Tenk deg om før du bruker private kanaler i Teams

Nå er private kanaler tilgjengelig i Teams. I de siste to årene har jeg stadig fått spørsmål om man kan begrense tilgangen til kanaler, og nå er det mulig.

Mange er begeistret for muligheten. De kommer til å kaste seg over denne muligheten og stenge tilgang for alle som ikke tilhører den harde kjerne som skal bruke kanalen til sine diskusjoner og sitt arbeid. Andre vet ikke engang om at kanalen finnes og søker du i Teams vil du ikke få treff på innhold i private kanaler.

3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Er det dette vi vil? Hvorfor innførte vi Teams i første omgang? Mange er opptatt av å bygge ned siloene og gjøre det mulig å oppdage relevant informasjon vi kan ha nytte av i våre arbeidsprosesser.

Jeg ser at det kan være fint å ha muligheten, men det kan også føre til unødvendig skjerming av informasjon som kan være nyttig for andre og ikke skadelig for noen.

Er “need to know” bra for samarbeid?

Problemet vi hadde med kommunikasjon på epost var "hvem trenger å ha denne informasjonen?". Vi satte noen på Til: linjen som vi ønsker en respons fra, og en del på Kopi: som kan ha nytte av informasjonen. Problemet er, vi vet aldri hvem som kunne hatt nytte av informasjonen så vi filtrerer informasjon ut fra hva vi tror. Fordelen med å kommunisere i Teams er at vi overlater til mottaker å bestemme hva som er relevant og søker de på et tema vil de få treff i alle kanaler.

5 digitale samarbeidsutfordringer som motiverer virksomheter til å ta i bruk Teams

Jeg er tilhenger av private Team. Da kan man føle seg trygg på å kommunisere åpent uten å være redd for at det blir misforstått og brukt galt av noen som ikke forstår sammenhengen informasjon er gitt, eller meningsytringer om et tema man arbeider med.

Spørsmålet er; når man allerede har etablert et lukket team, i hvilken grad skal man etablere lukkede undergrupper i det lukkede teamet? Hvor hemmelig trenger noe å være?

Er du Slack bruker?

Jeg har også brukt Slack de siste 3 årene og jeg vet mange som har etterspurt private kanaler er tidligere Slack brukere. Slack har ikke samme oppbygning som Teams og er du Slack bruker forstår jeg godt du etterlyser lukkede kanaler. I Slack har du bare to nivåer. Der har du kanskje ett "Team" for hele organisasjonen, der det inngår alt den driver med. Der kan du ha åpne og lukkede kanaler. Det er smart.

 Med Teams har du 3 nivåer, og det gjør at vi kan organisere dette annerledes enn i Slack

1. Åpne team for hele organisasjonen

2. Åpne eller private Team for avdelinger, arbeidsgrupper og prosjekter med både interne og eksterne deltakere.

3. Kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter. Disse kan nå også være åpne eller private.

Når er det greit å opprette en privat kanal?

Til tross for advarsler :-), det kan være situasjoner der det er greit å kunne ha en privat kanal. En organisasjon jeg arbeider med har prosjekter som involverer eksterne rådgivere og firma. Da oppretter de et Team for hvert prosjekt og inviterer eksterne deltakere inn som gjester. Da kan alt arbeid foregå i Teams. Veldig effektivt. Likevel kan det være deler av vårt arbeid som kun skal kunne sees av ansatte i virksomheten.

Man kunne lage et eget Team for dette, men her kan det være et godt alternativ å ha kun ett Team der man har en privat kanal som kun ansatte har adgang til. Da kan kontrakter og interne samtaler som eksterne ikke skal se ligge der.

Slik oppretter du en privat kanal

Vi har nettopp startet et nytt prosjekt "Pegasus" for utvikling av nye tjenester til våre ansatte. Vi trenger å samarbeide med eksterne tjenesteleverandører og inviterer dem inn i Teamet. Nå vil jeg opprette en privat kanal der avtaler og lignende kan håndteres bare av oss som skal ha tilgang til disse.

Kan en privat gruppe være et godt alternativ?

Å ha samtaler og dokumenter i en kanal er en god løsning når behovet er permanent og det er viktig å kunne ha dem tilgjengelig også for fremtidige medlemmer av Teamet. Men om du bare ønsker å føre en privat samtale, eller dele et dokument med en mindre gruppe kan en gruppechat være et godt alternativ. Denne er også permanent og historikken blir bevart mellom dere.

Her ser du hvordan du kan opprette, og samarbeide i en gruppechat.

Vil dere utforske dette i en intern Teams-workshop, sett av 3 timer og etabler deres nye måte å samarbeide på i prosjekter, arbeidsprosesser og gruppearbeider helt uten epost. Sjekk ut innhold i Smart arbeid og samarbeid med Teams.

Er du lei av at Outlook møtebekreftelser fyller opp Innboksen?

Mange føler de blir straffet for å sende ut en møteinnkalling i Outlook når de får 8-10 svarmeldinger med godtatt og avslått i Innboksen. Når jeg holder mine workshops i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do får jeg ofte spørsmål om man kan bli kvitt dem. Kan man det?

Hallo! Kommer du på møtet?

Du trenger ikke å se møtebekreftelsene i Innboksen. Om du lurer på hvem som kommer og ikke kommer får du en mye bedre oversikt om du gå inn på møtestatus i kalenderen. Åpne møtet og velg Sporing.

Her kan du se at en møtedeltaker har bekreftet, og en har ikke svart. Betyr det at hun ikke kommer på møtet? Det vet vi ikke. Hun har kanskje bare akseptert møtet, men ikke sendt deg et svar. Noen tenker at de ikke skal belaste deg med enda en epost i Innboksen :-)

Problemet er at når hun ikke sender bekreftelse vet ikke du om hun kommer. Det er det mange som ikke er klar over. De tror du får bekreftelse selv om du ikke sender svar. Det gjør du ikke!

Tenk deg at du ringer en kollega for å spørre om hun kommer på møtet.  Så tenker hun at det gjør jeg og så legger hun på. Hun vet hun kommer, men du vet det ikke. Så send svar på møteinnkallingen!

Slik unngår du å få Innboksen fylt av møtebekreftelser

Siden du når som helst kan sjekke status på møteinnkallingen i Sporing trenger du vanligvis ikke å se epostbekreftelsene i Innboksen. For å bli kvitt dem, velg Fil -> Alternativer i Outlook og kryss av for å slette møtesvar etter at møteinvitasjonen er oppdatert.

Dersom den som svarer på din møteinvitasjon skriver en melding til det, som “kommer litt sent til møtet”, vil møtebekreftelsen bli beholdt Innboksen så du kan lese den. Bare svar som ikke inneholder tekst vil bli slettet.