Ja, jeg skal ta i bruk Nye Outlook. Men ikke ennå ….
/
Som tidligere skrevet vil vi før eller senere måtte bytte til nye Outlook. Etter å ha brukt Nye Outlook daglig en uke blir det nok senere for meg, og jeg skal forklare hvorfor. Selv om jeg vil vente betyr ikke det at du ikke kan synes det er OK å bytte. Sjekk hva jeg savner. Det er ikke sikkert de mulighetene betyr noe for deg.
Har du ikke lest forrige ukes blogg er den her: På tide å si farvel til Outlook Classic, og velkommen til Nye Outlook ?
OneNote integrasjon
Jeg bruker OneNote daglig til notater og til å samle informasjon jeg vil bruke senere. Mye av informasjonen kommer inn som epost i Outlook, møtenotater er knyttet til kalenderen i Outlook, og når jeg noterer oppfølgingsoppgaver oppretter jeg en oppgave som jeg kan følge opp i oppgavelisten i Outlook og To do.
Jeg kan heldigvis hente inn møtedetaljer for mine møter knyttet til min kalender, fordi det er uavhengig av Outlook-versjon. Derimot kan jeg ikke sende eposter til OneNote, og det jeg vil savne mest er å kunne opprette oppfølgingsoppgaver i notatene slik at de kommer inn i min oppgaveliste i To do. Flagger jeg oppgaver i OneNote må de via Outlooks nåværende oppgavesystem og deretter vil de synkroniseres til To do.
Oversikt daglig arbeidsbelastning
Jeg innrømmer at jeg kommer til å savne det nåværende oppgavesystemet i Outlook med planleggingsvisningen som viser kalender og oppgaver i ett bilde. Det gir en suveren oversikt over min arbeidsbelastning pr. dag.
Men, jeg kan leve med nye Outlook her ved å bruke To do panelet som gir noe lignende for de nærmeste dagene. Det jeg ikke har tålmodighet til er å vente 10-15 sekunder for To do til å oppdatere når jeg bytter visning. Det blir forhåpentligvis forbedret etter hvert.
En liten detalj jeg også savner i Nye Outlook er å kunne se hvilke dager jeg har avtaler i datovelgeren. Det gir meg en kjapp oversikt når noen lurer på om jeg er ledig på en bestemt dato uten å gå inn i detaljene.
Irriterende for møtearrangører
Da jeg var leder i Microsoft inviterte jeg ofte til møter med både 10 og 20 deltakere. Dersom du også inviterer til møter har du kanskje irritert deg over at du får en haug med svar på møteinvitasjonen i Innboksen blandet med den eposten du trenger å behandle.
Om du gjør det har du ikke oppdaget det lille trikset du kan stille inn under møtealternativer. Der kan du velge å slette svar på møteinvitasjoner som ikke inneholder tekst etter at kalenderinformasjonen er oppdatert. Det kan du forsøke nå i Classic Outlook, men dessverre ikke i Nye Outlook.
Dersom noen skriver noe i svaret, som for eksempel "Jeg kommer litt sent til møtet", eller avslår møtet og skriver en kommentar, blir svarene liggende i Innboksen så du kan lese det.
Når må jeg bytte til Nye Outlook?
I følge Microsoft vil Classic Outlook bli støttet til 2029, og du blir ikke tvunget over i Nye Outlook. Microsoft har publisert følgende plan:
Du kan selv velge å prøve Nye Outlook slik det er nå. Du kan også velge å gå tilbake når du vil.
Nye Outlook blir førstevalget, men du kan velge å bytte til Classic Outlook
Du må bruke Nye Outlook
Når skiftene skjer er ikke publisert og er nok avhengig av aksept fra brukerne og tilgjengelighet av kritiske funksjoner for store virksomheter. For eksempel er det mange leverandører av saks-systemer og andre tillegg til Outlook som ikke støtter Nye Outlook ennå.
Jeg kommer til å følge med dette fremover, og tilpasser kurs og workshops for begge disse versjonene, og i tillegg også Outlook for Mac. Trenger dere å utnytte mulighetene i Outlook og andre løsninger for samarbeid og oppgavebehandling tilpasser jeg gjerne workshops etter deres valg.
Sjekk gjerne Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do — Smart endring AS
