Jeg får forslag om å bytte til Nye Outlook. Skal jeg gjøre det?

/

Her kom posten før :-)

Microsoft har i lang tid oppfordret oss til å ta i bruk nye Outlook. Noen har byttet, og mange som har forsøkt har byttet tilbake til den kjente klassisk Outlook som det nå heter. Jeg er en av dem som har forsøkt, og byttet tilbake flere ganger.

Du kan lese mer om dette i På tide å si farvel til Outlook Classic, og velkommen til Nye Outlook ?

Må jeg bytte nå?

Det har vært mitt valg å bytte, men nå tar Microsoft neste skritt til å få alle til å bytte til nye Outlook så fort som mulig. Du vil snart få en oppfordring hver gang du starter Outlook til å bytte til nye Outlook. Om du velger å gjøre det er det ikke sikkert du finner bryteren der du kan bytte tilbake.

Tips! Om du ikke ser bryteren for å gå tilbake til klassisk Outlook, Søk opp, og start den fra Windows-menyen.

Microsoft lover å støtte klassisk Outlook til 2030, så jeg synes ikke det har hastet. Jeg er mer kjent, og komfortabel med Outlook slik jeg har opplevd det gjennom mange år. Som ivrig bruker av oppgaver/tasks der jeg kan skrive inn oppgaver, flagge epost og oppgaver fra OneNote gjør det vondt å bytte.

Les mer om dette og andre ting jeg savner i Nye Outlook i Ja, jeg skal ta i bruk Nye Outlook. Men ikke ennå …. 

Mitt nye oppgavesystem i Outlook og OneNote

Med Microsoft To do som mitt nye oppgavesystem kan jeg både flagge epost for oppfølging og jeg kan skrive inn egne oppgaver uten å forlate Outlook. Og jeg kan se både kalender og oppgaveliste samtidig, selv om det ikke er så visuelt oversiktlig som i klassisk Outlook.

Legg til en Loop oppgaveliste i OneNote

Men hva gjør jeg med oppgaver som oppstår i møter og når jeg ellers har behov for oppgavelister i OneNote? Da setter jeg inn en oppgaveliste i form av en Loop-komponent. Der kan jeg skrive inn oppgaver jeg tildeler meg selv. Den vises i To do i Outlook, og når jeg vil følge opp oppgaver på farten, i To do appen på mobil.

Bedre støtte for Copilot kompenserer litt

Har du lisens for M365 Copilot har du kanskje oppsummert epost, og fått hjelp til å skrive utkast til epost? Det kan du gjøre i både klassisk og ny Outlook. Men i nye Outlook har du flere muligheter ved å åpne Copilot sidepanelet. Du kan for eksempel spørre Copilot "Har jeg noen gjøremål i de uleste epostene mine i dag?"
Eller, "Hjelp meg med å forberede meg til prosjektmøtet med Tina og Petter"

Dersom du vil bli litt bedre på å håndter henvendelser på  epost, i Teams, kalender og oppgaver med klassisk eller ny Outlook kan du få med deg noen kolleger og gjøre dette gjennom workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do

Forskjellen mellom KI og automasjon

/

Når jeg spør om hvilke forventninger noen har til kunstig intelligens, svarer mange at de vil automatisere arbeidsoppgaver. Men KI og automasjon er ikke det samme. De har forskjellige bruksområder og fordeler. Her er en oversikt over forskjellene og hvordan du kan dra nytte av begge.

Hva er automasjon? 

Automasjon innebærer å få oppgaver til å bli utført automatisk, og er veldig bra for gjentakende eller trivielle oppgaver. Det sikrer konsistens, reduserer feil, og frigjør tid. Men automasjon følger forhåndsbestemte regler og mangler evnen til å tolke data og ta beslutninger, noe KI kan gjøre. 

Illustrasjon hentet fra workshopen Smart dokumentbehandling i Teams. For flere eksempler på automatisering av arbeidsflyt, les gjerne Å automatisere rutineoppgaver kan være mer lønnsomt enn bruk av KI

Hva er kunstig intelligens? 

KI er maskiner som kan 'tenke', analysere data, lære av den og ta beslutninger. KI er innebygget i mange tjenester som , spam-filtre og svindeloppdagelse, og i verktøy vi kan bruke som ChatGPT, og Copilot.

Illustrasjon hentet fra workshopen Smart bruk av M365 Copilot med agenter

Hvordan AI og automasjon kan fungere sammen 

For komplekse arbeidsflyter kan KI legges til automasjon. For eksempel kan Microsoft arbeidsflyt legge til en ny post i en SharePoint tabell, mens Copilot skanner og kategoriserer artikkelen, alt uten menneskelig innblanding. 

Når må vi mennesker behandle saker? 

KI og automasjon kan ta over forutsigbare oppgaver, men mennesker er nødvendig når.

  • Oppgaver skal gjøres bare en gang

  • Krever et synspunkt

  • Krever kritisk tenkning eller resonnement

  • Vi må ta hensyn til  relasjoner med andre mennesker og oppgaver

KI og automasjon har begge sine styrker og svakheter. Ved å kombinere dem kan vi oppnå en mer effektiv og nøyaktig arbeidsflyt, samtidig som vi frigjør tid til mer komplekse oppgaver som krever menneskelig innsikt og vurdering.

Artikkelen er inspirert av Automation vs. AI: What's the difference? | Zapier

Blir Copilot den nye arbeidsflaten for arbeid og samarbeid?

/

Det er flere år siden jeg så at Teams kom til å bli den nye arbeidsflaten. Ikke Windows, Ikke Mac. De er gode verter for Teams og integrerte moduler. Det er jo der vi etter hvert vi bruker mesteparten av vår arbeidstid på skjermen. Der åpner vi våre dokumenter og kommuniserer med våre kolleger.

Blir Copilot den nye arbeidsflaten?

Med Copilot får vi nå forsterket dette med at alle modulene som inngår i Teams også har Copilot innebygget. Copilot finner du nå i Teams-chat, kanaler, og dokumenter. Også tilleggene for Planner Premium og OneNote har Copilot-støtte.

Microsoft kaller Copilot for "The UI for AI". Altså at vi får tilgang til kunstig intelligens støtte i de grensesnittene vi er vant til å forholde oss til som Teams, Outlook og Office-programmene.

Hvilke følger får dette for hva vi må lære oss for å utnytte Copilot?

I 2017 begynte jeg å tilby workshops i Teams som en del av en generell workshop om Office 365. I 2018 holdt jeg den første workshopen som kun fokuserte på Teams. Etter hvert som Teams ble videreutviklet med stadig nye funksjoner har jeg utvidet antallet Teams-workshops til dagens syv. Du finner dem her: Mest populære kurs og workshops

Dette skyldes både at Teams har blitt mer omfattende, og at flere moduler som tidligere var selvstendige programmer nå får så mye verdi fra Teams at det ikke gir mening å se på dem som enkeltprogrammer.

Fra en til tre Copilot workshops

Nå skjer det samme med Copilot. Med stadig flere muligheter og moduler der vi kan bruke Copilot, har jeg funnet ut at det beste pedagogisk er å holde en workshop innenfor en 2-timers ramme. Dette er også den tiden de fleste kan sette av i en hektisk jobbhverdag.

Derfor har jeg måttet fordele Copilot-mulighetene i tre workshops. Med flere Copilot-muligheter blir det mer å sette seg inn i og lære, akkurat som å ta i bruke flere muligheter i Teams.

De tre nivåene Smart endring Copilot workshops

Her ser du en oversikt, med workshop i Copilot Chat for alle som bruker M365. Og Copilot integrert i Teams og Office med tilgang til data i Outlook, Teams og SharePoint for Copilot brukt personlig og i grupper.

Vil du ha flere detaljer, les beskrivelsene her:

Alle workshopen er lagt opp etter 80/20 prinsippet. 80% av resultatene oppnår du ved å ta i bruk 20% mulighetene. Dette hjelper deg på rett vei og gir umiddelbar effekt. Resten bygger du ferdigheter på gjennom daglig bruk og smarte tips du blant annet kan finne i bloggen Praktiske tips i en digital hverdag.

Prøv nå! Søk etter Copilot, Teams, eller hva du ellers ønsker tips på. Bloggen har flere hundre artikler.

Skaff deg oversikt og kontroll over kalender og oppgaver

/

Mange av oss kan ikke gjennomføre oppgaver fra dag til dag, men må planlegge oppgaver fremover i tid basert på frister og prioritering. Hva skal jeg gjøre i dag, neste uke, og hva må jeg huske utover denne planleggingshorisonten.

Det er vanskelig å forestille seg at vi kan ha en slik plan i hodet. Til det er informasjonsmengden og kompleksiteten i dagens digitale hverdag for stor. Da er det godt å vite at jeg allerede har gode planleggingsverktøy som kan støtte meg i prioritering og planlegging.

Hvor mye tid har jeg til mine oppgaver og henvendelser fra andre?

Hvordan vet du hvor mye tid du har ledig til oppgaver i morgen, eller neste uke? Mest sannsynlig åpner du kalenderen for å sjekke. Om du velger å se kalenderen i Outlook for neste uke vil hjernen din umiddelbart få et signal om hvordan den uken blir for deg.

Dersom det er mange avtaler og møter vil du umiddelbart få oppfatningen av at det blir en travel uke. Er det få møter og avtaler vil signalet være at det det blir en rolig uke. Dette er selvfølgelig et helt feil bilde fordi den ikke sier noe om hvor mange oppgaver du må utføre.

De fleste vil vel være enige i at det «virkelige arbeidet» skjer mellom møtene. Det er først når vi legger til disse arbeidsoppgavene at du vil kunne danne deg et inntrykk av den reelle arbeidsbelastningen.

Se avtaler og oppgaver i sammenheng

Når vi viser oppgavene fordelt på dager i kalenderen bryter vi opp en lang oppgaveliste som er vanskelig å forholde seg til korte lister pr. dag som er enklere å få oversikt over og gjennomføre. Og når vi seg oppgaver og avtaler i samme skjermbilde er det enklere å planlegge realistisk. Du forstår med en gang at du ikke kan ha 10 oppgaver på en dag fylt med møter.

For at dette skal virke må du tidfeste oppgavene dine. Les mer om dette her: Hva er forskjellen på huskelister og oppgavelister? — Smart endring AS

Få god oversikt over alle oppgaver frem i tid

Av og til kan det være en fordel å lage, og gjennomgå en plan for litt tid fremover for å sikre at du kan prioritere viktige prosjekter og samtidig ivareta daglige arbeidsoppgaver. Du kan gjøre dette med Planner i Teams og med To do som finnes integrert i Outlook og som app på PC, Mac og mobil.

Under ser du oversiktsvisningen for dine oppgaver uansett om de er oppgaver du har skrevet inn i oppgavelisten selv, flagget epost, og oppgaver fra Teams og Planner. Tavlevisningen av egne oppgaver i Planner er helt ny. Sjekk om du har den. Om ikke får du det sikkert ganske snart.

Vil dere ha litt starthjelp til å få bedre kontroll og oversikt og på den måten prioritere bedre og oppnå gode resultater med mindre stress? Sjekk ut workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

Hvordan sikre godt samarbeide i et nytt Team eller ny kanal

/

Mange tenker mye på hvordan vi skal organisere Team og kanaler, så når Teamet er på plass informerer vi om dette og så er vi i gang? Feil! Det er nå det starter.

Avklar arbeidsform og delings-struktur

Gjennom alle mine år som leder i Microsoft satte jeg i gang mange prosjekter og organiserte arbeidsprosesser. I forbindelse med det gjennomførte vi alltid et oppstartsmøte der vi avtalte hvordan vi skulle samarbeide, hvilke leveranser som skulle komme ut av arbeidet, og ikke minst hvordan kommuniserer vi, oppdaterer andre, ber om hjelp når vi trenger det og hvor lagrer vi prosjektdokumenter og andre arbeidsdokumenter?

Hvordan skulle ellers alle få en delt forståelse av dette?

Opprett Teams-struktur for formålet

Når vi oppretter et Team eller en kanal er det jo normalt for et formål vi skal samarbeide om. Er du den som eier Teamet, har du sannsynligvis også ansvar for resultatet av det dere skal produsere der. Her er noen tips for organisering og vedlikehold av et Team:

Er du Team- eller kanaleier? Dette har du ansvar for

Hva gjør du når Teamstrukturen er opprettet?

Enten det er for bruk i et prosjekt, en ny arbeidsprosess, og ikke minst, endring av en eksisterende arbeidsprosess er det noe vi må snakke om og komme til enighet om. La oss si at vi er flere som samarbeider om tilbud og leveranser til kunder. Til nå har vi hatt en kundemappe på en filserver, eller på et SharePoint-område. Vi har kommunisert på epost, og kanskje på chat mellom oss.

Nå har jeg opprettet et kunde-Team med kanaler for tilbudsarbeid og for ulike leveranseprosjekter. For å lykkes med dette, vil de fleste være enige i at det er viktig å forstå hvorfor vi gjør det, samt hvordan vi nå kommuniserer og lagrer dokumenter. Dette vil hjelpe oss å komme godt i gang.

Vi må ha et oppstart-møte hver gang

Det er ikke nok at vi vet hvordan vi bruker Teams, vi må bli enige om hvordan vi bruker Teams i dette prosjektet, eller denne arbeidsprosessen. Jeg vet ikke om noen bedre måte å gjøre dette på enn å møtes rundt (det virtuelle) bordet og snakke om det. Gå igjennom eksempler på hvordan eksisterende arbeidsoppgaver nå kan gjøres på nye måter. Jobbe seg gjennom typiske arbeidsoppgaver. Notere det vi ikke finner svar på her og nå, løse dette og dele med alle involverte. Det er det jeg gjør i et oppstart-møte, og om det er et prosjekt, en prosjekt kick-off.

Får jeg det ikke til gjør jeg det på gamlemåten

Vi kan ikke forvente at alle automatisk vet hvordan de skal gjøre alt "riktig". Når vi skal sende tilbud til en kunde vet vi godt hvordan vi sender et dokument på epost når det er tilgjengelig i Filutforskeren, men hva om dokumentet ligger i en kanal? Akkurat det får du svar på her: Jeg sender daglig vedlegg i Outlook - men hvordan sender jeg et dokument fra Teams?

Det kan være andre snublesteiner også. Men ofte er det en som har funnet ut av det. Om vi hjelper hverandre og deler smarte triks blir vi bedre sammen. Be alle  om å notere slike snublesteiner og ta dem opp i ukemøtet, eller når dere er samlet på annen måte. Dere kan også finne mange praktiske tips ved å søke her i Praktiske tips i en digital hverdag

Trenger dere sparring på å komme frem til en god Teams-struktur og hvordan lykkes med å ta i bruk Teams i virksomheten, ring meg gjerne på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no Se også gjerne relevante workshops på Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS

Nå kan du behandle innboksen i Teams som du gjør det i Outlook

/

Microsoft 365 er i stadig utvikling og det kan av og til være vanskelig å henge med på hva som er nytt. Noe er tydelig, og noe blir sneket inn uten at du merker eller oppdager det. I sin søken etter å gjøre Teams enklere og bedre å bruke gir Microsoft oss stadig flere valgmuligheter for oppsett og ulike visninger. I løpet av 2024 er det gjort både små og store endringer, og jeg skal beskrive noen av dem her.

Vis meldinger fra alle kanaler der jeg er nevnt

VI er vant til å forholde oss til innboksen i Outlook, behandle epost der vi er på til-linjen og det er forventet at vi skal gjøre noe, og lese resten for å holde oss informert.

Det samme behovet her vi når vi samarbeider i Teams-kanaler. Forskjellen er at det ikke er noen til-linje i innlegg, men vi kan bli nevnt dersom noen forventer at vi skal gjøre noe, og holde oss informert om vi ikke er nevnt.

Med en nylig endring kan faktisk "innboksen" i Teams vises veldig likt som i Outlook. Ved å bruke filteret @Omtaler vil meldinger der vi er nevnt vises i en liste uansett hvilken kanal de er i, og vi kan flytte oss mellom meldinger og vise innholdet i leseruten slik de fleste har satt opp i Outlook. Der kan vi besvare meldinger, og lage oppfølgingsoppgaver for de meldingene vi ikke kan behandle ferdig her og nå. Det er som å flagge epost i Outlook.

Les mer om hvordan du kan følge opp oppgaver fra Outlook og Teams her: Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver

Hva med der jeg ikke er nevnt?

Om jeg ikke er nevnt tilsvarer det å stå på kopi-linjen i Outlook. Det er til informasjon.

Ved å bruke filteret ulest i Teams-visning vil du bare se kanalene med uleste meldinger. Da er det raskt å gjennomgå disse og holde seg oppdatert informasjon det kan være lurt å få med seg.

Både det å vise meldinger du er nevnt i, og uleste meldinger, har du også på mobil. Nå kan du holde deg oppdatert og svare på viktige meldinger også når du ikke er foran PC'en.

Velg hvilke Team og kanaler du vil se

Etter hvert som antall Team og kanaler øker med tiden blir det et større behov for å gjøre et utvalg av hva som er relevant for deg. Ny oversikt over Team og kanaler der du velger hvilke Team og kanaler du vil se, og hvilke du vil skjule. For en stund siden ble denne muligheten pusset opp litt som vist her.

Ved å velge alle Team lenken får du en fin oversikt over alle Team, og kan filtrere slik at du for eksempel bare ser Team du eier. Tilsvarende se alle kanaler vil vise deg en oversikt over kanalene i et Team, og du kan velge hvilke du vil skjule og hvilke du vil vise.

Velg om du vil skjule ubrukte kanaler automatisk

Mange har opplevd at kanaler blir borte uten at du har gjort noe valg på det. Meningen er god. Det er å skjule kanaler du ikke har brukt på lenge, og dermed gjøre det mer oversiktlig. Men jeg vil helst ha kontroll på dette selv. Ønsker du det samme, kan du endre dette i innstillinger.

Slå sammen Teams-kanaler og Chat i en visning

Tilbud om ny visning av Teams-kanaler og Chat. Slå sammen Teams og Chat i en Chat-visning. Du velger selv oppsett som passer for deg. Dette har jeg beskrevet tidligere her: Har du fått tilbud om ny Teams-visning? Er du forvirret? — Smart endring AS

 

Trenger dere en ny start på samarbeid i Teams? Kanskje rydde opp og strømlinjeforme struktur og bruk av Team og kanaler. Sjekk ut workshopen Smart samarbeid med Teams — Smart endring AS

Hvordan Julenissen holder styr på ønskelister og fordeler oppgaver til alvene

/

Du kan vel ikke tro at julenissen kunne ha holdt styr på alle ønskelistene og logistikken rundt produksjon og levering av gaver uten gode verktøy. Bare tenk på oppgavefordelingen og oppfølgingen av alvene.

Kanskje bruker de både Teams og Planner. Og tro om ikke Copilot har redusert stress med å få oversikt over alle ønskelistene og gitt nye kreative gaveideer.

I det siste året har jeg skrevet om mange emner, men det er tre områder som spesielt peker seg ut som de mest leste. Her finner du de mest leste blogginnleggene innen disse kategoriene:

Microsoft Copilot

Microsoft Teams

Microsoft Planner

Håper du kan finne noe som er nyttig for deg her, men først og fremst vil jeg ønske deg

God jul og et godt nytt år!

Bruker du din jobb PC også til private oppgaver?

/

De fleste jeg kjenner bruker sin jobb-PC også privat. Det er praktisk fordi du kan ha både jobb-epost og privat epost i Outlook, og du har tilgang til Office. Jobber du med private-, FAU-, eller foreningsdokumenter kan det være en fordel å skille disse fra jobbdokumentene med en privat Microsoft eller Google konto.

Skulle du bytte jobb, er det fordel å ha en privat epostadresse, og du trenger ikke bekymre deg for å flytte med deg dokumentene dine.

Nylig er det kommet til enda en grunn til å skille jobb og privat bruk på samme PC; Copilot for forbrukere og Copilot for virksomheter har skilt lag for å vektlegge det som er viktig for deg privat, og i jobbsituasjon.

Opprett en privat profil i Edge eller Chrome

Opprett en privat profil i Microsoft Edge og koble den til din Outlook.com- eller Google-konto for å bruke jobb-PC-en trygt for private formål. Dette lar deg skille mellom jobb og privat. Er du konsulent, eller en del av en frivillig organisasjon har du kanskje også en egen bruker du kan logge deg på med der. Da er det en fordel å kunne skille det fra den primære jobbprofilen din. Jeg vet en del bruker privat/inkognito-modus i nettleseren for å ikke blande sammen, men å bruke en egen profil er enklere og gir flere muligheter.

For å lese mer om å skille mellom ulik bruk av jobb-PC'en, samt Copilot for forbrukere og Copilot for virksomheter, les Copilot for forbrukere og virksomheter skiller lag. Hva betyr det for deg? — Smart endring AS

Legg til en ekstra konto i Teams

Studerer du ved siden av jobben har du sannsynligvis en studentkonto for bruk av Microsoft 365 og Teams. For nettbasert bruk kan du opprette en egen profil for denne i nettleseren. I Teams kan du også legge til flere brukere og veksle mellom dem. Da får du også varslinger når noen nevner deg i den andre kontoen.

Slik finner du alt i Teams på under 10 sekunder

/

Hvordan finner jeg igjen et dokument i Teams? Det er en bekymring jeg hører ofte når jeg leder workshops i Teams. De finner du med søk sier jeg. Søk? Hvor?

Mange har aldri oppdaget søkelinjen øverst i Teams. De roter rundt i kanaler, og i OneDrive for å finne dokumenter. Hva var det dokumentet het igjen?

Med litt trening er jeg overbevist om at du finner hva som helst av dokumenter, chatter og kanalsamtaler på under 10 sekunder. Men det krever at du tenker nytt, og at du erfarer at det er raskere og sikrere å finne igjen ting med søk fremfor å forsøke å huske, og bla i mapper for å finne dokumenter.

Du finner alt i Teams med søk!

Når du bruker søkelinjen i Teams søker du i alt du har tilgang til i Teams, SharePoint og i dine personlige dokumenter på OneDrive. Det som forvirrer mange er at Teams søker i alt og viser en blanding av meldinger og dokumenter. For å bare se treff i dokumenter må du filtrere på Filer. Det kan du gjøre før, eller etter du har søkt. Nå kan det hende du får alt for mange treff fordi Teams ikke søker bare der du står, men i alle Team og kanaler du har tilgang til. Da kan du filtrere på Team og kanaler, dokumenttyper, hvem som har laget dokumentet, og på tid.

Mitt beste søketips for dokumenter

Å bli god på søk er en treningssak som starter med å endre tankegang fra "Hvor kan jeg ha lagret dette dokumentet" til "Hva heter dokumentet, eller hvilke ord eller setninger kan finnes i dokumentet". Teams søker like bra i innhold av dokumenter som dokumentnavn. Kan det ligge et prosjekt- eller ordrenummer, navn, eller noe annet unikt i dokumentet er det ofte bedre å søke etter enn filnavnet som ofte kan være litt tilfeldig.

Avanserte, men enkle søketriks

Søke i deler av ord

Standard søk i Teams er å søke både på hele og deler av ord. Søker du etter budsjett vil den finne både dette og budsjettår

Søke etter uttrykk

Sett uttrykk i anførselstegn for å søke etter en tekststreng "vedlagt budsjett"

OR og AND og NEAR

  1. Er du usikker på om hvilket ord som er brukt for å treffes. Søk etter møte OR avtale.

  2. Om du leter etter sommergavebudsjettet til ansatte. Søk etter budsjett AND sommer.

  3. Vil du finne en diskusjon som angår viktige punkter i en avtale. Søk etter avtale NEAR viktig.

Du trenger altså ikke lenger lage en omfattende mappestruktur for å finne igjen dokumenter, og du finner igjen Teams-meldinger like enkelt som å søke ett epost i Outlook.

Trenger dere en ny start på samarbeid i Teams? Kanskje rydde opp og strømlinjeforme struktur og bruk av Team og kanaler. Sjekk ut workshopen Smart samarbeid med Teams — Smart endring AS

Har du fått tilbud om ny Teams-visning? Er du forvirret?

/

Nylig har flere Teams-brukere plutselig fått et forslag fra Microsoft som tilbyr deg en strømlinjeformet opplevelse for chatter, team og kanaler. Og hvem vil vel ikke ha det? Så jeg valgte Kom i gang! Tilbudet om ny visning er kommet til noen nå, men mange vil nok ikke få det før i januar-mars 2025. Det er ikke noe du kan gjøre noe med, men om du leser dette er du forberedt.

Er alt Chat nå?

Jeg må innrømme at det var litt forvirrende med en gang. Er nå alt Chat? Og jeg som er en sterk tilhenger av å bruke Team og kanaler. Nei da, Microsoft jobber iherdig med å tilrettelegge Teams slik at det skal bli enklere for oss å få oversikt over vårt arbeid i Teams enten det er i kanaler, eller i Chat.

Men når jeg har vent meg til å navigere i Tema slik det har vært de siste 7 årene ser det jo litt rart ut med en gang.

Velger du denne muligheten ser du både Chat, og Team og kanaler på en side fremfor på to. Noen vil synes dette er fint. Andre vil foretrekke å beholde visningen som før. Det er ditt valg. Slik ser det ut for meg:

Velg det oppsettet som passer deg best

Det er flere muligheter til å tilpasse dette oppsettet, og om du ikke liker det kan du bytte tilbake til slik det var før. Uansett om du velger det ene eller det andre finner du nå lettere frem til uleste samtaler, og samtaler der du er nevnt. Noe jeg vet mange sliter med. Dette skrev jeg om for to uker siden, og det er like nyttig uansett hvilken visning du velger. Her er hva jeg skrev om dette: Nå kan du få med deg nye Innlegg i Teams uten stress

Uansett om du velger det ene, eller det andre oppsettet trenger vi fortsatt å tenke struktur og system for å full nytte av Teams.

Trenger dere en ny start på samarbeid i Teams? Kanskje rydde opp og strømlinjeforme struktur og bruk av Team og kanaler. Sjekk ut workshopen Smart samarbeid med Teams — Smart endring AS

Nå kan du få med deg nye Innlegg i Teams uten stress

/

Når jeg holder workshops om hvordan man strukturerer team og kanaler, og bruker Teams i daglig samarbeid, dukker de samme tre utfordringene alltid opp.

  1. Etter hvert som antall Team og kanaler øker føler jeg at jeg mister oversikten.

  2. Jeg synes kommunikasjon i Teams ofte blir veldig rotete og uoversiktlig.

  3. Hvordan skal jeg huske å følge opp henvendelser i Teams?

Les gjerne Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler — Smart endring AS

Disse problemene er noe av grunnen til at mange ikke bruker kanaler, men heller bruker chat. Men årsaken til at mange gjør det er fordi de har mistet oversikten. Når listen over Team og kanaler blir på mer enn det er plass til på en skjerm, blar mange fortvilet opp og ned i listen for å finne et bestemt Team eller en kanal. Og det hjelper ikke når man som mange har et prefiks til Team-navnet som for eks. SPXT-EXT-<kanalnavn>. Da ser du bare det første ordet i kanalnavnet, som kan være det samme for flere Team.

“Å lære seg å mestre Teams er som å lære å surfe. Masse øvelse, men det er ikke dumt å få tips fra erfarne surfere”

Filtrer på Team, eller kanalnavn

Når du har valgt å vise Team og kanaler i Teams-appen, trykk på det som ser ut som et kaffefilter i toppen over alle Teamene. Der kan du finne Team og kanaler ved å starte å skrive navnet på dem. Skriver jeg kvalitet, vil den vise meg Teamet Kvalitetsteam og kanalen alle kanaler som inneholder ordet kvalitet. Da finner du et Team eller en kanal på sekundet.

Teams fått en ny mulighet som kan hjelpe deg å få oversikt

Nylig oppdaget jeg en lite synlig mulighet som ga meg en aha-opplevelse. Den kan ta bort frykten for å ha gått glipp av Teams-innlegg jeg burde ha lest, og ikke minst om noen skulle ha en forventning til at jeg skulle gjøre noe.

Finn alle uleste kanal-Innlegg

Hva om du har mange Team og kanaler, og så har du ikke sett i Teams på noen timer. Hva har skjedd siden sist? Hva er nytt?

Velg Filter som beskrevet over. Der vil du finne knappen Ulest. Trykk på den og du vil se bare de kanalene som har uleste innlegg. Da er det enkelt å gå igjennom de kanalene som er av interesse for deg.

Finn nye kanal-innlegg der du er nevnt

Den andre knappen du får opp når du velger filter er Omtaler. Som du sikkert vet, bruker vi Omtaler ved å nevne de du vil gi en oppgave, tilsvarende å sette noen på til-linjen i en epost. Er jeg ikke nevnt i et innlegg kan ikke jeg vite at noen forventer at jeg skal gjøre noe. Da tolker jeg innlegget til å være til informasjon, slik som når jeg står på kopi-linjen i en epost.

Ved å trykke på Omtaler ser jeg bare kanaler md innlegg der jeg er nevnt, og som jeg ikke har oppdaget. Har jeg allerede lest innlegget kommer det ikke opp på nytt her. Da finner du det under Aktivitet, som tilsvarer Innboksen i Outlook.

Trenger dere en ny start på samarbeid i Teams? Kanskje rydde opp og strømlinjeforme struktur og bruk av Team og kanaler? Sjekk ut workshopen Smart samarbeid med Teams — Smart endring AS

Har du mistet muligheter i Copilot for Edge nylig?

/

Mange som bruker Copilot i Edge eller Chrome på jobben har merket at ting som tidligere fungerte, ikke lenger fungerer. Dette kan være forvirrende. For å forstå hva som foregår og hvilke konsekvenser det har for deg, får du her bakgrunnsinformasjon, og hva det betyr i praksis for deg nå og fremover.

Copilot for jobb skiller lag med Copilot for forbrukere

Tidligere, om du gikk til nettsiden copilot.microsoft.com kom du inn på denne adressen uansett om du ikke var logget på, logget på med en privat Microsoft konto som hotmail.com eller outlook.com, eller med jobbkontoen din.

Men nylig, når jeg logget på med min jobbkonto bjorn@smartendring.no blir jeg omdirigert til m365.cloud.microsoft.

Microsoft skiller nå tydeligere mellom privat bruk av Copilot, og jobb bruk. Du har sikkert sett det grønne skjoldet du får når du logger på med jobbadressen din. Da visste du at du har en trygg forbindelse med Copilot og at dine og virksomhetens data er beskyttet.

Denne endringen gjelder også for mobil. Om du har installert Copilot mobilappen. Om du nå prøver å logge deg på denne med jobbkonto blir du omdirigert til Microsoft 365 appen der Copilot for jobbformål nå er innebygget.

Sikkerhet og trygghet for dine data

I disse dager er Microsoft i ferd med å ytterligere styrke sikkerhetsmodellen ved å bytte ut den nåværende Commercial Data Protection med Enterprise Data Protection - EDP. I praksis betyr det sterk kryptering av lagrede data, og når data transporteres over nett. Sterkere beskyttelse av privatliv i henhold til GDPR. Og sterkere beskyttelse mot angrep på deg og modellen fra hackere. Du har kanskje lagt merke til at det grønne skjoldet er erstattet med et hvitt skjold nå? Da er dine data beskyttet av EDP.

Dette er ikke tilgjengelig i overgangsfasen

Dette betyr at Copilot blir enda tryggere å bruke i tiden fremover. Dette er en stor endring, og tar tid å gjennomføre. I overgangen vil noen funksjoner være utilgjengelige. Her er en liste over de viktigste funksjonene hva som er midlertidig utilgjengelig i overgangen, og når vi kan forvente å få dem tilbake igjen:

  • Bildeopplastning: Lar deg ta bilder, eller laste opp eller kopiere og lime inn bilder i Copilot for å analysere dem, og produsere innhold.

  • Bruke innhold fra web-sider i Edge: Refererer til åpne sider i Microsoft Edge, og få Copilot til å bruke sidepanelet for å lage sitt svar.

  • Sideoppsummering: Lar brukere oppsummere en åpen nettside eller PDF i Edge.

Disse mulighetene vil bli tilgjengelige igjen mot slutten av 2024. I mellomtiden kan du velge å bytte til en privat Microsoft konto om du ønsker disse mulighetene. Men da vil ikke dataene være beskyttet, så det bør du tenke på om du vil bruke det til jobbformål. Det samme gjelder for øvrig om du bruker ChatGPT. Der er heller ikke dine data beskyttet.

Dette blir avviklet i Copilot

For å tilfredsstille kravene i EDP vil noen funksjoner bli helt borte. Her er en liste over det som ikke kommer tilbake:

  • Tonevelger: Lot deg velge en av noen få forhåndsinnstilte toner for Copilots-svaret. Uten tonevelger, hvis du vil at Copilot skal svare i en bestemt tone, kan du spesifisere tonen som en del av ledeteksten.

  •  Notatblokk: Du kunne gjenta og finjustere meldingene dine i flere iterasjoner på en side. Du kan nå gjenta og avgrense meldingene dine gjennom dialog med Copilot.

  • Skriv (Copilot i Edge):Ga et oppsett for å lage utkast til innhold i forskjellige toner, formater og lengder med noen knappetrykk. Uten denne funksjonen kan du redigere tekst ved å bruke Skriv om i Microsoft Edge.

Jeg ser selvfølgelig frem til å få tilbake bildeanalyse og oppsummering av Web-sider, men i mellomtiden kan jeg ikke annet enn å være tålmodig, og kanskje bytte til min private Microsoft-konto om savnet blir for stort.

Vil dere bli oppdatert med både de grunnleggende og de nyeste mulighetene i Copilot kan dere vurdere en praktisk hands-om workshop med Smart endring for ta ut nytteverdien av Copilot på jobben.

Ja, jeg skal ta i bruk Nye Outlook. Men ikke ennå ….

/

Som tidligere skrevet vil vi før eller senere måtte bytte til nye Outlook. Etter å ha brukt Nye Outlook daglig en uke blir det nok senere for meg, og jeg skal forklare hvorfor. Selv om jeg vil vente betyr ikke det at du ikke kan synes det er OK å bytte. Sjekk hva jeg savner. Det er ikke sikkert de mulighetene betyr noe for deg.

Har du ikke lest forrige ukes blogg er den her: På tide å si farvel til Outlook Classic, og velkommen til Nye Outlook ?

OneNote integrasjon

Jeg bruker OneNote daglig til notater og til å samle informasjon jeg vil bruke senere. Mye av informasjonen kommer inn som epost i Outlook, møtenotater er knyttet til kalenderen i Outlook, og når jeg noterer oppfølgingsoppgaver oppretter jeg en oppgave som jeg kan følge opp i oppgavelisten i Outlook og To do.

Jeg kan heldigvis hente inn møtedetaljer for mine møter knyttet til min kalender, fordi det er uavhengig av Outlook-versjon. Derimot kan jeg ikke sende eposter til OneNote, og det jeg vil savne mest er å kunne opprette oppfølgingsoppgaver i notatene slik at de kommer inn i min oppgaveliste i To do. Flagger jeg oppgaver i OneNote må de via Outlooks nåværende oppgavesystem og deretter vil de synkroniseres til To do.

Oversikt daglig arbeidsbelastning

Jeg innrømmer at jeg kommer til å savne det nåværende oppgavesystemet i Outlook med planleggingsvisningen som viser kalender og oppgaver i ett bilde. Det gir en suveren oversikt over min arbeidsbelastning pr. dag.

Men, jeg kan leve med nye Outlook her ved å bruke To do panelet som gir noe lignende for de nærmeste dagene. Det jeg ikke har tålmodighet til er å vente 10-15 sekunder for To do til å oppdatere når jeg bytter visning. Det blir forhåpentligvis forbedret etter hvert.

En liten detalj jeg også savner i Nye Outlook er å kunne se hvilke dager jeg har avtaler i datovelgeren. Det gir meg en kjapp oversikt når noen lurer på om jeg er ledig på en bestemt dato uten å gå inn i detaljene.

Irriterende for møtearrangører

Da jeg var leder i Microsoft inviterte jeg ofte til møter med både 10 og 20 deltakere. Dersom du også inviterer til møter har du kanskje irritert deg over at du får en haug med svar på møteinvitasjonen i Innboksen blandet med den eposten du trenger å behandle.

Om du gjør det har du ikke oppdaget det lille trikset du kan stille inn under møtealternativer. Der kan du velge å slette svar på møteinvitasjoner som ikke inneholder tekst etter at kalenderinformasjonen er oppdatert. Det kan du forsøke nå i Classic Outlook, men dessverre ikke i Nye Outlook.

Dersom noen skriver noe i svaret, som for eksempel "Jeg kommer litt sent til møtet", eller avslår møtet og skriver en kommentar, blir svarene liggende i Innboksen så du kan lese det.

Når må jeg bytte til Nye Outlook?

I følge Microsoft vil Classic Outlook bli støttet til 2029, og du blir ikke tvunget over i Nye Outlook.  Microsoft har publisert følgende plan:

  1. Du kan selv velge å prøve Nye Outlook slik det er nå. Du kan også velge å gå tilbake når du vil.

  2. Nye Outlook blir førstevalget, men du kan velge å bytte til Classic Outlook

  3. Du må bruke Nye Outlook

Når skiftene skjer er ikke publisert og er nok avhengig av aksept fra brukerne og tilgjengelighet av kritiske funksjoner for store virksomheter. For eksempel er det mange leverandører av saks-systemer og andre tillegg til Outlook som ikke støtter Nye Outlook ennå.

Jeg kommer til å følge med dette fremover, og tilpasser kurs og workshops for begge disse versjonene, og i tillegg også Outlook for Mac. Trenger dere å utnytte mulighetene i Outlook og andre løsninger for samarbeid og oppgavebehandling tilpasser jeg gjerne workshops etter deres valg.

Sjekk gjerne Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS

På tide å si farvel til Outlook Classic, og velkommen til Nye Outlook ?

/

Det er mange år siden nå, men jeg husker hvor vanskelig det var å kvitte seg med min Time manager planlegger jeg brukte gjennom 15 år. Men fordi fordelene med å ha et digitalt system ble større gjorde jeg det i 2003. Kan hende er jeg i samme situasjon nå? Jeg må gi avkall på de fordelene Outlook Classic gir meg fordi jeg totalt sett har mer å vinne ved å bruke helheten i Microsoft 365 oppgavesystemet der oppgaver fra Nye Outlook, OneNote og Planner kommer sammen i To do.

Daglig prioritering og planlegging

Det jeg brenner for er å oppnå gode resultater med reduseret stress. Da er det viktig å balansere oppgaver fra andre, som ofte er forespørsler i epost og Teams, med egne aktiviteter for å nå ønskede mål. Er du ikke spesielt opptatt av struktur og planlegging, men ønsker å ha god kontroll på forespørsler og egne aktiviteter er kombinasjonen Outlook og Teams det som gir deg dette. De har en felles oppgavemodul som gjør at du kan "flagge" forespørsler du ikke kan behandle her og nå i en felles oppgaveliste. 

Samme prinsipp, ulike verktøy

Oppgaver i To do kan prioriters og tidfestes i kalenderen

Det jeg vil savne fra Outlook classic er å kunne ha et overblikk over oppgaver fra Outlook og Teams sammen med mine avtaler i kalenderen. Det har gitt meg en mulighet til å sette opp korte oppgavelister for hver dag. Da kan jeg planlegge færre oppgaver på dager med mye avtaler og få en mer realistisk plan.

Se hvordan dette ser ut og les mer i Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen

Men jeg ser jeg kan få til dette på en litt annen måte i To do. Spesielt på PC der jeg kan se kalenderen med oppgavene i et sidepanel. Det gir meg god oversikt. En gevinst er også at jeg kan se oppgaver tildelt meg i Planner. Med To do på mobil har jeg også med meg oppgavene i lomma med.

Min historie om prioritering og planlegging

For 10 år siden skrev jeg blogginnlegget: Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?. Den gangen foregikk all digital kommunikasjon og samhandling gjennom Outlook. Det var også mitt verktøy for prioritering og planlegging gjennom bruk av oppgaver/tasks, og kalender.

Med smart bruk av Outlook kunne jeg ta kontroll over innboksen, flagge epost for oppfølging i morgen, eller neste uke og legge inn mine egne oppgaver. Det ble mitt daglige prioriterings og planleggingsverktøy.

Likevel savnet jeg et mer overordnet, strategisk planleggingsverktøy. I mange år brukte jeg min Time manager planlegger som gav meg dette perspektivet i tillegg til kalender og oppgavelister. Men da jeg startet i Microsoft i 1995 gikk jeg helt over til digital kalender, og da OneNote kom i 2003 laget jeg struktur tilsvarende Time Manager der og ble heldigital.

Her er historien om hvordan jeg gjorde dette: Var du en time manager ™ disippel?

Hva er nytt?

Nå, 10 år etter er ikke lenger Outlook det eneste kommunikasjons og samhandlingsverktøyet lenger. Vi bruker mer og mer Teams for daglig samhandling, Planner for felles oppgaver, og har fremdeles Outlook for epost og kalender. Og nå er oppgavedelen i Outlook jeg har brukt i alle år i ferd med å bli erstattet av Microsoft To do.

Mitt oppgaveunivers – med To do som oppgavesentral

Har du valgt å gå over til nye Outlook vil du se at oppgave/task-modulen er erstattet av To do. Med det mister jeg muligheter jeg har likt, men får fordelen av et oppgavesystem som fungerer på tvers av alle relevante programmer i Microsoft 365. Da er det også på tide for meg å oppgradere mitt system for å utnytte disse mulighetene.

Heldigvis kan jeg beholde mye av tankegangen og arbeidsform jeg vet fungerer og tilpasse dette til den nye verktøykassen.

Ønsker dere å bli bedre på prioritering og planlegging i hverdagen og få dere oversikt og mindre stress? Vurder gjerne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To Do

For målrettet strategisk planlegging der dere omsetter mål til handling og gode resultater kan Smart endring tilby workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid

Er dere en gruppe ledere som vil gjøre dette på teamnivå kan dere gjerne ta kontakt for å diskutere muligheten for en workshop i Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag

Valg dere bør gjøre før bruk av Copilot i Teams-møter

/

Når en organisasjon vurderer å ta i bruk Copilot, er forventningene fra mange å kunne bruke det til oppsummeringer og automatiske møtenotater. Copilot kan skille ut diskusjonstema, konklusjoner og beslutninger. Den kan også lage liste over mulige oppfølgingsoppgaver med hvem som skal gjøre hva.

Copilot i møter fungerer ikke uten transkripsjon, eller?

Men hva om noen kommer til deg og sier: I mai 2023 lovet du i møtet dette ….. Vil du bli konfrontert med et sitat fra et møte i fjor?

Start av Innspilling og transkripsjon i Teams-møte

For at Copilot skal kunne fungere i møter, må transkripsjon være påslått. Transkripsjoner lagres i OneDrive for enkeltmøter og deles med møtedeltakerne. For kanalmøter lagres transkripsjonen og er tilgjengelige i Teams-kanalen. I begge tilfeller oppbevares transkripsjoner til de eventuelt slettes av møteorganisatoren.

Organisasjonen kan lage en oppbevaringspolicy som begrenser lagringstiden for transkripsjoner. Dette kan bidra til å sikre at data ikke oppbevares lenger enn nødvendig, for å overholde personvernregler og eventuelle interne retningslinjer. Men, hvor lenge? Det er det organisasjonen som bestemmer.

Copilot for møter uten påslått transkripsjon

Når det gjelder møteinnstillinger, kan organisasjonen velge å tillate Copilot bare mens møtet pågår. Dette betyr at du kan bruke Copilot til oppsummering og til å stille spørsmål til det som er sagt i møtet, men du får ikke se transkripsjonen. Innholdet generert av Copilot, og den skjulte transkripsjonen blir slettet når møtet avsluttes. Dette er ikke slått på som standard og må aktiveres for organisasjonen før det er tilgjengelig for valg i møteinnstillinger for hvert enkelt Teams-møte

Hva om jeg ikke vil transkriberes?

I virksomheter jeg kjenner til er det vanlig å spørre møtedeltakerne dersom man ønsker å spille inn møtet. Men det er oftest opp til deltakerne selv å forholde seg til dette. På mange måter kan transkribering føles enda "farligere". Den er heller ikke perfekt, så ord kan feiltolkes. Kan vi forlange at alle deltakere eksplisitt godkjenner innspilling og transkripsjon. Ja, det kan vi.

Organisasjonen kan aktivere en policy som krever at hver møtedeltaker aktivt må godkjenne. Dette sikrer at alle deltakere er klar over og samtykker til at møtet blir innspilt eller transkribert. Det vil ikke forhindre transkribering, men for deltakere som ikke aktivt godkjenner vil mikrofon, kamera og innholdsdeling være avslått frem til godkjenning gis.

Hva med mitt personvern når jeg bruker Copilot i møtet?

Copilot-chat i møter er personlig. Bare du kan se spørsmålene du stiller Copilot, og svarene du får. Dette sikrer at sensitive spørsmål du stiller til Copilot og svarene ikke avslører noe du ikke vi andre skal se.

Organisasjonens Innstillinger for møter og Copilot beskrevet over kan endres av Teams IT-administrator, men bør være basert på ledelsens avgjørelser i samråd med de ansatte.

Ved å ta stilling til disse valgene og innstillingene, kan organisasjonen sikre en effektiv og sikker bruk av Copilot i Teams-møter, samtidig som personvern og retningslinjer ivaretas.

Ta gjerne kontakt om dere ønsker en diskusjonspartner rundt dette, eller annet rundt Teams innstillinger og struktur. Sjekk også gjerne workshopen Smart administrasjon av Teams for superbrukere — Smart endring AS. Denne passer både for IT og andre interesenter og kan tilpasses de områdene dere er mest interessert i.

Er Loop og Teams møtenotater egnet til strukturert samarbeid?

/

I Oktober 2023 skrev jeg Hva er Teams møtenotater, og bør vi bruke den funksjonen? Nå har jeg sett på dette igjen. Teams møtenotater er basert på en Loop-komponent. Dette er en spennende teknologi for sanntids samarbeid på tvers av Teams, epost og Web, men er det egnet for strukturert samarbeid over tid?

Hvor er møtenotatene om 2-3 år?

Den største utfordringen med å bruke Teams møtenotater er at de havner på møtearrangørens  OneDrive og så blir tilgang gitt til møtedeltakeren. Selv om du oppretter et kanalmøte der møtechat og annet du deler i møtet blir lagret i kanalen, blir ikke møtenotatene lagret i kanalen. Så om 2-3 år når møtearrangøren slutter og OneDriven blir slettet, vil alle notatene bli borte for alltid.

Personlig har jeg hatt stor nytte med å finne tilbake til felles møtenotater i etterkant.

Les mer om dette: Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

OneNote i Teams sikrer kontinuitet

Jeg har i mange år hatt god erfaring med å opprette felles møtebok i OneNote, knyttet til et Team. Da vil alle notater lagres permanent og kontinuiteten sikret med at nye medlemmer i Teamet får tilgang til historiske møtenotater, og selv om noen slutter blir ikke møtenotatene deres borte.

Det som alltid har vært vanskelig er å etablere et oversiktlig system for oppfølging av møteoppgaver. Ved å synkronisere Teams notatblokken til OneNote skrivebordsprogrammet er det mulig å flagge egne oppgaver for oppfølging, og se disse i To do. Likevel, for noen blir dette for krevende, og du kan heller ikke tildele oppgaver til andre på denne måten.

Kombiner OneNote møtenotater med Loop for oppgavefordeling

Ved å legge til en Loop-komponent for oppgavetilordning på en notatside i OneNote, kan du både ha strukturerte møtenotater og oppfølgingssoppgaver koblet til To do. Da må du opprette en Loop oppgavekomponent i en relevant kanal, og dele den på møtesidene i OneNote.

Slik gjør du det

Opprett en innlegg i kanalen og legg til en Loop Oppgave-komponent. Velg å få en delingskobling. Opprett så struktur for deres felles møtenotater i Notes-fanen i kanalen.

Tips: Endre navn på fanen til for eksempel Ukemøter, Prosjektmøter, eller et annet beskrivende navn.

Lim inn Oppgave-komponenten. Nå har du en mal-side du kan gjenbruke for hvert møte. Velg å kopiere denne siden og lag flere like sider i samme Inndeling. For hvert møte kan du nå skrive en overskrift på møtet, bygge en agenda og skrive møtenotater. I loop komponenten kan dere nå skrive ned oppfølgingsoppgaver og tildele dem til den som skal utføre den. Denne oppgavelisten vil være den samme for alle møtesider. På den måten er det enkelt å får oversikt over alle utestående oppgaver uansett hvilket møte de er fra.

Finn dine oppgaver fra alle møter på ett sted.

Alle finner sine oppfølgingsoppgaver i egen To do, og i Teams Planner appen. Der ligger også oppgaver fra Planner, og egne oppgaver.

Ble dette litt komplisert? Dere kan få hjelp til å komme i gang ved å gjennomfør Smart endring workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Der vil dere også prøve ut mye annet dere kan bruke OneNote til, også til individuell bruk. Det som er bra er at når møteboken først er opprettet er det enkelt for alle å bruke den.

Microsoft skroter Generelt-kanalen i Teams

/

Neste gang du oppretter et Team må du ta stilling til hva den første kanalen i Teamet skal hete. Før fikk du en Generelt-kanal, og det var ikke et valg du kunne gjøre selv. Nå snur Microsoft opp ned på dette og lar det være opp til deg om du trenger denne.

Jeg har alltid sagt at Generelt-kanalen ikke er ment for arbeid, men kan være nyttig for å dele informasjon som er relevant for alle i Teamet.

Trenger du en Generelt-kanal?

Nå er det opp til deg å velge om dere trenger en slik informasjonskanal, eller om den er overflødig. Det kan være nyttig å ha det, men da er det en fordel å kalle den "Informasjon til alle medlemmer" eller lignende. Da forstår alle at den ikke skal brukes til arbeid, og må finne, eller opprette kanaler for dette.

Neste gang dere gjør en kanalrevisjon av et eksisterende Team kan dere velge å omdøpe Generelt-kanalen til noe som bedre beskriver hva den brukes til i dag, eller hva dere ønsker å bruke den til fremover. For å endre navn på Generelt kanalen må du være Team-eier.

NB! Om du ikke ser muligheten for å endre navn på Generelt-kanalen ennå, vil du få det i løpet av de neste 1-3 månedene avhengig oppdateringstakten valgt av din organisasjon.

Er du Team-eier?

Her er tre artikler som kan hjelpe deg å optimalisere Teams-strukturen

Og, om dere vil kan dere gjerne invitere meg til et uforpliktende møte for å diskutere deres nåværende Teams-struktur og tanker om eventuelle endringer. Ring meg på 90173524 eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Trenger dere en Teams omstart i høst?

/

BJørn O. Hopland. Leder og rådgiver i Smart endring AS

Mange virksomheter tok i bruk Teams i forbindelse med hjemmekontor i 2020 og fremover. Men, de fleste startet først med Teams-møter som gjorde at man kunne samarbeide og møtes når man ikke kunne treffes på kontoret. Dette forklarer den fantastiske veksten i Teams vi så i denne perioden. Det ser vi på denne statistikken, basert på tall rapportert fra Microsoft. Slack, som vel kan sies å være den nærmeste konkurrenten så ikke en tilsvarende vekst fordi de ikke dekker nettmøter. Derimot hadde Zoom en tilsvarende rask vekst.

Teams er mer enn nettmøter

Noen tok også i bruk Teams for dokumentsamarbeid og for kommunikasjon i chat. Og de som var forutseende nok til å se mulighetene i Teams for samarbeide etablerte også struktur for samarbeid i Team og kanaler. Jeg hadde gleden av å bistå flere større finansinstitusjoner på den tiden med innspill til struktur, og med opplæring av ledere og team.

Mange har ikke utnyttet potensialet i Teams-strukturen

I følge Microsoft er det mange virksomheter som ikke har tatt i bruk kanaler i særlig grad. I følge statistikken har 80% av Teamene i verden bare en kanal. Når man blander flere tema i samme kanal går det gjerne kort tid før frustrasjonsnivået øker fordi man mister oversikten, og etter hvert brukes ikke kanalen til kommunikasjon lenger. Det foregår som før i epost og i Teams-chat. Da utnytter vi ikke potensialet som ligger i å skaffe oversikt og enklere internsamarbeid med kanaler.

Les gjerne: Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Det er aldri for sent å etablere en ny Team og kanal-struktur

Mange av de henvendelsene jeg får er fra virksomheter som jeg beskriver over. De vil gjerne utvikle en ny, og enklere måte å samarbeide på som medfører mindre intern epost og ustrukturert chatkommunikasjon. Målet er bedre oversikt, mer effektivt samarbeid, og redusert frustrasjon hos ansatte.

Heldigvis er det ikke så vanskelig som mange tror, men det krever nye tanker om hvordan vi arbeider og samarbeider, og det skjer ikke over natten. De som lykkes best snakker sammen om dette, og opparbeider nødvendig forståelse av Teams for å så kunne ta de riktige beslutningene om struktur og daglig samarbeide.

Les også gjerne Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Hvordan dere kan få en ny start

En effektiv måte å gjøre dette på har vist seg å være at ledelse og representanter for ulike grupper i virksomheten gjennomfører en workshop for å opparbeide ferdigheter og god Teams-forståelse. I løpet av 2-3 timer med utprøving fra egen PC av reelle arbeids-scenarier, og samtaler kan man legge et godt grunnlag for videre arbeid med å utnytte Teams-strukturen for å samarbeide smartere i en digital arbeidshverdag.

Sjekk gjerne hvordan Smart endring kan bistå med dette gjennom grunnleggende og viderekommende workshops. For grunnleggende Teams-struktur velger mange å ta utgangspunkt i workshopen Smart samarbeid med Teams, med eventuelle tilpasninger til egen virksomhet.

For en oversikt over de 8 mest gjennomførte workshopen, se Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS

Derfor bør du vurdere å bruke Planner Premium i Teams

/

Microsoft Project har vært et anerkjent prosjektverktøy i årevis. Men egentlig nyttig bare for prosjektledere. Med Planner i Teams fikk vi et prosjekt- og oppgavefordelingsverktøy i Teams som var nyttig for alle. Det er tatt i bruk av nesten alle kunder jeg jobber med, og til mange ulike formål. Likevel skulle nok mange, og særlig prosjektledere, sett at de hadde flere muligheter som bare Microsoft Project har.

Det beste fra begge verdener

Inntil nylig måtte du velge om du skulle bruke det profesjonelle Project, eller den folkelige Planner som er innebygget i Teams. Nå kan du få begge deler som utvidelser av Teams. Nylig ble Planner i Teams utvidet med Planner Premium.

Les mer om Microsofts verktøykasse for oppgavestyring i Har du oppdaget NYE Planner i Teams?

Hvorfor bør du vurdere å betale 100 kr. i måneden for Planner Premium?

Faktisk er det ikke nødvendig for alle prosjektdeltakere å ha Planner Premium. Det er tilstrekkelig at prosjekteieren, eller den som skal etablere prosjektplanen har det. Andre deltakere kan både opprette, bli tildelt, og arbeide med Premium oppgaver så lenge de er Teams-brukere. Og jeg kan se alle mine oppgaver fra både Planner og Premium sammen med mine personlige oppgaver i min Teams oppgaveliste og i To do.

Hvilke nye muligheter får du med Planner Premium?

Dersom jeg er prosjekteier føler jeg selvfølgelig et stort ansvar for å ha oversikt og kontroll over prosjektets fremgang og resultatmål. I tillegg må jeg holde interessenter oppdatert og rapportere status. Det er der Planner Premium gir meg fordeler.

Knytt prosjektets leveranser opp til ønsket resultat

Definer prosjektmål og knytt leveranser til disse

Formålet med et prosjekt er å nå forretningsmål som er av verdi for oss. Derfor kan det være viktig å synliggjøre og se i hvilken grad vi ligger an til å nå disse målene. Ved å knytte aktiviteter og leveranser opp til et mål blir det enklere både for prosjektdeltakerne og interessentene å forstå hvorfor vi gjennomfører prosjektet. Bare deltakere med Premium kan definere og se målene, men prosjektlederen kan publisere dette i Teams der de vil være synlige for alle.

Synliggjør avhengigheter

Gannt diagram viser avhengigheter mellom aktiviteter og leveranser

Særlig i logistikkorienterte prosjekter vil det være avhengigheter som kan være viktig å synliggjøre, der forsinkelser i en leveranse vil kunne påvirke andre leveranser. Du kan ikke innrede og sette opp AV-utstyret før møterommet er ferdig. En vanlig måte å illustrere dette på er ved bruk av et Gannt diagram. Det egner seg også godt til statusrapporter og presentasjoner.

Etabler en grunnlinje for prosjektets status

Etabler en grunnlinje for å oppdage avvik under prosjektet

OK. Prosjektplanen er ferdig, kick-off gjennomført og vi er i gang. Og hva er det første som skjer? Jo uventede hendelser som fører til endringer i prioritering, ressurser og leveranser. Ved å etablere en grunnlinje (baseline) kan jeg som prosjektleder raskt oppdage avvik fra den opprinnelige planen underveis i prosjektet.

Hva om du har laget prosjektplanen og så må du utsette hele prosjektet en hel måned fordi du ikke har fått godkjent å starte opp? Da endrer du startdato for hele prosjektet, og alle leveransene flyttes en måned ut i tid. Det er smart.

I Endringsloggen kan du se alle endringer på et oppgave

Håndtere store og komplekse prosjekter

Alt over kan du gjøre dersom du har Planner Premium, men vil du ha enda flere muligheter kan du investere i Project plan 3. Det blir på en måte Premium Premium. Det koster 300 kr. pr. måned. For det får du mer avansert avhengighetsstyring, beregning av kritisk linje i et stort prosjekt med mange avhengigheter. Du får også tilgang til endringslogg for hver oppgave og muligheter for avansert ressursstyring.

Copilot for Planner er foreløpig inkludert i denne planen, men det kommer jeg tilbake til i et eget blogginnlegg.

Prøv ut Planner og Planner Premium trygt i en realistisk workshop

Selv med Planner Premium tilgjengelig vil det nok være den "vanlige" Planner som vil brukes av de fleste. Gjennom å beherske denne vil man også være godt kvalifisert til å delta i Premium prosjekter. Velger dere å gjennomføre Smart endring workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams vil dere kunne velge å dekke både Planner og Planner Premium .

Den beste lille nyheten i Teams på lenge

/

Du har vært ute hele dagen og kommer inn på kontoret til et møte kl. 14. Før møtet ønsker du å sjekke om det er noen som har forsøkt å få tak i deg for å få hjelp til noe, eller andre forespørsler noen forventer at du responderer på. Tidligere kunne du bare sjekke eposten, men nå blir du nevnt i en Teams-kanal, eller i en Chat.

Les mer om dette i Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Finn "Innboksen" i Teams

Hvordan skal jeg raskt sjekke om noen vil ha tak i meg uten å bla igjennom mengder med kanaler? Da må du finne det som tilsvarer Innboksen i Outlook, i Teams. Velg Aktivitet i Teams-appen. Det er din nye Innboks. Her kommer alle varsler inn. Også der du blir nevnt i et Teams-innlegg.

Velg å se bare Innlegg der du er nevnt

Men det er bare ett av mange varsler. Du får varsler når noen gir deg en tommel opp, når noen nevner en kanal og mye annet. Da kan det være vanskelig å oppdage de viktigste varslene som er når du blir satt på "Til-linjen" i et Innlegg. Med den nye bryteren @Omtaler er det enkelt å isolere meldinger der du er nevnt.

Hva gjør du med forespørsler du ikke kan behandle her og nå?

La oss si at jeg kommer inn kvart på to og har litt tid før møtet klokken to. Jeg sjekker Innboksen i Teams og der er det noen meldinger jeg nok har lest på mobilen før på dagen, men ikke gjort noe med. Og så er det en ny (tekst i fete typer) som jeg ikke har sett før nå.

De første meldingene fra Tina fikser jeg fort, men den nye er en større sak. Den får jeg ikke gjort noe med før neste uke. Jeg svarer dette til Tina, men hvordan skal jeg huske å følge opp dette neste uke? Jeg trenger et oppfølgingssystem. Heldigvis har vi det. Jeg oppretter en oppgave med frist neste tirsdag og går i møtet mitt. Da er jeg trygg på at jeg ikke glemmer det.

Se illustrasjon for hvordan du gjør dette. Ser du ikke Opprett oppgave, velg Flere handlinger. Da får du opp oppgave der. Og hvor finner jeg igjen oppgavene? De finner jeg i Microsoft To do i Outlook eller på mobil, og i den personlige Planner appen i Teams.

For mer informasjon om Microsofts oppgavesystem, les gjerne Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver — Smart endring AS

Synes du det er vanskelig å få oversikt, og følge opp henvendelser i flere kanaler, og egne oppgaver? Du er ikke alene. Få med deg kollegene på workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS