Påskelesing om agenter (nei, ikke en krimhistorie)

Jeg regner med at mange er i ferd med, eller allerede har tatt påskeferie, og kanskje ikke en gang har med PC 😉 Så derfor skriver jeg denne gangen med fremadrettet blikk om utviklingen innen KI-agenter. Både generelt, og spesifikt om Copilot agenter.

Jeg har hatt flere hundre deltakere på Copilot workshops de siste månedene, og rosinen i pølsa er alltid å bygge en agent. Det er ikke sikker det er det som er den største bidragsyteren til deltakerens bruk av Copilot etter workshopen, men det er i alle fall den som de fleste har mest forventninger til.

Ikke så rart det når man kan få inntrykk av at de skal løse de fleste problemer i jobbhverdagen for oss. Nå er vel ikke verden helt slik, men at agenter har potensiale for å hjelpe både ansatte og grupper er helt klart.

Agent-typer etter ambisjonsnivå

Hente og sammenstille

La oss sortere begrepene litt og sa hva som er realistisk i dag, og retningen vi går i fremover. Typen agenter de fleste kan lage nå er for å hente og sammenstille informasjon fra grunnlagsdata, resonnere, analysere, oppsummere og svare på spørsmål om et spesifikt tema. Det kan du gjøre med ChatGPT, Agentbyggeren i Copilot chat *) og andre lignende produkter. Du kan starte fra en mal. For eksempel en karriereveileder, eller en Skriveveileder. Den har jeg brukt og tilpasset til å vurdere tone og format på blogginnlegg og artikler. Du kan også lage en agent fra grunnen av.

I workshopene lager vi ofte en bærekraftveileder som hjelper meg å svare på spørsmål om virksomhetens bærekraft basert på innhold i årsrapport og våre interne dokumenter om planer og mål for sikre bærekraft. Det er bare en av mange muligheter.

Den mest gjennomførte workshopen er Smart bruk av M365 Copilot med agenter

Gjennomføre oppgave

Neste nivå er å lage agenter som utfører handlinger når den blir bedt om det, automatiser arbeidsflyter og gjentakende oppgaver for brukere. Jeg får for eksempel en automatisk oppsummering hver morgen som forbereder meg på min arbeidsdag uten at jeg trenger å be om dette hver gang. Jeg kan også få Copilot til å sende en forespørsel til mitt team hver fredag morgen og be om en kort ukerapport.

Agenten sammenstiller dette til en rapport og presenterer denne til meg. Dette gjøres for meg av Copilot handlinger. Her er vi i startfasen, og vil få stadig flere muligheter.

Autonom, eller selvstendig agent

Agenten opererer uavhengig av meg, planlegger, samarbeider med andre agenter, lærer og eskaler til meg når den ikke selv kommer videre uten min avgjørelse eller instruksjon. Dette ligger lenger frem, i alle fall for oss brukere som ikke utvikler profesjonelle løsninger. Men det er ferdige løsninger rett rundt hjørnet fra Microsoft som finnes i utprøvingsversjon. Selv har jeg startet å teste Microsoft Project manager agent som er innebygget i Planner Premium i Teams.

Den lager utkast til prosjektplan for meg basert på prosjektets mål, og kan gjøre en del av prosjektleveransene jeg, eller andre prosjektdeltakere måtte gjort selv. Mest dokumentleveranser, statusrapporter og oppfølging av leveranser som ikke er på plan. Bygge hus kan den fortsatt ikke 😀

Nylig gjennomførte vi en agentworkshop i en større virksomhet som har tatt i bruk M365 Copilot. Gjennom gruppearbeider kom det opp ideer til mer enn 30 agenter, og hver av de seks gruppene beskrev 1-2 agenter de ville prioritere å lage i etterkant av workshopen. Noen var av typen de kan lage selv, mens noen ville kreve en mer profesjonell utvikling med verktøy og kompetanse ikke vanlige ansatte har. Flere vil også kunne bli realisert uten å ha ekstra lisens for M365 Copilot. Noe å vurdere i din organisasjon?


 *) Agentbyggeren kan du bruke i Copilot Chat selv om du ikke har lisens for M365 Copilot. Da bruker du nettsider eller dokumenter du laster opp som kunnskapskilde. Med lisens kan du referere direkte til dokumenter og artikler på SharePoint. Copilot handlinger og autonome agenter krever lisens for M365 Copilot.

Trenger dere en Teams omstart i høst?

BJørn O. Hopland. Leder og rådgiver i Smart endring AS

Mange virksomheter tok i bruk Teams i forbindelse med hjemmekontor i 2020 og fremover. Men, de fleste startet først med Teams-møter som gjorde at man kunne samarbeide og møtes når man ikke kunne treffes på kontoret. Dette forklarer den fantastiske veksten i Teams vi så i denne perioden. Det ser vi på denne statistikken, basert på tall rapportert fra Microsoft. Slack, som vel kan sies å være den nærmeste konkurrenten så ikke en tilsvarende vekst fordi de ikke dekker nettmøter. Derimot hadde Zoom en tilsvarende rask vekst.

Teams er mer enn nettmøter

Noen tok også i bruk Teams for dokumentsamarbeid og for kommunikasjon i chat. Og de som var forutseende nok til å se mulighetene i Teams for samarbeide etablerte også struktur for samarbeid i Team og kanaler. Jeg hadde gleden av å bistå flere større finansinstitusjoner på den tiden med innspill til struktur, og med opplæring av ledere og team.

Mange har ikke utnyttet potensialet i Teams-strukturen

I følge Microsoft er det mange virksomheter som ikke har tatt i bruk kanaler i særlig grad. I følge statistikken har 80% av Teamene i verden bare en kanal. Når man blander flere tema i samme kanal går det gjerne kort tid før frustrasjonsnivået øker fordi man mister oversikten, og etter hvert brukes ikke kanalen til kommunikasjon lenger. Det foregår som før i epost og i Teams-chat. Da utnytter vi ikke potensialet som ligger i å skaffe oversikt og enklere internsamarbeid med kanaler.

Les gjerne: Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Det er aldri for sent å etablere en ny Team og kanal-struktur

Mange av de henvendelsene jeg får er fra virksomheter som jeg beskriver over. De vil gjerne utvikle en ny, og enklere måte å samarbeide på som medfører mindre intern epost og ustrukturert chatkommunikasjon. Målet er bedre oversikt, mer effektivt samarbeid, og redusert frustrasjon hos ansatte.

Heldigvis er det ikke så vanskelig som mange tror, men det krever nye tanker om hvordan vi arbeider og samarbeider, og det skjer ikke over natten. De som lykkes best snakker sammen om dette, og opparbeider nødvendig forståelse av Teams for å så kunne ta de riktige beslutningene om struktur og daglig samarbeide.

Les også gjerne Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Hvordan dere kan få en ny start

En effektiv måte å gjøre dette på har vist seg å være at ledelse og representanter for ulike grupper i virksomheten gjennomfører en workshop for å opparbeide ferdigheter og god Teams-forståelse. I løpet av 2-3 timer med utprøving fra egen PC av reelle arbeids-scenarier, og samtaler kan man legge et godt grunnlag for videre arbeid med å utnytte Teams-strukturen for å samarbeide smartere i en digital arbeidshverdag.

Sjekk gjerne hvordan Smart endring kan bistå med dette gjennom grunnleggende og viderekommende workshops. For grunnleggende Teams-struktur velger mange å ta utgangspunkt i workshopen Smart samarbeid med Teams, med eventuelle tilpasninger til egen virksomhet.

For en oversikt over de 8 mest gjennomførte workshopen, se Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS

Det du trenger å kunne for å mestre Teams på mobil

Du skal snart delta i et møte. På vei dit sjekker du eposten på mobilen for å se om det er noe som brenner, eller noe du bør vite før du går inn i møtet. Men om mer og mer av interninformasjon og meldinger kommer i Teams, er det vel der du må sjekke nå?

Alle Teams-dokumenter med deg i lomma

Og hva om du sitter i et møte og så blir det spørsmål om et dokument du ikke tenkte du måtte ha med deg. Ville det ikke være fint å bare hente det opp på mobilen?

Det er faktisk veldig lite du ikke kan gjøre i Teams på mobilen.

Det du trenger å vite for å bruke Teams på mobilen

Her får du oppskriften på det du trenger å kunne for å mestre Teams uten å ta frem PC'en. Er du mye på farten kan det hende du etterhvert bruker Teams mer på mobil enn på PC.

Hvor og hvordan vi samarbeider i Teams

Det er to måter å samarbeide med andre i Teams. Det ene er Chat for personlige meldinger med raske avklaringer og om tema som ikke er viktige å lagre for fremtiden.

Den andre måten er samarbeid i Team og kanaler. Dette egner seg best for samarbeid over tid i et arbeidsområde, arbeidsprosess og prosjekter. Her blir alt lagret til glede også for fremtidige medlemmer i Teamet. Nå slipper nye deltakere i prosjekt å starte med blanke ark, som de ville gjort om kommunikasjon hadde foregått på epost, men kan bygge på det som allerede ligger i Teamet.

Start et Innlegg om et emne i en Teams-kanal fra mobilen

Innlegg i kanalen er ikke chat, men erstatter det du tidligere ville kommunisert i epost. Tenk deg at du åpnet innboksen i Outlook og så var det ikke en eneste overskrift på epostene? Da ville du være ganske lost, ikke sant? Det samme er tilfelle her, så skriv alltid hva innlegget gjelder der det står Legg til en tittel. Og vil du at noen skal gjøre noe for deg, nevn dem med @navn. Da får de et varsel som gjør at de forstår at de må behandle Innlegget ditt.

Å nevne noen erstatter Til-feltet i en epost. Alle som samarbeider i Teams-kanalen vil kunne lese Innlegget, men om de ikke er nevnt med navn er det bare til informasjon.

Sjekk Teams «Innboks» på mobil

Man kan ikke basere seg på om man tilfeldigvis får med seg en varsling, men trenger en pålitelig måte å sjekke om noen har satt deg på Til-linjen ved å nevne deg. Da går du inn på Aktivitet. Der vil du finne alle varsler. Vil du bare se meldinger der du er nevnt kan du filtrere og velge @Omtaler.


Åpne Teams-dokumenter i Filer

Når du kommer inn i en Teams-kanal vil du alltid se Innlegg først. For  å se tilhørende dokumenter i kanalen bytter du til Filer. Der finner du, og kan åpne Office-dokumenter, PDF og bilder. Når du klikker på et Office-dokument blir det først åpnet i lesevisning.

Dersom du vil redigere det må du installere M365 appen. Det får du spørsmål om du vil gjøre første gang du velger å redigere. I denne kan du også opprette dokumenter og lagre dem i Teams. Kanskje ikke så aktuelt for de fleste på mobil, men på en iPad vil det kunne være greit å kunne gjøre.

Søk etter samtaler, chat og dokumenter

Skal du ha nytte av å ha med deg all Teams-informasjon må du også kunne finne den, også det som ble produsert for mange måneder siden. Da er det søk som gjelder. Søkelinjen er tilgjengelig både fra Teams, og Chat.

Når du søker derfra søker du i alt, uansett hvor du står når du søker. For å gjøre det lettere å finne det du er ute etter kan du filtrere for å bare søke på en type resultat. Tips! Husk at du også søker i innhold av dokumenter. Dersom et dokument inneholder et prosjektnummer, et navn, eller annen informasjon som kan være unik, kan du søke på dette. Da får du mer nøyaktig treff i søket ditt.

Vil dere ha en systematisk gjennomgang og trene på bruk av Teams på mobil? Sjekk ut 40-minutters frokost/lunsj og lær sesjonen Teams i jobben på mobil og nettbrett.

Har du 3 års erfaring med Teams, eller 1 års erfaring 3 ganger?

Bjørn O. Hopland er leder av Smart endring AS

Da jeg var HR ansvarlig i Microsoft Norge var rekruttering en viktig arbeidsoppgave. Alle ledere som skulle ansatte ba om det samme. De ville ansette noen med lang erfaring. Jeg lærte fort at det finnes to typer erfaring. Det er de som har 5 års erfaring der de hele tiden har lært og utviklet seg. Og så var det de som hadde ett års erfaring 5 ganger. Hvert år gjorde de bare det samme som året før.

Vær smartere når du viser PowerPoint i Teams-møtet

Utviklingen av nye muligheter i Teams de siste 3 årene har vært enorm. Her er det også noen som har ett års Teams-erfaring 3 ganger. Forrige uke holdt jeg en workshop for en bedrift der vi prøvde ut PowerPoint live i Teamsmøtet. Da var det noen som fikk hakeslipp. Hvor lenge har den muligheten vært der? Tja, sier jeg. I alle fall 3 år. Les om hvorfor det er en genial måte å presentere PowerPoint på i et Teams-møte.

Selv om du ikke presenterer selv, kan det være en fordel å vite om et par andre muligheter når noen presenterer en PowerPoint. Visste du at du kan tilby deltakerne i et Teams-møte å se din norske presentasjon på engelsk, eller andre språk. Smart om du har møter med noen som ikke er norskspråklige, og du sparer mye arbeid ved å ikke oversette presentasjonen. Hver deltaker velger selv språket de ønsker å se teksten i.

Behold kontrollen i møtet

Skal du lede et større møte og forventer spørsmål, eller innlegg fra deltakerne? Hold rede på hvem som rakk opp hånden først. Velg å vise deltakerlisten, så er du ikke i tvil om rekkefølgen. Og er det noen som glemmer å ta ned hånden etter å ha pratet kan du hjelpe dem med det samme sted. Og kan de ikke styre seg kan du dempe dem. Vel da skal de virkelig være møteplagere …

Sender du epost og Teams-chat om kvelden eller i helgen?

Det er et evig diskusjonstema om det er OK å sende epost utenfor vanlig arbeidstid. Man kan si; Men jeg mener jo ikke at du må lese den da. Det er helt fint om du ikke leser den før du kommer på jobb. Likevel er det noen som kan oppfatte det som et press på å være alltid på.

Les gjerne: 3 gode grunner til å kontrollere når din e-post skal komme inn i mottakerens Innboks

Jeg synes jo det er greit å sende en Teams-melding i det jeg kommer på noe, så slipper jeg å huske på det til jeg kommer på jobben i morgen. Men det betyr ikke at du trenger å få den med en gang. Jeg kan enkelt velge å utsette leveringen til dagen etter, eller til etter helgen. Slik gjør du det.

Er det på tide med en liten oppdatering på nye muligheter, og kanskje en repetisjon på annet vi måtte ha glemt? Mange har funnet det nyttig å arrangere et frokost, eller lunsjmøte på 40 minutter på ulike nyttige tema relatert til å arbeide og samarbeide smart i den digitale arbeidshverdagen.

Bedriften jeg refererer til over har et frokostmøte i måneden med ett av de 10 temaene Smart endring tilbyr. I tillegg til å lære nye triks er det også veldig sosialt å treffes slik og en god anledning til å kommer på kontoret den dagen.

Sjekk ut Smart frokost / lunsjmøte. Innføring, inspirasjon og repetisjon — Smart endring AS