Du kan bli godt belønnet for å ikke utsette leveranser til siste frist

Du skal presentere resultater fra et prosjekt i et møte neste torsdag. Frem til dette er det mye møter og annet arbeid, så du setter av en time onsdag for å lage presentasjonen. Det burde holde tenker du. Hva i all verden kan gå galt nå?

Å utsette oppgaver til siste minutt er risikabelt

Onsdag kommer og du har en avtale med deg selv i kalenderen. Problemet er at en krise du må bidra til å løse gjør at du ikke holder avtalen med deg selv, men du kan jo lage presentasjonen i kveld…

Kvelden kommer og du oppdager plutselig at du mangler viktig informasjon fra en av prosjektdeltakerne, og hun er på ferie. Du får laget en presentasjon ut på natten, men møtet går ikke helt som du håpet. Det kom opp flere spørsmål du ikke hadde tenkt på.

Hvordan du kan unngå stress og levere med bedre kvalitet

Ved å starte på en oppgave tidlig har du mulighet til å oppdage at du trenger mer informasjon mens du fremdeles har tid til skaffe den. Du slipper kanskje også å bruke kvelden før du skal ha noe ferdig til å jobbe, og sover helt sikkert bedre natten før den viktige presentasjonen.

Zeigarnik-effekten

Når du har startet på en oppgave, og så legger den til side en stund, vil underbevisstheten din fortsette å arbeide med oppgaven, så når du tar opp igjen oppgaven senere har den "modnet" og du vil kunne jobbe videre med denne enklere. Uttrykket "å sove på det" kommer fra dette. Et problem som kan virke uløselig i dag, kan være enklere å finne en løsning på i morgen.

Tenk deg at hver oppgave har en skuff i hjernen. Når du åpner skuffen til en oppgave vil hjernen jobbe med oppgaven så lenge skuffen er åpen. Dette kalles Zeigarnik-effekten etter den russiske psykologen Bluma Wulfovna Zeigarnik.

Les mer om dette og andre områder der den kan forklare ulike fenomen. I artikkelen What Is the Zeigarnik Effect and How to Use It to Beat Procrastination

Hvordan jeg utnytter Zeigarnik-effekten for å ha bedre kontroll og levere med bedre kvalitet

Noen oppgaver kan det være en fordel å holde "skuffen" i hjernen åpen en stund slik at den kan fylles med flere innspill til oppgaven. Jeg har god erfaring med å gjøre dette. Hvis jeg skal holde et foredrag om to uker, åpner jeg gjerne "oppgave-skuffen" i hjernen så fort jeg kan og noterer litt stikkord om hva jeg skal si.

Når jeg tar opp oppgaven om noen dager igjen kommer ideer og momenter mye lettere til meg. Jeg opplever at det at jeg holder saken åpen gjør at underbevisstheten samler og sorterer stoff over en periode slik at når jeg skal gjøre finishen på foredraget dagen før er dette vesentlig enklere enn om jeg to uker før hadde skrevet på huskelisten "sette av to timer til å forberede foredrag" dagen før jeg skulle holde det.

Denne metoden bruker jeg på større og prioriterte oppgaver som kan tjene på å ligge i underbevisstheten en stund. For enklere oppgaver der dette ikke er nødvendig noterer jeg dem på oppgavelisten med en forfallsdato. På denne måten lar jeg "skuffen" være lukket slik at jeg kan glemme dem til jeg skal gjøre dem.

Du blir mer kreativ også

I tillegg viser også undersøkelser at det å veksle mellom å arbeide med ulike oppgaver hindrer at du kjører deg fast, og fremmer kreative løsninger. Altså ikke multitasking, men en oppgave av gangen. Les mer om dette i “Switching On” creativity: Task switching can increase creativity by reducing cognitive fixation

Om du synes dette er nyttig, vil du kanskje også ha glede av tipsene i blogginnleggene

4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det og
Effektivitet kan læres

Ble dette mye? Bokmerk blogginnlegget og les det om igjen senere, eller send det til OneNote så har du det for alltid. Les om hvordan i Samle all informasjon du kommer over i din digitale notisbok

Godt nytt og effektivt år ønskes fra Smart endring!

Bør vi - og kan vi bruke mindre tid i Outlook og Teams?

Data Microsoft samler inn viser at Microsoft 365-brukere i gjennomsnitt bruker 57 prosent av tiden de jobber på PC og mobil på kommunikasjonsaktiviteter som Teams-møter, -chatter og e-post. 43 prosent av arbeidsdagen brukes til å produsere innhold med ved hjelp av verktøy som Excel, Word PowerPoint og OneNote.

Er ikke kommunikasjon like viktig som produksjon?

Variasjonen er nok stor her avhengig av den rollen du har. Og, er det slik at du ikke produserer noe når du skriver en epost eller en melding i Teams? Jeg tror ikke det er slik vi skal tolke det.

Det har vært en gjenganger de siste 20 år i undersøkelser som typisk sier at vi bruker altfor mye tid på eposten. De tar utgangspunkt i at vi bruker det meste av tiden til å behandle, sortere  og lese epost. Altså tar det tiden bort fra det å produsere noe av verdi. Men mye av tiden vi typisk har brukt i Outlook er å produsere innhold og kommunisere det til andre. Epost har vært det viktigste samarbeidsverktøyet frem til vi fikk verktøy som Teams og Slack.

Kan vi redusere tiden vi bruker på behandling og prioritering?

Når det er sagt er det ingen tvil om at mye av tiden mange bruker i Outlook og Teams går med til å sortere og prioritere hva vi må lese, og til å finne henvendelser vi må gjøre noe med og som kanskje krever en respons. På det området opplever jeg at mange synes det er slitsomt, og vanskelig å gjøre dette effektivt. Når du i dag ikke bare skal følge med på epost i Outlook, men i tillegg må følge med på Teams-chat og meldinger i mange Team og kanaler er det lett å forstå at du kan føle at du ikke har oversikt. Hva har jeg ikke fått med meg? Hva har jeg glemt?

Krever kommunikasjon i flere kanaler en ny måte å behandle forespørsler på?

Jeg spør ofte deltakere i Smart endring workshops om hva de gjør med epost de ikke kan behandle her og nå? De aller fleste bruker muligheten i Outlook til å flagge eposten for å enklere finne tilbake til den senere. Men hva gjør du om stadig flere henvendelser kommer i form av Chat, eller i en kanalsamtale i Teams? Og hva gjør du for å prioritere egne oppgaver og forespørsler som ikke kommer inn i disse kanalene? For eksempel oppfølging av noe fra et møte.

Du må balansere oppgaver fra andre og egne oppgaver

I en travel arbeidshverdag der epost og Teams-meldinger strømmer på er det lett å jobbe for mye på innkommende, og at det blir lite tid igjen til egne oppgaver. For å balansere dette er min erfaring at du må gjøre egne oppgaver like synlige som oppgaver du gjør for andre. Da hjelper det å ha alt samlet i en oppgaveliste. Erfaringsmessig er det da enklere å ikke glemme å bruke tid på egne oppgaver.

Microsoft oppgavesystem kan hjelpe deg å få oversikt

Jeg har brukt Microsofts oppgavesystem i Outlook siden 2007, og ettersom mulighetene har blitt inkludert, i OneNote, Teams, To do og Planner. Det gjør at jeg kan se alle mine oppgaver på ett sted. Da er det enklere å være realistisk når jeg prioriterer og planlegger arbeidet. Jeg forstår  jo med en gang at 10 oppgaver på samme dag er helt urealistisk. Da må jeg enten skyve på dem, eller kanskje innse at jeg ikke kan gjennomføre alle oppgavene jeg kunne tenke meg å gjøre, men må prioritere oppgaver som er viktigst for å oppnå mine og teamets mål.

For en oversikt over mulighetene i Microsofts oppgavesystem, les gjerne Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver, og for å se henvendelser i Outlook og Teams i sammenheng, les Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

---

Ønsker du å ta i bruk nye smarte arbeidsformer med støtte fra den digitale verktøykassen kan du kanskje få med deg kollegene dine på en bedriftsintern Smart endring workshop i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do.

Alle workshops kommer med fyldig dokumentasjon som er nyttig å bruke til oppslag og repetisjon i etterkant.

Er det bare deg som er interessert kan kanskje nettkurset med samme innhold være noe? Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Liker du å lese deg til ny kunnskap kan du ha nytte av Smart endring e-bøker.

Hvordan vil det føles å ta juleferie med tom oppgaveliste?

Alt skal gjøres før jul!

Slik er det hvert år. Flere av de jeg har avtalt å gjennomføre workshop med i desember har nå ringt og spurt pent om vi kan flytte denne til januar. De har ikke tid til å bruke 2-3 timer for  bli mer effektive og samarbeide smartere akkurat nå :-)

Jeg forstår dem. Det er ofte et press i desember, enten fra ledelsen eller selvpålagt, at alt skal i boks før vi tar juleferie.

Vi vet også at mange opplever den siste tiden før jul som veldig stressende. Du vil gjerne kunne ta ferie og koble av uten at det er utestående oppgaver og forespørsler. Får du ikke gjort alt du har planlagt, henger det resterende over deg og skaper en følelse av uro.

Er det realistisk å gjøre alt før jul?

Vet du egentlig hvor mye arbeid du har igjen før du kan ta ferie med god samvittighet? Mange har bare oversikt over arbeidet i dag og kanskje i morgen. I tillegg er oppgavelisten for neste uke spredt på Innboksen, oppgavelister, notatbok, gule lapper og i hodet.

Så hva kan du gjøre nå for å kunne ta ferie med ro i sjelen?

Mitt råd er å gruppere oppgaver fra alle kilder i to lister:

1. Arbeid som må gjøres før ferien

2. Arbeid som må vente til etter ferien

Først, skriv ned alle oppgaver du vet om. Det som ikke er nedskrevet blir ikke prioritert. Fordel nå oppgavene på de to listene. Bruk gjerne Microsoft To do på PC/Mac, eller på mobilen. Gå igjennom oppgaver du har og dra dem til den ene, eller den andre listen. Det er enklest å gjøre på PC/Mac. Du kan selvfølgelig også bruke to lister på papir dersom du synes det gir bedre oversikt.

Mine tre horisonter. I dag, før jul og etter nyttår

Nå er tiden kommet til å gjøre en realitetssjekk på liste nummer 1.

Fordel oppgavene fra denne på de dagene som er igjen til ferien ved å sette forfallsdato til den dagen du planlegger å gjøre den. Ta hensyn til møter og avtaler, samt at du sannsynligvis vil fortsette å få oppgaver dumpende inn i Innboksen neste uke. Du oppdager nå at tiden ikke strekker til for å gjøre alle oppgavene :-)

Det du må gjøre nå er å flytte oppgaver til liste 2

og om nødvendig informere kolleger, eller avklare med din leder om hva som må vente til du er tilbake. Sett så forfallsdato på oppgavene i liste 2. Fordel dem gjerne over de første to ukene i januar. Du kan umulig gjøre alt førte dag tilbake på jobb. Du kan lage en veldig oversiktlig og god ukeplan med oppgaver fordelt på dager sammen med alle avtaler om du bruker planleggingsvisningen i Outlook.

Les mer om den unike panleggingsvisningen i Outlook for Windows som er beskrevet i workshop-beskrivelsen til Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do

Hvordan du kan skille mellom jobb- og private oppgaver i Microsoft To do

Mange ønsker å ha et godt oppgavesystem for å holde rede på både jobb- og private oppgaver, men ønsker å skille mellom disse. Jeg har tidligere skrevet om hvordan du kan opprette lister for private oppgaver i To do for å skille dem fra jobb-oppgaver. Dette kan du gjøre med å opprette en egen liste for private oppgaver, og er en god løsning dersom det bare er dine oppgaver.

Bruk To Do til jobb- og private oppgaver - og til delte oppgavelister — Smart endring AS

Men hva om du vil dele en liste med familiemedlemmer?

Jeg møter av og til noen som har tatt i bruk To do som oppgaveliste på mobilen. Ofte er det den som har gått over fra Wunderlist som Microsoft kjøpte og som var forløperen til To do. Da har de opprettet alle sine oppgaver der logget inn med privat Microsoft-konto. Kanskje har de også delt en eller flere lister med familien.

Du kan dele en privat oppgaveliste med famile og med deg selv på jobben

Når jeg introduserer dem til To do som oppgavesystem for jobb-bruk sammen med Outlook lurer de på hvordan de som kunne kombinere disse.

Du kan logge av den private Microsoft kontoen og logge på med jobbkontoen. For å bytte liste må du logge deg av og på mellom disse kontoene, noe som er upraktisk.

Men en veldig god mulighet er å dele de originale listene med din jobbkonto. Da kan du være logget inn på jobbkontoen og jobbe med både jobb og private oppgaver i To do uten å måtte bytte konto.

Gjør dette for å få den private oppgavelisten i To do og Outlook på jobb PC'en

 Logg deg først på med din private Microsoftkonto på PC eller mobil. Tips! Dersom du vil gjøre dette fra jobb PC, åpne en privat nettleser, logg på din personlige Microsoft konto og start To do.

Opprett en ny liste du ønsker å bruke sammen med familiemedlemmer og del denne. Se illustrasjon for hvordan. Del også med din jobb-epostadresse. Når du har gjort dette kan du klikke på lenken du får på epost og legge til den private listen i ditt jobb-oppgavesystem. Fra nå av kan du opprette, dele og gjennomføre private oppgaver fra din To do og Outlook på jobben.

 Vil du og dere lære ta i bruk To do og resten av Microsoft oppgavesystem har Smart endring flere workshops av ulikt omfang, fra 40 minutters frokost/lunsj-workshop i Få stålkontroll på forespørsler og egne oppgaver, til 2-3 timers workshop i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Den siste finner du også som nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Den mest brukte måten å be noen om å gjøre noe for deg har i mange år vært å sende en epost. Du skriver den på et tidspunkt som passer for deg, jeg som mottar den kan behandle din forespørsel når det passer meg. Dersom det er noe jeg ikke kan gjøre noe med, eller svare på med en gang lager jeg en oppgave av den ved å høyreklikke på flagget og velger når jeg skal følge den opp. Det kan være i morgen, neste uke, eller på en bestemt dato.

Jeg prioriterer den utfra hvor mye det haster og hvor viktig oppgaven er. Jeg har god oversikt over min arbeidsbelastning fordi jeg ser både møter og planlagte oppgaver i Outlook kalendervisningen.

Les hvordan du ser avtaler og oppgaver pr. dag i Outlook for Windows planleggingsvisning: Kalenderen din og hodet ditt samarbeider for å lure deg

Den viktigste Teams-nyheten i 2021 finner du bare om du vet om den

Men hva om forespørslene fra andre ikke lenger kommer som en epost, men som en chat- eller kanalmelding i Teams? Ja, mange har som ambisjon å kutte all intern epost og bare kommunisere i Teams.

Nytt i juni 2021 - Opprett oppgave fra Teams-melding

Får du en forespørsel i chat eller i en kanal kan du legge den til i Teams oppgaveliste med et bestemt oppfølgingstidspunkt slik du kan gjøre med Outlook epost. Det fine er at den da vil vises automatisk i Outlook sammen med flagget epost og egne oppgaver du skrevet inn i listen. Vi kommer fortsatt til å forespørsler i epost fra eksterne og nå kan du planlegge og prioritere både Outlook- og Teams-forespørsler på ett sted.

Slik gjør du det

Trykk på de tre prikkene i Teams-meldingen, velg Flere handlinger og Opprett oppgave. Sett en forfallsdato på den dagen du ønsker å behandle den. Nå kan du se den i planleggingsvisningen i Outlook. Når du starter arbeidet den dagen går du til kalenderen der du vil se både dagens avtaler og dagens oppgaver. Dobbeltklikk på oppgaven og åpne meldingen i Teams der du kan behandle den ferdig. Etterpå klikker du på flagget i oppgavelisten for å markere oppgaven som fullført.

Følg opp og behandle oppgaver når du er i farta

Alle sitter ikke foran PC'en hele dagen så når du vil sjekke dagens oppgaveliste, eller når du vil notere en oppgave er det praktisk å kunne gjøre det på mobilen. Installer Microsoft To do. Da har du alltid med deg oppgavelisten i lomma. Der samles alle oppgaver fra Outlook, Teams og prosjektverktøyet Planner.

Dersom du og dine kolleger vil ha bedre dager med en mer realistisk prioritering av hva du kan rekke å gjøre kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do, eller nettkurset med samme innhold. Det kan du gjennomføre i når du vil i eget tempo.

3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021

Det er tid både for tilbakeblikk og noen tanker om hva 2021 vil bringe. Her er 3 trender jeg tror vil prege mange arbeidsplasser fremover og noen tilbakeblikk på Smart endring blogginnlegg i dette året som gir grunnlag for å tro noe om dette.

Den første påvirker hvordan vi samarbeider, den andre hvordan vi organiserer vårt eget arbeid, og den tredje hvordan virksomheten kan legge til rette for enklere arbeid og samarbeid.

1. Selv når vi får komme tilbake til kontoret vil mange fortsatt ønske å beholde fleksibiliteten og mulighet til å jobbe hjemme. Dette fører til at de fleste møter blir hybridmøter og vi trenger effektive møteprosesser tilpasset dette.

2. Større frihet til å velge arbeidssted krever bedre selvledelse og økt ansvar for egen plan. Dette øker behovet for god prioritering, planlegging og en renessanse for tidsstyring.

3. Teams-året 2020 videreføres og Teams vil bli den nye arbeidsflaten der du starter dagen. Flere vil tilpasse Teams-kanaler med tilleggsverktøy for ulike arbeidsområder.

1. Effektive hybridmøter

Vi kommer ikke til å vite på forhånd hvem som dukker opp i møterommet og hvem som blir med i møtet hjemmefra. Det betyr at alle møter må planlegges som nettmøter for å være forberedt på dette. Tradisjonelt har bare en av deltakerne i møterommet koblet seg opp til nettmøtet. Det er OK dersom vi bare skal prate sammen, men møter i dag krever ofte mer samhandling med å bruke tavle for å bidra med ideer, eller å samarbeide om et tekst. Da holder det ikke med å bruke tavlen på møteromveggen. Vi må bruke den digitale tavlen i nettmøtet og da må alle i møterommet delta i møtet fra egen PC.

HAr du opplevd slike møter?

Vi har sett at mange har økt antallet møter i 2020 fordi vi i mindre grad har kunnet gjøre avklaringer når vi møtes på kontoret. For å holde antall møter nede må vi bli mer bevisste på om vi trenger å ha et møte, eller om vi med fordel kan koordinere oss gjennom Teams-meldinger og prosjektverktøy. For de møtene vi velger å ha stilles det høyere krav til forberedelse for at de skal bli effektive.

Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

2. Fleksibilitet og selvledelse

Med frihet kommer ansvar. Når vi i større grad arbeider der vi finner det hensiktsmessig kan vi i mindre grad basere oss på å gjøre muntlig oppfølging og avklaringer. Det fører til mer digital, skriftlig kommunikasjon. Fra før har den vanligste måten å sende en forespørsel, eller be noen om å gjøre noe, vært å sende en epost. Det blir nok ikke borte, men i tillegg får vi nå slike forespørsler gjennom Teams eller Slack, gjennom CRM og prosjektverktøy og vi kan få oppfølgingsoppgaver i møter. Vi kan ikke regne med å kunne gjøre alle oppgavene samme dag, så vi må prioritere og planlegge dem utfra viktighet og frister. I tillegg til å planlegge må vi utøve selvdisiplin, og håndtere avbrytelse og andre forstyrrelser.

Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

3. Økt bruk av Teams-muligheter

Bildet viser Planner/Tasks tillegget integrert i en Teams-kanal

Vi er gjerne medlem av flere Team som har kanaler for ulike arbeidsprosesser. For hver arbeidsprosess kan det være fordelaktig å legge til ulike verktøy. Prosjektverktøy i en prosjektkanal, møtenotater til avdelingsmøtekanalen, og en Excel-bok til budsjettkanalen. Ved å tilpasse verktøykassen til hver kanal vil vi ha alt vi trenger av verktøy, informasjon og arbeidsmateriale på ett sted. Det sparer mye tid og gir oss bedre oversikt i arbeidet.

Når virksomheter i stadig større grad tar i bruk Teams til arbeidsprosesser og prosjekter vil skreddersøm av verktøykassen føre til at det blir enklere å få jobben gjort og vi blir mer motivert til å ta i bruk nye arbeidsformer og verktøy.

De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Jeg ønsker dere alle en fredelig og avkoblende jul og et produktivt nytt år!

Kanskje kommer du til å oppleve det jeg beskriver i En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen ;-)

Rakk du ikke alt du hadde tenkt å gjøre før påske?

Det er mye som skal gjøres før påske og ofte er vi ikke helt realistiske når vi planlegger. Vi har våre planer, men andre har sine planer og de involverer ofte deg!. Hvor mye av ukens arbeidstimer tror du du kan planlegge? Selv de med veldig selvstendige jobber og stor frihet til å bestemme over egen arbeidsdag kan sjelden planlegge mer enn 50-60% av tiden. Resten av tiden må du ha tilgjengelig for aktiviteter, oppgaver og forespørsler du ikke vet om ennå.

Fordel oppgaver over tid

Så hva gjør du nå? Det er ikke noen god ide er å la alle oppgaver bare skli over til etter påske. Da starter du på minus og blir fort tatt av den daglige hvirvelvinden av epost og forespørsler. En bedre ide er å gå gjennom det du hadde tenkt å gjøre før påske og innse at du ikke kommer ajour uansett på første arbeidsdag etter påsken.

Sett av tid til deg selv, men også til andre

Fordel oppgavene utover de neste to ukene, og mens du holder på, blokker gjerne litt tid i kalenderen for å sikre at du både får gjort disse og andre oppgaver du allerede har planlagt å gjøre etter påske. Likevel må du også ha tid til å være tilgjengelige for andre, både til møter og andre aktiviteter andre er avhengige av for å få gjort sin jobb. Jeg kaller det beskyttet tid og tilgjengelig tid.

Se kalender og oppgaver i sammenheng

Oppgaver som ikke er veldig omfattende og ikke trenger å gjøres på et bestemt tidspunkt beholder jeg i oppgavelisten under kalenderen og gjør i løpet av dagen, mellom møter og beskyttet tid. Ser du ikke oppgave under kalenderen i Outlook? Her er hvordan du setter det opp.

Les mer på Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister. Her er løsningen!

God påske, og etterpåske :-)

Hvordan ta juleferie med god samvittighet

Snømannen Kalle?

Mange opplever den siste tiden før en ferie som veldig stressende. "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter jul". Likevel får du et rush av oppgaver som samler seg opp, og det vet du når du prøver å ha ferie. De fleste gir opp og reiser på ferie med masse ubehandlede oppgaver og e-post i innboksen. Da er det ikke så lett å koble av. Gjør heller dette:

1. Helst 2 uker før ferien

• Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, og oppgaver du har lovet andre å gjøre
• Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før ferien, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.
• Flytt resten til etter ferien. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid
• For tips om å organisere oppgavene dine, se: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

2. Frem til ferien

• For alle nye oppgaver, vurder om de kan vente til etter ferien
• Dersom de må gjøres før, vurder å flytte andre oppgaver til etter ferien
• Hvordan holder du deg ajour med oppgaver frem til siste dag før ferien?  Se gode tips og råd her: Kjære postmann. Du kommer med så mye post til meg. Ta noe med tilbake og lever igjen når jeg har bedre tid.

3. Ta ferie med god samvittighet

PS: Skulle du likevel jobbe litt i julen kan du rydde i postboksen og komme deg ajour til etter jul. Se lenken over. Den vil hjelpe deg da også.

Tid, oppgaver og verktøy får skylda når vi ikke får gjennomført alt vi håpet

Tid

Alle er gitt den samme tiden og det er det lite å gjøre med. Griper du deg selv noen ganger i på si "jeg har ikke tid"? Det har du selvfølgelig. Det du egentlig mener er "dette vil jeg ikke prioritere nå". Det kan imidlertid høres litt hardt ut, særlig om det er noen som spør om du kan gjøre noe for dem. Man vil helst ikke avvise noen. Det kjennes veldig ubehagelig. Dessverre er det enda mer vanlig å si "jeg har ikke tid" til egne aktiviteter man gjerne skulle gjort. Prioritering, vanskelig som det kan være, er nettopp å si nei til noe for å kunne gjøre noe annet som er enda viktigere.

Her er to teknikker du kan bruke for å prioritere bedre i hverdagen:

1. Når noen kommer og spør deg om å gjøre noe for dem, eller sender en epost. Svar, "jeg har mye viktig jeg må gjennomføre i dag, er det noe som kan vente til i morgen, eller neste uke? Sannsynligheten er stor for at den andre da enten gjør det selv, spør noen andre, eller sier "det er OK". Da noterer du dette på oppgavelisten og følger det opp senere når du kan planlegge dette og jobber videre med dagens viktige oppgaver.
2. Når du kommer på noe du gjerne vil gjøre, eller du har en oppgave som har fulgt deg i ukesvis og som aldri kommer høyt nok opp på prioriteringslisten, men som du ikke har lyst til å gi opp. Sett den opp på en liste 1-3 måneder frem i tid og vurder den på nytt da. Gå så videre med det som er viktig nå med god samvittighet.

Hvordan vet du så hva som er viktigst og hvordan får du prioritert aktiviteter relatert til dette? Stephen R. Covey som står bak 7 habits/de 7 gode vanene sier det veldig bra synes jeg.

You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside.

Det betyr at du må ha gjort deg opp en mening om hva du vil oppnå. Da vil du alltid ha noe å prioritere oppgaver opp mot. Spør deg selv, vil det å gjøre denne oppgaven føre meg nærmere ett av mine mål? Forbausende ofte gjør det ikke det. Da havner vi i "busy-fella" Vi er fryktelig travle hele tiden, men ikke nødvendigvis med å gjøre ting som skaper resultater.

Les mer: Busy busy! Jeg har så mye å gjøre at jeg ikke får gjort det jeg egentlig skulle

Oppgaver

Jeg har studert mye på hva som virker og ikke virker av ulike oppgavelister. Det jeg vet utfra dette er at lange oppgavelister ikke virker, enten de er på papir, en app, eller i Outlook. Jeg spør ofte på mine kurs om hvilken farge det er på teksten i Outlook oppgaver, og svaret er nesten alltid RØD. Når jeg ser på oppgavelisten er den gjerne på mer enn en side og blitt en dårlig samvittighet. Det fører til at man helst unngår å se på den og skriver korte oppgavelister på papir isteden :-)

Den eneste måten jeg har funnet ut som virker for meg, og som jeg ser virker for mange andre også, er å lage korte, tidsbaserte oppgavelister der hver av dem lar seg gjennomføre i løpet av en dag. Det er helt umulig å gjennomføre alt på en gang. Noen sier man skal lage en prioritert liste og jobbe seg nedover fra toppen, men i realiteten er det en del oppgaver som kanskje ikke er på toppen av lista som faktisk har en tidsfrist, så når man bestemmer hvilken "dagsliste" oppgaven skal føres opp på må man ta hensyn til både hvor viktig oppgaven er og hvor mye den haster.

På toppen av dette kommer at du ikke har like mye tid til oppgaver hver dag fordi en del av dagen også går med til møter og avtaler. I tillegg endrer prioriteringene seg hele tiden. Derfor er det en fordel å kunne gjøre raske omprioriteringer. Da er det bra å kunne bruke et verktøy der det er enkelt å flytte oppgaver samtidig som du beholder oversikt så du kan planlegge realistisk.

Les mer: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen

Verktøy

Jeg har prøvd ut mange ulike verktøy, det ene mer ambisiøst enn det andre for å håndtere oppgaver. Mange av disse er gode i seg selv, men kommer ofte i tillegg til, og må administreres på siden av verktøy man uansett må forholde seg til i hverdagen. Det oppleves som ekstra arbeid og fører ofte til dobbeltføring. Jeg har kommet til at det beste for de fleste er å bruke det verktøyet nesten alle har tilgjengelig via jobben, nemlig Microsoft Outlook. I tillegg, for alltid å kunne ha oppgavelisten med meg, en app på telefonen som synkroniserer oppgaver automatisk med Outlook.

Ved å se både avtaler og oppgaver i det samme bildet er det enklere å se total arbeidsbelastning pr. dag.

Les mer: Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver
og Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Flere og flere jeg vet om bruker Outlook oppgaver for å prioritere bedre i hverdagen. I alle fall de som har vært på mitt Smart bruk av Outlook kurs :-)

Bruker du oppgaver, men ikke muligheten for å opprette og følge opp oppgaver på mobilen? Det finnes et utall av apper man kan bruke til dette. Noen apper lever i sitt eget univers og er ikke kobler til Outlook. Det synes jeg er synd fordi så mange oppgaver oppstår som følge av en epost at det er veldig praktisk å gjøre disse om til Outlook oppgaver med et enkelt klikk. Å skrive inn disse i en separat mobilapp gir ikke noen mening for meg. I alle fall hvis det er jobbrelatert.

Så har du oppgaveapper som synkroniserer med Outlook. De synes jeg er mye mer interessante. Faktisk har du sannsynligvis en app allerede på telefonen til dette. På iPhone heter den Påminnelser og på Samsung S-planner som er en kombinert kalender og oppgaveapp. Du kan koble begge disse til din Exchange, eller Office365-konto.

De er ganske enkle og mangler to egenskaper jeg setter pris på. Det er å kunne operere med startdato på en oppgave og kunne kategorisere den i henhold til Outlook kategorier.

Ideelt sett hadde jeg ønsket meg at Microsofts Outlook app også hadde håndtert oppgaver, men det gjør den dessverre ikke. Men det finnes veldig gode alternativer.

Hvorfor bruker du ikke Outlook på mobilen når du gjør det på PC

For planlegging av oppgaver fungerer det best for meg å gjøre det på PC hvor jeg har god oversikt og kan flagge epost til oppgaver, men for å følge opp og også notere nye oppgaver på farten bruker jeg appen TaskTask for iPhone. Den synkroniserer all informasjon jeg vil ha mellom PC, mobil og nettbrett samtidig som den er veldig enkel å bruke. Den synkroniserer både oppgaver og flaggede epost. Det gjør ikke de fleste appene. Den koster en 50-lapp og da får du mye for pengene.

TaskTask app på iPhone støtter kategorier (fargene i margen) og flagget epost

For Android anbefaler jeg å prøve Nine – Email & Calendar- synkroniserer både oppgaver og flagget epost. Den koster 105 kroner, og det er den verd.

Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Hvordan ta påskeferie med god samvittighet

Mange opplever den siste tiden før en ferie som veldig stressende. "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter påske". Så får du et rush av oppgaver som har samlet seg opp, og det vet du når du prøver å ha ferie. De fleste gir opp og reiser på ferie med masse ubehandlede oppgave og e-post i innboksen. Da er det ikke så lett å koble av. Gjør heller dette:

1. Helst 2 uker før ferien

• Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, og oppgaver du har lovet andre å gjøre
• Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før ferien, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.
• Flytt resten til etter ferien. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid
• For tips om å organisere oppgavene dine, se: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

2. Frem til ferien

• For alle nye oppgaver, vurder om de kan vente til etter ferien
• Dersom de må gjøres før, vurder å flytte andre oppgaver til etter ferien
• Hvordan holder du deg ajour med oppgaver frem til siste dag før ferien?  Se gode tips og råd her: Lær hvordan du tømmer Innboksen og holder den tom på 10 minutter!

3. Ta ferie med god samvittighet

PS: Skulle du likevel jobbe litt i påsken kan du rydde i postboksen og komme deg ajour til etter påske. Se lenken over. Den vil hjelpe deg da også.

Hva gjør du når oppgavelisten bare vokser?

Før i verden ble oppgaver man skrev opp borte etter hvert om man ikke gjorde dem. Det var begrenset hvor langt tilbake i møteboka man bladde for å lete etter oppgaver man skulle gjort, og gule lapper og løse ark har en tendens til å bli borte etterhvert også. De oppgavene du skulle gjøre for andre kunne du nok bli minnet på, men mange ting du ønsket å gjøre, men som du ikke fikk prioritert ble etter hvert borte.

Problemet i dag med digitale oppgavelister er at oppgavene aldri blir borte :-) De følger med deg til evigheten om du ikke gjør dem eller sletter dem. Jeg bruker å titte over skulderen på mange av de jeg arbeider med og veldig mange har oppgavelister så lange som et vondt år i Outlook eller i andre digitale oppgavelister.

Oppgaven er gjerne også i rød skrift som indikerer at tidsfristen du satt for deg selv er overskredet på alle oppgavene. For de som har det slik ser jeg ofte også at de nå skriver oppgaver på et stykke papir igjen. De har gitt opp sin digitale oppgaveliste. Kjenner du deg igjen i dette?

Problemet er at de fleste av oss er tidsoptimister. Vi vil så mye og så tror vi at vi får så mye bedre tid neste uke enn vi har denne uken :-) Derfor tenker vi ofte ikke godt nok igjennom våre prioriteringer når vi tar på oss en oppgave for andre, eller i et inspirert øyeblikk skriver opp ting vi ønsker å gjøre. På denne måten blir vi lett drevet av det som brenner mest og ikke av hva som kanskje er de viktigste oppgavene.

Vil du ta et oppgjør med oppgavelisten din og gjøre en re-prioritering? Da anbefaler jeg at du går igjennom en og en oppgave og bestemmer hvilke av disse fire valgene du vil gjøre.

Gjør den nå!

Oppgaven tar ofte ikke mye tid. Den har bare blitt liggende fordi vi ikke har hatt noe press på oss til å gjøre den. Gjør den her og nå og ikke gå videre til neste oppgave før du har gjort denne! Du vil føle deg mye bedre når du kan stryke denne fra listen.

Planlegg den!

Det er en viktig oppgave og du må gjøre den, men av ulike årsaker kan du ikke gjøre den nå. Spør deg selv, hvor viktig er den og hvor mye haster det? Bestem hvilken dag du skal gjøre den og sett av tid til å gjøre den i kalenderen. Flytt den enten inn i kalenderen, eller i en oppgaveliste for den dagen. Nå er den ikke lenger på den lange listen.

La den gå!

Beklager kjære oppgave. Nå har du fulgt meg i ukesvis uten at jeg har fått gjort deg. Du kommer nok aldri høyt nok opp på mine prioriterte oppgaveliste til at jeg får gjort deg. Slett den fra listen.

Kanskje en dag?

Om det virkelig skjærer deg i hjertet å la en oppgave gå fordi du har så lyst til å gjøre den, men aldri har tid til det, kan du plassere den på en liste for "kanskje en dag". Den listen kan du så kikke på av og til og så flytte oppgaver til gjørelisten for en bestemt dag på et senere tidspunkt.

Det er ikke realistisk å tømme den lange oppgavelisten som har bygget seg opp i en økt, så planlegg gjerne flere korte økter på 20-30 minutter for å komme ajour. Det får du til innimellom møter og annet arbeid. Du vil føle deg så mye bedre etterpå. Nå gjelder det bare å ikke la oppgavelisten vokse igjen. Dersom du vil bli bedre til å prioritere realistisk kan du få litt hjelp her: Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Lykke til!