Er du en planlegger eller en dagsprioriterer? Outlook og To-Do passer for begge

Hvor mange oppgavelister har du? Tell etter!

Kanskje du bruker oppgaver i Outlook, en app på telefonen, dagens oppgaver på et papir og oppgaver som kommer fort på notert på en gul lapp. Hva med oppgaver i møtenotatene og de som sender deg en epost med "Kan du hjelpe meg med dette?". Om vi legger på oppgave tildelt gjennom prosjektverktøy, eller i CRM, begynner du kanskje å bli litt svett nå?

Hva kan du gjøre for å prioritere de oppgavene som gir resultater, ha kontroll og redusere stressnivået forbundet med organisering av arbeidet? Min erfaring er at det ikke finnes en standard oppskrift på dette. Mye handler om preferanser og hva du finner ut fungerer best for deg. Når jeg tenker på alle de jeg har møtt og arbeidet med deler jeg dem i to hovedtyper:

1. Legger plan for de neste 1-2 ukene

I Outlook (windows-utgaven) kan du se både avtaler og oppgaver i planleggingsvisning

Er du planleggertypen vil du kanskje foretrekke å legge en plan der du tidfester oppgavene og prioriterer dem etter hvor viktige de er og hvor mye du haster. Det er den metoden jeg har brukt, og lært bort i mange år og der Outlook gir en fantastisk oversikt over både avtaler og oppgaver i samme bilde.

Med dra-og-slipp kan du flytte oppgaver mellom dager og lage en plan for de neste ukene som gir deg god visuell oversikt over din arbeidsbelastning.

2. Prioriterer daglig

MEd To-Do kan du starte hver dag med å velge ut og prioritere det som er viktigst her og nå

Er du en dagsprioriterer som har en lang oppgaveliste, og kanskje starter dagen med å sette sammen de prioriterte oppgavene du må gjøre i dag? Da vil du kanskje like Microsoft To-Do. Den er tilgjengelig på alle enheter, men mange vil nok bruke den mest på telefon. Der kan du skrive opp de oppgavene du ønsker etterhvert som du kommer på dem.

I tillegg kommer oppgaver du skriver inn i Outlook inn her automatisk, og det gjør også epost-oppgaver. Det er de epostene du flagger for oppfølging. Som du forstår kan denne listen fort bli lang, men du kan se på disse som "kandidater" til oppgaver du vil gjøre og så kan du starte dagen med å overføre de oppgavene du prioriterer å gjøre i dag til Min dag-listen.

Hver dag starter med et blankt ark og du velger hva du flytter dit utfra hva som er viktigst her og nå.

3. Ja takk - begge deler

Den gode nyheten er at disse to måtene å arbeider på kan kombineres. Du kan starte med å lage en foreløpig plan i Outlook for deretter å gjøre endelig prioritering daglig i To-Do. På den måten kan du planlegge så mye planlegging som er passe for deg og gjøre daglige prioriteringer utfra hva som det ut til å være viktigst her og nå.

Hva med andre oppgavetyper?

Du kan også få oppgaver inn i To-Do fra møtenotater i OneNote, fra Microsoft Planner, fra CRM-systemer og fra Teams, men det er ikke sikkert det er noe stort poeng for alle. For noen kan det være like greit å ulike lister for ulike oppgavetyper. Er du interessert i hvordan du kan integrere flere oppgavetyper i To-Do og Outlook kan du gjerne legge inn en kommentar så kan jeg kanskje peke i riktig retning.

Trenger dere hjelp til å finne den beste måten for hver enkelt?

For mange er nok fremdeles epostoppgaver de som er vanskeligst å få oversikt over og prioritere.  Er dere en gruppe som vil jobbe smartere med prioritering og kontroll over oppgaver fra ulike kilder kan dere vurdere workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do.