Planner for å unngå forvirring

Det kan være forvirrende å bli tildelt "oppgaver" fra flere planer dersom struktur og oppbygging er veldig forskjellig. Det gjelder også bruk av etiketter, som er en fin tilleggsfunksjon man kan velge å bruke. Etikettene må defineres for hver plan. Så om ulike prosjekter har etiketter med forskjellig mening blir det forvirrende.

Heldigvis kan man lage prosjektmaler som kan gjenbrukes, så man slipper å definere slike ting på nytt hver gang. Men det krever at man gjør et forarbeid og blir enige om hva en slik standardplan skal inneholde.

Ved å gjennomføre den bedriftsinterne workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams får dere god forståelse-, og et godt grunnlag for å etablere et prosjektrammeverk og standarder for bruken.

Tar du på deg ansvaret selv for å gjøre dette, vil du ha nytte av å gjennomgå nettkurset med samme navn og innhold.

Når dere er klar til å ta i bruk Planner i hele virksomheten, er en effektiv måte å få alle til å forholde seg til tildelte oppgavekort å arrangere en Smart endring frokost/lunsj og lær sesjon basert på de standardene som er satt.

Innfør en ny rutine for å få bedre oversikt og kontroll

Det er RUTINER og IKKE VANER som virkelig flytter fjell, sier Øystein Pettersen (ja, skiløperen). Når noen sier til ham, du må ha gode treningsvaner sier han nei, men gode rutiner.

Hva er forskjellen på en vane og rutine? Vaner er ting vi gjør uten å tenke over det. Rutiner er bevisste valg og bevisste handlinger.

Det første du gjør når du kommer på jobben er å hente deg en kaffe, og så åpne Outlook. Du tenker ikke over hva du gjør. Da er det en vane. Men når du skal behandle eposten i din innboks, eller forespørsler i Teams så er det ikke en vane, men en rutine. Rutinen kan være god, eller dårlig.

Høres dette kjent ut? De leser den øverste eposten, altså den som kom inn sist. Det er en forespørsel om du kan gjøre noe for avsenderen. Du tenker, ja det må jeg gjøre, men ikke akkurat nå. Nå må jeg straks i et møte, så den får vente.

1. Du lar meldingen ligge ubehandlet og går til neste epost

2. Ja, den må jeg også gjøre noe med. Kanskje senere i dag? Så går du videre til melding nummer tre, og fire.

Du går i møte, og etter møtet tar du opp arbeidet med dine innkommende meldinger igjen. Og nå er det kommet enda noen nye meldinger …

Det jeg beskriver her er ikke en vane, selv om du gjør det hver dag. Det er en rutine, og en lite effektiv rutine. For mange fører denne rutinen til merarbeid, dårlig oversikt og manglende prioritering av viktige arbeidsoppgaver. Men, rutiner kan endres. Hva om du gjør det på denne måten:

Du  kommer på jobben, henter deg en kaffe og starter med å gjennomgå nye meldinger. Når du leser den første meldingen ser du at det er noe du må gjøre med, men ikke akkurat nå.

1. Du vurderer hvor viktig den er, og hvor mye den haster.

2. Den må jeg gjøre noe med på onsdag tenker du og flagger eposten, eller lager en oppfølgingsoppgave av Teams-forespørselen med en forfallsdato på onsdag.

3. Du går videre til neste melding

Når du kommer på jobb onsdag starter du med å gjennomgå oppgavelisten din, og der ligger oppfølgingsoppgaven du opprettet på mandag. Så svarer du på denne, eller gjør det oppgaven gjelder. Etterpå markerer du oppgaven som fullført.

Ved å innføre denne rutinen har du alltid oversikt over hva du skal gjøre og når, utfra din prioritering. Ved å prioritere forespørsler der og da sparer du mye tid, får bedre oversikt, og er rimelig trygg på at du arbeider med prioriterte oppgaver.

Vanskelig? Nei, du får mye hjelp og støtte av Outlook, Teams og oppgavesystemet i MS365 for å gjøre dette. Men det innebærer at du må innføre en ny rutine for oppgaver du ikke kan gjøre her og nå.

For tips om hvordan du kan gjennomføre denne rutinen uten den tar mer tid, les:

• Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver — Smart endring AS

• Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook? — Smart endring AS

• Hva er forskjellen på huskelister og oppgavelister? — Smart endring AS

Trenger du og dine kolleger litt starthjelp for å få i gang nye rutiner? Sjekk ut workshopen Smart prioritering med Outlook, Teams og To do. Eller nettkurset med samme navn. Det kan du gjennomføre på egenhånd, og i eget tempo. Liker du å lese deg opp selv finnes innholdet også som e-bok.

Får du epost fra Microsoft Viva? Bestiller du fokustid?

Får du epost fra Microsoft Viva? Har du plutselig lagt til masse fokustid i kalenderen?

Jeg må innrømme at jeg synes det var litt irriterende å få disse epostene fordi jeg følte at Microsoft ville presse meg inn i et arbeidsmønster jeg ikke var interessert i. Det passer ikke meg å blokkere den samme tiden hver dag i kalenderen for konsentrasjonsarbeid, eller fokustid som det heter.

Men, etter at jeg har forstått sammenhengen, gir oppsummeringen i eposten nyttig informasjon om mitt arbeidsmønster, selv om jeg ikke nødvendigvis følger forslagene jeg får.

Les også: Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Hva er Microsoft Viva?

Velg … og Viva Insights fra de viste appene

Som følge av digitaliseringen øker Informasjonsmengdene stadig, omløpstidene blir kortere og kravene til oss høyere. Microsoft forsøker å hjelpe oss i en kompleks arbeidshverdag ved å gjøre oss bevisst på vårt personlige arbeidsmønster, og samarbeid med andre. Det gjør de gjennom Viva Insights. Du får kanskje en oppsummering av og til på epost om ditt arbeidsmønster, men du kan også finne dette i tilleggsappen i Outlook og i Teams. Der finner du statistikk på hvor mye tid du bruker i møter, arbeid utenfor vanlig arbeidstid og gir deg muligheten til å planlegge fokustid i dagene som kommer for å gjøre det enklere å prioritere å gjøre egne oppgaver innenfor arbeidstiden fremfor om kvelden.

Microsoft Viva er en familie av programmer som dekker alt fra planlegging og målstyring til kompetanseutvikling, internkommunikasjon og som omtalt her Viva Insights for arbeidsmønster.

En ideell arbeidsdag?

Du starter arbeidet om morgenen. Hjemme, eller på kontoret.

Dine viktigste arbeidsoppgaver i dag bestemte du allerede i går før du avsluttet arbeidsdagen, og du har allerede satt av noe tid til egne oppgaver, og forberedelsestid til møter i kalenderen. Dette gjorde du i Teams basert på forslag fra Viva Insights.

Når tiden er kommet til din avtale med deg selv i kalenderen (fokustid) stenges varsler på PC og mobil. Du finner deg kanskje også et sted å sitte der ikke kollegene ser deg.

Nå får du unna forespørsler fra andre på epost og i Teams. Det neste møtet i kalenderen er forberedelsestid til møte senere i dag booket av Viva Insights. Du blir sittende og noterer saker du vil ta opp og forbereder en presentasjon til møtet.

Så, etter lunsj med kolleger er det tid for møte. Du er godt forberedt og noterer noen oppfølgingspunkt i To do.

Det nærmer seg slutten av dagen og du får en varsling om at tiden er kommet til din virtuelle pendling. Du starter denne i Teams. Der får du opp forslag til oppgaver å prioritere i morgen. Der ligger oppfølgingsoppgavene fra møtet og en del annet som bør gjøres før fristen for oppgavene løper ut. Du setter disse på oppgavelisten for i morgen. Nå kommer møtene du har i morgen opp og du får forslag til å bestille forberedelsestid i kalenderen.

Les også: Opprett møter i Outlook med pausegaranti

Med morgendagen planlagt gjennomfører du en 1 minutts pusteøvelse. Du tar på deg hodetelefonene, lukker øynene og gjør bevisst avslapning. Med dagens arbeid gjennomført og morgendagens planlagt avslutter du arbeidsdagen og gleder deg til å tenke på andre ting resten av kvelden.

Er du en idealarbeidstaker?

Arbeidsdagen over er basert på det mange ser på som den ideelle jobb/fritid balansen der vi deler døgnet i tre deler. 8 timer jobb, 8 timer fritid og 8 timer søvn. Det passer ikke alle. Da våre barn var små måtte vi kanskje levere og hente i barnehage, følge en til legen og andre aktiviteter som gjorde at vi ikke kunne jobbe 8 timer på kontoret. Da var det veldig praktisk  å kunne ta en time etter at barna var i seng til å gjøre deg ferdig med dagens jobb. Slik vet jeg mange har det. Gjør du det får du skjenn fra Viva Insights, og får beskjed om å legge inn mer fokustid i kalenderen og slutte å jobbe på kvelden. Men, det er du som bestemmer, og bare du som ser din jobbstatistikk. Så om du har et arbeidsmønster som ikke er 8-16 kan du bare ignorere det. Likevel er det andre tips du får som kan være nyttige.

Prøv Viva Insight selv. Statistikken er uansett nyttig og gir deg innsikt i ditt arbeidsmønster. Men du får ikke noe mindre å gjøre. Bare tips til omfordeling av tid, og til å planlegge mer bevisst. For å jobbe enda smartere med prioritering av det som er viktigst kan du og dere få praktisk hjelp til å oppnå ved å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do sammen med dine kolleger, eller gjennomgå nettkurset på egenhånd.

Hvordan vil det føles å ta juleferie med tom oppgaveliste?

Alt skal gjøres før jul!

Slik er det hvert år. Flere av de jeg har avtalt å gjennomføre workshop med i desember har nå ringt og spurt pent om vi kan flytte denne til januar. De har ikke tid til å bruke 2-3 timer for  bli mer effektive og samarbeide smartere akkurat nå :-)

Jeg forstår dem. Det er ofte et press i desember, enten fra ledelsen eller selvpålagt, at alt skal i boks før vi tar juleferie.

Vi vet også at mange opplever den siste tiden før jul som veldig stressende. Du vil gjerne kunne ta ferie og koble av uten at det er utestående oppgaver og forespørsler. Får du ikke gjort alt du har planlagt, henger det resterende over deg og skaper en følelse av uro.

Er det realistisk å gjøre alt før jul?

Vet du egentlig hvor mye arbeid du har igjen før du kan ta ferie med god samvittighet? Mange har bare oversikt over arbeidet i dag og kanskje i morgen. I tillegg er oppgavelisten for neste uke spredt på Innboksen, oppgavelister, notatbok, gule lapper og i hodet.

Så hva kan du gjøre nå for å kunne ta ferie med ro i sjelen?

Mitt råd er å gruppere oppgaver fra alle kilder i to lister:

1. Arbeid som må gjøres før ferien

2. Arbeid som må vente til etter ferien

Først, skriv ned alle oppgaver du vet om. Det som ikke er nedskrevet blir ikke prioritert. Fordel nå oppgavene på de to listene. Bruk gjerne Microsoft To do på PC/Mac, eller på mobilen. Gå igjennom oppgaver du har og dra dem til den ene, eller den andre listen. Det er enklest å gjøre på PC/Mac. Du kan selvfølgelig også bruke to lister på papir dersom du synes det gir bedre oversikt.

Mine tre horisonter. I dag, før jul og etter nyttår

Nå er tiden kommet til å gjøre en realitetssjekk på liste nummer 1.

Fordel oppgavene fra denne på de dagene som er igjen til ferien ved å sette forfallsdato til den dagen du planlegger å gjøre den. Ta hensyn til møter og avtaler, samt at du sannsynligvis vil fortsette å få oppgaver dumpende inn i Innboksen neste uke. Du oppdager nå at tiden ikke strekker til for å gjøre alle oppgavene :-)

Det du må gjøre nå er å flytte oppgaver til liste 2

og om nødvendig informere kolleger, eller avklare med din leder om hva som må vente til du er tilbake. Sett så forfallsdato på oppgavene i liste 2. Fordel dem gjerne over de første to ukene i januar. Du kan umulig gjøre alt førte dag tilbake på jobb. Du kan lage en veldig oversiktlig og god ukeplan med oppgaver fordelt på dager sammen med alle avtaler om du bruker planleggingsvisningen i Outlook.

Les mer om den unike panleggingsvisningen i Outlook for Windows som er beskrevet i workshop-beskrivelsen til Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do

Hvordan du kan skille mellom jobb- og private oppgaver i Microsoft To do

Mange ønsker å ha et godt oppgavesystem for å holde rede på både jobb- og private oppgaver, men ønsker å skille mellom disse. Jeg har tidligere skrevet om hvordan du kan opprette lister for private oppgaver i To do for å skille dem fra jobb-oppgaver. Dette kan du gjøre med å opprette en egen liste for private oppgaver, og er en god løsning dersom det bare er dine oppgaver.

Bruk To Do til jobb- og private oppgaver - og til delte oppgavelister — Smart endring AS

Men hva om du vil dele en liste med familiemedlemmer?

Jeg møter av og til noen som har tatt i bruk To do som oppgaveliste på mobilen. Ofte er det den som har gått over fra Wunderlist som Microsoft kjøpte og som var forløperen til To do. Da har de opprettet alle sine oppgaver der logget inn med privat Microsoft-konto. Kanskje har de også delt en eller flere lister med familien.

Du kan dele en privat oppgaveliste med famile og med deg selv på jobben

Når jeg introduserer dem til To do som oppgavesystem for jobb-bruk sammen med Outlook lurer de på hvordan de som kunne kombinere disse.

Du kan logge av den private Microsoft kontoen og logge på med jobbkontoen. For å bytte liste må du logge deg av og på mellom disse kontoene, noe som er upraktisk.

Men en veldig god mulighet er å dele de originale listene med din jobbkonto. Da kan du være logget inn på jobbkontoen og jobbe med både jobb og private oppgaver i To do uten å måtte bytte konto.

Gjør dette for å få den private oppgavelisten i To do og Outlook på jobb PC'en

 Logg deg først på med din private Microsoftkonto på PC eller mobil. Tips! Dersom du vil gjøre dette fra jobb PC, åpne en privat nettleser, logg på din personlige Microsoft konto og start To do.

Opprett en ny liste du ønsker å bruke sammen med familiemedlemmer og del denne. Se illustrasjon for hvordan. Del også med din jobb-epostadresse. Når du har gjort dette kan du klikke på lenken du får på epost og legge til den private listen i ditt jobb-oppgavesystem. Fra nå av kan du opprette, dele og gjennomføre private oppgaver fra din To do og Outlook på jobben.

 Vil du og dere lære ta i bruk To do og resten av Microsoft oppgavesystem har Smart endring flere workshops av ulikt omfang, fra 40 minutters frokost/lunsj-workshop i Få stålkontroll på forespørsler og egne oppgaver, til 2-3 timers workshop i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Den siste finner du også som nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Hvordan vaksinere deg mot problemer

I begynnelsen var vår forventning til Covid-vaksinen at den ville hindre oss å bli smittet. Det gjør den også, men ikke helt. Men den reduserer klart de negative effektene av sykdommen. Slik er det kanskje på andre områder også.

En av de viktigste årsakene til at mange føler de aldri får nok tid til jobbe med egne oppgaver er avbrytelser fra kolleger. Dersom du bruker for mye tid til å svare på forespørsler fra andre, kan det gå utover det du må gjøre for å nå egne mål. Eller at du må gjøre eget arbeid på kvelden og i helgen.

Lag en Dersom… så… plan

Når vi har planer vi ønsker å gjennomføre, vaner vi forsøker å endre og mål vi ønsker å nå, må vi anta et det ikke kommer til å være problemfritt. Og om vi tenker oss om litt, er det ikke så vanskelig å forutse hva disse består i. Derimot kan det være vanskelig å hindre problemene å oppstå, og eventuelt minimere effekten av problemet om det likevel oppstår,

La oss si vi legger en plan for å unngå å bli avbrutt i arbeidet for ofte. Likevel vil vi av og til bli avbrutt, men da har vi en plan som gjør at forstyrrelsen blir mindre enn den ellers ville vært.

En plan er en plan, men skal du lykkes må du tenke gjennom situasjonen før den oppstår. Det er ikke lett å avvise noen som står rett foran deg og spør om du har et par minutter.

Mange får litt dårlig samvittighet og føler at de ikke kan avvise henvendelser, men det er i alles interesse at du får gjort din jobb, og når dine mål slik at man kan nå overordnede mål i fellesskap. Vil du ha tips til å føle deg bedre når det gjelder dette? Les gjerne Når alle kommer på kontoret for å møtes - hvordan får du arbeidsro?

Jeg er en stor tilhenger av Stephen R. Covey. Du vet han som har skrevet De 7 gode vanene, eller 7 habits of highly effective people.  Han sa

You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside.

 Har du mål, og ditt brennende ønske om hva du vil oppnå?

 For å hjelpe deg og din gruppe om å planlegge for å nå mål, og vaksinere dere mot problemer har jeg satt sammen en workshop det er mulig å gjøre sammen med sin gruppe på en halv til en hel dag, og til et nettkurs du kan gjennomgå på egenhånd med ferdige maler og arbeidsbeskrivelse for å omsette dine ønsker og mål til den handlingen som skal til for å oppnå dem.

 Sjekk ut nettkursene  Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag, og Smart prioritering med Outlook, Teams og To do på https://nettkurs.smartendring.no og for grupper,  Smart endring bedriftsinterne workshops

Gleder du deg til tre rolige dager på jobben?

Jeg møtte nylig en som gledet seg til påskeuka. Ikke fordi hun skulle ha ferie, men fordi hun fikk 3 dager der hun kunne disponere sin tid helt selv, få arbeidsro og endelig kunne realisere ideer som har stått på oppgavelisten lenge, men som aldri helt kommer opp til toppen av listen.

Dersom du skal jobbe noen dager i påskeuka, hva vil du bruke tiden til?

I en hektisk hverdag er det ikke lett å stoppe opp for å tenke, finne ut hva som kan gjøre en varig forskjell i hvordan man jobber, og hva som er det viktigste å prioritere for å nå ønskede og avtalte mål.

Da jeg jobbet som leder i Microsoft hendte det at jeg gjemte meg bort i et møterom noen timer der jeg tømte hodet for ideer og endte opp med mange gule lapper på tavlen og mange flipover-sider. Neste skritt var å organisere alt i en plan for å gjøre det mulig å realisere det viktigste. Tilsvarende gjorde jeg med min ledergruppe, eller kolleger, gjerne på hytta der vi kunne kombinere øvelsen med å lage mat-, og gå tur sammen. Den kombinasjonen kan jeg anbefale.

Men hundre gule lapper og flipover-sider har liten verdi om vi ikke kan omsette det til en handlingsplan. Etter hvert utviklet jeg en standard mal, og en måte å gjøre dette på som kunne gjentas gang etter gang, enten for meg selv, eller for en gruppe som ønsker å oppnå noe sammen.

Dette har jeg satt sammen til en workshop det er mulig å gjøre sammen med sin gruppe på en halv til en hel dag, og til et nettkurs du kan gjennomgå på egenhånd med ferdige maler og abeidsbeskrivelse for å omsette dine ønsker og mål til den handlingen som skal til for å oppnå dem.

Dersom du vil gjennomføre nettkurset og omsette dine ønsker og mål til handling som gir resultater ønsker jeg å gi deg et påsketilbud med 50% rabatt på kombinasjonen  Fra smart planlegging til daglig kontroll over din arbeidsdag. Den inneholder de to nettkursene Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag, og Smart prioritering med Outlook, Teams og To do. For å benytte deg av tilbudet, oppgi kupongkode PA2022. Tilbudet varer til og med tirsdag 19. april 2022, men du kan bruke så lang tid du vil å gjennomføring av kursene.

Se alle Smart endring nettkurs

Se mest populære Smart endring bedriftsinterne workshops

Når alle kommer på kontoret for å møtes - hvordan får du arbeidsro?

Klar til å arbeide på et hotell i Seattle i 1995

Det var en uskreven avtale at det var OK å jobbe hjemme om man trengte tid til å forberede kundemøter, eller jobbe med andre arbeidsoppgaver der det ville være en fordel å jobbe uforstyrret. Så lenge du holdt dine avtaler og leverte det du skulle var det ingen som hadde noe problem med det. Begrepet hjemmekontor eksisterte ikke.

Når jeg startet i Microsoft Norge i 1995 fikk jeg bærbar PC og mobiltelefon. Med det kunne jeg jobbe overalt. Riktignok var det ikke akkurat bredbåndshastighet på modem *), men jeg kunne synkronisere eposten som jo var det viktigste for å kommunisere med kolleger og kunder. Det er nå 27 år siden og det føles rart å følge med på diskusjonene om hybridkontor og om det skal være lov å jobbe 2 eller 3 dager i uka hjemme.

Når alle kommer på kontoret for å møtes - hvordan får du arbeidsro?

De fleste dagene kom vi nok på kontoret om vi ikke var på reise. Utfordringene da som nå er at vi kommer på kontoret for å møtes, men samtidig må vi også kunne arbeide med egne oppgaver. Jeg har hørt mange si "jeg må jo være tilgjengelig", så om en kollega kommer bort til deg å sier "har du 5 minutter" (som egentlig tar en halv time) synes mange det er vanskelig å si nei. Dette medfører gjerne at du ikke får gjort det du planla av egne oppgaver, og så blir det kveldsarbeid i dag også.

Mange undersøkelser viser faktisk at ett av de største hindrene for å få gjort egne arbeidsoppgaver på kontoret er avbrytelser fra andre. Derfor kan det være greit å jobbe fra et annet sted av og til, men likevel er vi jo tilgjengelige på Teams  og mobil. Om du er tilgjengelig handler altså mer om du tillater andre å avbryte deg, eller ikke.

Dette er et tema jeg har diskutert med ledere gjennom de siste 10 år når de har deltatt på mitt kurs i Distanseledelse. Det er ofte en øyeåpner for dem som tror at som leder må de alltid være tilgjengelige for sitt team. Men dette gjelder ikke bare ledere, men alle. Tør vi å gjøre oss utilgjengelige? Hvordan får vi aksept fra andre på at det er greit?

Da har vi en gruppediskusjon hvor jeg stiller følgende spørsmål:

1. Hvilke fordeler kan det ha å gjøre seg utilgjengelig av og til?

2. Hvor mange timer i uken ville det være mulig å gjøre dette, og hvordan vil du fordele dem?

3. Hvordan vil du sørge for at du kan arbeide uforstyrret?

4. Hvordan vil du kommunisere til andre ditt behov og hvorfor det er en vinn-vinn for alle?

Kanskje noe dere kan snakke om på jobben? Svarene vil selvfølgelig variere med jobbsituasjon og rolle, men de fleste blir forbauset over hva de kommer frem til, og at de faktisk kan endre sin egen arbeidssituasjon og skjerme tid til å gjennomføre viktige oppgaver. Kanskje til og med innen vanlig arbeidstid og på kontoret.

Er dere en gruppe som vil finne ut av både dette og andre utfordringer i det å ta kontroll over egen tid og egne prioriteringer i en hybrid arbeidshverdag kan dere jo vurdere å gjennomføre workshopen Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag sammen? Er dere en gruppe ledere vil dere kanskje også ha nytte av workshopen Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag.

---

*) Modem konverterte digitale signaler til lydsignaler som kunne sendes over telefonlinje. Under oppkobling til nettet kunne man høre disse lydene. Sjekk hvordan modemlyd hørtes ut i 1995

Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

Jeg snakket med en frustrert Teams-bruker nylig som følte at hun hadde mistet oversikten. Gjennom år hadde hun brukt innboksen i Outlook som oppgaveliste. Det fungerte før fordi alle som ville henne noe sendte en epost, og når hun kom på noe hun måtte gjøre eller følge opp sendte hun en epost til seg selv. Dermed var alle oppgavene på ett sted, i hennes innboks.

Men med innføring av Teams raknet denne måten å jobbe på. Nå kommer henvendelser også ved at hun blir nevnt i en Teams-kanal, eller hun får en forespørsel i Teams-chatten.

Vi er jo generelt for teknologiske nyvinninger, bare ikke vi trenger å endre oss ....

Det er ikke enkelt å gi slipp på en arbeidsmåte når man har noe som har fungert i årevis. Det føles tungt og man vegrer seg for å gjøre det. Likevel er det noen ganger nødvendig fordi verden rundt oss forandrer seg. 

Vi må fremdeles forholde oss til epost fordi det er den mest kurante kommunikasjonsformen med eksterne, og samtidig vil flere og flere interne henvendelser komme i Teams. Så hvordan kan vi behandle forespørsler i epost, kanalsamtaler og chatt? Og hvordan kan vi samle alle oppgaver fra de ulike kanalene i en liste nå?

Mitt praktiske forslag til å løse dette finner du i dette blogginnlegget Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Og om du vil du sette dette inn i en større sammenheng kan du lese om det her Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Alt som er skrevet over handler om å ta kontroll over alt som kommer inn til deg. Men hva med dine oppgaver som du må gjennomføre for å nå dine mål? Jeg tror ikke det å sende epost til seg selv holder lenger her heller. Med en større mulighet til individuell prioritering av hvor og når man arbeider kommer også en større forventning til å lage sin egen plan for å nå jobbmål, og følge denne. Det kan du lese mer om her Et mål uten en plan er bare en drøm.

Ja, verden rundt oss blir ikke enklere med nye verktøy, men som det står på en T-skjorte jeg kjøpte,

Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Et mål uten en plan er bare en drøm

Jeg gjennomførte nylig Smart endring Webinaret "Hvordan du blir god på selvledelse, og oppnår dine mål med mindre stress "(Se dette som gratis nettkurs her). I en undersøkelse jeg gjorde i forbindelse med  dette svarte 3 av 4 at de hadde mål, i alle fall på en del arbeidsområder. Det er i tråd med min erfaring, og jeg mener det er en nødvendig forutsetning for å kunne arbeide selvstendig og ikke måtte bli tildelt oppgaver hele tiden fra andre.

Har du mål, og en plan for å nå dem?

Likevel hadde bare 1 av 5 en oppfølgingsplan med sjekkpunkter. Halvparten sjekket hvordan de lå an til å nå målene månedlig eller sjeldnere. Ja 1 av 4 sjekket målene sine bare før den årlige medarbeidersamtalen.

Ikke alle har jobber der man har klare mål. Faktisk er mange mål så overordnede og utydelig utformet at det kan være vanskelig å lage en plan for å nå dem. Selv om jeg har arbeidet i virksomheter som er ganske gode på målformulering og har systemer for det, har jeg alltid følt et behov for å konkretisere dem for meg, og lage en plan for å nå dem.

Her er et eksempel på hvordan en slik plan kan være utformet:

 Ofte er punkt 1 og 2 under gitt, og så blir det min oppgave å bryte ned dette i delmål, og lage en handlingsplan for å nå målet. Dette har jeg gjort for meg individuelt, og som leder, sammen med mitt team, for å nå våre felles mål.

Hvordan gjøre utydelige mål tydelige og meningsfylte?

Jeg vet mange synes det er vanskelig å måtte finne på, og ta i bruk en struktur, og gjøre det som kreves for å gjennomføre en plan. Det er heller ikke alle som har målbare mål. Jeg har arbeidet 10 år med HR og da er det mye vi jobber med som ikke kan tallfestes og måles. Likevel er det noen forventninger til hva vi skal gjøre, og oppnå. Da kan vi ta i bruke beskrivende mål. For eksempel kan "uoppfordret god tilbakemelding fra målgruppen" være noe vi kan dokumentere. Noen ganger kan vi også dokumentere en gjennomført aktivitet som det er allmenn aksept for gir positivt resultat. Dersom vi gjennomfører opplæring av ansatte tror vi dette vil gi en positiv effekt på arbeidet, uten at vi nødvendigvis kan måle dette direkte.

Derfor er min erfaring at selv arbeid der man ikke kan måle resultat direkte vil oppleves mer målorientert og meningsfullt om man beskriver mål og lager en plan for å nå dem, om så bare for sin egen del.

Hvorfor tror jeg dette er spesielt viktig nå?

Skal vi lykkes i en hybrid arbeidshverdag der vi ikke vet når vi treffer vår leder, kolleger eller medarbeidere neste gang på kontoret, vil mål, og en plan, gjøre det enklere å prioritere vår arbeidsdag og definere våre egne aktiviteter uavhengig av andre. Vi kan føle oss trygge på at vi arbeider med det som er viktigst. Det gjøre det også enklere å kommunisere dette til vår leder.

Hvordan kan jeg komme i gang?

Jeg vil anbefale å starte enkelt, med en plan som vist i tabellen over. Er dere en gruppe som jobber med felles mål, vil det være en stor fordel å kunne gjøre dette i fellesskap.

Vil du, eller dere ha en kick-start på dette arbeidet har Smart endring en workshop som egner seg for gjennomføring i en gruppe, og et nettkurs for deg som vil gjøre dette for deg selv. Der går vi gjennom en 4-punkts prosess fra mål til handling der su lager din egen plan, og lærer å beskytte en del av din tid for å gjennomføre den.

Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag og det tilsvarende nettkurset her.

Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Den mest brukte måten å be noen om å gjøre noe for deg har i mange år vært å sende en epost. Du skriver den på et tidspunkt som passer for deg, jeg som mottar den kan behandle din forespørsel når det passer meg. Dersom det er noe jeg ikke kan gjøre noe med, eller svare på med en gang lager jeg en oppgave av den ved å høyreklikke på flagget og velger når jeg skal følge den opp. Det kan være i morgen, neste uke, eller på en bestemt dato.

Jeg prioriterer den utfra hvor mye det haster og hvor viktig oppgaven er. Jeg har god oversikt over min arbeidsbelastning fordi jeg ser både møter og planlagte oppgaver i Outlook kalendervisningen.

Les hvordan du ser avtaler og oppgaver pr. dag i Outlook for Windows planleggingsvisning: Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg

Den viktigste Teams-nyheten i 2021 finner du bare om du vet om den

Men hva om forespørslene fra andre ikke lenger kommer som en epost, men som en chat- eller kanalmelding i Teams? Ja, mange har som ambisjon å kutte all intern epost og bare kommunisere i Teams.

Nytt i juni 2021 - Opprett oppgave fra Teams-melding

Får du en forespørsel i chat eller i en kanal kan du legge den til i Teams oppgaveliste med et bestemt oppfølgingstidspunkt slik du kan gjøre med Outlook epost. Det fine er at den da vil vises automatisk i Outlook sammen med flagget epost og egne oppgaver du skrevet inn i listen. Vi kommer fortsatt til å forespørsler i epost fra eksterne og nå kan du planlegge og prioritere både Outlook- og Teams-forespørsler på ett sted.

Slik gjør du det

Trykk på de tre prikkene i Teams-meldingen, velg Flere handlinger og Opprett oppgave. Sett en forfallsdato på den dagen du ønsker å behandle den. Nå kan du se den i planleggingsvisningen i Outlook. Når du starter arbeidet den dagen går du til kalenderen der du vil se både dagens avtaler og dagens oppgaver. Dobbeltklikk på oppgaven og åpne meldingen i Teams der du kan behandle den ferdig. Etterpå klikker du på flagget i oppgavelisten for å markere oppgaven som fullført.

Følg opp og behandle oppgaver når du er i farta

Alle sitter ikke foran PC'en hele dagen så når du vil sjekke dagens oppgaveliste, eller når du vil notere en oppgave er det praktisk å kunne gjøre det på mobilen. Installer Microsoft To do. Da har du alltid med deg oppgavelisten i lomma. Der samles alle oppgaver fra Outlook, Teams og prosjektverktøyet Planner.

Dersom du og dine kolleger vil ha bedre dager med en mer realistisk prioritering av hva du kan rekke å gjøre kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do, eller nettkurset med samme innhold. Det kan du gjennomføre i når du vil i eget tempo.

Effektivitet kan læres - og automatiseres til en vane

Vi er alle forskjellige. Noen er strukturerte av natur, andre tar det mer på følelsen. Begge kan komme i mål og gjøre en god jobb, men den siste typen ender ofte med å måtte gjøre skippertak og gjøre alt i siste liten. Det kan være slitsomt. Dette har ingenting med å være flink å gjøre, men mer litt hvordan vi er av natur. Dessverre er de fleste effektivtetsopplegg laget for den strukturerte delen av befolkningen, mens de som trenger den mest er resten. Men alle kan utvikle effektive vaner.

Er du interessert i ledelse kan du ikke ha unngått å støte på navnet Peter F. Drucker, men om du ikke har kan jeg si er at han er en av de mest anerkjente lederguruene vi har hatt. Han er ikke med oss lenger, men prinsippene hans lever videre og er mer aktuelle noen gang.

I en tid der ledere og kunnskapsarbeidere har stadig høyere fleksibilitet og mulighet til å selv bestemme hvor, når, og hvordan man jobber stilles det også stadig større krav til at man lager sin egen plan og gjennomfører den for å nå sine og virksomhetens mål.

Forespørsler og oppgaver strømmer inn i mange kanaler

I digitale arbeidshverdagen strømmer oppgaver inn i mange kanaler, og vi må prioritere og planlegge dem. I tillegg kommer dine egne oppgaver du selv må synliggjøre og prioritere opp mot hva andre ønsker at du skal gjøre for dem.

Effektivitet kan læres

Drucker sier Kunnskapsarbeidere forventes først og fremst å få de riktige tingene gjort. Han sier også at ingen er født effektive, og at effektivitet kan læres. Det effektive mennesker har felles er det de gjør. Det er et sett med gjøremål som man gjennomgår uansett hva man arbeider med. Det er en ferdighet som kan læres og ved å trene på å gjøre de riktige tingene blir effektivitet en vane.

Det kan tilsynelatende se enkelt ut, men å gjøre det riktige er vanskelig helt til man har automatisert det. Det blir som å lære gangetabellen. Vanskelig når man sliter med å lære den, men når man kan den kommer trenger man ikke lenger å tenke på det. Man bare vet at 7 x 7 er 49. Vi har gjort det til en vane.

Ett av de områdene mange sliter med å bli effektive på er å ta kontroll over egen tid og balansere det som kommer inn av oppgaver på epost og gjennom Teams, med å prioritere og gjennomføre egne aktiviteter som gjør at du når dine mål.

Få oversikt over din arbeidsbelastning, helt automatisk

Du har allerede en verktøykasse i Outlook, Teams og To Do som inneholder det du trenger for å skaffe deg en visuell oversikt over din arbeidsbelastning enten oppgavene kommer inn i Outlook, som en Teams-henvendelse, eller du noterer viktige oppgaver som du må gjennomføre for å nå dine mål. Bruker du denne gjør du det enklere for deg selv å ikke ta på deg mer enn du kan gjennomføre og prioritere det som er viktigst til enhver tid. På denne måten unngår du med å ende opp med en lang rød oppgaveliste som er en konstant dårlig samvittighet.

Illustrasjon viser hvordan du kan se både avtaler og oppgaver på samme skjerm i Outlook

Smart prioritering og Planlegging med Outlook, Teams og To do nettkurs

Ønsker du å få hjelp av teknologien til å bli mer effektiv, prioritere bedre og utvikle dette til en vane? En av Smart endrings mest populære bedriftsworkshoper det siste året er Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Nå er denne også tilgjengelig som Smart endring nettkurs du kan ta på egenhånd og i eget tempo.

Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg

En av de verste følelsene du kan ha er at du har alt for mye å gjøre og at du ikke ser hva du kan gjøre for å komme ut av den situasjonen. Det er spesielt ille når det er noe andre forventer at du skal gjøre.

Men hvorfor er du kommet i en slik situasjon?

Det er lett å si at jeg ikke hadde noe valg. Min leder har gitt meg for mye arbeid. Kollegene er avhengige av meg og om ikke jeg stiller opp får ikke de gjort sitt arbeid. Men er det virkelig slik? Min erfaring er at vi tar på oss arbeid helt frivilling fordi vi har lyst, og fordi vi faktisk tror vi skal kunne få gjort alt. I alle fall når vi sa ja til noen om å gjøre noe for dem.

Tre grunner til at du sier ja

I mitt kurs Smart prioritering og planlegging har jeg stilt følgende spørsmål til tusener av personer: "Om jeg kommer og spør deg om du kan hjelpe meg med en sak neste uke, hva svarer du da?" Hva ville du svart om jeg spurte deg?

Ja nettopp, du ville svart ja! Vi gjør jo det og det er tre grunner til dette.

1. Vi vil gjerne hjelpe andre. Det ligger i vår natur

2. Vi tror vi skal klare det

3. Vi har ikke peiling på hva vår arbeidsbelastning er neste uke

For å løse dette er det viktig at du lærer å  vurdere hvor mye du allerede har å gjøre, og hva du må  prioritere for å nå dine mål innenfor ditt ansvarsområde.

Samle alle oppgaver på ett sted

Det er en ting du må gjøre for å kunne begrense hva du sier ja til. og hva du realistisk kan rekke å gjøre innenfor et visst tidsrom. Det gjelder enten det er en dag, eller en uke. Du er nødt til å gjøre alle oppgaver synlige. Altså de må være skrevet ned på ett sted. Dersom du har oppgavelister på flere steder, og aller verst, bare har oppgavelisten din i hodet, vil du ikke kunne få et realistisk bilde fordi vi i ikke summerer opp alle oppgavene.

Hvordan få en realistisk oversikt over din arbeidsbelastning?

Når jeg ser på en del kalendere blir jeg skremt. Mange er fulle av møter, og det gjelder særlig ledere. Samtidig forteller mange meg at det virkelige arbeidet gjør jeg jo mellom møtene. Så når dagen er full av møter, når skal jeg da gjøre mine arbeidsoppgaver? Ja det blir kvelds og helgearbeid igjen.

VI lar oss lure av kalenderen. Ta en titt på din kalender for neste uke. Ser du dager der med lite møter tenker du at det blir en fin dag. Men da glemmer du at det er da du skal gjøre oppgavene dine, og at du sannsynligvis bare kjenner til en del av de oppgavene i dag. Hver dag kommer det jo nye forespørsler fra andre og nye møteinvitasjoner. Så om du ikke har litt luft i kalenderen blir det kveldsarbeid igjen.

Bruker du PC med Outlook er du heldig

Outlook har en unik mulighet til å gi deg et bilde av ditt planlagte arbeid både på dag, og ukebasis. Når du flagger epost for oppfølging kan du velge fordele epostoppgavene utover i tid. Du kan også skrive egne oppgaver inn i Outlook. Det geniale er at du kan gjøre alt synlig i kalenderen slik at du ser summen av avtaler og oppgaver. Du forstår jo at når du har heldagsmøte på mandag og 5 oppgaver du har planlagt å gjøre samme dag så går ikke det helt opp (se bildet). Velger du arbeidsukevisning kan du flytte oppgaver fra slike dager til dager med færre møter basert på din prioritering. Du bare drar dem over til en annen dag. Dersom du samtidig passer på å ha litt luft i kalenderne til møter og oppgaver du ikke vet om ennå kan du få en mye bedre uke og kanskje slippe å arbeide i helgen for å komme ajour.

Outlook hjelper deg å holde oversikt over din totale arbeidsbelastning

Så neste gang noen spør deg om å hjelpe dem neste uke kan du svare "La meg sjekke planen min først. Vet du, neste uke er veldig full. Hva med uka etter?"

Dersom du og dine kolleger vil ha bedre dager med en mer realistisk prioritering av hva du kan rekke å gjøre kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do.

Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project

Nesten alle virksomheter har behov for å gjennomføre interne prosjekter. Det kan være et markedsprosjekt, anbudsprosjekt, et stort arrangement, eller utvikling og innføring av nye strategier og tjenester. De involver gjerne flere ansatte og går over noen uker eller måneder.

Når man ser etter prosjektverktøy for planlegging, oppgavefordeling og kontroll er det lett å tenke på Microsoft Project. Det ligger jo i navnet at det kan være et bra valg. Men det er ikke sikkert det er det rette valget for slike prosjekter.

Når trenger vi et prosjektverktøy?

1. Når vi er en eller flere som må gjennomføre et sett med aktiviteter som skal føre til et resultat

2. Der vi er avhengig av at alle involverte gjør sine aktiviteter for at vi sammen skal nå målet.

3. Resultatet skal oppnås over tid og vi trenger å vite hvor vi står underveis slik at vi er trygge på å komme i mål.

Velg prosjektverktøy utfra type prosjekt

Da jeg ledet Microsofts konsulentavdeling i Norge gjennomførte vi mange prosjekter med store virksomheter som ville ligge i forkant og være først med å ta i bruk ny teknologi. Jeg fikk mange spørsmål om hvilket prosjektverktøy vi brukte, og mange ble forbauset over at vi ikke brukte Microsoft Project, men holdt rede på leveransene i Excel. Det vi først og fremst produserte i prosjektet var dokumenter som planer, beskrivelser av IT-arkitektur, prosessbeskrivelser og presentasjoner. Arbeid med leveranser skjer i stor grad i parallell slik at tradisjonelle Ganntt-diagrammer ikke gir mye mening. Disse diagrammene egner seg mer der man ha sekvensiell gjennomføring av oppgaver slik man har i byggeprosjekter. Vi kan ikke sette opp reisverk før grunnmuren er ferdig. Dermed må man holde rede på avhengigheter.

Styr på status av leveransene

De fleste som skal administrere et prosjekt forsøker å definere oppgaver og fordele dem til prosjektdeltakerne. Det kan bli ekstremt detaljert og tidkrevende og egner seg best der vi gir deltakerne konkrete oppgaver som "Installer dette PC-programmet hos alle brukere". Vi kan måle status på hvor mange som har fått programmet installert.

Dersom du skal lage opplæringsmateriale er dette en mye mer kompleks oppgave der resultatet er et dokument eller en presentasjon. Det innebærer mange deloppgaver, så der tildeler vi deltakeren et ansvar og overlater til denne å velge hvordan dette gjøres best. Hvordan kan vi da vite status på arbeidet? Vi vet vanligvis ikke hvor lang tid det vil ta. Da er kanskje det beste å måle på status av leveransen, altså dokumentet.

Eksempel på dokumentleveranse med to ukers frist

Leveranser kan være dokumenter, planer og presentasjoner

For å kunne måle på leveransene må vi starte med å definere disse. Så kan vi fordele ansvar og følge opp  i henhold til en plan. Min erfaring er at dette fungerer mye bedre for prosjekter der vi skal produsere et resultat med hodet, og ikke med hendene. Her et eksempel på leveranser som vi ofte ser i slik prosjekter.

Hvilket verktøy velger du dersom du allerede har Microsoft 365?

Det finnes hundrevis av prosjektverktøy, men her begrenser jeg det til valg mellom de to mest aktuelle dersom dere allerede har gjort et valg på Microsoft-plattformen og ønsker å benytte denne i størst mulig grad. Under finner du noen kriterier som kan hjelpe deg å velge verktøy. Begge er integrert i Teams så du kan legge dem til som en fane i en prosjektkanal og gjøre den tilgjengelig for alle deltakere i prosjektet.

Komme raskt i gang med Planner?

Siden jeg ikke har jobbet med byggeprosjekter og andre logistikktunge prosjekter har jeg begrenset erfaring med Project, men mye erfaring med de andre prosjekttypene jeg beskriver. Trenger dere å komme raskt i gang med å utnytte Planner i Teams kan dere vurdere den bedriftsinterne workshop Smarte prosjekter med Planner og Teams. Er det bare deg finnes også denne i nettkursversjon du kan ta på egen hånd og i eget tempo.

Julespesial - Hvordan feire jul med tom oppgaveliste

Mange opplever den siste tiden før jul som veldig stressende. VI vil så gjerne få unna oppgavene våre før jul, men hver dag kommer det nye. På et tidspunkt må vi si  "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter jul". Men mange synes det vanskelig å si nei, og oppgavelisten bare vokser. Etter hvert gir vi opp og tar jul med masse ubehandlede oppgaver som vi ikke vet når vi skal få gjort . Da er det ikke så lett å koble av.

Gjør heller dette:

1 - Helst 2 uker før ferien

1. Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, epost og oppgaver du har lovet andre å gjøre

2. Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før jul, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.

3. Flytt resten til etter nyttår. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid.

Det er vanskelig å få en oversikt over dette i en lang liste av oppgaver og det er lett å legge en urealistisk plan. VI er ikke gode til å omdanne lange oppgavelister til noe som gir oss et bilde i hodet over fremtidig arbeidsbelastning. Det er derimot Outlook. Der har du muligheten til å få en visuell oversikt over både kalenderavtaler og oppgaver i det samme bildet. (Se illustrasjon). Når vi ser at vi har en dag med mye møter er det ikke lurt å planlegge mange oppgaver på samme dag.

2 - Fram til ferien

1. For alle nye oppgaver, vurder om de kan vente til etter nyttår

2. Dersom de må gjøres før, vurder å flytte andre oppgaver til etter nyttår

3. Ved å fordele oppgaver utover i tid i dagene og ukene som kommer deler du opp listen i små biter. Det blir som dem klassiske "Hvordan kan du spise en hel elefant? En bit av gangen". Ved å ta en bit av oppgavelisten din hver dag vil også kunne gjøre det den siste dagen før du tar juleferie og ta jul med god samvittighet og mindre jobbstress.

 Hva gjør du med de oppgavene som eventuelt måtte gjenstå? Flytt dem til første uken i januar. Ikke la dem bli hengende og flytte seg fra dag til dag gjennom hele julen. Er det vanskelig å prioritere? Les Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

Jeg opererer med tre tidsrom når jeg planlegger oppgaver. Det jeg må gjøre i dag, som er å tømme dagens oppgaveliste. De neste 1-2 ukene der jeg vil tidfeste oppgavene til en bestemt dag. De som er “over horisonten” detaljplanlegger jeg ikke ennå, men legger inn på starten av en uke jeg tror kan passe..

3 - Ta ferie med god samvittighet

Trenger dere litt starthjelp til å ta kontroll over oppgavelister, epost og meldinger i Teams?  Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do. Dere kan være inntil 20 deltakere og den kan gjennomføres i nettmøte.

Outlooks nye rolle i en verden av Teams - og om ditt nye oppgaveunivers

I den digitale arbeidshverdagen strømmer oppgaver inn i mange kanaler, og vi må prioritere og planlegge dem. I tillegg kommer dine egne oppgaver du selv må synliggjøre og prioritere opp mot hva andre ønsker at du skal gjøre for dem.

Tidligere var den mest vanlige måten å spørre noen om å gjøre noe å sende dem en epost. Ved stadig mer bruk av Teams flyttes dette i større grad over til Teams. Nå kommer forespørsler og oppgaver inn i Teams, Outlook, fra møter og fra prosjektsystemer. Hvordan henger dette sammen?

Verden blir stadig mer kompleks og vi kan ikke løse alle oppgaver og besvare alle forespørsler samme dag, men må legge en plan basert på prioritet og frister. Kan vi organisere og følge opp oppgaver fra alle kilder i en oppgaveliste?

Vi mottar flere forespørsler i digitale kanaler.

Når vi arbeider i en nye normalen der vi ikke ser hverandre på kontoret vil vi i mindre grad ha muntlige forespørsler i gangen av type "kan du se på prosjektbudsjettet". Dette vil komme gjennom en av våre digitale kommunikasjonskanaler.  Så må vi vurdere og prioritere dette og få dette inn i vår plan. Ved å bruke den digitale verktøykassen kan vi avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Men hva blir Outlooks rolle når vi flytter internforespørsler over til Teams samtaler og chat?

Outlooks rolle skifter ved innføring av Teams.

For kort tid siden kunne vi løse det meste av vår planlegging og prioritering i Outlook siden forespørsler kom på epost som kan flagges og behandles som oppgaver, og ved at vi skriver egne oppgaver inn i Outlook oppgavelisten. Nå kommer forespørsler mer og mer i Teams. Hvordan behandler vi de oppgavene? I tillegg kommer oppfølgingsoppgaver fra møter og prosjekter.

Outlooks unike styrke er muligheten til å gi oss en totaloversikt over avtaler og oppgaver og dermed få en oversikt over den totale arbeidsbelastningen. Da kan vi planlegge mer realistisk og ikke ta på oss oppgaver vi ikke har mulighet til å gjennomføre. I alle fall ikke innenfor normal arbeidstid. Kan vi få den samme muligheten med Teams-oppgavene? I så fall blir Outlooks primære rolle å være ditt personlige prioriterings og planleggingssystem. Epost delen vil derimot få en stadig mindre rolle i Outlook

OUtlook kalendervisning der du kan se både avtale og oppgaver (Krever Windows app)

Kan vi få oppgaver fra alle kilder inn i en liste?

Teams oppgaveliste samler oppgaver fra Teams, To-Do, PLanner og Outlook

Ja, i Microsofts oppgaveunivers kan vi få alle oppgaver inn i en liste, men det er ikke sikkert det alltid er det lureste. Det kan koste mer enn det smaker fordi du må ta noen manuelle grep for å komme dit. For noen vil det passe godt, for andre kan det være like greit å ha epostoppgavene i Outlook, og Teams-oppgavene i Teams.

Men om du ønsker det kan du opprette en oppgave i Teams og den vil automatisk vises i Outlook oppgavelisten. Du kan flagge en epost for oppfølging i Outlook og følge den opp på telefonen i To-Do appen. Du kan sågar opprette en oppgave i OneNote og i Planner og se den i din oppgaveliste enten du foretrekker å se den i Teams, To-Do eller i Outlook.

I MIcrosofts oppgaveunivers vil en oppgavce opprettet i et verktøy også flyte over i andre

Hver enkelt må gjøre sine valg om hva som er hensiktsmessig for dem utfra hva man jobber med, og hvordan man foretrekker å behandle oppgaver.

Vil du og dine kolleger skaffe dere en oversikt over alle mulighetene og gi deg muligheten til å velge hvordan ditt oppgaveunivers skal se ut kan dere vurdere 2-timers workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do. Da vil dere lære å bruke den digitale verktøykassen for å avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Du kan prioritere smartere og planlegge oppgaver utfra prioritet og tidsfrister. På den måten får du raskt en bedre arbeidssituasjon der du oppnår bedre resultater med mindre stress.