3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021

Det er tid både for tilbakeblikk og noen tanker om hva 2021 vil bringe. Her er 3 trender jeg tror vil prege mange arbeidsplasser fremover og noen tilbakeblikk på Smart endring blogginnlegg i dette året som gir grunnlag for å tro noe om dette.

Den første påvirker hvordan vi samarbeider, den andre hvordan vi organiserer vårt eget arbeid, og den tredje hvordan virksomheten kan legge til rette for enklere arbeid og samarbeid.

1. Selv når vi får komme tilbake til kontoret vil mange fortsatt ønske å beholde fleksibiliteten og mulighet til å jobbe hjemme. Dette fører til at de fleste møter blir hybridmøter og vi trenger effektive møteprosesser tilpasset dette.

2. Større frihet til å velge arbeidssted krever bedre selvledelse og økt ansvar for egen plan. Dette øker behovet for god prioritering, planlegging og en renessanse for tidsstyring.

3. Teams-året 2020 videreføres og Teams vil bli den nye arbeidsflaten der du starter dagen. Flere vil tilpasse Teams-kanaler med tilleggsverktøy for ulike arbeidsområder.

1. Effektive hybridmøter

Vi kommer ikke til å vite på forhånd hvem som dukker opp i møterommet og hvem som blir med i møtet hjemmefra. Det betyr at alle møter må planlegges som nettmøter for å være forberedt på dette. Tradisjonelt har bare en av deltakerne i møterommet koblet seg opp til nettmøtet. Det er OK dersom vi bare skal prate sammen, men møter i dag krever ofte mer samhandling med å bruke tavle for å bidra med ideer, eller å samarbeide om et tekst. Da holder det ikke med å bruke tavlen på møteromveggen. Vi må bruke den digitale tavlen i nettmøtet og da må alle i møterommet delta i møtet fra egen PC.

HAr du opplevd slike møter?

Vi har sett at mange har økt antallet møter i 2020 fordi vi i mindre grad har kunnet gjøre avklaringer når vi møtes på kontoret. For å holde antall møter nede må vi bli mer bevisste på om vi trenger å ha et møte, eller om vi med fordel kan koordinere oss gjennom Teams-meldinger og prosjektverktøy. For de møtene vi velger å ha stilles det høyere krav til forberedelse for at de skal bli effektive.

Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

2. Fleksibilitet og selvledelse

Med frihet kommer ansvar. Når vi i større grad arbeider der vi finner det hensiktsmessig kan vi i mindre grad basere oss på å gjøre muntlig oppfølging og avklaringer. Det fører til mer digital, skriftlig kommunikasjon. Fra før har den vanligste måten å sende en forespørsel, eller be noen om å gjøre noe, vært å sende en epost. Det blir nok ikke borte, men i tillegg får vi nå slike forespørsler gjennom Teams eller Slack, gjennom CRM og prosjektverktøy og vi kan få oppfølgingsoppgaver i møter. Vi kan ikke regne med å kunne gjøre alle oppgavene samme dag, så vi må prioritere og planlegge dem utfra viktighet og frister. I tillegg til å planlegge må vi utøve selvdisiplin, og håndtere avbrytelse og andre forstyrrelser.

Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

3. Økt bruk av Teams-muligheter

Bildet viser Planner/Tasks tillegget integrert i en Teams-kanal

Vi er gjerne medlem av flere Team som har kanaler for ulike arbeidsprosesser. For hver arbeidsprosess kan det være fordelaktig å legge til ulike verktøy. Prosjektverktøy i en prosjektkanal, møtenotater til avdelingsmøtekanalen, og en Excel-bok til budsjettkanalen. Ved å tilpasse verktøykassen til hver kanal vil vi ha alt vi trenger av verktøy, informasjon og arbeidsmateriale på ett sted. Det sparer mye tid og gir oss bedre oversikt i arbeidet.

Når virksomheter i stadig større grad tar i bruk Teams til arbeidsprosesser og prosjekter vil skreddersøm av verktøykassen føre til at det blir enklere å få jobben gjort og vi blir mer motivert til å ta i bruk nye arbeidsformer og verktøy.

De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Jeg ønsker dere alle en fredelig og avkoblende jul og et produktivt nytt år!

Kanskje kommer du til å oppleve det jeg beskriver i En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen ;-)

Det beste planleggingsverktøyet for dere som bruker Microsoft Teams

Ved første øyekast ser Microsoft Planner ut til å være ganske likt Trello og andre prosjekt- og oppgavestyringsverktøy. Felles for verktøyene er at de bruker en oppgavetavle, ofte kalt Kanban-, eller Scrum-board.

Setter du deg litt inn i Planner vil du se at oppgavetavlen er mer avansert og mer oversiktlig enn i en del andre verktøy. I tillegg er Planner godt integrert i Microsoft Teams.

Alle oppgavekort har sin egen statusinformasjon

Skjermbilde av Trello oppgavetavle

Kjernen i de fleste prosjektverktøy som bygger på oppgavetavler er at man legger opp flere kolonner der oppgavekort flyttes mellom kolonnene ettersom oppgavene ikke er påbegynt, under arbeid, eller ferdige. Hvert oppgavekort kan tildeles en eller flere som skal gjøre oppgaven og kan ha en forfallsdato. De kan også ha flere detaljer som sjekklister og lenker til relevant informasjon og dokumenter man trenger for å utføre oppgaven.

---

Alt dette har Planner også, men i tillegg har hvert oppgavekort en status for fremdrift som kan være ikke startet, Pågår og Fullført. Det gjør det unødvendig å lage egne kolonner for dette på oppgavetavlen. Det muliggjør å ha bedre oversikt med en kolonne for hvert delprosjekt, eller arbeidsområde. Hver kolonne kan være en Samling av oppgaver og leveranser. Under er det satt opp to samlinger, en for Velferdstjenester og en for Kontortjenester. De tilhører samme prosjekt, men ulike arbeidsområder eller delprosjekt.

Ønsker vi å se tavlen etter fremdrift er det bare å bytte visning til Fremdrift. Her kan du også endre fremdriftsstatus ved å dra oppgavekortet mellom kolonnene. En tredje visning er å vise en oversikt over hvem som har hvilke oppgaver i hver sin kolonne.

Oppfølging av mine oppgaver

Det er flere mulige måter å følge opp oppgaver du har gitt deg selv, eller blitt tildelt av andre i Planner. Du kan følge dem opp i Teams der du kan få en egen visning av dine oppgaver fra alle planer du har oppgaver i. Du kan også bruke Microsoft nye To-Do app på PC eller telefon, og du kan selvfølgelig også følge dem opp direkte i Planners telefonapp.

Planner blir hva du gjør det til.

Dersom du og dine kolleger har tatt i bruk Teams og vurderer nye måter å planlegge og gjennomføre aktiviteter på er det veldig nærliggende å ta i bruk Planner. Det du må være klar over er at Planner bare er et skall uten innhold. Du må selv lage struktur, innhold og deltakere i aktivitetene må avtale seg imellom hvordan man ønsker å bruke det. Det krever at man snakker om dette og bygger en struktur og arbeidsmåte som passer for dere. Det kan ikke et verktøy løse for dere.

For en kick-start der dere kan teste ut ulike muligheter i Planner og Teams og diskutere hvordan dere kan ta det i bruk, sjekk ut lynkurset Smarte prosjekter med Planner og Teams.