Smart bruk av iPad, OneNote og god e-post mest populært i 2014

I følge blog-statistikken har dere lest 18.000 SmartEndring blogginnlegg i løpet av 2014. Tusen takk for det J Det er tydelig at e-post fremdeles er en stor utfordring for mange, og tips og triks rundt både det å håndtere innkommende e-post og sikre seg at andre leser din e-post er mye lest. Til tross for at mange har spådd e-postens død er det tydelig at det ikke blir mindre e-post i 2015. Heller mer … For å ta kontroll over all e-post som strømmer kontinuerlig inn i Innboksen din, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist. Er du usikker på om folk faktisk leser det du sender dem kan du hente noen tips i dette innlegget: Hvorfor skal jeg lese din E-post? Dette må du gjøre!

I løpet av 2014 er iPaden uten tvil blitt tatt mer og mer i bruk for jobbformål. Mange tar med seg denne i møter istedenfor PC. Det mest leste SmartEndring blogginnlegget i 2014 er da også Den beste bruken av iPad på jobben er …. som forteller hvordan du kan bruke den som notatblokk.

112514_2047_Ikkekombakp1.png

Kanskje den viktigste appen som gjør iPad så nyttig på jobben er Microsoft OneNote som binder sammen informasjon på PC, Mac, nettbrett og telefon. Et praktisk eksempel på dette finner du i Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan! Men OneNote er også utrolig nyttig til mange private formål og det best leste blogginnlegget om OneNote i 2014 var Den enkleste måten å ta vare på og finne igjen kvitteringer

Følg med i 2015 for flere innlegg som kan hjelpe deg å redusere stress og skape bedre resultater. Ikke fyll hodet med alt du skal huske, men frigjør plass til innovative tanker ved smart bruk av teknologi og enkel struktur.

Godt nytt år!

Bruk inneklemte dager på jobben til å redusere stress og få bedre 2015-resultater

Desember byr på to ganger to inneklemte arbeidsdager i år. Om du ikke tar fri ser du kanskje frem til et par rolige dager der du skal få ryddet opp litt og komme ajour, ikke minst med eposten :-)

Hva om du bruker en av dagene til å skaffe deg kontroll over eposten din en gang for alle og sørge for at du alltid er ajour?

Går det an? Alle rundt meg har det jo på samme måten som meg så kanskje det bare må være sånn at man alltid føler eposten som en dårlig samvittighet der det alltid ligger epost som skulle vært besvart og oppgaver inne i eposten som skulle vært utført?

Det er mulig å gjøre noe med dette! Det krever litt disiplin, men ved å ta teknologien til hjelp kan du få en bedre eposthverdag.

Her er hvordan du gjør det på 1-2-3

1. La postmannen sortere E-posten før du går løs på den.
2. Grupper E-posten i diskusjoner
3. Behandle ferdig en og en E-post

Ettersom de fleste har sortert E-posten utfra når den kom inn ser sannsynligvis Innboksen din ut omtrent som på bildet. Viktig og uviktig E-post om hverandre. Nyhetsbrev, forespørsler, interninformasjon, E-post fra kunder ligger om hverandre uten noe som helst system som hjelper deg å ta tak i det viktigste først.

Hvordan går du løs på dette? Starter du systematisk på toppen med de nyeste E-postene og jobber deg nedover? Starter du med de eldste først? Eller, ser du gjennom overskriftene og plukker litt her og der og forsøker å finne de viktigste E-postene først?

Tenk om postmannen kunne sortere posten for deg før den kom inn i din Innboks! Legge nyhetsbrev og lignende i en mappe på bunnen av Innboksen, deretter interninformasjon i en mappe oppå denne og så de viktige E-postene på toppen? Da vil du være mye sikrere på at du starter med det viktigste, og du kan fint utsette resten til senere i uken. Ville ikke dette gjøre e-post lettere å behandle?

Dette kan faktisk Outlook gjøre for deg ved hjelp av enkle regler du kan legge inn selv.

Trinn 1 – La postmannen sortere E-posten før du går løs på den.

Det finnes et utall av avanserte måter å bruke regler på. Dette kan være fint å bruke om du har spesielle behov. Jeg anbefaler uansett å starte med enkle «pek og klikk» regler for å flytte E-post inn i mapper utfra forskjellige kriterier. Dette kan være fra en avsender, eller E-post sendt til en gruppe. Senere kan du lage mer avanserte regler. For eksempel sortere all E-post der du er på kopi-linjen i en egen mappe.

For å flytte E-post fra en avsender fra Innboksen til en mappe du oppretter for dette formålet, velg en E-post, og velg Regler – og Flytt alltid meldinger fra …. . Se eksemplet under. Der er det alle meldinger fra LinkedIn. Du får sikkert, i likhet med meg, en god del oppdateringer på E-post derfra, og vi kan vel være enige om at det ikke er særlig høy prioritet å se på disse umiddelbart?

Du kan flytte meldinger til en mappe som finnes fra før, eller du kan lage en ny. Alle nye E-post som nå kommer inn vil nå bli automatisk flyttet til denne mappen.

Jeg sier ikke at du ikke skal lese resten av E-postene, bare at de ikke trenger å leses først. Når du oppretter disse mappene, legg dem som undermapper av Innboksen din. De er jo fortsatt en del av Innboksen, bare sortert i undermapper.

Trinn 2 – Grupper E-posten i diskusjoner

La oss si at du hadde 100 ubehandlede e-post i Innboksen opprinnelig. Da har du kanskje fremdeles 50+ igjen etter at reglene har flyttet en del til undermapper. Erfaringsmessig brukes E-post ofte til diskusjoner og spørsmål til en gruppe, og sendes gjerne til flere mottakere. La oss si at noen stilte et spørsmål, eller startet en diskusjon i begynnelsen av ferien din og sendte e-post til 5 mottakere der du er en av dem. De andre svarer så til alle over noen dager og noen svarer alle på dette igjen. Det blir fort 10 E-post i din Innboks og de vil bli spredd over flere sider i Innboksen din. For å behandle hele «samtalen» under ett, istedenfor å behandle 10 e-post separat, slå på Vis som diskusjoner. I tillegg til å kunne behandle all E-post i en diskusjon på en gang vil den også gi deg bedre oversikt over Innboksen.

Trinn 3 - Behandle ferdig en og en E-post

Nå er du klar til å gå løs på innholdet i E-postene. Ikke fall for fristelsen il å "halvlese" E-post. Gjør du det sitter du veldig fort med 10-20 E-post som ser ut som de er lest og behandlet, men det er de ikke og du må begynne på nytt igjen med hver E-post. Dette er mye mindre effektivt enn om du behandler hver E-post ferdig første gangen du leser den. For mer om dette, les  Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Høres dette ut som noe du vil gjøre, men du er ikke sikker på om du kan gjennomføre det? Da kan du jo vurdere å få litt hjelp fra SmartEndring J Ved å delta på et lynkurs i Smart bruk av Outlook kan du og dine kolleger ta kontroll over hverdagen. I snitt sier de som har deltatt på dette at de kommer til å spare tid tilsvarende to arbeidsuker i året, samtidig som de reduserer stress og blir flinkere til å prioritere!

Det perfekte verktøyet for å arrangere selskap med venner

Skal vi arrangere et selskap trenger vi å kunne samle informasjon, for eksempel matoppskrifter, mulige lokaler, bilder til invitasjon og vinanbefalinger. Så vil vi gjerne ha en enkel plan vi kan bruke for å fordele arbeid mellom de som skal arrangere selskapet og deretter kunne gjennomføre og følge opp planen.

Om du har Microsoft Office har du allerede et veldig hendig verktøy du kan bruke. Ja du trenger ikke engang ha Office fordi Microsoft OneNote kan lastes ned gratis på alle enheter, enten det er PC, Mac, nettbrett eller telefon.

For å starte planleggingen må du lage en notatblokk du kan dele med andre. Da må den ligge på Microsoft OneDrive. Velg Fil -> Ny og opprett notatblokk.

Nå vil du få spørsmål om du vil dele denne med andre og det vil du jo. Skriv inn e-postadressene til de du vil dele med og hensikten med delingen. Mottakerne får da en lenke på e-post og kan velge å enten åpne og redigere notatene i en nettleser, eller i sin OneNote om de har den installert.

120714_0833_Fullkontrol1.png

Nå kan alle være med å skrive på planen. Gjerne alle på en gang på samme side, eller noen skriver på menysiden og noen lager handlelisten. Når planen er ferdig kan den også sendes på e-post til flere, eller skrives ut om man foretrekker å ha den på papir. Ikke at du trenger det ..… Du kan enkelt ta med deg handlelisten i butikken på telefonen. Er dere flere som handler sammen og bruker den samme listen blir ingenting glemt og ingenting dobbelt. Se Full kontroll på julehandelen med OneNote

Etter hvert som oppgavene i planen blir gjennomført kan den som har utført dem krysse av i sjekkboksene så ser andre også at man er på plan.

Lykke til med planleggingen.

Bruker du oppgaver i Outlook? Da kan du overføre dine aktiviteter automatisk ved å flagge dem som Outlook-oppgaver. Bare marker din oppgave og velg når den skal følges opp.

Bruker du ikke oppgavelisten i Outlook kan du få gode tips om hvorfor det kan være en god ide og hvordan du kommer i gang her: Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Og om du vil prøve ut hvordan du kan finne tidspunkter som passer for alle kan du jo teste ut Doodle som kan hjelpe deg med å finne en tid som passer for alle uten en masse e-post eller telefoner frem og tilbake.

Full kontroll på julehandelen med OneNote

VI har nettopp fått mye bedre kontroll og oversikt på vår dagligvarehandel. Ved å ha innkjøpslisten i OneNote kan vi dele den i familien. Nå kan alle legge til det vi mangler på listen når man kommer på det. Når vi handler sammen i butikken sammen kan vi være veldig effektive og hente ulike ting til handlekurven og så krysse av det vi har lagt i kurven. Da slipper vi å kontrollere om vi har fått med alt til slutt og vi glemmer ingenting.

Dette passer veldig bra for meg som nesten ikke kan lese min egne håndskrift på en vanlig handleliste og jeg kan til og med bruke listen på telefonen uten briller fordi jeg kan forstørre teksten så jeg kan lese den.

For å få avkrysningsboksen, trykk på dette symbolet når du skal legge til ting på handlelisten. Da vil du også få en avkryssingsboks automatisk på neste linje når du gjør linjeskift.

Har du en Windows- eller Android-telefon kan du «pinne» handlelisten til forsiden, men det fungerer bra å bruke den på iPhone også.

Er du av dem som er så flinke at du planlegger hele ukens middager kan du enkelt lage en side til med ukemenyen på så slipper du etterhvert å få spørsmålet «Hva er det til middag i dag?» hele tiden. Du kan bare svare; Sjekk OneNote J

Kjenner du ikke OneNote? Har du Microsoft Office på PC har du også OneNote. For Mac og andre enheter kan du laste det ned gratis. Du kan dele notater både mellom egne enheter som PC, Mac, nettbrett og telefon, og du kan dele med familie og kolleger. For mer informasjon se http://www.onenote.com/

Vil du ha mer inspirasjon til å prøve ut OneNote? Se:

Den enkleste måten å ta vare på og finne igjen kvitteringer

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote