Er du lei av at Outlook møtebekreftelser fyller opp Innboksen?

Mange føler de blir straffet for å sende ut en møteinnkalling i Outlook når de får 8-10 svarmeldinger med godtatt og avslått i Innboksen. Når jeg holder mine workshops i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do får jeg ofte spørsmål om man kan bli kvitt dem. Kan man det?

Hallo! Kommer du på møtet?

Du trenger ikke å se møtebekreftelsene i Innboksen. Om du lurer på hvem som kommer og ikke kommer får du en mye bedre oversikt om du gå inn på møtestatus i kalenderen. Åpne møtet og velg Sporing.

Her kan du se at en møtedeltaker har bekreftet, og en har ikke svart. Betyr det at hun ikke kommer på møtet? Det vet vi ikke. Hun har kanskje bare akseptert møtet, men ikke sendt deg et svar. Noen tenker at de ikke skal belaste deg med enda en epost i Innboksen :-)

Problemet er at når hun ikke sender bekreftelse vet ikke du om hun kommer. Det er det mange som ikke er klar over. De tror du får bekreftelse selv om du ikke sender svar. Det gjør du ikke!

Tenk deg at du ringer en kollega for å spørre om hun kommer på møtet.  Så tenker hun at det gjør jeg og så legger hun på. Hun vet hun kommer, men du vet det ikke. Så send svar på møteinnkallingen!

Slik unngår du å få Innboksen fylt av møtebekreftelser

Siden du når som helst kan sjekke status på møteinnkallingen i Sporing trenger du vanligvis ikke å se epostbekreftelsene i Innboksen. For å bli kvitt dem, velg Fil -> Alternativer i Outlook og kryss av for å slette møtesvar etter at møteinvitasjonen er oppdatert.

Dersom den som svarer på din møteinvitasjon skriver en melding til det, som “kommer litt sent til møtet”, vil møtebekreftelsen bli beholdt Innboksen så du kan lese den. Bare svar som ikke inneholder tekst vil bli slettet.