Vi har 4 måneder igjen av året. Les hvordan du kan være tryggere på å nå årsmålene dine

Kommer du til å ha gode resultater å feire på nyttårsaften?

Er du tilbake fra ferie med fulladede batterier? Før du stuper inn i Innboksen for å bruke et par dager med å komme ajour, tenk på dine egne mål. Hvordan ligger du an? Er det områder du må sette i gang aktiviteter på, eller områder du må følge opp for å sikre at du når dine mål? Gjør du ikke det nå blir du fort tatt av hvirvelvinden når alle er tilbake fra ferie og den travle høsten starter. Har du en plan for året? Hvis ikke er det ennå ikke for sent.

Hva vil du bruke energien din på og hvilke mål vil du nå? Om dere har et opplegg på jobben for dette har du sikker noen mål i skuffen du kan ta frem nå. Har du ikke får du her et forslag til ditt eget opplegg. Dette er et enkelt og velprøvd format for en handlingsplan som kan hjelpe deg å nå målene dine. 

Handlingsplan

For at ikke dette skal bli en plan som ligger i skuffen kan du overføre aktivitetene fra handlingsplanen over til Outlook oppgaver. Da blir det enklere å huske å prioritere det som skaper dine resultater. Ellers er det lett at man blir sittende litt mye i Innboksen og behandle innkommende forespørsler. Pass på at du definerer en startdato for hver aktivitet. Har du en tidsfrist for mål nummer en 1. september setter du for eksempel startdato til 18. august. Det er i det hele tatt en god ide å planlegge med startdato istedenfor forfallsdato. Det er særdeles lite nyttig å bli minnet om en oppgave på forfallsdatoen :-)

Før i verden hadde mange inklusive meg en god struktur på dette gjennom sin Time Manager eller tilsvarende planlegger som vi alltid hadde med oss. I vår digitale hverdag er dette på mange måte blitt mer komplisert. Men det finnes gode måter å løse dette på der du alltid har med deg din plan og oversikt over alle aktiviteter og oppgaver enten det er på PC, telefon, eller nettbrett. Vil du ha hjelp til struktur og innhold og til å bruke en digital planlegger kan du sjekke ut Smart måloppnåelse i en digital tid

Synes du ikke at du kan prioritere å gjøre dette før du har kontroll på all e-posten som er kommet inn i løpet av ferien, se tips her: Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp! 

Lykke til med resten av året!

Vær snill med hjernen - Gjør det enklere å ta en beslutning

Om du skal avtale et møte med noen neste uke kan det tilsynelatende være best å gi den andre mest mulig fleksibilitet ved å be dem foreslå en tid som passer dem i den uken. Det trenger ikke å være riktig. Ved å gjøre dette må hjernen deres gjennomføre en relativ krevende oppgave og bruke tid til å finne mulige ledige tider som de så kan foreslå for deg. Det er en vesentlig enklere og raskere oppgave for hjernen å stilling til et konkret forslag fra deg.
Man skulle tro det minsket sjansen til at de vil møte deg, men i praksis viser erfaring at det øker muligheten! Det er fordi du gjør det enklere for den du ønsker å møte å bare akseptere møteinvitasjonen. For hjernen er det å velge ut en tid selv fremfor å ta stilling til et konkret forslag som forskjellen på å skrive en sang kontra å kjenne igjen en sang når man hører den.

For å vise fleksibilitet kan du eventuelt foreslå en alternativ tid, men ikke flere. Da påfører du den andre et beslutningsproblem igjen. Det spiller ingen rolle om du har hele uken ledig. Da bare plukker du et par tidspunkt helt tilfeldig.

I sommer har jeg lest boken "Algorithms to live by" av forfatterne Brian Christian og Tom Griffiths. Det vil si, jeg har hørt på den når jeg har gått mine tidlige morgenturer alene i ferien. Forfatterne har studert hvilke menneskelige og hverdagslige algoritmer som egner seg til å bli støttet av dataprogrammer. Algoritmer er oppskrifter og rutinebeskrivelser vi bruker for å gjennomføre oppgaver, løse problemer og ta beslutninger. De fleste av oss forbinder algoritmer med dataprogrammer, om man i det hele tatt forbinder noe med det. Men algoritmer er en del av hverdagen til oss alle og har vært brukt siden steinalderen. Noen algoritmer egner seg godt til å få hjelp fra dataprogrammer og noen ikke. Når man lager et dataprogram gjør man alt man kan for å gjøre det så lite krevende som mulig så alle kalkulasjoner skal gå som så raskt som mulig. Det samme lønner det seg å gjøre når man skal bruke hjernen til å beregne og ta beslutninger.

Outlook planleggings-assistent

Man skulle tro at å finne en møtetid som passer for flere er enkelt, gitt at man har tilgang til alle kalendere, men selv da er det ikke enkelt. Det forutsetter at alles tidsbruk er notert i kalenderen, og det er den sjelden. Programmer vet heller ikke dine preferanser på sted, morgen eller ettermiddag, hva må jeg ha gjort før møtet, hvor befinner alle seg og en mengde andre faktorer. Det man kan gjøre er å bruke programmer for å forenkle det å komme med et forslag slik som Outlooks Planleggingsassistent gjør om man jobber i samme organisasjon, eller Doodle som kan fungere på tvers av organisasjoner. Microsoft har også en tilsvarende tjeneste, Find time. Men den endelige beslutningen er for kompleks til at den kan fullføres uten at du selv gjør en vurdering basert på ulike kriterier. Noen av dem er ikke engang bevisste valg. Kan det være et litt ubehagelig møte? Det kan gjøre at du vegrer deg for å ta en beslutning og kanskje skyver på det så lenge du kan. Dersom vi får et par forslag til mulige tiden fra planleggingsassistenten er det lettere for oss å ta stilling til dem enn å stirre på alle kalenderens åpne muligheter og vi kommer i mål med mye mindre tankevirksomhet også. Vi har altså en mer effektiv algoritme som er snillere med hjernen.

Det er forbausende mange som ikke automatiserer den første delen av møteplanleggingen når man skal finne en tid som passer for alle kolleger man ønsker å innkalle. Det sparer du mye tid på. Prøv dette neste gang. Opprett møte, legg inn møtedeltakerne og trykk på Planleggingsassistent for å se mulige møtetidspunkt.

Finn tid der alle møtedeltakerne er ledige i kalenderen

Er du opptatt av møter? Se også

Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål. og
Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid

Finpusse Outlook-bruken? 9 tips som gjør deg mer effektiv i høst

For meg er Outlook det jobbverktøyet som betyr mest. Det er mitt planleggings- og prioriteringsverktøy og hjelper meg til å arbeide med aktiviteter som skaper resultater.

Her følger en oppsummering av 9 smarte tips jeg bruker enten daglig, eller av og til. Noen av dem er engangs-oppsett og krever egentlig ingen anstrengelse for å utnytte. Det meste er muligheter som bare finnes i Windows-versjonen, men Mac versjonen kommer stadig etter med flere muligheter.

1. Oppgavebehandling

Jeg synes det er fint å kunne planlegge og se min totale arbeidsbelastning pr dag eller uke i sammenheng. Det kan jeg gjøre ved å vise mine oppgaver i kalendervisningen.

Oppgaver i kalenderen

Dette gir god oversikt over total arbeidsbelastning som er summen av avtaler og oppgaver

For  oppnå det samme på Mac man du i stedet bruke to vinduer, ett med kalender og ett med oppgavevisning. Vis side om side eller på hver sin skjerm så får du oversikt. Du kan også lage smarte mapper som viser dagens oppgaver, ukens oppgaver, neste ukes oppgaver.

2. Automatisering av rutineoppgaver man gjør ofte

Hurtigtrinn er programmerbare "knapper" i Outlook som gir mulighet til å automatisere gjentagende oppgaver. For eksempel kategoriser og flytt til mappe med ett klikk. En annen mye brukt mulighet er ny e-post til, og videresend e-post til en gruppe.

Hurtigtrinn

Det finnes ingen tilsvarende mulighet på Mac.

3. Behandle e-post raskt

Det er praktisk å kunne svare på, eller videresende e-post hurtig direkte i leseruten når du behandler innkommende e-post. Jeg liker å kunne sende et raskt svar uten at e-posten åpnes i eget vindu. 

Svar i leserute

4. Sende e-post der en annen skal motta svarene

Denne muligheten gjør for eksempel at en leder kan sende ut en forespørsel og alle svarene går til en assistent. Det er viktig å beskrive tydelig hvordan svar skal gis og til hvem. Tips: Lag tabell med svaralternativer. Da er det enklere å sammenstille i det samme formatet etterpå. Denne funksjonen er litt skjult, men du finner den ved å utvide boksen i båndet som vist.

Svare til andre enn den som sender eposten

Denne muligheten finnes ikke på Mac.

5. Sende personaliserte eposter til en kontaktliste 

Du kjenner kanskje til utskrifts-fletting i Word? Outlook for Windows har den samme funksjonen der du kan sende den samme eposten til mange med personlig informasjon flettet inn i en standardtekst. Gå til kontaktvisning og følg guiden der. Da kan du sende personlig e-post til utsendelse av nyhetsbrev og julekort direkte fra Outlook.

Utskriftsfletting

Her kan du gjøre det samme på Mac, men da lager du eposten først i Word og bruker Masseutsendelse til epost derfra. Det fungerer også utmerket.

6. Samle informasjon fra e-post, avtaler og oppgaver i OneNote

OneNote er et veldig bra notatprogram der du kan samle all slags informasjon. Mye informasjon vi trenger har Outlook som kilde og det er veldig bra integrasjon med OneNote for å sende epost dit og til å ta møtenotater integrert med kalenderavtalen.

Send til OneNote

Denne muligheten har noen på Mac, men ikke alle. Alternativet er å gjøre dra-og slipp på eposter til OneNote. Da kommer de inn som et vedlegg.

7. Kalenderbehandling og møter

Ofte har vi behov for å se datoer i kalenderen som ikke er påfølgende. Ved å holde nede kontrolltasten kan man klikke på de datoene man ønsker å vise i månedsoversikten. Fint å kunne se i dag og i morgen, eller et utvalg av datoer som for eksempel de neste fire torsdagene.

Plukke datoer

På Mac kan du åpne flere kalendervinduer og se dem ved siden av hverandre for å oppnå noe av det samme.

8. Vise to tidssoner i kalenderen

Dersom man ofte har nettmøter med deltakere i andre tidssoner er det fint å kunne vise to tidssoner samtidig i kalenderen. Høyreklikk på tidslinjen og legg til en ekstra tidssone i oppsettet.

Tidssoner

9. Forberede, gjennomføre og følge opp møter

Opprett OneNote side for møtenotater delt med andre deltakere, eller bare med deg selv. Dett er en fin samarbeidsmulighet der du legger agenda, møtenotater, referat og oppfølgingspunkter ett sted uten å sende noe på e-post. Nyttig også å samle egne møtenotater ett sted og samtidig koblet til avtalen i Outlook.

Møtenotat OneNote

Denne muligheten har noen på Mac, men ikke alle. Alternativt kan du oppnå noe lignende ved å opprette møtesiden i OneNote før du oppretter møtet. Velg Kopier kobling til side og lim inn i kalenderavtalen før du evt. sender den til andre.

Det kommer stadig nye oppdateringer til Office for Mac, så dette er status pr. desember 2018.

Med Office 2016 for Mac leverte Microsoft en kraftig modernisert og forbedret utgave som mange hadde ventet lenge på. De som brukte Outlook for Mac 2011 merket oppgraderingen til Outlook 2016 som en stor forbedring i hastighet og stabilitet. Likevel er det klart at Windowsversjonen ligget et stykke foran på funksjonalitet. Mye av dette er ikke noe en vanlig bruker vil tenke på, eller savne. Jeg får imidlertid en del henvendelser fra folk jeg kjenner som er fristet til å bytte fra Windows til Mac. Det kan jeg godt forstå. Jeg bruker selv begge deler og liker min Mac veldig godt. Likevel bruker jeg mest Windows til jobbformål fordi det er for mye jeg savner i Outlook for Mac. For flere detaljer om forskjellene på Windows og Mac, se Mange tror Microsoft Office på Mac og Windows er like.

Når velger vi det kjente og når lønner det seg å utforske nye muligheter?

Hver dag står vi overfor valg vi må gjøre. Skal vi forsøke oss på noe nytt, eller skal vi holde oss til det kjente vi vet hva er. Hva er den rette balansen mellom å utforske noe nytt og utnytte det vi allerede vet og kan? Denne balansen er ikke konstant, men forandrer seg over tid. Et barn utforsker mesteparten av tiden og etter hvert som vi vokser til utnytter vi kunnskapen og erfaringene våre i en større del av tiden. Likevel slutter vi aldri å utforske, men motivasjon for å utforske kan minske og vi kan bli mer satt i komfortable rutiner.

Vi er på ferie i Spania og skal spise en del middager og luncher ute

La oss si vi planlegge 10-12 måltider ute i løpet av to uker. Den første kvelden går vi på en restaurant som er OK, men ikke mer. Hva gjør vi neste gang? Da forsøker vi en annen for å se om den er bedre. Kanskje er den det, kanskje ikke. I løpet av de første dagene har vi forsøkt noen ulike spisesteder. Hva gjør vi så resten av tiden? Jo vi går tilbake til de 1-2 restaurantene vi synes var best, og den siste kvelden går vi tilbake til den vi hadde den beste opplevelsen på. Vi tåler til og med at de ikke er like bra en gang, men to ganger? Da bytter vi.

Ved å velge en restaurant den første eller andre gangen og gå dit hver gang i resten av ferien vet vi stort sett hva vi får, men vi vet ikke hva jeg går glipp av ved å ikke forsøke flere nye restauranter.

Når skal man så og når skal man høste?

Når er det best å fortsette med måten man jobber på i dag og når bør man utforske en ny strategi som kan gi bedre resultat? Det kommer an på tidsperspektivet ditt. Om du skal gå av med pensjon om noen måneder er det forståelig om du vil bare fortsette å gjøre det du er komfortabel med og flyte på eksisterende kunnskap og rutiner. Skal du jobbe 30 år til kan det være fornuftig å finne en balanse mellom utforsking og utnyttelse av kunnskapen. Det kan hende en del av dine rutiner er optimale, men det kan også være det finnes bedre måter å jobbe på. Derfor lønner det seg sjekke ut nye muligheter en gang i blant. Noen ganger blir vi drevet til dette fordi omgivelsene forandrer seg.

Det digitale skiftet er et eksempel på at måten du har gjort ting på i årevis ikke fungerer så bra lenger. Da er det på tide å øke utforskningstakten til du finner nye og bedre måter å jobbe på og som du forhåpentligvis kan utnytte fremover. Er det på tide å oppdatere dine digitale ferdigheter i høst? Sjekk gjerne Smart endring tilbudene.

Hvordan gjør du så det beste valget av restaurant?

Forskning viser at din beste mulighet til å finne den optimale restauranten på første forsøk når du går langs en restaurantgate er å bestemme seg for den maksimale tiden du vil bruke for å finne en restaurant. Så bruker du 1/3 av tiden til å vurdere restauranter du går forbi. Etter dette velger du den første som er minst like bra som den beste du har sett til nå. Gjenta dette for de neste to måltidene så har du et utvalg av 3 restauranter du kan alternere mellom resten av ferien :-)
Dette er beskrevet i boken "Algorithms to live by" av forfatterne Brian Christian og Tom Griffiths. Der kalles det "the optimal stopping problem".