Mine 3 tips til optimal Teams-struktur og samarbeidsform
/
Jeg får stadig spørsmål om hvordan Teams-strukturen deres bør se ut. Hva slags Team bør de opprette og hvilke kanaler bør de ha i Teamene. Det finnes det ingen fasit på. Det er de som skal bruke Teamene som må svare på dette. Problemet er jo at når man starter med Teams har man manglende kunnskap og ingen erfaring med hva den beste strukturen er. Så ser man etter en stund at det man startet med ikke fungerer så godt som man håpet.
Her er et lite eksempel på dette fra en organisasjon jeg jobber med. For å dele kunnskap er det opprettet en kanal for "Spørsmål og svar" og en kanal for "Deling av tips og triks". Det viste seg fort å være vanskelig for Team-medlemmene å skille mellom disse fordi de har noe av samme formålet. Løsningen ble da å samle alt i en kanal.
Hvordan finne den optimale Teams og kanalstrukturen?
Finnes det noen løsning på dette? Vi må starte et sted, og uansett hvor mye man diskuterer og planlegger struktur på forhånd kan jeg garantere at den ikke er den optimale. Den gode nyheten er at det ikke gjør noe, ja det er faktisk en helt nødvendig fase alle må gjennomgå.
Basert på de første erfaringene kan man så restrukturere Team og kanaler til noe alle synes fungerer bra. Mange lager et Team for avdelingen, og det er ikke slik at vi kan definere en standard Teams-struktur som vil passe for alle avdelinger. Tvert imot kan ulike avdelinger med ulike arbeidsoppgaver ha helt ulik oppbygging av sine Team og kanaler som vil støtte den måte de arbeider på.
Gjør en Teams- og kanalrevisjon
Etter å ha skaffet dere litt erfaring med bruk av Teams er det på tide å optimalisere strukturen. En organisasjon jeg jobber med satte av et avdelingsmøte til å diskutere hva som fungerte bra og hva man så behov for å forandre. Dette er ikke et teknologisk problem, men et spørsmål om hva som fungerer godt og gjør det enklere å samarbeide. En diskusjon med oppsummering på tavlen i møterommet slik som vist på bildet fungerte godt for denne avdelingen.
Det resulterte i en restrukturering og en liten guide "Sånn kommuniserer vi i vår enhet" som oppsummerte hvordan de ble enige om å samarbeide fra den dagen av.
Tusen takk for deling. Jeg er helt sikker på at det kan hjelpe mange å ha et eksempel å se på om hvordan man kan organisere seg i Teams.
Så er det viktig å ha strukturen på plass før man tar i bruk Teams?
Dersom dere er i ferd med å ta i bruk Teams er mine tips å
Involvere de som skal samarbeide på nye måter, slik som å erstatte intern epost med Teams. Gi alle grunnleggende forståelse av hvordan man arbeider i Teams og hvilke muligheter det gir.
Basert på en felles forståelse, kom i gang med Team og kanaler dere mener vil fungere godt for dere.
Etter 1-2 måneder, gjør en revisjon basert på erfaringene til nå og være forberedt på å endre strukturen og arbeidsformene.
Trinn 2 og 3 er dere best tjent med å gjøre selv, mens trinn 1 kan dere vurdere å få hjelp til. For eksempel med å invitere avdelingen til en Smart samarbeid med Teams workshop.
Lykke til!
