Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

Jeg har sett på mange mobilapper og PC-løsninger som kan hjelpe meg å bli bedre organisert, bedre til å prioritere og til å ta kontroll over den stadig mer hektiske hverdagen. Problemet er at de fleste løsningene er laget av organiserte mennesker som lager løsninger for andre organiserte mennesker. De er laget for dem som elsker å planlegge i detalj.At 50% av oss er strukturerte og velorganiserte er sannsynligvis et for høyt anslag. Det er sannsynligvis færre enn dette, men jeg har ikke vært i stand til å finne noen klare statistikker på dette.

Her et eksempel fra en av de som mener de har løsningen for oss, Trello som er tilgjengelig på alle plattformer. Her kan du organisere alle dine små prosjekter og daglige aktiviteter.

Jeg testet også en iPad app som heter Productivity Wizzard som lover å hjelpe deg å forandre livet ditt og bli skikkelig organisert. Etter å ha fylt ut mange skjermbilder om mine mål i livet og diverse milepæler og delmål kan jeg da bruke den til å detaljplanlegge mine oppgaver.

Jeg gav opp. Jeg føler at jeg bruker altfor mye tid til å oppdatere planleggingssystemet i forhold til å gjennomføre planene.

De finnes en enorm mengde av slike systemer og løsninger. Felles for dem alle er at det for de fleste av oss blir for mye administrasjon og planlegging og for lite handling. Hvem har nytte av dem? Jo kanskje de som kanskje ikke nødvendigvis trenger det, men de gjør det fordi de liker det ;-)

En annen og mer generisk metode for å organisere oss er Getting Things Done, eller GTD blant innvidde. Et bra system for opptil maks 50% av oss, mens andre blir glassaktige i blikket og klarer ikke å fokusere på nytteverdien. Det blir for overveldende. GTD er i utgangspunktet ikke knyttet opp mot noe program eller app, men fordi informasjonsmengden i dag er så omfattende og oftest digital av natur er det vanskelig å se for seg å bruke et system som ikke er digitalt.

For de fleste som bruker PC på jobben er det da naturlig å benytte den mest brukte planleggeren i hverdagen, Microsoft Outlook, og mange bruker den i sammenheng med GTD-metodikken.

Så er det håp for oss som ikke vil bruke så mye tid på planlegging?  Vi har også behov for en viss struktur i hverdagen for å ikke hoppe fra tue til tue og stadig vekk tenker «nå må jeg huske på …», eller «jeg skulle jo egentlig gjort …».

Jeg tror jo det er viktig å ha en klar formening om hva jeg vil oppnå og at jeg må finne en måte å knytte mine prioriteringer og handlinger i hverdagen opp mot dette. Jeg tror ikke at jeg får til det jeg vil bare etter innfallsmetoden.

Jeg har kommet til at Microsoft Outlook, mer eller mindre rett ut av boksen, er et flott planleggings og prioriteringsverktøy i seg selv og at jeg ikke trenger så mye mer. Med et minimum av arbeid kan du både ta kontroll over alle oppgaver som kommer inn via e-post og legge inn egne oppgaver. Dette krever ikke mye tid, men det er klart, en viss disiplin må du ha J

Oppdatering: Med den nye muligheten til å sette inn lister i OneNote appen på iPhone kan det være et godt og enkelt alternativ om du ikke bruker oppgaver i Outlook. Se Ny superenkel måte å behandle oppgaver på iPhone

For hvordan, se Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst. Her kan du lese om hvordan du kan følge opp de viktigste oppgavene dine.

Har du en iPhone, eller iPad får du også Outlook-oppgavene dine rett inn på denne uten å installere en eneste ny app. Sveip ned fra toppen så kommer varslingssenteret til syne og dine oppgaver blir synlig der som Påminnelser.

Om du er interessert i hvordan du ellers kan bruke iPad i jobbsammenheng kan du også lese Den beste bruken av iPad på jobben er ….

Kjære postmann. Du kommer med så mye post til meg. Ta noe med tilbake og lever igjen når jeg har bedre tid.

SLiten dame

Står du ved postkassen din, åpner noen brev, stapper dem tilbake i konvolutten, legger dem i bunnen av postkassen og tenker "jeg henter disse brevene senere og behandler dem da". Når du så kommer tilbake til postkassen senere ser du at postmannen har vært der igjen og lagt nye brev, aviser og tidsskrifter på toppen. Så gjentar det samme seg. Kanskje du tar med deg noen av de viktigste til skrivebordet og lar resten ligge igjen? Noen brev skriver du en påskrift på til postmannen før du legger det tilbake i postkassen. Der står det "Kjære postmann. Du kommer med så mye post til meg. Kan du være så snill å ta dette med tilbake til postkontoret og levere det igjen om noen dager? Selvfølgelig gjør du ikke dette!

Du tar all posten ut av postkassen. Så kaster du reklamen fra Elkjøp og matbutikken der og da. Det første du gjør når du kommer til skrivebordet ditt er å sortere og prioritere posten. Legger aviser og tidsskrifter i bunnen av bunken, samler fakturaer etc. i en plastmappe og legger på toppen. Så kommer interne rundskriv og møtereferater og på toppen legger du personlige brev adressert til deg. Nå er det enkelt å behandle den viktigste posten først og la det mindre viktige ligge til senere. Det du ikke behandler og besvarer med en gang legger du i "under arbeid" bunken. Du legger dem ikke tilbake i postkassen?

Hva gjør du med posten i den elektroniske postkassen? Jo, du åpner noen eposter, leser litt av dem og tenker "denne må jeg gjøre noe med senere i dag, eller i morgen" og lar dem så ligge. Du leter kanskje etter viktige epost mellom nyhetsbrev fra SAS og Norwegian, oppdateringer fra LinkedIn og sletter litt uvesentlig epost istedenfor å behandle den viktige posten. Så går du i et møte. Når du kommer tilbake møter du den halvleste eposten igjen som du nå må behandle på nytt siden du ikke gjorde noe med den første gangen. I tillegg er det kommet en del nye epost på toppen. Noen bruker også programmer som utsetter leveringen til noen dager senere. Da dumper den inn i postkassen din igjen sammen med dagens post. Forhåpentligvis er det mindre annen post den dagen :-)

Så har vi en blanding av uåpnede, halvleste og sannsynligvis ferdigbehandlet epost i innboksen vår og hver gang vi har litt tid mellom møter og annet arbeid leter vi i denne usorterte eposten etter noe vi må behandle nå. Sannsynligvis ender du med å lese hver epost flere ganger før du endelig blir ferdig med den.

Hvorfor behandler vi ikke eposten som vi behandler papirpost? Vi kan til og med få hjelp fra postmannen til å kaste reklamen og sortere posten før han legger den i postkassen vår så den blir enklere å prioritere og behandle. Se Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Når posten er sortert og prioritert er det enklere å gå løs på resten. For tips om dette, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist.

Lykke til med en bedre hverdag og hils epostmannen.

1/3 av året er gått. Ligger planen for å nå dine mål i skuffen?

122313_0741_Enstilledag1.jpg

For de av oss som ikke tar lang påskeferie er det noen arbeidsdager neste uke. De dagene er det nok veldig stille på kontoret. "Endelig skal jeg få gjort alt jeg har planlagt uten å bli forstyrret" tenker du. Det er likevel langt fra sikkert. Mange takler ikke stillheten og det daglige presset rundt seg og bruker dagen til å drikke kaffe med de få kollegene som er i samme situasjon, rydde på pulten, lese litt artikler på nettet og så går dagen. Misforstå meg ikke. Det er ikke noe galt i dette og vi trenger sikkert slike dager, men det var bare ikke dette du hadde planlagt! 1/3 av året er gått. Hvordan ligger du an?  Det du kan gjøre i disse stille dagene er å ikke fokusere så mye på dagens gjøremål, men se litt fremover når påsken er over og hva vi skal gjøre i de 2/3 av året som er igjen. Har du en plan for året? Hva vil du bruke energien din på og hvilke mål vil du nå? Om dere har et opplegg på jobben for dette har du sikker noen mål i skuffen du kan ta frem nå. Har du ikke får du her et forslag til ditt eget opplegg. Dette er et enkelt og velprøvd format for en handlingsplan som kan hjelpe deg å nå målene dine.

HAndlingsplan eksempel

For at ikke dette skal bli en plan som ligger i skuffen kan du overføre de fire aktivitetene fra handlingsplanen over til Outlook oppgaver. Da blir det enklere å huske å prioritere det som skaper dine resultater. Ellers er det lett at man blir sittende litt mye i Innboksen og behandle innkommende forespørsler. Pass på at du definerer en startdato for hver aktivitet. Har du en tidsfrist for mål nummer en 1. mai setter du for eksempel startdato til 22. april som er første arbeidsdag etter påske. Det er i det hele tatt en god ide å planlegge med startdato istedenfor forfallsdato. Det er særdeles lite nyttig å bli minnet om en oppgave på forfallsdatoen :-) Hvordan du bruker Outlook til å hjelpe deg å sette-, og følge opp på startdato kan du se her: Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Lykke til med resten av året!

Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook's feil?

Kanskje vi kan skylde på Microsoft Outlook som gjør at det er enklest på legge inn møter på 1 time, eller på 30 minutter.

Har du opplevd å komme til møterommet 10 minutter før du skal ha et viktig kundemøte og så er ikke det forrige møtet der ferdig ennå? Du vil gjerne ha møterommet så du kan koble opp prosjektoren, sjekke at du har nok ark på flippoveren og at pennene skriver. Nå har kunden kommet og dere venter alle sammen utenfor møterommet.

Du spør nå de som er i møterommet om de snart er ferdige, men de har reservert rommet til hel, og når de endelig forlater rommet og du er klar til å starte ditt møte er klokken ti over.

Hva om du opplever dette flere ganger pr. dag?

Kjernen i problemet er at alle avtaler timesmøter, og vi vet alle hvor vanskelig det ofte er å bli ferdig med møtet før tiden. Det gjør at vi ofte havner i situasjoner som beskrevet over. I tillegg, om du deltar i et slikt møte vil du også mange ganger være for sen til ditt neste møte.

Hva om du avtaler med dine kolleger at fra nå av planlegger vi 50-minuttersmøter og 25-minuttersmøter istedenfor times og halvtimesmøter? Vanskelig sier du? Ja det vil kreve en felles forståelse i organisasjonen og sterk forankring i ledelsen som er de første som må starte med dette. Likevel, tenk hvor mye bedre alle får det.

En ting dere kan gjøre for å minne alle om dette er å modifisere veggklokkene slik de har gjort i Microsoft Norge slik at de indikerer en 50-minuttersperiode. For å arrangere et 50-minutters møte, marker en halv time i kalenderen og endre 30 til 50 :-)

Tar du utfordringen på din arbeidsplass?

Ta ferie uten jobbstress! Her lærer du hvordan du kan ta ferie med tom oppgaveliste.

I følge en amerikansk undersøkelse utfører 82% av oss arbeidsoppgaver i ferien. Vi vet også at mange opplever de siste par ukene før en ferie som veldig stressende. Man vil gjerne dra på ferie uten at det er utestående oppgaver og med tom innboks i E-posten. Følgen kan bil at du er utslitt før du har startet ferien. Sannsynligvis lykkes du verken med å gjennomføre alt på oppgavelisten, eller tømme innboksen. I tillegg går du å tenker på alt du kan ha glemt og som du skulle ha gjort.

Men det er ikke de hektiske arbeidsdagene som stresser deg. Det er alt du ikke får gjort og manglende følelse av oversikt og kontroll.Hovedårsaken til dette er manglende oversikt over oppgaver og hvor mye arbeid man egentlig har igjen før man kan ta ferie med god samvittighet. Mange har bare oversikt over arbeidet i dag og kanskje i morgen. I tillegg er oppgavelisten for de neste to ukene spredt på Innboksen, notatbok, gule lapper og i hodet. Følgen er at du bare ser toppen av isfjellet.Så hva kan du gjøre nå for å kunne ta ferie med ro i sjelen?

Mitt råd er å samle oppgaver fra E-post, gule lapper og det du har i hodet på to lister:

1. Arbeid som må gjøres før ferien
2. Arbeid som må vente til etter ferien

Fordel nå oppgavene på de to listene. Om du bruker Microsoft Outlook vil jeg anbefale å bruke oppgavelisten der. Sett startdato til den dagen du planlegger å utføre oppgaven og bruk dette til å skille hva du skal gjøre før-, og etter ferien. Du kan selvfølgelig også bruke to lister på papir om du foretrekker det. Nå er tiden kommet til å gjøre en realitetssjekk på liste nummer 1. Fordel oppgavene fra denne på de dagene som er igjen til ferien. Ta hensyn til møter og avtaler, samt at du sannsynligvis vil fortsette å få oppgaver dumpende inn i Innboksen de neste to ukene. Du oppdager nå at tiden ikke strekker til for å gjøre alle oppgavene :-) Det du må gjøre nå er å flytte oppgaver til liste 2 og om nødvendig informere kolleger om hva som må vente til du er tilbake. Du kan lage en veldig oversiktlig og god ukeplan med oppgaver fordelt på dager sammen med alle avtaler om du bruker Outlook.

For mer om dette og hvordan du setter opp Outlook for å gjøre dette, se også Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?Nå har du fordelt oppgaver på listene, men selvfølgelig vil oppgavene fortsette å strømme på helt til siste dag på jobben før ferien. Hva gjør du med dette? I denne perioden er det spesielt viktig å prioritere forespørsler umiddelbart og bestemme med en gang om den skal på liste 1 eller 2. Hvis den må være på liste 1, hvordan påvirker det arbeidsbelastningen din? Må du reprioritere noe annet ved å flytte oppgaver fra liste 1 til 2?

Hvis du ikke allerede har innarbeidet denne måten å arbeide på vil du nok streve litt med å følge dette, men jeg kan love deg at belønningen er stor for å gjennomføre. Du vil kunne ta ferie med god samvittighet. Hvem vet, kanskje du fortsetter å arbeide på denne måten etter ferien og gjør det til en vane å ha god oversikt og kontroll med mindre stress :-)

God ferie!