Virksomheter bør ha et aktivt forhold til ansattes bruk av KI-verktøy

/

Med gratisversjoner av ulike KI-verktøy som for eksempel ChatGPT ligger listen lavt for alle som ønsker å prøve ut dette på jobben. Når du hører og leser om at du kan bli mer kreativ, produktiv og levere med bedre kvalitet ved bruk av KI ville det være rart om ikke mange ville prøve ut dette.

Likevel er det nok blandet hvor mye ledelsen i små og mellomstore virksomheter ser det som sitt ansvar at de ansatte tar i bruk KI på en trygg måte for seg selv og virksomheten.

Når ikke ansatte blir tilbudt KI-verktøy på jobben, tar de saken i egne hender og bruker private løsninger. I henhold til Arbeidsindeksrapporten fra Microsoft og LinkedIn 2024 har 80% de spurte tatt i bruk private KI-verktøy på jobben.

Blir du ikke tilbudt KI-verktøy på jobben bruker du private verktøy

Jeg opplever at ledelse og ansatte i mange virksomheter ikke er klar over at de har muligheten til trygg bruk av KI allerede. Anslagsvis 8 av 10 norske virksomheter benytte Microsoft plattformen for arbeid og samarbeid, og i denne ligger det gode muligheter til bruk av KI uten at det koster noe mer.

Mange har hørt om Microsoft Copilot, men vegrer seg for å vurdere dette fordi de hører at det er dyrt. Ja, Copilot for Microsoft 365 er ikke billig, men du må ikke ha dette for å starte med KI.

Copilot for nettet i Edge, Chrome og på mobil er inkludert i Microsoft 365 og gir mange muligheter, samtidig som det er tryggere enn andre verktøy som ChatGPT.

Hva gjør Copilot trygt på jobben?

Du kan bruke Copilot for å gjøre sammendrag av rapporter, skrive nytt stoff basert på interne dokumenter og mye mer fordi Microsoft ikke ser dine forespørsler og dokumenter, og dine data blir ikke brukt til å trene modellen som er basert på GPT-4o utviklet i samarbeid med OpenAI.

Du kan også lage nytt stoff og gjøre forespørsler på nett med data oppdatert til siste minutt fordi Copilot henter oppdaterte data fra internett i sanntid.

Du trenger ikke vente

Dersom du vil teste ut Copilot for nettet selv, eller dere er noen kolleger som vil gjøre dette sammen, sjekk mine tips her: Hvordan får du maksimal nytteverdi av KI-verktøy som Copilot?

Er du leder eller initiativtaker til å ta i bruk Copilot kan dere få en hurtigstart ved å investere i en Smart endring workshop.

Avhengig av hva dere har tilgang til kan dere sjekke ut

Er Loop og Teams møtenotater egnet til strukturert samarbeid?

/

I Oktober 2023 skrev jeg Hva er Teams møtenotater, og bør vi bruke den funksjonen? Nå har jeg sett på dette igjen. Teams møtenotater er basert på en Loop-komponent. Dette er en spennende teknologi for sanntids samarbeid på tvers av Teams, epost og Web, men er det egnet for strukturert samarbeid over tid?

Hvor er møtenotatene om 2-3 år?

Den største utfordringen med å bruke Teams møtenotater er at de havner på møtearrangørens  OneDrive og så blir tilgang gitt til møtedeltakeren. Selv om du oppretter et kanalmøte der møtechat og annet du deler i møtet blir lagret i kanalen, blir ikke møtenotatene lagret i kanalen. Så om 2-3 år når møtearrangøren slutter og OneDriven blir slettet, vil alle notatene bli borte for alltid.

Personlig har jeg hatt stor nytte med å finne tilbake til felles møtenotater i etterkant.

Les mer om dette: Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

OneNote i Teams sikrer kontinuitet

Jeg har i mange år hatt god erfaring med å opprette felles møtebok i OneNote, knyttet til et Team. Da vil alle notater lagres permanent og kontinuiteten sikret med at nye medlemmer i Teamet får tilgang til historiske møtenotater, og selv om noen slutter blir ikke møtenotatene deres borte.

Det som alltid har vært vanskelig er å etablere et oversiktlig system for oppfølging av møteoppgaver. Ved å synkronisere Teams notatblokken til OneNote skrivebordsprogrammet er det mulig å flagge egne oppgaver for oppfølging, og se disse i To do. Likevel, for noen blir dette for krevende, og du kan heller ikke tildele oppgaver til andre på denne måten.

Kombiner OneNote møtenotater med Loop for oppgavefordeling

Ved å legge til en Loop-komponent for oppgavetilordning på en notatside i OneNote, kan du både ha strukturerte møtenotater og oppfølgingssoppgaver koblet til To do. Da må du opprette en Loop oppgavekomponent i en relevant kanal, og dele den på møtesidene i OneNote.

Slik gjør du det

Opprett en innlegg i kanalen og legg til en Loop Oppgave-komponent. Velg å få en delingskobling. Opprett så struktur for deres felles møtenotater i Notes-fanen i kanalen.

Tips: Endre navn på fanen til for eksempel Ukemøter, Prosjektmøter, eller et annet beskrivende navn.

Lim inn Oppgave-komponenten. Nå har du en mal-side du kan gjenbruke for hvert møte. Velg å kopiere denne siden og lag flere like sider i samme Inndeling. For hvert møte kan du nå skrive en overskrift på møtet, bygge en agenda og skrive møtenotater. I loop komponenten kan dere nå skrive ned oppfølgingsoppgaver og tildele dem til den som skal utføre den. Denne oppgavelisten vil være den samme for alle møtesider. På den måten er det enkelt å får oversikt over alle utestående oppgaver uansett hvilket møte de er fra.

Finn dine oppgaver fra alle møter på ett sted.

Alle finner sine oppfølgingsoppgaver i egen To do, og i Teams Planner appen. Der ligger også oppgaver fra Planner, og egne oppgaver.

Ble dette litt komplisert? Dere kan få hjelp til å komme i gang ved å gjennomfør Smart endring workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Der vil dere også prøve ut mye annet dere kan bruke OneNote til, også til individuell bruk. Det som er bra er at når møteboken først er opprettet er det enkelt for alle å bruke den.

Microsoft skroter Generelt-kanalen i Teams

/

Neste gang du oppretter et Team må du ta stilling til hva den første kanalen i Teamet skal hete. Før fikk du en Generelt-kanal, og det var ikke et valg du kunne gjøre selv. Nå snur Microsoft opp ned på dette og lar det være opp til deg om du trenger denne.

Jeg har alltid sagt at Generelt-kanalen ikke er ment for arbeid, men kan være nyttig for å dele informasjon som er relevant for alle i Teamet.

Trenger du en Generelt-kanal?

Nå er det opp til deg å velge om dere trenger en slik informasjonskanal, eller om den er overflødig. Det kan være nyttig å ha det, men da er det en fordel å kalle den "Informasjon til alle medlemmer" eller lignende. Da forstår alle at den ikke skal brukes til arbeid, og må finne, eller opprette kanaler for dette.

Neste gang dere gjør en kanalrevisjon av et eksisterende Team kan dere velge å omdøpe Generelt-kanalen til noe som bedre beskriver hva den brukes til i dag, eller hva dere ønsker å bruke den til fremover. For å endre navn på Generelt kanalen må du være Team-eier.

NB! Om du ikke ser muligheten for å endre navn på Generelt-kanalen ennå, vil du få det i løpet av de neste 1-3 månedene avhengig oppdateringstakten valgt av din organisasjon.

Er du Team-eier?

Her er tre artikler som kan hjelpe deg å optimalisere Teams-strukturen

Og, om dere vil kan dere gjerne invitere meg til et uforpliktende møte for å diskutere deres nåværende Teams-struktur og tanker om eventuelle endringer. Ring meg på 90173524 eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Trenger dere en Teams omstart i høst?

/

BJørn O. Hopland. Leder og rådgiver i Smart endring AS

Mange virksomheter tok i bruk Teams i forbindelse med hjemmekontor i 2020 og fremover. Men, de fleste startet først med Teams-møter som gjorde at man kunne samarbeide og møtes når man ikke kunne treffes på kontoret. Dette forklarer den fantastiske veksten i Teams vi så i denne perioden. Det ser vi på denne statistikken, basert på tall rapportert fra Microsoft. Slack, som vel kan sies å være den nærmeste konkurrenten så ikke en tilsvarende vekst fordi de ikke dekker nettmøter. Derimot hadde Zoom en tilsvarende rask vekst.

Teams er mer enn nettmøter

Noen tok også i bruk Teams for dokumentsamarbeid og for kommunikasjon i chat. Og de som var forutseende nok til å se mulighetene i Teams for samarbeide etablerte også struktur for samarbeid i Team og kanaler. Jeg hadde gleden av å bistå flere større finansinstitusjoner på den tiden med innspill til struktur, og med opplæring av ledere og team.

Mange har ikke utnyttet potensialet i Teams-strukturen

I følge Microsoft er det mange virksomheter som ikke har tatt i bruk kanaler i særlig grad. I følge statistikken har 80% av Teamene i verden bare en kanal. Når man blander flere tema i samme kanal går det gjerne kort tid før frustrasjonsnivået øker fordi man mister oversikten, og etter hvert brukes ikke kanalen til kommunikasjon lenger. Det foregår som før i epost og i Teams-chat. Da utnytter vi ikke potensialet som ligger i å skaffe oversikt og enklere internsamarbeid med kanaler.

Les gjerne: Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Det er aldri for sent å etablere en ny Team og kanal-struktur

Mange av de henvendelsene jeg får er fra virksomheter som jeg beskriver over. De vil gjerne utvikle en ny, og enklere måte å samarbeide på som medfører mindre intern epost og ustrukturert chatkommunikasjon. Målet er bedre oversikt, mer effektivt samarbeid, og redusert frustrasjon hos ansatte.

Heldigvis er det ikke så vanskelig som mange tror, men det krever nye tanker om hvordan vi arbeider og samarbeider, og det skjer ikke over natten. De som lykkes best snakker sammen om dette, og opparbeider nødvendig forståelse av Teams for å så kunne ta de riktige beslutningene om struktur og daglig samarbeide.

Les også gjerne Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Hvordan dere kan få en ny start

En effektiv måte å gjøre dette på har vist seg å være at ledelse og representanter for ulike grupper i virksomheten gjennomfører en workshop for å opparbeide ferdigheter og god Teams-forståelse. I løpet av 2-3 timer med utprøving fra egen PC av reelle arbeids-scenarier, og samtaler kan man legge et godt grunnlag for videre arbeid med å utnytte Teams-strukturen for å samarbeide smartere i en digital arbeidshverdag.

Sjekk gjerne hvordan Smart endring kan bistå med dette gjennom grunnleggende og viderekommende workshops. For grunnleggende Teams-struktur velger mange å ta utgangspunkt i workshopen Smart samarbeid med Teams, med eventuelle tilpasninger til egen virksomhet.

For en oversikt over de 8 mest gjennomførte workshopen, se Mest populære kurs og workshops — Smart endring AS

Derfor bør du vurdere å bruke Planner Premium i Teams

/

Microsoft Project har vært et anerkjent prosjektverktøy i årevis. Men egentlig nyttig bare for prosjektledere. Med Planner i Teams fikk vi et prosjekt- og oppgavefordelingsverktøy i Teams som var nyttig for alle. Det er tatt i bruk av nesten alle kunder jeg jobber med, og til mange ulike formål. Likevel skulle nok mange, og særlig prosjektledere, sett at de hadde flere muligheter som bare Microsoft Project har.

Det beste fra begge verdener

Inntil nylig måtte du velge om du skulle bruke det profesjonelle Project, eller den folkelige Planner som er innebygget i Teams. Nå kan du få begge deler som utvidelser av Teams. Nylig ble Planner i Teams utvidet med Planner Premium.

Les mer om Microsofts verktøykasse for oppgavestyring i Har du oppdaget NYE Planner i Teams?

Hvorfor bør du vurdere å betale 100 kr. i måneden for Planner Premium?

Faktisk er det ikke nødvendig for alle prosjektdeltakere å ha Planner Premium. Det er tilstrekkelig at prosjekteieren, eller den som skal etablere prosjektplanen har det. Andre deltakere kan både opprette, bli tildelt, og arbeide med Premium oppgaver så lenge de er Teams-brukere. Og jeg kan se alle mine oppgaver fra både Planner og Premium sammen med mine personlige oppgaver i min Teams oppgaveliste og i To do.

Hvilke nye muligheter får du med Planner Premium?

Dersom jeg er prosjekteier føler jeg selvfølgelig et stort ansvar for å ha oversikt og kontroll over prosjektets fremgang og resultatmål. I tillegg må jeg holde interessenter oppdatert og rapportere status. Det er der Planner Premium gir meg fordeler.

Knytt prosjektets leveranser opp til ønsket resultat

Definer prosjektmål og knytt leveranser til disse

Formålet med et prosjekt er å nå forretningsmål som er av verdi for oss. Derfor kan det være viktig å synliggjøre og se i hvilken grad vi ligger an til å nå disse målene. Ved å knytte aktiviteter og leveranser opp til et mål blir det enklere både for prosjektdeltakerne og interessentene å forstå hvorfor vi gjennomfører prosjektet. Bare deltakere med Premium kan definere og se målene, men prosjektlederen kan publisere dette i Teams der de vil være synlige for alle.

Synliggjør avhengigheter

Gannt diagram viser avhengigheter mellom aktiviteter og leveranser

Særlig i logistikkorienterte prosjekter vil det være avhengigheter som kan være viktig å synliggjøre, der forsinkelser i en leveranse vil kunne påvirke andre leveranser. Du kan ikke innrede og sette opp AV-utstyret før møterommet er ferdig. En vanlig måte å illustrere dette på er ved bruk av et Gannt diagram. Det egner seg også godt til statusrapporter og presentasjoner.

Etabler en grunnlinje for prosjektets status

Etabler en grunnlinje for å oppdage avvik under prosjektet

OK. Prosjektplanen er ferdig, kick-off gjennomført og vi er i gang. Og hva er det første som skjer? Jo uventede hendelser som fører til endringer i prioritering, ressurser og leveranser. Ved å etablere en grunnlinje (baseline) kan jeg som prosjektleder raskt oppdage avvik fra den opprinnelige planen underveis i prosjektet.

Hva om du har laget prosjektplanen og så må du utsette hele prosjektet en hel måned fordi du ikke har fått godkjent å starte opp? Da endrer du startdato for hele prosjektet, og alle leveransene flyttes en måned ut i tid. Det er smart.

I Endringsloggen kan du se alle endringer på et oppgave

Håndtere store og komplekse prosjekter

Alt over kan du gjøre dersom du har Planner Premium, men vil du ha enda flere muligheter kan du investere i Project plan 3. Det blir på en måte Premium Premium. Det koster 300 kr. pr. måned. For det får du mer avansert avhengighetsstyring, beregning av kritisk linje i et stort prosjekt med mange avhengigheter. Du får også tilgang til endringslogg for hver oppgave og muligheter for avansert ressursstyring.

Copilot for Planner er foreløpig inkludert i denne planen, men det kommer jeg tilbake til i et eget blogginnlegg.

Prøv ut Planner og Planner Premium trygt i en realistisk workshop

Selv med Planner Premium tilgjengelig vil det nok være den "vanlige" Planner som vil brukes av de fleste. Gjennom å beherske denne vil man også være godt kvalifisert til å delta i Premium prosjekter. Velger dere å gjennomføre Smart endring workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams vil dere kunne velge å dekke både Planner og Planner Premium .