Det du trenger å kunne for å mestre Teams på mobil

Du skal snart delta i et møte. På vei dit sjekker du eposten på mobilen for å se om det er noe som brenner, eller noe du bør vite før du går inn i møtet. Men om mer og mer av interninformasjon og meldinger kommer i Teams, er det vel der du må sjekke nå?

Alle Teams-dokumenter med deg i lomma

Og hva om du sitter i et møte og så blir det spørsmål om et dokument du ikke tenkte du måtte ha med deg. Ville det ikke være fint å bare hente det opp på mobilen?

Det er faktisk veldig lite du ikke kan gjøre i Teams på mobilen.

Det du trenger å vite for å bruke Teams på mobilen

Her får du oppskriften på det du trenger å kunne for å mestre Teams uten å ta frem PC'en. Er du mye på farten kan det hende du etterhvert bruker Teams mer på mobil enn på PC.

Hvor og hvordan vi samarbeider i Teams

Det er to måter å samarbeide med andre i Teams. Det ene er Chat for personlige meldinger med raske avklaringer og om tema som ikke er viktige å lagre for fremtiden.

Den andre måten er samarbeid i Team og kanaler. Dette egner seg best for samarbeid over tid i et arbeidsområde, arbeidsprosess og prosjekter. Her blir alt lagret til glede også for fremtidige medlemmer i Teamet. Nå slipper nye deltakere i prosjekt å starte med blanke ark, som de ville gjort om kommunikasjon hadde foregått på epost, men kan bygge på det som allerede ligger i Teamet.

Start et Innlegg om et emne i en Teams-kanal fra mobilen

Innlegg i kanalen er ikke chat, men erstatter det du tidligere ville kommunisert i epost. Tenk deg at du åpnet innboksen i Outlook og så var det ikke en eneste overskrift på epostene? Da ville du være ganske lost, ikke sant? Det samme er tilfelle her, så skriv alltid hva innlegget gjelder der det står Legg til en tittel. Og vil du at noen skal gjøre noe for deg, nevn dem med @navn. Da får de et varsel som gjør at de forstår at de må behandle Innlegget ditt.

Å nevne noen erstatter Til-feltet i en epost. Alle som samarbeider i Teams-kanalen vil kunne lese Innlegget, men om de ikke er nevnt med navn er det bare til informasjon.

Sjekk Teams «Innboks» på mobil

Man kan ikke basere seg på om man tilfeldigvis får med seg en varsling, men trenger en pålitelig måte å sjekke om noen har satt deg på Til-linjen ved å nevne deg. Da går du inn på Aktivitet. Der vil du finne alle varsler. Vil du bare se meldinger der du er nevnt kan du filtrere og velge @Omtaler.

Åpne Teams-dokumenter i Filer

Når du kommer inn i en Teams-kanal vil du alltid se Innlegg først. For  å se tilhørende dokumenter i kanalen bytter du til Filer. Der finner du, og kan åpne Office-dokumenter, PDF og bilder. Når du klikker på et Office-dokument blir det først åpnet i lesevisning.

Dersom du vil redigere det må du installere M365 appen. Det får du spørsmål om du vil gjøre første gang du velger å redigere. I denne kan du også opprette dokumenter og lagre dem i Teams. Kanskje ikke så aktuelt for de fleste på mobil, men på en iPad vil det kunne være greit å kunne gjøre.

Søk etter samtaler, chat og dokumenter

Skal du ha nytte av å ha med deg all Teams-informasjon må du også kunne finne den, også det som ble produsert for mange måneder siden. Da er det søk som gjelder. Søkelinjen er tilgjengelig både fra Teams, og Chat.

Når du søker derfra søker du i alt, uansett hvor du står når du søker. For å gjøre det lettere å finne det du er ute etter kan du filtrere for å bare søke på en type resultat. Tips! Husk at du også søker i innhold av dokumenter. Dersom et dokument inneholder et prosjektnummer, et navn, eller annen informasjon som kan være unik, kan du søke på dette. Da får du mer nøyaktig treff i søket ditt.

Vil dere ha en systematisk gjennomgang og trene på bruk av Teams på mobil? Sjekk ut 40-minutters frokost/lunsj og lær sesjonen Teams i jobben på mobil og nettbrett.

Har du 3 års erfaring med Teams, eller 1 års erfaring 3 ganger?

Bjørn O. Hopland er leder av Smart endring AS

Da jeg var HR ansvarlig i Microsoft Norge var rekruttering en viktig arbeidsoppgave. Alle ledere som skulle ansatte ba om det samme. De ville ansette noen med lang erfaring. Jeg lærte fort at det finnes to typer erfaring. Det er de som har 5 års erfaring der de hele tiden har lært og utviklet seg. Og så var det de som hadde ett års erfaring 5 ganger. Hvert år gjorde de bare det samme som året før.

Vær smartere når du viser PowerPoint i Teams-møtet

Utviklingen av nye muligheter i Teams de siste 3 årene har vært enorm. Her er det også noen som har ett års Teams-erfaring 3 ganger. Forrige uke holdt jeg en workshop for en bedrift der vi prøvde ut PowerPoint live i Teamsmøtet. Da var det noen som fikk hakeslipp. Hvor lenge har den muligheten vært der? Tja, sier jeg. I alle fall 3 år. Les om hvorfor det er en genial måte å presentere PowerPoint på i et Teams-møte.

Selv om du ikke presenterer selv, kan det være en fordel å vite om et par andre muligheter når noen presenterer en PowerPoint. Visste du at du kan tilby deltakerne i et Teams-møte å se din norske presentasjon på engelsk, eller andre språk. Smart om du har møter med noen som ikke er norskspråklige, og du sparer mye arbeid ved å ikke oversette presentasjonen. Hver deltaker velger selv språket de ønsker å se teksten i.

Behold kontrollen i møtet

Skal du lede et større møte og forventer spørsmål, eller innlegg fra deltakerne? Hold rede på hvem som rakk opp hånden først. Velg å vise deltakerlisten, så er du ikke i tvil om rekkefølgen. Og er det noen som glemmer å ta ned hånden etter å ha pratet kan du hjelpe dem med det samme sted. Og kan de ikke styre seg kan du dempe dem. Vel da skal de virkelig være møteplagere …

Sender du epost og Teams-chat om kvelden eller i helgen?

Det er et evig diskusjonstema om det er OK å sende epost utenfor vanlig arbeidstid. Man kan si; Men jeg mener jo ikke at du må lese den da. Det er helt fint om du ikke leser den før du kommer på jobb. Likevel er det noen som kan oppfatte det som et press på å være alltid på.

Les gjerne: 3 gode grunner til å kontrollere når din e-post skal komme inn i mottakerens Innboks

Jeg synes jo det er greit å sende en Teams-melding i det jeg kommer på noe, så slipper jeg å huske på det til jeg kommer på jobben i morgen. Men det betyr ikke at du trenger å få den med en gang. Jeg kan enkelt velge å utsette leveringen til dagen etter, eller til etter helgen. Slik gjør du det.

Er det på tide med en liten oppdatering på nye muligheter, og kanskje en repetisjon på annet vi måtte ha glemt? Mange har funnet det nyttig å arrangere et frokost, eller lunsjmøte på 40 minutter på ulike nyttige tema relatert til å arbeide og samarbeide smart i den digitale arbeidshverdagen.

Bedriften jeg refererer til over har et frokostmøte i måneden med ett av de 10 temaene Smart endring tilbyr. I tillegg til å lære nye triks er det også veldig sosialt å treffes slik og en god anledning til å kommer på kontoret den dagen.

Sjekk ut Smart frokost / lunsjmøte. Innføring, inspirasjon og repetisjon — Smart endring AS