Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere.

Vi har lett for å bli hengende ved gamle vaner. Hvis du har brukt Outlook i noen år har du sannsynligvis et relativt omfattende arkivsystem med mapper i flere nivåer. For å finne igjen en E-post forsøker du å huske hvor du lagret den, åpner den mappen og blar nedover for å finne E-posten. Dette kan ta tid og det er ikke engang sikkert at du husker riktig.

Hvis du derimot er ganske ny Outlook-bruker, men vant til å søke på nettet går du sannsynligvis rett til søkeboksen som ligger rett over E-postene i Innboksen din. Idet du starter å skrive i søkeboksen vil du se at menyen i båndet forandrer seg og viser ulike søkekriterier. Om du har båndet skjult vil du kun se at ordet SØKEVERKTØY kommer opp på toppen av vinduet. Klikker du på det får du opp søkekriteriene.

Du er sannsynligvis vant til å bare skrive inn ord du vet er i E-posten i søkefeltet. Gjør du det vil Outlook søke etter ordene både i emnefeltet og i innholdet av E-posten. Merk at om du står i Innboksen når du søker vil den lete i alle mapper i postboksen din (Gjeldende postboks som uthevet under). Står du i en annen mappe vil den kun lete i denne mappen. Disse valgene kan du endre om du vil. Søking i fritekst er flott, men du kan fort få veldig mange treff. Jeg skulle lete etter en intervju en masterstudent gjorde med meg for et par år siden. Jeg husker bare at han het Tom. Søker jeg på det får jeg 170 treff. Om jeg derimot først velger "Fra" og skriver inn Tom reduseres dette til 12 treff. I tillegg vet jeg at dette ble sendt som et vedlegg så jeg trykker på "Har Vedlegg". Da er det bare 4 treff igjen.

Dette tar bare noen få sekunder og sparer meg for minutter med leting i mapper. De gode søkemulighetene gjør at man kan klare seg med et langt enklere arkivsystem enn mange har i dag. Dette vil også spare mye tid under arkivering.

Jeg har beskrevet dette slik det ser ut i Outlook 2013 og 2016. Du har de samme mulighetene i Outlook 2010 også, men det kan se litt annerledes ut. Avansert innstilling for Outlook 2013/2016: Finner du ikke det du forventet i søket kan det være fordi ikke hele mailboksen er lastet ned til din PC. Da kan du klikke på linken som sier let i hele E-postboksen. Har du ofte behov for å finne gammel E-post kan du velge å laste ned mer E-post som standard. Gå til FIL -> Kontoinnstillinger. Marker postboksen i listen, og velg Endre… i menyen. Du vil nå se en skala der du kan øke tidsrommet til for eks. 12mnd, 24mnd, eller alle. Skyv markøren til ønsket tidsperiode, velg Neste og Fullfør.

Hvorfor skal jeg lese din E-post? Dette må du gjøre!

Drukner din E-post i mottakerens Innboks? Her er 3 tips som sikrer at mottakeren vil lese din E-post!

Jeg vet mange bruker masse tid og energi på å behandle og svare på innkommende E-post. Det er selvfølgelig viktig å ha kontroll på dette for å ha kontroll og oversikt. Samtidig kan det være vel så viktig for deg å skrive E-post til andre som skal hjelpe deg i å nå dine mål. Det er bare det at andre får minst like mye E-post som du gjør og om du ikke er smart kan din viktige E-post drukne i strømmen.

De fleste av oss mottar en kontinuerlig strøm av E-post i Innboksen på vår PC, iPad og telefon. Først bruker vi noen sekunder på å lese overskriftene for å avgjøre hvor relevant og viktig E-posten er og bestemme oss for hvilken E-post vi skal lese. Du kan trygt anta at andre gjør det samme. Hvis du ikke ut fra overskriften umiddelbart kan lese hva formålet med E-posten er blir den mest sannsynlig ikke lest i første omgang i alle fall. Du kommer kanskje tilbake til den senere med mindre den allerede er skjøvet langt ned i innboksen din. Siden du har "halvlest" den er den nå mest sannsynlig markert som lest.

Hvordan kan du så øke sannsynligheten for at din E-post blir lest, og du oppnår formålet du hadde med å sende den?

Vær svært tydelig med hva som er formålet med E-posten Når du leser E-post på telefonen som 90% av oss gjør ofte ser du gjerne avsender og tittel på E-posten. Det betyr at du har maksimum 40-50 tegn du kan benytte for å få mottakeren til å forstå hva E-posten gjelder. Det er bare en tredjedel av en Twittermelding. Om du skriver på Twitter forstår du utfordringen :-) Hvis tittelen på E-posten din er intetsigende eller føles irrelevant for mottakeren kan du risikere at den blir slettet, eller mer sannsynlig drukne i en lang liste av halvleste meldinger. Her er noen eksempler på hva du kan få til med få ord og som vil øke sannsynligheten for at din E-post blir lest:

• Trenger dine innspill til forretningsplan i dag
• Kontroller kostnadsrapporten før 12 fredag.
• Frist 1. okt. for sammenstilling av workshopresultat.
• Nå har du mulighet til å påvirke budsjettet ditt

Skriv kort, kom fort til poenget, og inkluder all nødvendig informasjon Hvis det første du ser i E-posten er en veldig lang innledning eller beskrivelse av en situasjon vil du mest sannsynlig tenke: "Dette har jeg ikke tid til å se på nå. Kanskje senere" Tenk også på at et langt avsnitt blir mange sider om du leser E-posten på mobilen. Om mulig, ta med all nødvendig informasjon for at mottakeren skal kunne svare deg. Unngå å bruke lenker til informasjon mottakeren trenger for å svare, eller ta en beslutning dersom det er mulig. Materiale som bare er tilgjengelig via lenker kan ikke leses om du ikke er på nett, og ofte ikke dersom du er på nett utenfor bedriften. Det beste er å ta med en kort oppsummering av viktig informasjon, og bruke lenker til mer utfyllende bakgrunnsmateriale.

Gjør det enkelt å svare.Dersom du kan ordlegge deg slik at mottakeren kan svare ja, nei, eller OK vil det øke muligheten for å få et raskt svar, og det er enkelt å gjøre fra telefonen. Svært få ønsker å skrive en lengere tekst på mobilen. Dersom du spør om tall eller andre data, gi mottakeren en tabell eller et skjema å fylle ut. Det gjør det enklere å forstå hvilke data du trenger, og i hvilket format. Det gjør det også enklere å sammenstille data fra flere for deg. Før du sender, les igjennom og still deg selv følgende kontrollspørsmål:

• Er det enkelt for mottakeren å forstå tema og hva som forventes av handlinger for E-posten fra Emnelinjen (på mobilen)?
• Skrev jeg tydelig nok til at det skal være unødvendig for mottakeren å komme tilbake med oppfølgingsspørsmål?
• Sender jeg E-posten bare til de de dette virkelig angår?
• Har jeg sjekket at den ikke inneholder stave-, eller grammatikalske feil (spesielt om du skriver på fremmedspråk)?

Ved å ta litt ekstra tid kan du spare mye på å ikke måtte sende ut påminnelser til mottakere det E-posten druknet i strømmen og få færre E-poster med oppfølgingsspørsmål. I tillegg vil dine kolleger lære at du ikke kaster bort deres tid og i fremtiden vil de åpne din E-post først fordi de vet at de er korte, konsise og enkle å besvare :-)

For flere tips og innspill om hvordan du kan arbeide mer effektivt og oppnå bedre resultater med mindre stress, velg å Like SmartEndring på Facebook, eller velg Følg bloggen på E-post i menyen på høyre side.

Nettmøter er effektivt og sparer mye tid, men når er fysiske møter best?

Gjesteblogg fra Birgitta Vikström. Hun jobber med effektiv møteledelse i Bedriftslosene, www.bedriftslosene.com. De er spesielt opptatt av kommunikasjon og holder kurs, workshop og foredrag om møteledelse.

Hva er mest effektivt; nettmøter eller fysiske møter? Riktig svar: Det kommer an på.

Forleden dag var jeg på weekendtur med en venninne som jobber i oljebransjen. På hjemveien begynte hun å planlegge hvordan hun skulle rekke alle møter i uken som kom. På torsdagen var det tre møter; et på Gardermoen, et i Bærum og et i Stavanger. Jeg spurte henne om de hadde tenkt på å ha nettmøter. Jo da de hadde de nok, men det var jo alltid så mye plunder og heft med teknologien. Da var det mye bedre å treffes rent fysisk. Men det var ille at det tok henne en hel dag og vel så det å delta på et 2-timers møte i Stavanger.

Jeg ymtet forsiktig frempå at dersom man behersker teknologien kan det fungere bra med nettmøter og at det faktisk er overkommelig å lære seg det. Jo, hun var enig i det. Men allikevel, noen ganger var det mer effektivt å treffes rent fysisk, til tross for reisetiden. For eksempel når det gjaldt møtet i Stavanger. Det var første gang hun skulle treffe denne «gjengen» og da var det viktig å møte opp personlig slik at de kunne bli kjent og i tillegg hadde hun en ambisjon om å kunne påvirke arbeidet deres i en litt annen retning.

Og slikt er det. Det som tar minst tid er ikke alltid mest effektivt med hensyn til hva man vil oppnå med møtet. Generelt kan man si at fysiske møter er mer effektive når hensikten er å bli kjent, skape en god og konstruktiv dialog og å finne løsninger på vanskelige saker. Nettmøter kan være effektive når det gjelder gjentatte møter i team som sitter spredt geografisk og der møtedeltagerne kjenner hverandre godt.

Det er som Ole Brumm sier: «Ja takk, begge deler.»

Hold kontakten med familie og Skypevenner fra Lync

I den nye, fleksible arbeidshverdagen går av og til jobb og familieliv om hverandre. Du har kanskje en tenåring hjemme og en sønn eller datter som studerer i utlandet? Det er ikke alltid det passer å bare være tilgjengelig for dem bare på kvelden. Av og til er det viktig å være tilgjengelig der og da når de trenger det.Mange virksomheter bruker i dag Microsoft Lync til å kommunisere med kolleger og forretningskontakter, mens særlig den oppvoksende generasjon bruker Skype for å chatte og for å snakke med hverandre helt gratis.

Lyncinvitasjon til Skype

Nå kan du invitere familien til å koble seg opp mot ditt Lync-nettverk på jobben fra sin Skypekonto. Da kan du være tilgjengelig for dem når de trenger det og du kan enklere nå dem når du sitter med jobb-PC'en.

Her er hva du gjør:

1. Trykk på symbolet for å legge til kontakt. Det er den lille personen med + på seg
2. Velg Legg til en kontakt som ikke er i organisasjonen, og velg Skype
3. Fyll inn Skypeadressen til den du vil legge til og gruppetilhørigheter
4. Trykk OK. Nå vil det bli sendt en forespørsel til den du inviterer.
5. Så snart forespørselen er akseptert vil du kunne se tilgjengelighetsinformasjon, chatte og starte en samtale.

Under ser du samtalen fra Lync, og fra Skype. Video er ikke støttet for denne kombinasjonen. Det du får er tilgjengelighetsinformasjon, chat og samtaler.

For mer informasjon, se Microsoft blogginnlegg om Lync.

Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.

Mange klager over at de deltar i for mange møter og at det blir for liten tid igjen til å arbeide med den "egentlige jobben".For mange av oss er det å delta i møter faktisk en viktig del av jobben siden vi er avhengig av å samarbeide med andre for å oppnå våre mål. Når det er sagt har vi vel alle erfart å sitte i møter der vi føler at dette er bortkastet tid, og at du heller skulle har brukt tiden på noe annet. Dette gjelder selvfølgelig ikke for de møtene du arrangerer :-), men for møter du er innkalt til.

Det er ikke enkelt å avslå en møteforespørsel. Det kan føles litt uhøflig, og ubehagelig å måtte forklare hvorfor du ikke vil delta. Det fører nok til at vi selv er ansvarlige for at vi går i møter vi vet vi ikke burde gått i.

Tenk om du kunne gått bare i ett møte mindre pr. uke! Det ville utgjøre en hel arbeidsuke i løpet av et år. Hva vil du bruke denne tiden til?

Det finnes en god måte å sikre at du går i bare de møtene du bør være til stede i. Det er rimelig å forvente at den som innkaller til møtet forteller hva møtet skal handle om og synliggjør hvorfor du bør være med.

Det jeg gjør er å akseptere møtet tentativt samtidig som jeg stiller noen spørsmål til den som inviterer:

Noen ganger får jeg et bra svar som gjør det mulig for meg å forberede meg og bidra til et nyttig møte. Jeg gjør faktisk møtearrangøren en tjeneste siden han/hun nå vil få mer ut av møtet også.

Men, det hender også at jeg får beskjed om at jeg egentlig ikke trenger å delta, eller i noen tilfeller at møtet blir kansellert fordi det viser seg at møtearrangøren fant ut at møtet ikke var nødvendig :-)

Hva tror du? Kan du si nei til ett møte i uken ved å gjøre som jeg?