Sikkert og effektivt samarbeid med eksterne gjennom gjesteadgang i Teams

Jeg har bistått med opplæring i Teams for flere titalls virksomheter de siste årene. Store innen bank og forsikring, offentlige virksomheter og små bedrifter med 5-10 ansatte. Uten unntak benytter de seg av muligheten til å utvide Teams-samarbeid til eksterne gjester. Det kan være samarbeidspartnere, konsulenter og kunder. Det sparer utrolig mye epost, hindrer misforståelser og øker omløpstakten i arbeidsprosesser og prosjekter.

Når du er invitert som gjest i et Team har du tilnærmet de samme mulighetene til å samarbeide med andre medlemmer av Teamet som ansatte i virksomheten. Dere kan chatte, kommunisere i kanaler og dele dokumenter. Felles planer i Planner og i OneNote er tilgjengelig for alle.

Muligheter og begrensninger som gjest i et Team

Som gjest er det likevel noen begrensninger på hva du kan gjøre sammenlignet med hva ansatte i virksomheten normalt kan gjøre.

Organisering av Team.

Du kan ikke

• Opprette og slette Team og kanaler, men har tilgang til alle kanaler Team du er invitert til

• Legge til faner med dokumenter, OneNote, Planner mm. i kanal, men kan bruke mulighetene de utvidelse av kanalen gir når de fanene er opprettet.

Daglig arbeid.

Du kan ikke

• Se Team fra egen- og andres organisasjoner samtidig, men kan bytte mellom dem etter behov. Du får også varsling dersom noen nevner deg i en annen organisasjon og kan bytte organisasjon raskt.

• Få tilgang til din kalender i Teams siden den ikke ligger i vertsorganisasjonen.

• Søke i dokumenter som ligger i Filer.

Slik inviterer du en gjest til ditt Team, og slik veksler du som gjest mellom egen organisasjon og gjesteorganisasjonen.

Teamsmøter

Du kan ikke

• Laste opp PowerPoint til møtet. Men du kan presentere PowerPoint andre har lastet opp.

• Dele- , eller delta i samarbeid på Tavle / Whiteboard. Tips! Bruk delt OneNote i Teams i stedet.

• Planlegge møter i en kanal, men du kan starte et "her og nå" møte

• Opprette Møtenotater, men du kan bidra til møtenotater som er opprettet.

• Opprette spørreundersøkelser, men du kan svare på dem.

Alt i alt er det mange flere muligheter enn begrensninger ved å inkludere gjester i et Team. I en stadig mer komplisert verden der man er avhengig av å samarbeide med andre organisasjoner for å oppnå ønskede resultater bidrar gjestetilgang i Teams til at dette kan skje sikrere, enklere og mer effektivt enn å kommunisere via epost som er alternativet for de fleste. Dette er virkeliggjøring av Bill Gates visjon om det digitale nervesystemet.

Hvilke arbeidsprosesser og prosjekter kan dere effektivisere med å samhandle i Teams på tvers av virksomheter?

Se også Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

Tiden er over der noen kunne sitte på sitt (hjemme)kontor å arbeide med sitt. Verden er blitt for kompleks til det og vi er alle avhengige av å samarbeide med andre for å oppnå virksomhetens resultater.

Fortsatt hjemmekontor for mange, og gradvis utvikling til en blanding av hjemmekontor og arbeid på kontoret fører med seg to utfordringer.

1. Ledere, prosjektledere og koordinatorer må finne nye måter å få oversikt og status på oppgaver teamdeltakere skal gjennomføre.

2. Hver enkelt må legge sin egen plan og prioritere for å levere på andres forventning og samtidig nå egne mål.

Vi har ikke lenger den samme muligheten til å stikke hodet inn til noen på kontoret og be om status eller oppdateringer, og ringe rundt er altfor tidkrevende. Epost går for sakte og hvem ønsker egentlig å mase på andre hele tiden?

Det digitale nervesystemet

Bill Gates lanserte i 1999 begrepet "Det digitale nervesystemet". Vi vet at vårt nervesystem reagerer raskt, samler inntrykk fra alle sanser og gjør at vi kan automatisere mange av våre handlinger og frigjøre hjernen til de mer kompliserte tankeoperasjonene. Det er det vi trenger også i vår virksomhet. I dag, mer enn 20 år senere har vi i stor grad realisert det digitale nervesystemet gjennom teknologi for å binde alle i virksomheten sammen i ett felles system for samarbeid. For mange er dette i praksis Microsoft 365 og Teams.

Informasjonsmengde og kompleksitet er i dag så stor at vi ikke kan basere oss på å huske alt og tankeoverføring er fortsatt ikke mulig (tror jeg). Det betyr at vi må delegere alt vi kan til det digitale nervesystemet og frigjøre hodet til beslutninger og kreativt arbeid.

Få oversikt og status på oppgaver teamdeltakere skal gjennomføre

Har dere tatt i bruk Teams har dere også Planner. Det er et kanskje det enkleste systemet for planlegging, koordinering og oppgavefordeling du kan ta i bruk i dag. Det er særlig attraktivt fordi det er helintegrert i Teams. Det vil kunne bidra til å løse punkt 1 over og gir god oversikt og status på oppgaver fordelt til andre.

For en oversikt over de viktigste mulighetene, se Det beste planleggingsverktøyet for dere som bruker Microsoft Teams

Oppgaver du tildeler andre vil føre til et varsel i Teams. Alle kan også enkelt få en oversikt over oppgaver tildelt fra ulike prosjekter man deltar i.  For egne oppgaver er det best å bruke Microsoft To-Do på PC og mobil. Der vil du se både egne oppgaver og oppgaver fra Planner.

Legg din egen plan og prioriter!

Når du sitter der alene er det lett å bli opphengt i både det ene og det andre. Og på kontoret blir man gjerne avbrutt hele tiden. For å kunne levere på egne mål, og samtidig bistå andre når det er forventet trenger du å lage en egen plan for dagen og prioritere deretter. Mange synes det er krevende å lage sin egen plan og prioritere det som er viktigst, men det er helt nødvendig for å ta kontroll over egen hverdag. Ref. punkt 2 over. Du kan kanskje få noen tips her? Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Interessert i å lære mer om planlegging og prioritering med Planner og To-Do?

Sjekk bedriftsintern workshop Smarte prosjekter med Planner og Teams, eller nettkurset du kan ta på egenhånd.

Er du eller dere spesielt interessert i å ta kontroll over egen hverdag der oppgavene gjerne kommer via epost, i møter og prosjekter vil workshopen Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag være et godt valg

Med ny Teams-møteopplevelse kan dere samarbeide som om dere satt i samme rom

Til nå har det vært komplisert å arbeide og samarbeide i Teamsmøter fordi møtet tar opp hele plassen i Teams-appen. Med den nye møteopplevelsen vil du beholde arbeidsflaten i Teams-appen og får i tillegg et møtevindu der du ser dine kolleger og deling av skjerminnhold. 

Det betyr at du kan arbeide og samarbeide enklere i Teams samtidig som du deltar i møtet. Det er en etterlengtet mulighet mange har ventet på.

Det frigjør Teams "verktøykasse" for samarbeid, og omgjør videomøtet til et reelt samarbeidsmøte der man kan være kreativ og få en opplevelse som til og med kan være bedre enn å møtes i et møterom. Mange har brukt Teamsmøtene primært for å se hverandre på video, men det er bare en liten del av samarbeidsmulighetene i Teams.

Har dere nettmøter eller videomøter på jobben? Hva er forskjellen og hvorfor er dette viktig?

Aktiver ny møteopplevelse i Teams

Foreløpig må du som bruker slå på denne muligheten selv, men om kort tid vil den være standard for alle. Dersom du vil ta i bruk denne muligheten med en gang går du inn på innstillinger og velger “Slå på ny møteopplevelse. Restart Teamsappen ved å høyreklikke på Teams-symbolet på oppgavelinjen og velg Avslutt. Start Teams på nytt og neste møte vil bli skilt ut i eget vindu.

For å ha nytte av dette må du arrangere Teams-appen og møtevinduet slik at du ser begge. Har du to skjermer kan du velge å vise disse på hver sin skjerm.

Skal du fortsatt jobbe mye hjemme? Skaff deg en ekstra skjerm!

Verktøykassen for Teams-samarbeid i møtet

Ved å skille ut møtet i et eget vindu får du lettere tilgang til samarbeidsverktøyene du kan bruke før, under og etter møtet.

1. Møtechat trenger ikke lenger ta plass i møtevinduet, men kan benyttes fra Teams hovedvindu. I tillegg til å utveksle skriftlig informasjon og nyttige lenker under møtet kan man dele møtedokumenter med alle og avholde spørreundersøkelser. Chatten er også tilgjengelig før møtet starter og fin å bruke til møteforberedelser, bli enige om agenda mm. Etter møtet er alt tilgjengelig permanent så alle kan gå tilbake til møteinformasjonen når som helst.

2. Alle filer som deles i møtet kan finnes under Filer. Alle møtedeltakerne kan åpne og redigere dokumenter samtidig. Du kan redigere møtedokumenter i Teams arbeidsflaten, men kan også splitte dokumentet ut i et eget vindu. Da har du 3 vinduer og nå kommer en ekstra skjerm veldig godt med :-)

3. Felles Møtenotater gjøres også på Teams-arbeidsflaten og forstyrrer ikke møtevinduet. Jeg må innrømme at jeg ikke er så glad i denne funksjonen og foretrekker møtenotater i en delt OneNote notatblokk. For mer om dette, se Teams gir en helt ny mulighet til å ha effektive møter

4. Sist, men ikke minst har dere nå en tavle tilsvarende den som henger på de fleste møterom i Microsoft Whiteboard. Tavlen kan enten aktiveres i møtevinduet gjennom deling, men det kan være minst like praktisk å aktivere den fra Teams arbeidsflaten. Da kan dere alle skrive og tegne på denne og samtidig se hverandre i møtevinduet.

Digitalt samarbeid er mye mer enn nettmøter! Vet å ta i bruk hele verktøykassen øker mulighetene for nye effektive og kreative samarbeidsformer når noen jobber hjemme og noen på kontoret..

Vil dere lære mer om og trene på nye samarbeidsformer med Teams, sjekk om Smarte møter med Teams er for dere. Se også alle Smart endring kurs og workshops.

Skal du fortsatt jobbe mye hjemme? Skaff deg en ekstra skjerm!

Dersom du har en fast arbeidsplass hjemme er det fint å ha en stor skjerm. Jeg ville bedt om å få en slik fra arbeidsgiver. Har du ingen som kan gi deg dette ville jeg uansett investert i en selv. Det gjøre de enklere å arbeide, og er spesielt nyttig om du skal delta i nettmøter. Da kan du ha møtet på en skjerm og ha den andre for deg selv til arbeidsmateriale, møtenotater mm.

Det er også en nødvendighet om du vil presentere PowerPoint i nettmøter som en proff. Da kan deltakerne se dine lysbilder mens du ser presentasjonsvisning med egne presentasjonsnotater og hva neste lysbilde er.

Last ned gratis PDF med bruksanvisning for hvordan du presenterer PowerPoint som en proff i Teamsmøter.

Oppdatering: Nå kan du også bruke PowerPoint Live. Da kan du gjøre mye av det samme med en skjerm. Se Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

Fast skjerm

Dersom du ikke har spesielle behov vil sannsynligvis en størrelse på 24" eller 27" være bra valg. Det som er viktig er å velge en skjerm med minimum oppløsning på 2560 x 1440 punkter. Gjerne mer. Det utelukker de billigste skjermene som bare har 1920 x 1080. På en så stor skjerm er det etter min mening for lite.

Bildet viser PC med stor ekstraskjerm for arbeidsmateriele, møtenotater mm. mens Teams-møtet er på PC-skjermen. Til siden en portable ekstraskjerm.

Det andre du bør tenke på er høydejustering. Jeg liker å bruke PC'en som primærskjerm og setter den andre skjermen bak og over denne. Det er for å slippe å vri på hodet for å se begge skjermene. Da er det fint å kunne justere høyden så ekstraskjermen kommer rett over PC-skjermen. Du får en slik skjerm for ca. 2-3.000 kr. ex. MVA.

Flyttbar skjerm

Dersom du sitter ved kjøkkenbordet eller flytter deg mye rundt vil en bærbar skjerm kunne være et godt valg. Her er utvalget ikke så stort, men det finnes noen. Det som er felles for dem er at de kan tas med i en PC-sekk, har 14" skjerm og får strøm fra din PC  gjennom USB-C. De trenger altså ikke egen strømforsyning. Dette krever en ganske ny PC, eller Mac som har USB-C som er den nye standarden alle kommer til å ha fremover. Kabelen fra din PC/Mac overfører da både strøm til skjermen og signal i ett.

Her er to aktuelle skjermer av denne typen. Beskrivelse og priser fra Komplett bedrift.

HP EliteDisplay S14  - 14" skjerm som får strøm fra din PC/Mac  gjennom USB-C. Vekt 1 kg. Pris 3212,- ex- MVA

Lenovo ThinkVision M14 - 14" skjerm som får strøm fra din PC  gjennom USB-C. Vekt 0,6 kg. Pris 3212,- ex- MVA

Er du Mac-bruker har du kanskje en iPad Pro? Da har du allerede en ekstraskjerm gjennom å bruke Sidecar. Dette krever en ikke altfor gammel Mac og iPad.

For flere tips om Teams og Teamsmøter, les videre nedover i bloggen ⬇︎