Det haster ikke med å kjøpe Copilot for Microsoft 365

Mange kaster seg i disse dager over muligheten til å bruke kunstig intelligens i Office-programmene og i Teams.  Men det er ikke sikkert det haster, men mindre du primært vil ligge i forkant og teste mulighetene. For bruk i daglig arbeid vil mange være best tjent med å vente, særlig fordi norsk språk ennå ikke støttes i det som heter Copilot for Microsoft 365. Du kan med fordel gjøre deg kjent med, og trene på å bruke kunstig intelligens i nettleser med Copilot for nettet. Den erfaringen vil gi et veldig godt grunnlag for å utnytte flere muligheter senere.

Det er flere Copiloter. Forvirrende, ikke sant?

Copilot er en felles betegnelse på en familie av  kunstig intelligenstjenester fra Microsoft. Det finnes Copilot for programutviklere, for å automatisere arbeidsflyt, for CRM, for å skrive tekst, lage bilder, PowerPoint-presentasjoner og for å analyser Excel-data. Det er lett å miste oversikten. Her en oversikt over de mest aktuelle for deg som ønsker å bruke Copilot i ditt daglige arbeid.

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot for nettet er tilgjengelig gjennom nettleserne Edge og Chrome på Windows og Mac, og kan brukes både med en personlig Microsoft konto, og med en Microsoft 365 jobbkonto. I begge tilfelle benyttes GPT4 modellen og du får svar basert på data tilgjengelig på internett her og nå. Svarene inneholder referanser til kildene som er brukt slik at du kan sjekke disse. I tillegg til å generere tekst kan du generere bilder med Microsofts bildegenerator basert på modellen DALL-E3.

Bruker du Edge, vil du også kunne stille spørsmål, og bearbeide data som vises i nettleseren. For eksempel lage et sammendrag av et Word, eller PDF-dokument. Du kan også benytte "Skriv" muligheten til å velge preferanser fremfor å måtte skrive dem inn som tekst.

Når du logger på med din jobbkonto er data du legger inn som en del av en forespørsel beskyttet. Den blir ikke lagret av Microsoft og blir ikke benyttet til å trene modellen.  Copilot for nettet har ikke tilgang til dine og virksomhetens data. Copilot for nettet er inkludert i alle bedriftsabonnement.

 Copilot for Microsoft 365

Copilot for M365 har alt beskrevet over. I tillegg har du mulighet til å gjøre forespørsler som bruker dine og virksomhetens data, slik som dokumenter, epost og innhold i Teams du har tilgang til. Copilot er også integrert i Teams og i Office appene slik at du kan generere tekst, lysbilder og analysere Excel-data. Foreløpig er ikke norsk språk støttet, men virker i noen tilfeller. Den beste opplevelsen får du pr. i dag ved å bruke Office appene i engelsk versjon og gjøre forespørsler på engelsk. All funksjonalitet du kan se i demovideoer fra Microsoft fungerer heller ikke i praksis. Så for mange kan det være like greit å vente med å ta i bruk Copilot for M365 i alle fall til norsk støtte er på plass. Prisen er ca. Kr. 300 pr. måned for hver bruker og virksomheten du er ansatt i må kjøpe tilgang for minst ett år.

Les mer om Copilot hos Microsoft her: Microsoft Copilot help & learning

 Copilot Pro

Copilot Pro er et tilbud til deg som ikke er en del av en virksomhet der du har M365, men har et privat abonnement på Microsoft 365 for deg selv, eller familien. Gjennom denne kan du gjøre mye av det som Copilot for M365 gjør, og du får tilgang til Copilot i Office-appene. Her kan du ikke gjøre generelle forespørsler om egne data, men du kan spesifisere et dokument, eller et regneark du vil gjøre noe med der og da. Støtte for norsk har de samme begrensningene som i Copilot for M365. Copilot pro koster ca. Kr. 200 pr. måned.

Vil dere komme i gang med kunstig intelligens på en strukturert måte?  Da kan dere vurdere Smart endring workshopen Smart og sikker bruk av KI du allerede har i Microsoft 365. Den får dere i "light" versjon på 40 minutter, eller mer grundig på 2 timer.

Det du trenger å kunne for å mestre Teams på mobil

Du skal snart delta i et møte. På vei dit sjekker du eposten på mobilen for å se om det er noe som brenner, eller noe du bør vite før du går inn i møtet. Men om mer og mer av interninformasjon og meldinger kommer i Teams, er det vel der du må sjekke nå?

Alle Teams-dokumenter med deg i lomma

Og hva om du sitter i et møte og så blir det spørsmål om et dokument du ikke tenkte du måtte ha med deg. Ville det ikke være fint å bare hente det opp på mobilen?

Det er faktisk veldig lite du ikke kan gjøre i Teams på mobilen.

Det du trenger å vite for å bruke Teams på mobilen

Her får du oppskriften på det du trenger å kunne for å mestre Teams uten å ta frem PC'en. Er du mye på farten kan det hende du etterhvert bruker Teams mer på mobil enn på PC.

Hvor og hvordan vi samarbeider i Teams

Det er to måter å samarbeide med andre i Teams. Det ene er Chat for personlige meldinger med raske avklaringer og om tema som ikke er viktige å lagre for fremtiden.

Den andre måten er samarbeid i Team og kanaler. Dette egner seg best for samarbeid over tid i et arbeidsområde, arbeidsprosess og prosjekter. Her blir alt lagret til glede også for fremtidige medlemmer i Teamet. Nå slipper nye deltakere i prosjekt å starte med blanke ark, som de ville gjort om kommunikasjon hadde foregått på epost, men kan bygge på det som allerede ligger i Teamet.

Start et Innlegg om et emne i en Teams-kanal fra mobilen

Innlegg i kanalen er ikke chat, men erstatter det du tidligere ville kommunisert i epost. Tenk deg at du åpnet innboksen i Outlook og så var det ikke en eneste overskrift på epostene? Da ville du være ganske lost, ikke sant? Det samme er tilfelle her, så skriv alltid hva innlegget gjelder der det står Legg til en tittel. Og vil du at noen skal gjøre noe for deg, nevn dem med @navn. Da får de et varsel som gjør at de forstår at de må behandle Innlegget ditt.

Å nevne noen erstatter Til-feltet i en epost. Alle som samarbeider i Teams-kanalen vil kunne lese Innlegget, men om de ikke er nevnt med navn er det bare til informasjon.

Sjekk Teams «Innboks» på mobil

Man kan ikke basere seg på om man tilfeldigvis får med seg en varsling, men trenger en pålitelig måte å sjekke om noen har satt deg på Til-linjen ved å nevne deg. Da går du inn på Aktivitet. Der vil du finne alle varsler. Vil du bare se meldinger der du er nevnt kan du filtrere og velge @Omtaler.

Åpne Teams-dokumenter i Filer

Når du kommer inn i en Teams-kanal vil du alltid se Innlegg først. For  å se tilhørende dokumenter i kanalen bytter du til Filer. Der finner du, og kan åpne Office-dokumenter, PDF og bilder. Når du klikker på et Office-dokument blir det først åpnet i lesevisning.

Dersom du vil redigere det må du installere M365 appen. Det får du spørsmål om du vil gjøre første gang du velger å redigere. I denne kan du også opprette dokumenter og lagre dem i Teams. Kanskje ikke så aktuelt for de fleste på mobil, men på en iPad vil det kunne være greit å kunne gjøre.

Søk etter samtaler, chat og dokumenter

Skal du ha nytte av å ha med deg all Teams-informasjon må du også kunne finne den, også det som ble produsert for mange måneder siden. Da er det søk som gjelder. Søkelinjen er tilgjengelig både fra Teams, og Chat.

Når du søker derfra søker du i alt, uansett hvor du står når du søker. For å gjøre det lettere å finne det du er ute etter kan du filtrere for å bare søke på en type resultat. Tips! Husk at du også søker i innhold av dokumenter. Dersom et dokument inneholder et prosjektnummer, et navn, eller annen informasjon som kan være unik, kan du søke på dette. Da får du mer nøyaktig treff i søket ditt.

Vil dere ha en systematisk gjennomgang og trene på bruk av Teams på mobil? Sjekk ut 40-minutters frokost/lunsj og lær sesjonen Teams i jobben på mobil og nettbrett.

Endelig kan vi finne en møtetid som passer for alle på tvers av virksomheter

Har du forsøkt å finne en møtetid som passer for alle? Også for deltakere utenfor organisasjonen? Det fører ofte til en lang rekke med eposter frem og tilbake før vi finner en tid der alle kan. Internt er det enklere. Da bruker vi planleggingsassistenten i Outlook eller Teams. Les om hvordan i blogginnlegget Åpner du alles kalendere for å finne en tid dere kan møtes ?

Men du har ikke tilgang til å se mulige ledige tider for de som jobber i andre organisasjoner, så hvordan løser du det? Opp til nylig har det vært et tredjepartstillegg i Outlook, Finn tid, du har kunnet bruke. Det har jeg ikke fått til å fungere i praksis for meg. Men nå har Outlook innebygget en ny mulighet for å foreslå tider og la deltakerne selv velge hvilke tider som passer og ikke passer for dem. Basert på de svarene kan du bestemme møtetiden og opprette et møte.

Slik gjør du det

Opprett en avtale og velg hvem du vil invitere til møtet. Nå velger du Ny planleggingsavsteming. Alternativt om dere har en epostutveksling der dere blir enige om å møtes kan du velge å svare på eposten og velge Svar med planleggingsavstemning.

Velg alternative tider som passer for deg. For interne deltakere vil du se deres tilgjengelighetsinformasjon, men det gjør du ikke for eksterne deltakere. Følg instruksjonene du får og send undersøkelsen. Tidene du foreslår vil bli nå lagt inn som foreløpige avtaler i din kalender  så du ikke planlegger andre aktiviteter der.

Nå kan hver enkelt invitert svare på undersøkelsen med både når de kan delta og hvilken tid de vil foretrekke. Basert på dette kan du nå sende ut møteinvitasjonen til en tid du bestemmer. De tidene du hadde reservert i kalenderen blir nå frigjort.

Hvor mange forslag til møtetider bør du inkludere?

Er det bra å tilby mange mulige møtetider, eller før du tilby få? Det er et interessant spørsmål. Svaret på det finner du i blogginnlegget Vær snill med hjernen - Gjør det enklere å ta en beslutning

Vil dere ha stålkontroll på kalenderen og ikke bli overstyrt av møteinnkallinger fra alle kanter? Vurder et frokost/lunsj-og-lær arrangement på 40 minutter der dere får gode tips til å styre egen kalender, Ta kontakt med bjorn@smartendring.no på epost, eller ring meg på 90173524.

Snart må du ta i bruk nye Teams - Hva er nytt?

Den gode nyheten er at det meste i Teams er som før, så for deg som bruker påvirker dette deg i liten grad. Faktisk er funksjonalitet som bare var tiltenkt nye Teams allerede tilgjengelig i det som Microsoft nå kaller "Teams Classic". Les om dette i Har "Ny samtale" blitt erstattet med "Start et innlegg" i Teams-kanalen?
Utover dette vil du oppleve noen kosmetiske forskjeller, og endringer på innstillings-siden. De fleste endringen skjer under panseret og er ikke synlig for deg. For deg som bruker Teams på mobil eller iPad, vil nå Teams-appen på PC og mobil også virke mye likere.

Nye Teams krever mindre av din PC

Fordi Teams ble utviklet svært raskt og ny funksjonalitet ble lagt til for å kunne dekke behov vi hadde når vi måtte på hjemmekontor, ble programmet ganske "tungt" og krevde mye av PC'en din. Derfor er nå Teams-programmet helt skrevet om for å kreve mindre ressurser, og for å kunne utvikles videre på en god måte.

Når bør jeg, og må jeg bytte til nye Teams?

Ser du muligheten som sier Prøv nye Teams, kan du velge å bytte når som helst. Og du kan også bytte tilbake om du vil. Har du ikke denne muligheten er det IT-funksjonen som bestemmer tidspunkt, men ifølge Microsoft må dette skje innen utgangen av Mars.

Tips!

Fest nye Teams til oppgavelinjen og start den nye versjonen direkte. Har du festet dagens versjon av Teams kan du nå løsne denne. Da slipper du å bytte til nye Teams hver gang du starter Teams-programmet.

Gode nyheter for arbeid på tvers av virksomheter

Dersom du er en av mange som i tillegg til å jobbe med kolleger i Teams, også er gjest i Teams i andre organisasjoner, vil du oppleve smidigere bytte mellom organisasjonene. Du vil nå også få varslinger fra andre organisasjoner uten å måtte bytte til denne. Dette gjør det enklere å oppdage meldinger der du er nevnt, og nye meldinger i chatter du deltar i. Og det uten at du trenger å bytte organisasjon.

I tillegg kan du vå være pålogget med flere brukernavn dersom du arbeider for flere organisasjoner. Du trenger ikke logge av og på, men kan bytte raskt mellom dine ulike brukere.

Vil dere ha en oppdatering på nye muligheter og hvordan dere kan ta kontroll og få god oversikt i Teams? Da kan dere vurdere en 40-minutters frokost/lunsj og lær sesjon. For en ny start med Teams er nå workshopen Smart samarbeid med Teams oppdatert med alle nye muligheter.

Du kan bli godt belønnet for å ikke utsette leveranser til siste frist

Du skal presentere resultater fra et prosjekt i et møte neste torsdag. Frem til dette er det mye møter og annet arbeid, så du setter av en time onsdag for å lage presentasjonen. Det burde holde tenker du. Hva i all verden kan gå galt nå?

Å utsette oppgaver til siste minutt er risikabelt

Onsdag kommer og du har en avtale med deg selv i kalenderen. Problemet er at en krise du må bidra til å løse gjør at du ikke holder avtalen med deg selv, men du kan jo lage presentasjonen i kveld…

Kvelden kommer og du oppdager plutselig at du mangler viktig informasjon fra en av prosjektdeltakerne, og hun er på ferie. Du får laget en presentasjon ut på natten, men møtet går ikke helt som du håpet. Det kom opp flere spørsmål du ikke hadde tenkt på.

Hvordan du kan unngå stress og levere med bedre kvalitet

Ved å starte på en oppgave tidlig har du mulighet til å oppdage at du trenger mer informasjon mens du fremdeles har tid til skaffe den. Du slipper kanskje også å bruke kvelden før du skal ha noe ferdig til å jobbe, og sover helt sikkert bedre natten før den viktige presentasjonen.

Zeigarnik-effekten

Når du har startet på en oppgave, og så legger den til side en stund, vil underbevisstheten din fortsette å arbeide med oppgaven, så når du tar opp igjen oppgaven senere har den "modnet" og du vil kunne jobbe videre med denne enklere. Uttrykket "å sove på det" kommer fra dette. Et problem som kan virke uløselig i dag, kan være enklere å finne en løsning på i morgen.

Tenk deg at hver oppgave har en skuff i hjernen. Når du åpner skuffen til en oppgave vil hjernen jobbe med oppgaven så lenge skuffen er åpen. Dette kalles Zeigarnik-effekten etter den russiske psykologen Bluma Wulfovna Zeigarnik.

Les mer om dette og andre områder der den kan forklare ulike fenomen. I artikkelen What Is the Zeigarnik Effect and How to Use It to Beat Procrastination

Hvordan jeg utnytter Zeigarnik-effekten for å ha bedre kontroll og levere med bedre kvalitet

Noen oppgaver kan det være en fordel å holde "skuffen" i hjernen åpen en stund slik at den kan fylles med flere innspill til oppgaven. Jeg har god erfaring med å gjøre dette. Hvis jeg skal holde et foredrag om to uker, åpner jeg gjerne "oppgave-skuffen" i hjernen så fort jeg kan og noterer litt stikkord om hva jeg skal si.

Når jeg tar opp oppgaven om noen dager igjen kommer ideer og momenter mye lettere til meg. Jeg opplever at det at jeg holder saken åpen gjør at underbevisstheten samler og sorterer stoff over en periode slik at når jeg skal gjøre finishen på foredraget dagen før er dette vesentlig enklere enn om jeg to uker før hadde skrevet på huskelisten "sette av to timer til å forberede foredrag" dagen før jeg skulle holde det.

Denne metoden bruker jeg på større og prioriterte oppgaver som kan tjene på å ligge i underbevisstheten en stund. For enklere oppgaver der dette ikke er nødvendig noterer jeg dem på oppgavelisten med en forfallsdato. På denne måten lar jeg "skuffen" være lukket slik at jeg kan glemme dem til jeg skal gjøre dem.

Du blir mer kreativ også

I tillegg viser også undersøkelser at det å veksle mellom å arbeide med ulike oppgaver hindrer at du kjører deg fast, og fremmer kreative løsninger. Altså ikke multitasking, men en oppgave av gangen. Les mer om dette i “Switching On” creativity: Task switching can increase creativity by reducing cognitive fixation

Om du synes dette er nyttig, vil du kanskje også ha glede av tipsene i blogginnleggene

4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det og
Effektivitet kan læres

Ble dette mye? Bokmerk blogginnlegget og les det om igjen senere, eller send det til OneNote så har du det for alltid. Les om hvordan i Samle all informasjon du kommer over i din digitale notisbok

Godt nytt og effektivt år ønskes fra Smart endring!