Innfør en ny rutine for å få bedre oversikt og kontroll

/

Det er RUTINER og IKKE VANER som virkelig flytter fjell, sier Øystein Pettersen (ja, skiløperen). Når noen sier til ham, du må ha gode treningsvaner sier han nei, men gode rutiner.

Hva er forskjellen på en vane og rutine? Vaner er ting vi gjør uten å tenke over det. Rutiner er bevisste valg og bevisste handlinger.

Det første du gjør når du kommer på jobben er å hente deg en kaffe, og så åpne Outlook. Du tenker ikke over hva du gjør. Da er det en vane. Men når du skal behandle eposten i din innboks, eller forespørsler i Teams så er det ikke en vane, men en rutine. Rutinen kan være god, eller dårlig.

Høres dette kjent ut? De leser den øverste eposten, altså den som kom inn sist. Det er en forespørsel om du kan gjøre noe for avsenderen. Du tenker, ja det må jeg gjøre, men ikke akkurat nå. Nå må jeg straks i et møte, så den får vente.

  1. Du lar meldingen ligge ubehandlet og går til neste epost

  2. Ja, den må jeg også gjøre noe med. Kanskje senere i dag? Så går du videre til melding nummer tre, og fire.

Du går i møte, og etter møtet tar du opp arbeidet med dine innkommende meldinger igjen. Og nå er det kommet enda noen nye meldinger …

Det jeg beskriver her er ikke en vane, selv om du gjør det hver dag. Det er en rutine, og en lite effektiv rutine. For mange fører denne rutinen til merarbeid, dårlig oversikt og manglende prioritering av viktige arbeidsoppgaver. Men, rutiner kan endres. Hva om du gjør det på denne måten:

Du  kommer på jobben, henter deg en kaffe og starter med å gjennomgå nye meldinger. Når du leser den første meldingen ser du at det er noe du må gjøre med, men ikke akkurat nå.

  1. Du vurderer hvor viktig den er, og hvor mye den haster.

  2. Den må jeg gjøre noe med på onsdag tenker du og flagger eposten, eller lager en oppfølgingsoppgave av Teams-forespørselen med en forfallsdato på onsdag.

  3. Du går videre til neste melding

Når du kommer på jobb onsdag starter du med å gjennomgå oppgavelisten din, og der ligger oppfølgingsoppgaven du opprettet på mandag. Så svarer du på denne, eller gjør det oppgaven gjelder. Etterpå markerer du oppgaven som fullført.

Ved å innføre denne rutinen har du alltid oversikt over hva du skal gjøre og når, utfra din prioritering. Ved å prioritere forespørsler der og da sparer du mye tid, får bedre oversikt, og er rimelig trygg på at du arbeider med prioriterte oppgaver.

Vanskelig? Nei, du får mye hjelp og støtte av Outlook, Teams og oppgavesystemet i MS365 for å gjøre dette. Men det innebærer at du må innføre en ny rutine for oppgaver du ikke kan gjøre her og nå.

For tips om hvordan du kan gjennomføre denne rutinen uten den tar mer tid, les:

Trenger du og dine kolleger litt starthjelp for å få i gang nye rutiner? Sjekk ut workshopen Smart prioritering med Outlook, Teams og To do. Eller nettkurset med samme navn. Det kan du gjennomføre på egenhånd, og i eget tempo. Liker du å lese deg opp selv finnes innholdet også som e-bok.