Vær tilgjengelig samtidig som du har kontroll på din kalendertid

Er du leder, eller en som har mange jern i ilden har du ofte en veldig full kalender. Da kan det være vanskelig for en medarbeider eller en kollega å finne en tid dersom de ønsker en prat med deg. I dag er det jo ikke slik at vi kan stikke hode inn på kontoret til noen og spørre om de har tid til å diskutere noen saker. For det første har ikke mange kontor lenger, og for det andre kan det hende at de er i et møte, jobber hjemme, eller er på reise. Så om det er viktig for deg å gjøre noen avklaringer eller ta opp saker det er best å snakke om 1:1 må du kanskje planlegge det. Og du må planlegge med at noen kommer til å ha behov for å møte deg. Særlig om du er leder. Da er det en forventning at du setter av tid for å være tilgjengelig for dine medarbeidere.

Ta i bruk din personlige møtebestillings-side

Nå har Microsoft gjort det enklere for deg å planlegge for dette behovet. Du har nå din egen side der andre kan bestille et møte på tider du har satt av til dette. Denne siden kan du informere andre om, og der de kan finne en tid du har avsatt til 1:1-møter.

For å finne denne siden må du åpne Outlook på nett. Skriv outlook.office.com i adressefeltet på nettleseren din og velg Kalender. Her finner du en lenke til Rediger bestillingssiden. Evt. bare klikk på lenken her for å gå til din bestillingsside nå.

Velg tider og møtelengde du vil tilby andre

Nå kan du opprette en avtaletype og sette av tider innenfor tidsrom du velger. La oss si du ønsker å sette av tirsdag ettermiddag og fredag formiddag til 1:1 samtaler legger du inn dette, og hvor lang møtetid de kan få. For at du ikke skal legge inn andre avtaler der bør du sette inn den samme tiden i din kalender som ledig tid. Det skjer ikke automatisk. Legger du selv inn et møte i denne tidsperioden, eller noen ber om et møte vil denne tiden ikke vises som tilgjengelig lenger på møtebookingsiden.

Dersom du deler lenke til bestillingssiden vil alle som får lenken kunne se dine Offentlig tilgjengelige møtetidsmuligheter. Dersom du bare vil at dine medarbeidere skal kunne be om 1:1 møter gjør du møtetidspunktene private og sender en lenke bare til denne møtetypen. Du kan også velge å dele mulige møtetidspunkter med noen utenfor din egen virksomhet på samme måten.

Får du tilbud fra Outlook om å sette av fokustid automatisk? For å planlegge din uke enda bedre, les gjerne Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Smart endrings nye workshop Smart hybridhverdag på 1-2-3 inneholder både tipsene over og mye mer. Er du en del av en gruppe ledere kan workshopen Smart teamledelse i en hybrid arbeidhverdag også være aktuell.

Alt skulle bli enklere når vi kom tilbake på kontoret

I mars 2020 opplevde mange en lett kaotisk situasjon når alle ble sendt hjem for å jobbe. Hvordan skal jeg som leder følge opp mine medarbeidere nå? Hvordan får jeg oversikt over prosjektet når jeg ikke kan snakke med prosjektmedlemmene på kontoret, og hva skal jeg prioritere å jobbe med har jeg sitter hjemme. Der jeg tidligere kunne gjøre en rask avklaring med min leder, kvier jeg meg nå for å plage henne med å kontakte henne om småting.

Etter hvert fant vi formen, og for mange så godt at de egentlig ikke ville tilbake. I alle fall ikke hver dag.

Vi kan ikke skru tiden tilbake!

Mange trodde nok at alt ville bli som før når vi kunne komme tilbake til kontoret, men det kommer ikke til å skje. Nå må vi finne ut på nytt hvordan vi skal innrette oss når det er uforutsigbart hvem som er på kontoret hvilke dager. I forrige ukes blogg skrev jeg om et tema jeg har hørt mange synes er veldig vanskelig, Jeg orker ikke hybridmøter!. Det er viktig å snakke om, men de fleste forteller meg at de tross alt gjør mesteparten av jobben mellom møtene. Hva innebærer hybridkontor for den delen av arbeidstiden?

Smartere hybridhverdag på 1-2-3

Min erfaring er at det er tre ting vi må finne ut av er

1. Hvordan kan jeg prioritere og planlegge slik at jeg kan jobbe selvstendig med mine viktigste oppgaver?

2. Hvordan kan jeg få oversikt og samarbeide med andre om å oppnå felles mål uten å møtes hele tiden?

3. Hvordan planlegge, og gjennomføre effektive møter med noen i et møterom og noen på Teams fra andre steder?

For hvert av disse områdene har Smart endring bedriftsinterne workshops og nettkurs. Men hver av disse er på 2-3 timer, og i en hektisk hverdag er det forståelig at man må prioritere tiden ganske hardt. Likevel ser det ut til å være et behov for å utvikle spesifikke ferdigheter for å mestre hybridhverdagen.

---

Derfor tilbyr Smart endring nå en ny, effektiv workshop som inneholder det aller viktigste for å mestre en fleksibel arbeidssituasjon, og som kan gjennomføres på kort tid. Sjekk ut den nye workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3. Les gjerne videre her om hvilke utfordringer den tar sikte på å løse.

---

1 - Smart prioritering og planlegging

Hver dag får du mange henvendelser fra andre på epost og i Teams. De ønsker at du skal gjøre noe for dem. I tillegg har du selvfølgelig egne viktige oppgaver. Gitt at summen av dette vanligvis er mer enn du har tid til, hvordan prioriterer du hva du skal velge å gjøre i dag? Det er en håpløs oppgave om du ikke du kan se oppgaven i sammenheng med noe du vil oppnå. Om jeg gjør denne oppgaven, bidrar det til at jeg når mine, eller våre felles mål? Om ikke, hvorfor skal jeg da gjøre den? Dette er grunnen til at målstyring er en forutsetning for å gjøre de riktige prioriteringene. De fleste av oss er ikke saksbehandlere der vi løser en og en oppgave etter hvert som de blir presentert for oss, omtrent som på et samlebånd. VI må selv velg hvilke oppgaver vi skal gjøre, og når.

Les mer om grunnlaget for målstyring her: Det hjelper ikke med SMARTe mål om du ikke har en gjennomføringsplan

2 - Smart oversikt og status på våre oppgaver

Er du lei av ukentlige statusmøter der dere går rundt bordet og alle forteller om status på sine oppgaver? Det er fint å snakke sammen, men dersom mesteparten av møtet blir brukt til statusgjennomgang, og lite til å diskutere utfordringer og løsninger kan det føles litt meningsløst. Ved å ta i bruke et verktøy for felles oppgaveoversikt, fordeling, og status kan dere spare mye tid og ha status på planer og oppgaver også mellom møtene, og fylle kortere møter med mer meningsfylt innhold.

Les mer om dette i: Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større Der finner du også informasjon og workshops og nettkurs som kan hjelpe deg/dere i gang .

3 - Effektive og inkluderende hybridmøter

Selv om vi jobber for å få færre- og kortere møter, vil vi ønske å snakke sammen. Dersom vi avtaler å ha et møte med 7-8 personer neste uke. Hva er sannsynligheten for at alle er på kontoret den dagen? De fleste vil si null! Hva må vi gjøre da? Les mer om det her: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter Tips! Du finner et gratis nettkurs Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter på Smart endring nettkurs

Jeg orker ikke hybridmøter!

"Jeg orker ikke hybridmøter!" har jeg hørt mange si. Det er ikke rart dersom du bare har hatt dårlige opplevelser med dette.

Jeg vil gjerne, men jeg vet ikke hva jeg skal gjøre! For å kunne endre oss trengs både motivasjon og ferdigheter. Mange oppfatter hybridmøter som veldig vanskelige og gir en dårligere følelse enn da alle satt hjemme på hver sin skjerm. Noen jeg har snakket med sier at det er håpløst å ha møter der noen sitter i et møterom og noen deltar hjemmefra. Da får vi heller sitte på hvert vårt kontor (om vi har det). Det er tydelig at manglende motivasjon og ferdigheter gjør det vanskelig å komme frem til at hybridmøter kan være helt OK.

Hvorfor må vi ha hybridmøter?

Det er ikke noe nytt at en kollega plutselig ikke kommer på kontoret til et møte. Jeg har et barnebarn som nettopp har begynt i barnehagen. På dag tre hadde han litt feber og måtte være hjemme. Da må far eller mor være hjemme, men kan likevel jobbe en god del. Før kunne vi se på dette som et unntak. Nå er det regelen, selv om man ikke har syke barn. Når vi først sitter der i møterommet vil de fleste være enige i at det er upraktisk å spre seg i kontorlokalet for å ha møtet.

Tina må være med hjemmefra i dag, men hun får få med seg det han klarer

Godtar vi at de som ikke er i møterommet ikke er fullt inkludert i møtet? En del mener nok at om de ikke kommer på jobben for å delta i møtet kan de ikke forvente at alle andre skal ta hensyn til det. Vil vi ha det slik? Mange mener nei, alle må inkluderes og ha de samme mulighetene til å delt aktiv i møtet uansett. 

Er det en teknisk utfordring?

I noen tilfeller er det en teknisk utfordring, og den største er at de utenfor møterommet ikke hører hva alle sier. Men med det enorme oppsvinget i møterom med gode møteromssystem er det andre utfordringer som kan være enda viktigere å ta tak i for å sikre god involvering av alle. Vi må både ville at alle skal være inkludert, og vi må vite hvordan.

Hvordan forbereder vi, gjennomfører og følger opp et godt (hybrid)møte?

Den tekniske- og organisatoriske delen er den enkleste å løse. Les om dette i På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men det at vi alle blir overbevist om at det er mulig å både få bedre møter, og kunne gjennomføre dem på en god måte uansett om man deltar fra møterommet, eller fra annet sted, krever nye måter og tenke på og nye ferdigheter. Vi må også bli enige om noen kjøreregler for slike møter. Min erfaring er at dette best gjennomføres i en bedriftsintern workshop der de som ofte har behov for å møtes snakker sammen og prøver ut dette sammen.

Vil du vite mer om hvordan du kan få bedre møter med Teams, bruk noen minutter på denne videoen der jeg forteller om de 5 viktigste gevinstene ved å organisere møter i Teams, enten det er møter i et rom, hybrid, eller på nett.

Hva Smart endring kan bidra med

Basert på mange års praktisk erfaring fra slike møter da jeg jobbet som leder i Microsoft, har jeg utviklet workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett. Sjekk ut denne om dere ønsker hjelp til omstilling i tanker og ferdigheter når hybridmøter er kommet for å bli. Vil dere ha en totalpakke som bidrar til løsning av flere utfordringer på hybridkontoret? Sjekk ut workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3

Utnytter du mulighetene digital tavle gir i nettmøter?

Da jeg jobbet i Microsoft ledet jeg flere team med medlemmer spredd utover hele Europa. I hvert eneste arbeidsmøte og avdelingsmøte brukte jeg det innebygde tavleverktøyet i Lync/Skype for business. Til å skisse en agenda i et arbeidsmøte der vi ikke hadde dette klart før møtet, og for å få innspill fra alle mine 20+ medarbeidere på en effektiv måte. Jeg hadde inntrykk av at jeg var den eneste som visste om denne muligheten. Hvorfor hadde ikke flere tatt den i bruk?

Møteverktøyet ditt har en digital tavle. Har du brukt den?

Alle leverandører av nettmøter med respekt for seg selv har sitt eget whiteboard på nett. Microsoft har  selvfølgelig dette i Teams nå. Du finner det i Zoom, i Webex, Google, og snart i Apples Facetime. Felles for de innebygde verktøyene i møteprogrammene er at de er laget for enkle formål, og primært skal erstatte den analoge tavlen i møterommet.  Min erfaring er at disse tavleverktøyene er lite brukt. Mange finner dem rett og slett ikke, eller har ikke oppdaget hvor nyttige de kan være. I en hektisk hverdag har de færreste tid til å utforske alle mulighetene i den stadig større digitale verktøykassen.

Les om hvorfor en digital tavle er viktig i hybridmøter: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Slik oppretter du en digital tavle i et Teams-møte

Teams-integrasjon med andre tavler

Det finnes også tavler som ikke er knyttet til nettmøteprogrammene, men kan brukes sammen med dem. Disse tar gjerne sikte på mer avansert bruk, og terskelen for å ta i bruk disse er gjerne høyere. Prisen pr. bruker kan også være like mye som dere allerede betaler for hele Microsoft 365. Disse tavlene brukes oftest av noen som organiserer workshops for prosessmodellering og lignende.

Oppgradert Teams-tavle

Nylig har Microsoft oppgradert tavlen med en del av det du måtte brukt en ekstern tavle til tidligere. Det finnes nå et utvalg av maler for brainstorming, workshops mm., og du kan hente inn bilder og dokumenter.

Nytt er også at du kan forberede en eller flere tavler og veksle mellom dem i et Teams-møte. Det øker nytteverdien veldig. Alt du gjør på tavlen blir lagret slik at du kan hente ut resultatet etter møtet, og evt. jobbe videre på det. Du kan selvfølgelig også bruke tavler utenom møtet gjennom Microsoft Whiteboard app for Windows og nettbrett.

Installer Microsoft Whiteboard app på PC og nettbrett

Prøv Microsoft Whiteboard i neste Teams-møte

Her får du noen ideer  til hva du kan prøve ut i ditt neste nettmøte, eller hybridmøte.

• Skisser en agenda

• Få innspill fra mange på en gang

• Samle ideer med gule lapper

Tips

• Forbered tavlen før møtet

• Samle inn innspill etter møtet

• Vil du virkelig tegne? Bruk din iPad med penn. Om du deltar i møtet fra PC kan du i tillegg være med fra et nettbrett og bruke tavlen derfra til tegning og håndskrift,

Vil du bli god på å arrangere engasjerende nettmøter og workshops ?

Delta på gratis nettseminar torsdag 15. september kl. 14.00 - 14.30 så får du mange tips som gir deg god kontroll på Teams-møtearrangementer, og i tillegg kan du vise dine kolleger muligheter de ikke vet om.

Meld deg på her: Teams-nyheter for deg som organiserer møter, konferanser, workshops og nettseminarer