Har "Ny samtale" blitt erstattet med "Start et innlegg" i Teams-kanalen?

En av de største utfordringene jeg har støtt på når jeg holder Teams-workshops er å få alle til å forstå at kommunikasjon i Teams-kanalene ikke er chatt, men e-posterstatning. Det er ikke så lett når det ser ganske likt ut. Det er først når trykker på Format-knappen at du får mulighet til å gi innlegget et emne slik vi alltid gjør med e-post i Outlook.

Start et innlegg

Men nå vil flere og flere ha fått erstattet "Ny samtale" med "Start et innlegg". Der blir det åpenbart at du skal starte med å skrive hva innlegget gjelder i emnefeltet, og du se alle formateringsmulighetene. Nå kan du bruke farger, kulepunkter og tabeller i meldingen. Det gir en helt annen mulighet til å kommunisere tydelig og strukturert. Og det er lettere å forstå et dette er annerledes enn chatt.

Samtaler i kanal er ikke Chat! Det er alternativ til epost

Les gjerne hvorfor det ofte er mye lurere å bruke Teams-kanaler enn chatt:  Sikre kontinuitet og historikk i prosjekter med Teams

Skill ut samtalen i et eget vindu

Fra før kunne vi skille en chatt i et eget vindu for å kunne chatte med kolleger gjennom arbeidsdagen uten å måtte bytte fra det vi jobber med i Teams. Nå kan du også løsrive en kanalsamtale på samme måte. Det kan gi bedre oversikt og gjøre det enklere å delta i flere samtaler i parallell.

Å skille ut ulikt arbeid i flere Teams-vinduer er spesielt nyttig når man har en stor skjerm, eller flere skjermer. Du har sannsynligvis oppdaget at Teams-møter blir skilt ut i et eget vindu, så du skal kunne jobbe i Teams også når du er i møtet. Prøv dette gjerne også på dokumenter, Planner, og Teams-notater i OneNote.

Trenger dere en ny start i Teams?

Jeg ser at mange bruker mest chatt til kommunikasjon og kanalene først og fremst til å samarbeide om dokumenter. Men en stor del av verdien, og det som skaper økt effektivitet og mindre epost er å bruke Teams-kanaler til å samle alt som har med et arbeidsområde, prosess eller prosjekt i samme kanal.

Med en klarere og enklere kommunikasjon i kanalen kan det også være en god anledning til å starte litt på nytt for å ta ut disse effektene. Trenger dere starthjelp kan kanskje workshopen Smart samarbeid med Teams være nyttig?

Er du Team-eier? Hva er ditt ansvar, og dine muligheter?

Du må ikke ha flere armer for å være Team-eier

Før, når du startet i en ny jobb, kunne det gå lang tid før du hadde alle tilganger til dokumenter og ressurser på fellesområder. Din leder måtte gjerne søke om dette til en IT-administrator. Når vi tar i bruk Teams er dette mye enklere. Da kan din nye leder, selv legge deg til i de avdelings-Team og prosjektledere kan legge deg til i prosjekt-Team. Det er ikke lenger en IT-oppgave å administrere dette.

Du kan bli Team-eier

Har du et behov, kan du også opprette er Team for et formål der du trenger å samarbeide med kolleger og eksterne samarbeidspartnere i et prosjekt, eller arbeidsområde.

Når du oppretter et Team blir du Team-eier og det medfører muligheter og ansvar for det som skjer i det Teamet.

Dette bør du tenke på når du er Team-eier

Det første du må gjøre er å melde inn de du skal samarbeide med i Teamet. Da vil de ha tilgang til alt som foregår der. En god praksis er å velge ett av medlemmene som medeier i Teamet. Da har du en mulig stedfortreder om du ikke skulle være tilgjengelig og eierrettigheter er nødvendig.

Og, dersom et Team-medlem ikke lenger skal ha tilgang må du fjerne medlemmet fra Teamet. Da vil denne umiddelbart miste alle tilganger.

Ikke bruk Generelt-kanalen til arbeid

La oss si at du er kvalitetsleder i en virksomhet og har opprettet et Team der du vil samarbeide med andre i ulike deler av virksomheten for å sikre og forbedre kvaliteten. Da trenger vi å melde inn kvalitetsproblemer og samarbeide om løsning. Vi kan også ha prosjekter relatert til kvalitet. For å unngå å blande alt dette sammen i en suppe oppretter vi kanaler for hvert arbeidsområde. Du bør bruke Generelt-kanalen bare til informasjon og annonseringer fra deg som eier om hvordan vi skal samarbeide, faktainformasjon og annet som ikke er en arbeidsprosess.

Vil du sikre deg mot at medlemmene bruker Generelt-kanalen kan du som eier sperre denne for andre.

Les hvorfor du bør bruke Innlegg i kanaler fremfor Chat når dere samarbeider om arbeidsoppgaver i Teams: Sikre kontinuitet og historikk i prosjekter med Teams

Hvordan sikrer jeg at jeg når frem til alle i Teams?

For å være sikker på at alle oppdager nye Innlegg i kanalene bruker noen å inkludere @Teamnavn eller @Kanalnavn i Innlegget. Ikke gjør det! Det treffer lite presist og du kan fort bli oppfattet som en spammer. Teams er basert på at du selv velger og oppsøker de kanalene der du forventer å finne relevant informasjon. Vil du at noen skal gjøre noe nevner du dem med @navn. Dersom du stadig har behov for å nevne flere personer, for eksempel medlemmer av et prosjekt kan du opprette er merke for dette. Da treffer du bare de personene med @merkenavn.

Les mer om hvordan i Hvordan du lager distribusjonslister i Teams

Dersom dere vil øke oppmerksomheten og kompetansen rundt Team-administrasjon kan jeg holde et 40-minutters frokost-, eller lunsj og lær innlegg om dette for ledere og andre som er Team-eiere. Send meg gjerne en uforpliktende forespørsel på bjorn@smartendring.no for å høre mer.

Tre ting du kan gjøre i Teams-møtet som vil imponere dine kolleger

Så du tror du kan Teams-møter nå?

De fleste har ikke tid eller nysgjerrighet til å utforske alle muligheter i den digitale verktøykassen. De er naturlig nok mest interessert i å gjøre en god jobb innenfor sitt fagfelt eller ansvarsområde. Det er jo derfor de har akkurat den jobben.

Bare spesielt interesserte ser på instruksjonsvideoer

Så når noen arbeidsgivere tilbyr en rekke videoer de ansatte kan se for å lære seg for eksempel Teams, er det bar de spesielt interesserte som ser dem. Resten trenger å bli introdusert til nye muligheter for å bli oppmerksom på den og ta dem i bruk. Det kan være gjennom en instruktørledet workshop, men også fra en kollega.

Du kan bidra til andre

Du som leser denne bloggen er sannsynligvis blant de spesielt interesserte :-)  Er du det, og kan du hjelpe dine kolleger med smarte tips av og til blir du anerkjent og dere oppnår mere sammen.

Her får du tre tips til noe du kan dele og som kan skape bedre engasjement i møter der en eller flere deltar på Teams.

1 - Presenter PowerPoint som er proff

Det jeg ser ofte når noen skal presentere PowerPoint i et Teams-møte er at de først åpner presentasjonen på sin PC. Så deler de skjerm og starter lysbildefremvisning. Om du gjør dette dekker presentasjonen hele skjermen, du mister øyekontakten med møtedeltakerne, og ser ikke presentasjonsnotater. Og hva er nå neste lysbilde?

Neste gang du skal presentere, bruk PowerPoint live. Da lastes presentasjonen opp til møtet, og når du presenterer ser du deltakerne på skjermen, dine møtenotater og de neste lysbildene. Det gir en helt annen opplevelse og engasjement. Visste du dette allerede? Kanskje, men vet kollegene dine om dette? Jeg holdt nettopp en workshop for en gruppe som har hatt Teams-møter i 5 år, og ingen av dem visste om dette.

Les hvordan du gjør dette i Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

2 - Engasjer med deltakerne med Microsoft Whiteboard

Når du trykker på dele-knappen i Teams får du mange velg. De fleste ser bare etter dele skjerm-muligheten. Men rett under denne kan du starte Microsoft Whiteboard. Denne erstatter møterommets Whiteboard og flippovere. For de kan du jo ikke bruke når noen er med på Teams! Her finner du alle muligheter du ville brukt i et møterom. Skriv på tavlen med en tusj, eller sett opp gule lapper med ideer. Dersom alle har med seg PC i møterommet har både de, og de som deltar fra annet sted like muligheter til å bidra.

Les hvordan i Tavlen i Teams har blitt voksen og erstatter whiteboard i møterommet

3 - Flytt møtet fra mobil til PC - og til mobil igjen

Har det hendt at bussen har vært forsinket, eller at du står fast i bilkø? Og du hadde planlagt å være med i Teams-møte på kontoret? Ta opp mobilen, og bli med derfra (stopp, eller handsfree om du er i bilen). Etter 20 minutter er du på kontoret. Der overfører du møtet sømløst til PC.

Eller du har et møte på slutten av dagen, og du skal hente barn på skolen. Møtet dra ut, og du må gå. Overfør møtet sømløst til mobilen og ta møtet med deg. De andre i møtet merker ingenting.

Les hvordan i 3 situasjoner der Teams på mobilen redder meg

Vil dere ha litt drahjelp til å komme i gang med nye arbeidsformer? Sjekk ut alle Smart endring workshops

Er du villig til å investere 1 millon for å få Microsoft Copilot?

1. november ble Copilot for Microsoft 365 lansert for store organisasjoner. Mange ble nok litt overrasket fordi vi har fått inntrykk fra presse og i mye av informasjonen vi leser på nett at Copilot har vært tilgjengelig i flere måneder. Den har riktignok vært tilgjengelig for noen kunder, utvalgt av Microsoft til å prøve ut mulighetene.

Har du råd, og vil det lønne seg?

Jeg tror Copilot for M365 har et stort potensial på sikt til å være svært nyttig for oss kontorarbeidere, men det er nok en stund til du får prøve den. For det første må du ha en såkalt M365 Enterprise lisens. Dernest må du betale ca. kr. 3.600 pr. bruker i året, og for at Microsoft ikke skal tape for mye penger, og ha kapasitet til å levere må du kjøpe minimum 300 lisenser. Det blir over en million kroner pr. år….

Les gjerne: Ten things you need to know before buying Microsoft 365 Copilot (directionsonmicrosoft.com) av den anerkjente kommentatoren Mary Jo Foley.

Selv med denne prisen kommer ikke Microsoft til å tjene penger på Copilot isolert på grunn av de store kostnadene dette fører med seg til nødvendig datakraft. Copilot vil komme i en utgave for mindre virksomheter, og til en lavere pris etter hvert, men det er nok en god stund til.  Så hva kan du gjøre mens du venter?

Copilot er Microsofts betegnelse for flere tjenester bygget på  kunstig intelligens

Når pressen omtaler Copilot mener de vanligvis Copilot for Microsoft 365. Det er det du kanskje har sett videoer av og som på imponerende vis samler data fra ulike kilder i egen virksomhet og der du kan be om "sett sammen prognosen i mitt Excel-dokument med historiske salgsdata og lag en PowerPoint med en graf som illustrerer utviklingen".

Under Copilot "brandet" har Microsoft har allerede lansert Bing Chat Enterprise som bygger på GPT4. Denne kaller de din Copilot for nettet. Bruke du denne brukes ikke dine data til å trene modellen, og lagres ikke hos Microsoft.

Og Copilot i Power automate. Det gjør at du som ikke føler at programmering er noe for deg kan automatisere arbeidsflyter ved å beskrive det du ønsker i klartekst, og på norsk!

Flere muligheter som bygger på språkmodellen i GPT4 kommer. Fra før er kunstig intelligens innebygget i Outlook for oversettelse og epost svarforslag, og i Teams Premium for automatisk sammendrag, hendelser og å identifisere beslutninger og oppfølgingsoppgaver fra møtesamtalen (transcript).

Dette må du gjøre før du er klar for M365 Copilot

Før du slipper Copilot løs på egne data må du være klar over at den kan finne data du ikke ønsker skal være tilgjengelig for alle. Ideelt finner du bare data du har tilgang til, men jeg vet mange er usikre på om data kan være delt åpent for organisasjonen uten at de er klar over det. Det er lurt å finne ut på forhånd. Dette kan være et omfattende arbeid som kan gjøres allerede nå.

Har du utnyttet de kunstig intelligens mulighetene du allerede har i M365?

Ikke sikker? Da inviterer jeg deg til gratis Smart endring nettseminar 9. november kl. 14.00 - 14.30

Smart og sikker bruk av KI du allerede har i M365

Lær mer om

1. Ikke gi fra deg data til modellen. Bruk Microsoft av Copilot for nettet for sikkert KI-søk og tekstgenerering basert på GPT-4 og bildegenerering med DALL-E3 i Chrome og Edge

2. Naviger enklere i møteopptak og få intelligent oppsummering av møter med Teams Premium

3. Start forberedelsen for bruk av Microsoft 365 Copilot når tiden er moden for det

Se innspillingen av nettseminaret er: Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365