Erstatt møteboka og gule lapper med en digital notatbok på PC, mobil og nettbrett
/Ideen om det papirløse kontoret startet i en Business Week artikkel i 1975, altså for 40 år siden. Siden har kopimaskin- og printerleverandører ledd hele veien til banken hver gang dette temaet kommer opp. Er tiden nå endelig inne til å bli papirløs?
Dette er et stort og komplisert område som spenner fra dine personlige notater til dokumenter som krever signatur med blekk og til følgesedler på pakker og andre forretningsprosesser. Mye av dette vil kreve at organisasjonen gjør omfattende endringer i prosesser og teknologi. Likevel er det noe du kan gjøre selv for din egen del. Det er å pensjonere møteboka, gule lapper og løse notatark.
For å gjøre dette trenger du en digital notatbok som fungerer på de enhetene du vil notere på, typisk PC, nettbrett og telefon. Det bør også fungere om du bytter til en annen telefontype ellet nettbrett. Eller, du bytter fra PC til Mac.
Da har du tre muligheter: Evernote, OneNote, og Google Keep. Hva som passer for deg vil avhenge av resten av din verktøykasse og hva du ønsker å gjøre.
Min personlige favoritt er Microsoft OneNote av følgende grunner:
- Det er integrert med Outlook så jeg kan gjøre knytte OneNote møtenotater til kalenderavtaler og oppgavelister i OneNote til Outlook oppgaver(tasks)
- Jeg kan skisse, tegne og markere med penn eller finger på nettbrett, telefon og PC med touch.
- Jeg kan skrive og tegne hvor som helst på siden uten å følge linjer eller ruter, akkurat som man kan skrive hvor man vil med penn på en papirside.
Det sagt har jeg også testet de andre produktene på alle typer enheter og de fungerer utmerket.
Uansett verktøy er det greit å organisere notatene dine. Du kan bruke flere notatbøker, så du har noen til private formål og noen til jobb. Notatbøkene kan du se på som ringpermer som har skilleark og sider. Her er et eksempel fra OneNote.
For flere tips om å jobbe papirløst, se Glødelampen ble ikke oppfunnet som en videreutvikling av stearinlyset. Der får du se mange andre måter å bruk OneNote på. Trenge du og dine kolleger hjelp til å komme i gang med OneNote, sjekk ut min 2-timers praktiske workshop: Smart arbeid og samarbeid med OneNote
