Har du en vanskelig oppgave? Start med noe lettere!

Har du oppgaver på listen din som bare blir utsatt og utsatt? Jeg opplever at noen oppgaver på listen min er enkle og jeg tar tak i dem som planlagt. Andre derimot blir liggende og forfølger meg fra dag til dag. Er det fordi de har lavere prioritet? Ikke nødvendigvis. Det kan godt være de blir liggende fordi jeg gruer meg til å gjøre dem. Noen ganger må vi gjøre ting vi ikke liker, men vi kvier oss i det lengste for å gjøre dem.

Finnes det en måte vi kan løse opp i dette?

Jeg har hørt i alle år at det mest effektive er å ta de vanskeligste og kanskje litt ulystbetonte oppgavene først, for så å løse de lettere etterpå. Det har aldri hjulpet meg :-)

Jeg ble lettet da jeg leste en artikkel i Wall Street Journal nylig og fant ut at det ikke bare er meg som ikke har funnet ut at det ikke virker.

Dr. Pychol sier: "Start med de enkle oppgavene. Gjør oppgaver du er motivert til å gjøre nå." Når du er i farta og alt går bra stiger motet til å gå løs på de vanskelige oppgavene. Hvis oppgaven fremdeles er vanskelig å få hull på, kan du bryte den ned i mindre deler? Kanskje du ikke trenger å gjøre alt på eng gang. Er det en eller to ting du kan gjøre så du har startet på den?

Noen oppgaver kan ikke deles opp, som for eksempel det å ta en telefon du ikke har lyst til å ta. Jeg vet om flere som har sperre for dette. Kan du be noen andre ta den telefonen? Noen ganger er det som er vanskelig for deg, lett for andre. Så kan du kanskje gjøre noe den andre ikke liker å gjøre?

Noen kaller dette prokrastinering, eller utsettelsesadferd. Dette synes jeg er altfor "slemt". Vi har alle ulike ting vi utsetter og Dr. Pychol sier at man ikke skal være for hard mot seg selv og ikke ha dårlig samvittighet for dette :-)

Når alt dette er sagt så må du først definere oppgavene dine på en måte så du kan prioritere dem og få gjort dem alle over tid. Her er noen tips om hvordan du kan takle den delen: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

Den beste bruken av iPad på jobben er ….

å bruke den som notatblokk!

Fordelen med å ha med nettbrett fremfor PC i et møte er at du ikke sitter med en skjerm mellom deg og de andre deltakerne. Fordelen med nettbrett fremfor den grønne møteboka, eller løse ark er at du har alt på ett sted, ubegrenset kapasitet og ikke minst det er delbart både med deg selv slik at du kan behandle notatene videre på PC, og med andre slik at dere kan ha felles møtenotater.

Flere kan til og med skrive notater på samme side så ulike deltakere kan notere på de forskjellige agendapunktene. Når møter er ferdig blir dette møtereferatet, og nå slipper du å sende det på E-post til noen.

Her er et eksempel fra et møte jeg planlegger og holder med min medarbeider Tina.

Jeg oppretter møtet i Outlook på PC og før jeg sender invitasjonen til Tina trykker jeg på "Møtenotater". Her får jeg et spørsmål om jeg ønsker å dele notater med de andre møtedeltakerne. Det ønsker jeg og får så velge hvor jeg vil dele notatsiden.

Det gjør jeg på i en OneNote arbeidsbok som ligger på vårt fellesområde i SharePoint. Det blir nå satt inn to lenker i invitasjonen. En for de som bruker OneNote på sin PC, eller nettbrett (Vis møtenotater) og en for de som ikke gjør det (web). De vil få muligheten til å gjøre notater i nettleseren.

Du kan laste ned OneNote appen fra Apple App Store og fra Play butikk for Samsung Galaxy. For alle Microsoft nettbrett er det installert som standard.

Eksemplet viser hvordan dette ser ut i Outlook 2013 / Office365, men det kan også gjøres i Outlook 2010. OneNote er en standard del av Microsoft Office, så har du det har du OneNote. Har du ikke brukt OneNote før anbefaler jeg å gå igjennom den lille introduksjonen du får opp første gang.

Så er vi kommet til møtet. Jeg gjør mine notater på min iPad som vist her. Samtidig gjør Tina sine notater på sin Samsung Galaxy.

Når møtet er ferdig og jeg kommer tilbake til min arbeidsplass kan jeg åpne møtereferatet på PC'en og overføre eventuelle oppgaver til Outlook for oppfølging. For mer om å overføre oppgaver fra OneNote til Outlook, se Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Hva kan du gjøre i dag for å nå mål som ligger langt frem i tid? Hvordan du kommer fra definerte mål til daglig handling?

Hvis du har en relativt selvstendig jobb med høy frihet til hvordan og hvor du arbeider for å nå dine mål har virksomheten din sannsynligvis en form for målstyring der man setter mål sammen med sin leder typisk en gang i året. Målene er gjerne delt i 5-7 målområder og registreres i et system slik at man kan ta dem frem om ett år igjen for å se hvordan det gikk :-)

Når målene er satt, hva gjør du så? Nå er du ansvarlig for å lage din egen plan for å nå målene. Det har ikke alle så gode systemer på og ingen oppfølging for å hjelpe deg i gang. Mange mål kan virke fjerne og det kan være vanskelig å se hva du må gjøre neste uke for at du skal nå mål som ligger måneder frem i tid.

For å kunne arbeide målrettet må du ha en form for plan der du bryter ned de overordnede målene i aktiviteter som alle hjelper deg å nå målet. Dette kan du gjøre i tre trinn:

1. Lage en overordnet handlingsplan

2. Lage en aktivitetsplan for hvert av målområdene

3. Overføre aktiviteter til kalender og oppgaveliste

Her er et eksempel der jeg har valgt målområdet "Forbedre kundetilfredshet". Har du ikke allerede en overordnet handlingsplan for hvordan du tenker deg å gå frem for å oppnå dette er det på tide å lage det. Under er et format jeg har benyttet i mange år og som hjelper meg å holde fokus på mine målområder.

Eksempel på handlingsplan

Dette er imidlertid ikke detaljert nok til at jeg kan sette i gang arbeidet. Jeg trenger en mer detaljert aktivitetsplan for hvert av områdene. Her har jeg valgt å bryte med det første punktet i planen min i konkrete aktiviteter som er håndgripelige og praktiske. Jeg bruker Microsoft OneNote til dette fordi det er veldig fleksibelt og jeg kan legge inn lenker, bilder, og det er enkelt å samle alt jeg trenger for å gjennomføre oppgaven.

Eksempel på aktviitetsplan med overføring av oppgaver til Outlook

En annen grunn er at jeg enkelt kan overføre aktivitene mine til Outlook og plassere dem i oppgavelisten. Når aktiviteten er gjennomført markerer jeg den som ferdig i Outlook og den vil da få samme status i min OneNote plan. Dette gjør du: Marker teksten i tabellen og velg "Outlook-oppgaver" fra båndet. Se etter det røde flagget. Her har jeg markert "Utrede og velge metode". Outlook vil nå lage en oppgave og jeg bestemmer når den skal gjennomføres.

Vips så har jeg denne i oppgavelisten under kalenderen min der jeg foretrekker å behandle oppgaver.

Du trenger selvsagt ikke å lage detaljplaner for alle aktiviteter i starten av året. Mye kan forandre seg underveis, men en grovplan kan være lurt å ha. Så kan du ta en regelmessig sjekk av planen når du lager ukeplanen for neste uke. Du gjør vel det? Hvis ikke, hvordan vet du hvor mye arbeid du har og at du kan gjennomføre det du har lovet andre og deg selv?

Her er en enkel måte å lage ukeplan på og som sikrer at du er har kontroll og driver din egen agenda gjennom året. Om du bruker OneNote for aktivtetsplanlegging får du oppgavene automatisk inn i oppgavelisten og kan flytte dem til ønskede ukedager. Om du ikke detaljplanlegger i OneNote kan du bare ta opp grovplanen din over målområder når du lager ukeplanen og skrive relevante oppgaver rett inn i oppgavelisten under kalenderen i Outlook.

Ser du ikke oppgavelisten under kalenderen? Gå til kalenderen, velg visning og sett Dagens oppgaveliste til Normal. Velg så å Ordne etter startdato, og bruk denne til å velge hvilken dag du skal gjennomføre oppgaven.

Trenger du og dine kolleger hjelp til å finne praktiske måter å planlegge- og styre hverdagen på og sikre bedre måloppnåelse? Sjekk gjerne mine korte, effektive 2-timers workshops