Hvordan sikrer jeg at jeg når frem til alle i Teams?
/
Mange husker sikkert da virksomheten innførte Intranett for noen år siden. Det var stor skepsis særlig blant ledere som fikk beskjed om at "nå informerer vi ikke på epost lenger. Vi publiserer det på Intranettet". Men hva om ikke alle går inn på Intranettet? Resultatet ble ofte at man publiserte informasjon, og så sendte en epost for å være sikker på at alle leste informasjonen.
Hva har Intranett med Teams å gjøre?
Jo det jeg har lagt merke til i flere organisasjoner er utstrakt bruk av å bruke @Team og @Kanal som fører til at alle medlemmer av Teamet får et varsel om meldingen, enten den er relevant for dem eller ikke. Den store forskjellen på kommunikasjon med epost og i Teams er at epost er "push", og Teams er "pull".
Når vi sender en epost setter vi den eller de som forventes å gjøre noe, altså at de som får en oppgave gjennom eposten, på Til: linjen, og de som bare skal informeres på Kopi:. Tilsvarende i Teams er at vi nevner den eller de som skal gjøre noe med @navn. De som ikke er nevnt blir informert, tilsvarende at de står på kopilinjen. På samme måte som jeg kan velge å lese en epost der jeg er på kopi, kan jeg velge å lese et Teams-innlegg der jeg ikke er nevnt. Men dersom du velger å nevne @Team fremtvinger du et varsel på min skjerm. Dette vil jeg ikke ha, og du risikerer at det blir oppfattet som litt uhøflig i likhet med å forlange en lesebekreftelse på en epost.
Du kan ikke være medlem av en kanal
Noen tror at dersom de bruker @kanal vil bare "medlemmer" av kanalen bli varslet. Men man kan ikke være medlem av en kanal. Tenk deg at dere er fem som samarbeider i et prosjekt og har en kanal i et større Team for dette. Dersom du bruker @kanal for å gi alle i prosjektet en oppgave vil alle 20 medlemmer av Teamet kunne få denne varslingen. Det var kanskje ikke det du ville?
Organiser Team-medlemmer i grupper du kam adressere
Mange savner å kunne lage en "distribusjonsliste" der man kan henvende seg til flere uten å måtte skrive inn alle navnene hver gang. Det kan du gjøre ved å bruke merker. På jobben har vi et Kriseteam der vi behandler oppståtte situasjoner. Vi har noen som kan gi IT-støtte i slike sitasjoner, men det kan være litt forskjellige over tid og jeg vet ikke hvem som er tilgjengelig når det skjer noe. Derfor oppretter jeg et merke, IT-støtte, som jeg kan adressere når jeg trenger det.
Et merke gjelder bare innenfor ett Team, så ulike Team kan ha ulike aktive merker. Dersom du vil nevne alle deltakere i en prosjektkanal, kan du opprette et merke for prosjektet og bruke @merke fremfor å bruke @kanal.
Du når også frem til dem som ikke er aktive i Teams
Epost du får dersom du ikke leser en Teams-melding innen 1 time
En usikkerhet mange har, spesielt i starten når man tar i bruk Teams, er om jeg kan stole på at min melding når frem til adressaten. Hvordan vet jeg at den meldingen jeg sender i en chat, eller ved å nevne noen blir lest? Jeg vet jo ikke om alle er like begeistret for Teams som jeg er.
Du kan ta det helt med ro. Dersom mottakeren av din melding ikke leser den innen en time får de en epost i Outlook der de kan trykke på en lenke og lese din melding i Teams. Og alle sjekker Outlook!
Gjennomfør en workshop sammen med dine kolleger og bli enige dere imellom hvordan dere skal samarbeide og kommunisere i Teams. Smart endring arrangerer bedriftsinterne workshops i Teams der dere blir bedre på å samarbeide.
