Rydd i oppgavelisten før ferien og ta fri uten jobbstress!

Feriebilde fra Hellas. Foto Bjørn O. Hopland

I følge en amerikansk undersøkelse utfører 82% av oss arbeidsoppgaver i ferien. Vi vet også at mange opplever innspurten før en ferie som veldig stressende. Man vil gjerne dra på ferie uten at det er utestående oppgaver og med tom innboks i e-posten. Følgen kan bil at du er utslitt før du har startet ferien. Sannsynligvis lykkes du verken med å gjennomføre alt på oppgavelisten, eller tømme innboksen. I tillegg går du og tenker på alt du kan ha glemt og som du skulle ha gjort.

Det som stresser mange er alt du ikke får gjort og manglende følelse av oversikt og kontroll med oppgaver. Hvor mye arbeid har jeg egentlig har igjen før jeg kan ta ferie med god samvittighet?

Mange har bare oversikt over arbeidet i dag og kanskje i morgen. I tillegg er oppgavelisten for de neste to ukene spredt på Innboksen, notatbok, gule lapper og i hodet. Følgen er at du bare ser toppen av isfjellet.Så hva kan du gjøre nå for å kunne ta ferie med ro i sjelen?

Mitt råd er å samle oppgaver fra E-post, gule lapper og det du har i hodet på ett sted. Min favoritt er Outlooks oppgaveliste. Jeg vet mange har forsøkt, men ikke fått til dette, men før du avskriver dette, sjekk  Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Det vi ønsker å gjøre er å skille oppgavene i arbeid som må gjøres før ferien og arbeid som må vente til etter ferien. Det er ikke så lett om man har en lang oppgavelisten der noe har frister og noe er mer av typen "dette må jeg gjøre så fort som mulig", eller "dette vil jeg gjøre når jeg får tid".

Løsningen er å gjøre en ny prioritering på alle oppgaver utifra to kriterier:

1. Hvor viktig er oppgaven?
2. Hvor mye haster den?

Her er de fire mulighetene du har når du re-prioriterer oppgavelisten din:

Fordel oppgavene fra punkt 2 på det du realistisk kan gjøre de dagene som er igjen til ferien. Ta hensyn til møter og avtaler, samt at du sannsynligvis vil fortsette å få oppgaver dumpende inn i Innboksen de neste to ukene. Du oppdager nå at tiden ikke strekker til for å gjøre alle oppgavene :-) Det du er det eneste du kan gjøre å flytte resten av oppgavene til etter ferien. Om nødvendig, informer kolleger om hva som må vente til du er tilbake. Du kan nå lage en veldig oversiktlig og god ukeplan med oppgaver fordelt på dager sammen med alle avtaler om du bruker Outlook.

Nå har du fordelt oppgaver på listene, men selvfølgelig vil oppgavene fortsette å strømme på helt til siste dag på jobben før ferien. Hva gjør du med dette? I denne perioden er det spesielt viktig å prioritere forespørsler umiddelbart og bestemme med en gang om den skal før eller etter ferien. Hvis den må gjøres før, hvordan påvirker det arbeidsbelastningen din? Må du re-prioritere noe annet ved å flytte flere oppgaver til etter ferien?

Hvis du ikke allerede har innarbeidet denne måten å arbeide på vil du nok streve litt med å følge dette, men jeg kan love deg at belønningen er stor for å gjennomføre. Du vil kunne ta ferie med god samvittighet. Hvem vet, kanskje du fortsetter å arbeide på denne måten etter ferien og gjør det til en vane å ha god oversikt og kontroll med mindre stress :-)

God ferie!

Hvordan skrive epost med militær presisjon og vinne Innboks-slaget

Hvor mange leser all epost de får? Når jeg kikker over skulderen til deltakerne på mitt Smart bruk av Outlook kurs er det åpenbart at mange ser på Innboksen som en nyhetsstrøm i Facebook. Det renner inn så mye at det er fort gjort å overse en epost du har sendt til noen og som du mener de burde prioritere å behandle.

For å gjøre det lettere for mottakeren å gjøre de riktige valgene i Innboksen innfører en del organisasjoner en epostpolitikk som sier at du skal skrive bestemte ord i tittelen for å indikere prioritet, slik som TIL INFO:, ACTION:, TIL GODKJENNING:. Selv om dette er godt ment har jeg ikke sett noen steder der dette fungerer i praksis. Kanskje i militæret?

I en artikkel i HBR skriver Kabir Sehgal om sine erfaringer med epost i det amerikanske forsvaret og hvor kritisk det kan være om en viktig epost ikke blir behandlet. Konsekvensene for oss er kanskje ikke liv og død, men kan være misforståelser som fører til merarbeid, dårlige beslutninger og tapte penger.

Her er hans gode råd til deg om hva som fører til at akkurat din epost blir prioritert:

1. Vær tydelig med hva som er formålet med e-posten

Det ville være flott om vi kunne innføre et militært kodeverk, med stikkord som beskrevet over, men dessverre er få så disiplinerte, så det det blir opp til deg å gjøre noe som kan virke. Da er det tittel og avsender som har størst effekt på mottakeren.

Hvis tittelen på E-posten din er intetsigende, eller føles irrelevant for mottakeren kan du risikere at den drukner i en lang liste av meldinger. Her er noen eksempler på hva du kan få til med få ord og som vil øke sannsynligheten for at din E-post blir lest:

• Trenger dine innspill til forretningsplan i dag
• Kontroller kostnadsrapporten før 12 fredag.
• Frist 1. okt. for sammenstilling av workshopresultat.
• Nå har du mulighet til å påvirke budsjettet ditt

2. Start med en oppsummering

Hvis det første du ser i E-posten er en veldig lang innledning eller beskrivelse av en situasjon vil du mest sannsynlig tenke: "Dette har jeg ikke tid til å se på nå. Kanskje senere" Tenk også på at et langt avsnitt blir mange sider om du leser E-posten på mobilen. Om mulig, ta med all nødvendig informasjon for at mottakeren skal kunne svare deg. Unngå å bruke lenker til informasjon mottakeren trenger for å svare, eller ta en beslutning dersom det er mulig. Materiale som bare er tilgjengelig via lenker kan ikke leses om du ikke er på nett, og ofte ikke dersom du er på nett utenfor bedriften. Det beste er å ta med en kort oppsummering av viktig informasjon, og bruke lenker til mer utfyllende bakgrunnsmateriale.

3. Spar på ordene

En lang epost tar lengre tid å skrive og lese enn en kort epost. Tid er kostbar og mindre tidsbruk på å skrive og lese epost kan brukes til andre viktige oppgaver. Om mulig, hold eposten så kort at den kan leses på en skjerm. Det vil motivere til å lese hele eposten der og da fremfor å utsette den.
Bruk aktivt språk. Det er lettere å skrive, lettere å oppfatte, og gir færre ord.